Giải nghĩa khái niệm và chức năng của văn phòng

Cập nhật: 2024-04-05 15:33:27

4.7/5 - 4 Bình chọn - 1425 xem

Khái niệm văn phòng là gì? Văn phòng có các chức năng gì đối với tổ chức, doanh nghiệp? Đặc biệt, nếu bạn đang lên kế hoạch tìm kiếm văn phòng cho thuê hoặc đầu tư vào thiết kế văn phòng, việc hiểu rõ về khái niệm văn phòng sẽ giúp các doanh nghiệp và nhà đầu tư đưa ra quyết định chính xác. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm văn phòng và các chức năng của văn phòng qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng là gì?

Văn phòng là một không gian, một căn phòng trong tòa nhà, nơi diễn ra các hoạt động quản lý, sản xuất và giao tiếp trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Văn phòng thường sẽ được tổ chức một cách khoa học để tạo ra không gian làm việc tiện nghi nhất cho các doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm truyền thống

Theo Wikipedia, khái niệm văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc không gian làm việc, trong đó mọi người sẽ tổ chức, thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính, bàn làm việc).

Văn phòng cũng có thể biểu thị cho một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc của tổ chức, doanh nghiệp (như các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, nhân viên văn phòng).

Nơi đây đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối con người, thúc đẩy sự hợp tác và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản, văn phòng là nơi xử lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm hiện đại

Khái niệm văn phòng hiện đại định nghĩa văn phòng là một hoạt động hơn là một địa điểm. Theo đó, bất kỳ nơi nào thực hiện các hoạt động chính thức như hành pháp, văn thư đều được xem là văn phòng của doanh nghiệp và tổ chức (ví dụ: văn phòng công ty, văn phòng Sở, văn phòng luật sư, văn phòng bác sĩ).

Chính vì được xem là một hoạt động văn phòng có thể lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, xây dựng quy trình làm việc và giám sát công việc giấy tờ ở bất cứ đâu và bất kỳ khi nào.

Nói tóm lại, dù theo khái niệm nào, văn phòng vẫn được hiểu là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh, đóng vai trò trung tâm trong việc điều phối thông tin, tài nguyên cũng như kết nối các thành viên và hoạt động trong doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung.

>>>Tham khảo thêm: Mô hình văn phòng Hybird Office

khai niem van phong la gi
Bất kỳ nơi nào thực hiện các hoạt động chính thức như hành pháp, văn thư đều được xem là văn phòng

2. Chức năng của văn phòng là gì?

2.1 Chức năng cơ bản của văn phòng

Chức năng cơ bản
Tiếp nhận và thu thập thông tin Giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải cũng như hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh và nhu cầu của khách hàng.
Ghi thông tin Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ, quản lý và truy xuất thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phân tích Tập trung vào nghiên cứu chi tiết các thông tin ở dạng thô, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tập trung vào dữ liệu có giá trị để khai thác tối ưu trong tương lai.
Lưu trữ thông tin Thông tin quan trọng sẽ được lưu trữ riêng biệt để đảm bảo an toàn và mức độ quan trọng sẽ quyết định thời gian lưu trữ.
Phân phối thông tin Mọi thông tin sau khi thu thập sẽ được phân phối đến đúng người, đúng thời điểm để hỗ trợ công việc hiệu quả.

2.2 Chức năng quản trị

Chức năng quản trị
Chức năng quản lý Các công việc liên quan đến quản lý kinh doanh, lãnh đạo, kiểm soát và chỉ đạo được gọi là chức năng quản lý. Những người ở vị trí cao nhất trong tổ chức thường tham gia vào các hoạt động quản lý trực tiếp từ văn phòng.
Chức năng nhân sự Văn phòng phải hiểu rõ yêu cầu công việc cũng như kỹ năng cần thiết, sau đó lựa chọn ứng viên phù hợp và phân bổ họ vào vị trí tương ứng cũng như đề xuất chế độ phúc lợi tương ứng. 
Chức năng mua hàng và kiểm soát Văn phòng giúp tìm kiếm và mua sắm các tài sản phù hợp với giá cả hợp lý, đồng thời phát triển các quy trình hệ thống để đảm bảo việc mua sắm tài sản và nguồn lực khác cho hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Quan hệ công chúng Văn phòng phải thường xuyên phân phối thông tin và tổ chức các hoạt động khác nhau với những bên liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh, để duy trì và phát triển mối quan hệ công chúng.
Bảo vệ tài sản Nhiệm vụ của văn phòng là đảm bảo rằng tài sản không bị mất mát hoặc hỏng hóc do các nguy cơ như hỏa hoạn, tai nạn hoặc thiên tai. Đồng thời, văn phòng cần thực hiện bảo trì định kỳ để duy trì tài nguyên tổ chức trong tình trạng hoạt động tốt.
Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu Để tạo ra sự thống nhất trong các hoạt động của văn phòng, việc thiết kế các biểu mẫu là điều cần thiết. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc. 
Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng Việc phát triển các thủ tục và hệ thống, quy trình khác nhau là cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp tạo ra sự đơn giản và hiệu quả trong quản lý văn phòng.

3. Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp

Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động kinh doanh, có thể ví như bộ não trong cơ thể con người. Văn phòng cũng điều chỉnh và kiểm soát toàn bộ hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Tầm quan trọng của văn phòng được thể hiện qua các yếu tố sau:

  • Trung tâm thông tin: hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập và phân phối thông tin. 
  • Thể hiện sự tồn tại của doanh nghiệp: văn phòng vẫn đang hoạt động đều đặn có thể nói rằng công việc kinh doanh của doanh nghiệp này vẫn đang hoạt động.
  • Kênh giao tiếp: Văn phòng là kênh giao tiếp giữa những nhân viên và giữa các bộ phận, giúp tạo sự kết nối và thuận lợi khi làm việc.
  • Phối hợp công việc: Văn phòng chịu trách nhiệm điều phối và duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu hợp tác.
  • Trung tâm xây dựng kế hoạch và chính sách: Văn phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thông báo và thực thi chính sách của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh.
  • Kiểm soát quản lý: Văn phòng chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả của các hoạt động kinh doanh.
  • Trung tâm bộ nhớ: Văn phòng đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng về quá khứ và cung cấp phương tiện lưu trữ thông tin trong các tệp và thiết bị, dựa trên tầm quan trọng của chúng cho tương lai.
  • Trung tâm dịch vụ: Văn phòng cung cấp đủ loại dịch vụ văn thư như gửi thư, nộp hồ sơ, đánh máy, in ấn, cung cấp tài nguyên, và nhiều dịch vụ khác.
Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động kinh doanh

4. Các hình thức tổ chức văn phòng

4.1 Tập trung vào một đầu mối

Tất cả các hoạt động hành chính của văn phòng đều được tập trung tại một điểm duy nhất dưới sự điều hành của người quản trị hành chính. Mô hình này mang lại nhiều ưu điểm như dễ quản lý nhân sự, kiểm soát, đào tạo, và điều chỉnh trang thiết bị làm việc. 

Tuy nhiên, nó cũng còn tồn tại một số nhược điểm như khó chuyên môn hóa, có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và trì trệ do việc chuyển giao công việc và thiếu sự quan tâm đúng mức đối với từng loại công việc.

4.2 Phân tán các chức năng

Các hoạt động văn phòng được tổ chức tại các bộ phận chuyên môn, nhưng vẫn phải tuân thủ và được giám sát bởi các nhà quản trị thủ tục hành chính. 

Mô hình này sẽ thu hút được nhiều chuyên viên, nhân tài có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh, nhưng cũng có thể gây ra vấn đề vi phạm chế độ thủ trưởng (chế độ lãnh đạo, làm việc trong đó người đứng đầu cơ quan có toàn quyền tự quyết định và chịu trách nhiệm cá nhân).

van phong phan tan cac chuc nang
Mô hình này sẽ thu hút được nhiều chuyên viên, nhân tài có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh

5. Các bộ phận trực thuộc văn phòng

5.1 Bộ phận hành chính, văn thư

Chức năng:

  • Quản lý công văn được gửi đến hoặc cần gửi đi.
  • Lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
  • In ấn, sao chép tài liệu.
  • Quản lý văn phòng phẩm.
  • Hỗ trợ công tác hậu cần cho các bộ phận khác.

Nhân sự: Trưởng phòng hành chính, văn thư; Nhân viên hành chính; Nhân viên văn thư.

5.2 Bộ phận tổng hợp

Chức năng:

  • Soạn thảo văn bản, báo cáo.
  • Hỗ trợ và tư vấn văn bản cho lãnh đạo trong công tác quản lý.
  • Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận.
  • Phối hợp với các cơ quan bên ngoài.
  • Nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan.

Nhân sự: Trưởng phòng tổng hợp; Chuyên viên tổng hợp.

bo phan tong hop theo doi tien do cong viec
Bộ phận tổng hợp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận

5.3 Bộ phận lưu trữ

Chức năng:

  • Thu thập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
  • Bảo quản, tra cứu hồ sơ, tài liệu.
  • Khai thác, tổ chức, xử lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Nhân sự: Trưởng phòng lưu trữ; Nhân viên lưu trữ.

5.4 Bộ phận quản trị

Chức năng:

  • Quản lý chung các công việc của văn phòng.
  • Hỗ trợ các hoạt động tổng thể của văn phòng.
  • Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty.
  • Đảm bảo hoạt động sử dụng các cơ sở vật chất có hiệu quả.

Nhân sự: Bộ phận tài vụ (tuỳ từng doanh nghiệp); Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ; Trưởng phòng quản trị; Kế toán; Nhân viên nhân sự; Nhân viên dịch vụ văn phòng.

bo phan quan tri trong van phong
Bộ phận quản trị hỗ trợ các hoạt động tổng thể của văn phòng

 

Liên hệ ngay với Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 để nhanh chóng tìm được văn phòng ảo tại các tòa nhà cho thuê văn phòng ảo TPHCM với giá tốt nhất thị trường.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn

Share this
Henry Nguyễn Office Saigon

"Làm việc mà chỉ nghĩ đến tiền, tâm bạn sẽ bất an. Làm việc mà nghĩ tới việc trao đi giá trị bạn sẽ có niềm vui trong công việc và có được rất nhiều tiền."

Theo dõi: Facebook Linkedin Twitter