Hiểu chi tiết về phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Cập nhật: 2023-12-12 10:55:21

4.9/5 - 4 Bình chọn - 12380 xem

Phí thuê văn phòng ngoài giờ không còn là khái niệm xa lạ đối với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng cho thuê. Ngoài chi trả phí thuê văn phòng hàng tháng, tùy theo thoả thuận giữa bên thuê và chủ tòa nhà, doanh nghiệp còn phải trả thêm một số chi phí khác như: phí quản lý, phí giữ xe, tiền điện,... và phí thuê văn phòng ngoài giờ là một trong số đó. Với những doanh nghiệp có xu hướng làm ngoài giờ lớn thì đây càng là chi phí quan trọng có tác động lớn đến tổng chi phí cần chi trả hàng tháng cho không gian làm việc.

Vậy phí ngoài giờ thuê văn phòng là gì? Tại sao phải trả loại phí này? Mời quý doanh nghiệp cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây:

1. Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì?

Phí ngoài giờ là gì?
Tất cả thời gian làm việc ngoài thời gian quy định trong hợp đồng thuê đều được hiểu là thời gian ngoài giờ.

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là khoản phí mà khách hàng phải trả cho chủ tòa nhà khi sử dụng các dịch vụ và tiện ích ngoài giờ làm việc quy định. Thông thường, giờ hành chính của các tòa nhà văn phòng là từ 8h - 17h30 hoặc 18h từ thứ Hai - thứ Sáu và từ 8h - 12h hoặc 13h vào thứ Bảy.

Phí ngoài giờ là một phần phụ phí phát sinh khi khách thuê sử dụng văn phòng quá thời gian làm việc quy định trong hợp đồng. Giờ làm việc cố định được quy định trong Luật Lao động. Tuy vậy, điều này có thể được thay đổi theo từng tòa nhà và thỏa thuận cụ thể của hai bên.

2. Tại sao phải trả phí ngoài giờ khi thuê văn phòng.

Chủ toà nhà sẽ dùng phí làm việc ngoài giờ để chi trả cho các dịch vụ như tiền điện thang máy, điện văn phòng, nước WC, máy lạnh, tiền lương cho nhân viên bảo vệ, nhân viên vệ sinh…và tiền điều hòa trung tâm (loại phí lớn nhất).

Ngoài ra, trả phí ngoài giờ khi thuê văn phòng cũng là một cách để khuyến khích khách hàng sử dụng hiệu quả các dịch vụ của tòa nhà. Nếu không có phí ngoài giờ, khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ một cách lãng phí, không quan tâm đến việc tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.

Do đó, phí ngoài giờ sẽ giúp khách hàng ý thức được giá trị của các dịch vụ và sử dụng chúng một cách hợp lý.

3. Những cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng.

Hiện nay, trên thị trường văn phòng cho thuê cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng của các tòa nhà không có một quy chuẩn nhất định. Tuy nhiên, có 3 cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng phổ biến như sau:

+ Cách tính phí ngoài giờ theo diện tích

Phương pháp này áp dụng cho các tòa nhà có hệ thống điện, máy lạnh và các thiết bị khác được điều khiển riêng biệt cho từng căn hộ hoặc công ty. Phí ngoài giờ sẽ được tính theo công thức:

Phí ngoài giờ = Diện tích thuê x Đơn giá x Số giờ sử dụng.

Ví dụ: Phí ngoài giờ là $0.03/m2/giờ, diện tích thuê là 200m2, số giờ làm thêm là 5 giờ => Chi phí ngoài giờ là: $0.03 x 200m2 x 5 giờ = $30.

Tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê
Tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê

Tuy nhiên, một số tòa nhà khác lại có cách tính theo diện tích khác. Ví dụ, với khách thuê từ 100m2 - 200m2, chi phí làm việc ngoài giờ là $0,02/m2/h, nhưng khách thuê từ 200m2 trở lên là $0,01/m2/h. Điều này giống như một khoản ưu đãi khuyến khích khách hàng thuê diện tích lớn hơn.

+ Cách tính phí ngoài giờ theo thiết bị được sử dụng

Một số tòa nhà văn phòng sẽ áp dụng cách tính phí ngoài giờ dựa trên việc sử dụng các thiết bị trong văn phòng. Ví dụ chi phí điều hoà (FCU - Fan Coil Unit hay họng điều hoà). Chi phí FCU được tính theo công thức:

Phí ngoài giờ = Số tiền/họng điều hoà/giờ sử dụng.

Ví dụ: $15/FCU/giờ.

Tính phí ngoài giờ theo thiết bị sử dụng.
Tính phí ngoài giờ theo thiết bị sử dụng.

Nếu doanh nghiệp của bạn không thường xuyên làm việc ngoài giờ hoặc không sử dụng thiết bị trong thời gian đó, bạn có thể được miễn phí phí ngoài giờ. Có trường hợp khác là chính sách tòa nhà không thu phí làm việc ngoài giờ. Điều này phụ thuộc vào quy định và khả năng đàm phán của doanh nghiệp.

+ Cách tính phí ngoài giờ theo văn phòng

Đây là cách tính phổ biến được áp dụng nhiều nhất với các tòa nhà văn phòng cho thuê bởi cách tính đơn giản và dễ thống kê. Công thức tính phí ngoài giờ như sau:

Phí ngoài giờ = mức phí quy định trên 1 giờ làm việc x số giờ

Ví dụ: Trong hợp đồng quy định 300.000 VNĐ/văn phòng/giờ => một tháng doanh nghiệp làm thêm 5 giờ ngoài giờ hành chính sẽ phải trả phí ngoài giờ là 1.500.000 VNĐ.

có 3 cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ
Phí ngoài giờ thường là để trả cho phần chi phí phát sinh của tòa nhà

4. Phí ngoài giờ tại tòa nhà hạng A, B, C

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào hạng của tòa nhà. Thông thường, phí ngoài giờ của các tòa nhà hạng A sẽ cao hơn so với các tòa nhà hạng B và C.

Điều này bởi vì các tòa nhà hạng A thường có chất lượng dịch vụ cao cấp, thiết bị hiện đại và tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, chi phí hoạt động của các tòa nhà hạng A cũng sẽ cao hơn so với các tòa nhà hạng B và C.

Theo một báo cáo của CBRE Việt Nam, mức phí ngoài giờ trung bình của các tòa nhà văn phòng ở TP HCM trong quý I/2023 là:

  • Tòa nhà hạng A: 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
  • Tòa nhà hạng B: 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
  • Tòa nhà hạng C: 0,3 USD/m2/giờ (khoảng 6.900 đồng/m2/giờ).

5. Một số câu hỏi thường gặp về phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Câu hỏi: Tại sao phí ngoài giờ văn phòng hạng A, văn phòng hạng B thường cao?

Trả lời:

Phí ngoài giờ của văn phòng hạng A và hạng B cao hơn vì chúng đảm bảo chất lượng dịch vụ và tiện ích cao cấp. Các văn phòng hạng A và hạng B thường sử dụng hệ thống điều hoà, chiếu sáng và thông gió trung tâm,... Khi làm việc ngoài giờ, hệ thống này phải hoạt động liên tục, tiêu tốn nhiều năng lượng và tài nguyên, gây tăng phí làm việc ngoài giờ.

Thêm vào đó, văn phòng hạng A và hạng B có đội ngũ nhân viên bảo vệ, nhân viên giữ xe và nhân viên vệ sinh chuyên nghiệp với số lượng nhân viên lớn hơn. Khi làm việc ngoài giờ, nhân viên phải làm thêm công việc, dẫn đến phát sinh chi phí bồi dưỡng và lương tăng ca.

Câu hỏi: Văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ có thu phí ngoài giờ không?

Trả lời:

Phí ngoài giờ tại văn phòng hạng C và văn phòng giá rẻ thường rẻ hơn so với văn phòng hạng A và B. Điều này bởi vì các tòa nhà này thường có chất lượng dịch vụ và thiết bị thấp hơn, do đó chi phí hoạt động cũng ít hơn.

Tuy nhiên, một số tòa nhà văn phòng hạng C và văn phòng giá rẻ có thể không có phí làm việc ngoài giờ. Một số chủ đầu tư lắp điều hoà cục bộ trong văn phòng. Chi phí điều hoà sẽ chính chung vào tiền điện tiêu thụ của văn phòng.

Câu hỏi: Phí ngoài giờ có thể thương lượng với chủ tòa nhà được không?

Trả lời:

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng không phải là chi phí thuê văn phòng cố định, mà là một khoản phí linh hoạt, có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể. Bạn có thể thương lượng với chủ tòa nhà để giảm bớt hoặc miễn phí phí ngoài giờ, nếu doanh nghiệp có các yếu tố thuận lợi như:

  • Thời gian thuê dài hạn
  • Diện tích thuê lớn
  • Mối quan hệ tốt

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý rằng, việc thương lượng phí ngoài giờ cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: vị trí, tiện ích, chất lượng dịch vụ, mức độ cạnh tranh của thị trường văn phòng…

Một số ngành nghề thường xuyên làm tăng ca nên cân nhắc mức phí thuê văn phòng ngoài giờ
Một số ngành nghề thường xuyên làm tăng ca nên cân nhắc mức phí thuê văn phòng ngoài giờ

6. Tham khảo phí ngoài giờ của một số tòa nhà văn phòng tại TP HCM

Theo Báo cáo thị trường văn phòng TP HCM quý I/2023 của CBRE Việt Nam, dưới đây là một số ví dụ về mức phí ngoài giờ của một số tòa nhà văn phòng tại TP HCM:

  • Bitexco Financial Tower: Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 2 Hải Triều, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
  • Saigon Centre: Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 65 Lê Lợi, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
  • Etown Central: Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 11 Đoàn Văn Bơ, Quận 4. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
  • The Flemington: Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 182 Lê Đại Hành, Quận 11. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
  • Him Lam Building: Tòa nhà hạng C, có địa chỉ tại số 234 Ngô Tất Tố, Quận Bình Thạnh. Phí ngoài giờ là miễn phí.
  • Gia Thy Building: Tòa nhà hạng C, có địa chỉ tại số 158A Nguyễn Văn Thủ, Quận 1. Phí ngoài giờ là miễn phí.

Kết luận:

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp và sự linh hoạt của bạn trong việc làm việc sau giờ làm việc thông thường. Việc hiểu rõ cách tính phí và tìm hiểu về các tùy chọn văn phòng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh. Hãy cân nhắc kỹ trước khi chọn loại văn phòng và thời gian sử dụng ngoài giờ để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Liên hệ ngay với Office Saiigon khi có nhu cầu thuê văn phòng tại quận 1, văn phòng tại quận 3, văn phòng tại quận Bình Thạnh... Mọi thông tin tư vấn thông qua Office Saigon đều hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html

Share this
Henry Nguyễn Office Saigon

"Làm việc mà chỉ nghĩ đến tiền, tâm bạn sẽ bất an. Làm việc mà nghĩ tới việc trao đi giá trị bạn sẽ có niềm vui trong công việc và có được rất nhiều tiền."

Theo dõi: Facebook Linkedin Twitter