Văn phòng Hybrid Office là gì? Nhu cầu Hybrid Office tại Việt Nam

Trên thế giới mô hình Hybrid Office ngày càng phổ biến và được biết đến, đặc biệt qua thời gian đối phó với dịch Covi-19. Nếu bạn đang phân vân khi quyết định áp dụng Hybrid Office cho doanh nghiệp thì hãy tham khảo bài viết bên dưới:

Văn phòng Hybrid Office là gì?
Lợi ích khi áp dụng mô hình Hybrid Office?
Cách trển khai thành công mô hình Hybrid Office.

1. Văn phòng Hybrid Office là gì?

Hybrid office có thể tạm dịch là văn phòng lai hoặc văn phòng kết hợp. Đây là mô hình văn phòng cho phép nhân viên vừa có thể làm việc tại nhà, vừa lên văn phòng vào một số ngày nhất định theo yêu cầu và thỏa thuận với người quản lý.

Điều đó có nghĩa là tất cả nhân viên không cần phải có mặt trên văn phòng vào mọi ngày như trước đây. Mà tùy theo khả năng, giới hạn và quy định của công ty, một số nhân viên sẽ làm việc ở văn phòng, một số khác làm việc tại nhà, một số khác sẽ luân phiên giữa hai nơi. Hoặc các nhân viên sẽ phân nhóm và hoán đổi lịch làm việc tại văn phòng với nhau. Thời gian thay đổi thường là cách tuần hoặc 2 tuần một lần, hoặc linh động tùy theo mỗi doanh nghiệp.

Mô hình văn phòng Hybrid Office băt đầu bùng nổ tại thị trường Việt Nam kể từ khi đại dịch Covid-19, sau giai đoạn làm việc tại nhà do giãn cách xã hội kéo dài.

Mặc dù hiện nay Covid-19 đã được kiểm soát, mọi người bắt đầu quay trở lại văn phòng. Nhưng do dịch bệnh chưa hoàn toàn chấm dứt và các lợi ích về lâu dài do mô hình này mang lại, dự kiến trong tương lai mô hình này sẽ là xu hướng được ưa chuộng.

2. Lợi ích khi áp dụng mô hình Hybrid Office?

Mô hình này là sự kết hợp giữa 2 lựa chọn làm việc tại văn phòng, và làm việc trực tuyến (online). Vì vậy, sự linh hoạt của nó đã mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt trong gia đoạn Covid và “bình thường mới”. Dưới đây là những lợi ích khi áp dụng mô hình Hybrid Office được đúc kết từ phản hồi của các doanh nghiệp đã ứng dụng trong thời gian vừa qua:

Tăng năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên:

Sự linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc của mô hình Hybrid Office giúp nhân viên có thể lựa chọn môi trường làm việc phù hợp nhất với nhu cầu công việc của mình. Bên cạnh đó, sự linh hoạt này còn giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, từ đó tác động lớn đến sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài.

Giảm chi phí vận hành và phí thuê văn phòng:

Khi số lượng nhân viên đến văn phòng làm việc giảm xuống, công ty có thể thay đổi các bàn làm việc cố định thành các Hot Desking để cắt giảm diện tích, tiền thuê mặt bằng, đồ dùng văn phòng phẩm, tiền điện, tiền nước.

Giữ an toàn sức khỏe của nhân viên (đặc biệt trong gia đoạn dịch bệnh):

Vì việc kết hợp giữa làm việc tại nhà và văn phòng, nhân viên ít phải di chuyển đến công ty hơn, nhờ đó giảm nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh.

Tăng khả năng ứng phó linh hoạt với các tình huống:

Khi dịch bệnh và các lệnh giãn cách ảnh hướng xấu đến hoạt động làm việc tại văn phòng, mô hình Hybrid Office giúp cho doanh nghiệp thúc đẩy cơ chế hoạt động online, thích ứng với các diễn biến phức tạp dịch bệnh và giúp nhiều công việc vẫn được hoạt động tốt.

Kết nối toàn cầu:

Mô hình văn phòng Hybrid Office tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối và tuyển dụng các ứng viên tài giỏi trên toàn cầu, giúp cho doanh nghiệp tìm được những nhân tài dễ dàng hơn, thay vì bị hạn chế bởi một khu vực.

3. Cách trển khai thành công mô hình Hybrid Office

Tạo chính sách, quy trình và thủ tục làm việc rõ ràng

Chuyển đổi sang một mô hình làm việc mới, bạn cần xem xét lại các quy trình của công ty, nhằm đảm bảo các chính sách, quy trình và thủ tục phù hợp với mô hình này. Trong đó là tạo ra chính sách cho phép nhân viên của bạn dễ dàng chuyển đổi linh hoạt địa điểm làm việc, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Đây là một số gợi ý:

+ Nêu rõ loại mô hình làm việc bạn sẽ triển khai và cách bạn muốn nó hoạt động.
+ Đề cập đến vai trò và trách nhiệm của các nhân viên trong mô hình mới này.
+ Cho nhân viên biết cụ thể điều bạn yêu cầu họ khi làm việc trong văn phòng, tại nhà và tiêu chí đánh giá người đủ điều kiện.
+ Xem lại cách chính sách hiện tại của công ty và cập nhật chính sách mới phù hợp hơn.

Khảo sát mong muốn của nhân viên

Đừng cho rằng tất cả công nhân đều muốn điều giống nhau. Các ưu tiên của mọi người là khác nhau và việc triển khai một nơi làm việc kết hợp thành công cần có sự phản hồi của nhân viên từ mọi góc của doanh nghiệp. 

Khảo sát nhân viên của bạn và phản hồi câu trả lời của họ. Hãy thực tế với họ về những loại thay đổi bạn có thể thực hiện đối với môi trường làm việc mới và sẵn sàng lắng nghe những mối quan tâm và yêu cầu của họ.

Mang đến các lựa chọn, nhưng không quá nhiều

Cung cấp cho nhân viên lựa chọn gồm hai hoặc ba cách làm việc tại công ty của bạn: một cách chủ yếu làm việc tại văn phòng, một cách chủ yếu làm việc tại nhà và một cách khác ở giữa. Hãy để mọi người thay đổi sở thích của họ, nhưng cố gắng khuyến khích họ không làm điều này quá thường xuyên. 

Bằng cách này, bạn có thể lập kế hoạch trước và có ý tưởng chắc chắn về vị trí của mọi người vào bất kỳ thời điểm nào, từ đó cho phép bạn phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Đảm bảo công nghệ và thiết bị phù hợp

Mô hình Hybrid Office yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo công nghệ và thiết bị phù hợp để hỗ trợ cho quá trình làm việc từ xa và kết nối nhân sự từ khắp các nơi khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần nắm bắt công nghệ, tận dụng phần mềm năng suất dựa trên đám mây và các công cụ hội nghị truyền hình để tạo ra một mối liên kết giữa những người đang làm việc từ xa và những người đang làm việc tại văn phòng.

Bên cạnh đó, các công ty cũng nên hỗ trợ các thiết bị và đào tạo cho nhân viên để giúp họ làm việc hiệu quả và dễ dàng khi làm việc cả hai nơi.

Ban lãnh đạo phải làm gương

Để đảm bảo mọi người thay đổi dần thói quen làm việc từ xa, các giám đốc điều hành và ban lãnh đạo cần làm việc tại nhà ít nhất một chút thời gian để thiết lập và củng cố văn hóa mới. Việc này sẽ gửi tín hiệu đến các nhân viên rằng: nếu các lãnh đạo làm được, thì bạn cũng có thể.

Tạo ra môi trường cạnh tranh công bằng và bình đẳng

Những người làm việc ở xa ít được nhìn thấy hơn so với những người đồng nghiệp tại văn phòng của họ, điều đó có nghĩa là họ có nhiều nguy cơ bị bỏ qua để được thăng chức và các cơ hội khác. Vì vậy, người quản lý đừng bỏ qua những người bạn không thể nhìn thấy. Hãy nhận biết sự thiên vị tự nhiên này và thực hiện các bước để đảm bảo sự công bằng và bình đẳng trong việc ra quyết định của bạn.

Xem xét lại thiết kế nội thất văn phòng

Việc có ít nhân viên trong văn phòng hơn và diễn ra nhiều cuộc họp trực tuyến hơn có nghĩa là không gian trong văn phòng nên được thiết kế lại để sử dụng hiệu quả hơn. Hot desking là một xu hướng thiết kế văn phòng được áp dụng khá nhiều, vì giúp doanh nghiệp giảm diện tích sử dụng và tiết kiệm phí thuê văn phòng.

Tìm đọc các bài viết liên quan bên dưới:

✍ Đâu là thời điểm thuê văn phòng tốt nhất trong năm?
✍ Các doanh nghiệp có nên thuê văn phòng vào cuối năm?
✍ Bí quyết cần biết để thương lượng kết thúc hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn.
✍ 10 tòa nhà văn phòng có view đẹp nhất tại Tp.HCM
✍ Dự án Saigon One Tower hồi sinh sau nhiều năm đóng băng

Ngoài ra, nếu quý khách có nhu cầu tìm văn phòng cho thuê có vị trí tốt tại quận Bình Thạnh, văn phòng cho thuê nằm gần sân bay Tân Sơn Nhất ở quận Tân Bình, hoặc muốn chuyển văn phòng ở các tòa nhà trung tâm quận 1... hoặc muốn cập nhật bảng giá thuê văn phòng. Hãy liên hệ Hotline 0987110011 của Office Saigon để được tư vấn. Mọi dịch vụ tư vấn của chúng tôi hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html