Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Overtime là làm thêm giờ, làm ngoài giờ so với thời gian làm việc hành chính. Việc làm thêm giờ kéo theo những khoản chi phí phát sinh, ngoài việc trả công cho nhân sự, doanh nghiệp còn phải trả phí thuê văn phòng làm ngoài giờ cho tòa nhà văn phòng. Với những doanh nghiệp có xu hướng làm ngoài giờ lớn thì đây càng là chi phí quan trọng có tác động lớn đến tổng chi phí cần chi trả hàng tháng cho không gian làm việc.

Bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng và cách tính phí để doanh nghiệp tối ưu chi phí thuê văn phòng hàng tháng.

Overtime là gì?

Overtime, thường được viết tắt là OT, là thuật ngữ tiếng Anh để chỉ việc làm thêm giờ, làm ngoài giờ so với thời gian làm việc bình thường được quy định trong hợp đồng lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm việc bình thường của người lao động là 8 tiếng/ngày, 40 tiếng/tuần. Doanh nghiệp có thể giao thêm giờ làm việc không quá 1 tiếng/ngày, 4 tiếng/tuần. Lương làm thêm giờ tính theo hệ số cao hơn lương giờ làm việc bình thường.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải trả phí thuê văn phòng khi làm ngoài giờ (sau giờ hành chính quy định của tòa nhà). Thông thường, thời gian hoạt động quy định tại các tòa nhà từ 8h - 17h30 hoặc 18h từ thứ Hai - thứ Sáu và từ 8h - 12h hoặc 13h vào thứ Bảy. Tùy theo quy định của từng tòa nhà mà thời gian làm việc có thể thay đổi. Điều này đều được thoả thuận rõ trong hợp đồng ký kết giữa hai bên khi thuê văn phòng.

Với những doanh nghiệp thường xuyên phải tăng ca, hoặc giờ hoạt động mang tính quốc tế, có múi giờ khác với thông thường tại Việt Nam thì cần lưu ý đến phí làm ngoài giờ khi sử dụng văn phòng ngoài khung giờ quy định. Đây càng là chi phí quan trọng có tác động lớn đến tổng chi phí văn phòng hàng tháng.

Cách tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng không có quy chuẩn nhất định, tùy thuộc vào quy định của từng tòa nhà văn phòng. Doanh nghiệp cần tham khảo hợp đồng thuê và quy định của tòa nhà để biết cách tính chính xác. Dưới đây là 3 cách tính phổ biến:

1. Theo văn phòng:

Phí ngoài giờ = mức phí quy định trên 1 giờ làm việc x số giờ

Ví dụ: 300.000 VNĐ/văn phòng/giờ, 5 giờ làm thêm => Phí ngoài giờ = 1.500.000 VNĐ.

* Đây là cách tính phổ biến được áp dụng nhiều nhất với các tòa nhà văn phòng cho thuê bởi cách tính đơn giản và dễ thống kê

2. Theo diện tích:

Phí ngoài giờ = Diện tích thuê x Đơn giá x Số giờ sử dụng

Ví dụ: Phí ngoài giờ $0.03/m2/giờ, diện tích thuê 200m2, số giờ làm thêm 5 giờ.

Chi phí ngoài giờ là: $0.03 x 200m2 x 5 giờ = $30.

* Công thức áp dụng cho các tòa nhà dựa vào số m2/giờ để thu phí. Diện tích văn phòng công ty thuê bao nhiêu, phí ngoài giờ căn cứ vào diện tích đó tính bấy nhiêu.

3. Theo thiết bị (FCU) sử dụng:

Phí ngoài giờ = Số tiền x thiết bị x giờ sử dụng

Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng 100m2, sử dụng 3 họng điều hòa, làm thêm giờ 3 tiếng mỗi ngày trong tháng, phí ngoài giờ trong hợp đồng $15/FCU/giờ.

Phí ngoài giờ trả cho tòa nhà hàng tháng = ($15 x 3) x 30 = $1350

* Công thức áp dụng cho các tòa nhà dựa trên thiết bị (FCU - Fan Coil Unit, hay còn gọi là họng điều hòa) sử dụng tại văn phòng để thu phí.

So sánh phí ngoài giờ tại tòa nhà văn phòng hạng A, B, C và giá rẻ

Theo một báo cáo của CBRE Việt Nam, mức phí ngoài giờ trung bình tại các hạng văn phòng ở TP HCM trong 2024 là:

• Tòa nhà hạng A: 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
• Tòa nhà hạng B: 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
• Tòa nhà hạng C và giá rẻ: 0,3 USD/m2/giờ (khoảng 6.900 đồng/m2/giờ).

Yếu tố ảnh hưởng đến mức phí gồm vị trí tòa nhà, tiện ích của tòa nhà, dịch vụ của tòa nhà. Thông thường, phí ngoài giờ của các tòa nhà hạng A sẽ cao hơn so với các tòa nhà hạng B, C và Giá rẻ. Bởi vì các tòa nhà hạng A thường có chất lượng dịch vụ cao cấp, thiết bị hiện đại và tiêu chuẩn quốc tế, chi phí hoạt động của cao hơn so với các tòa nhà phân khúc khác.

Dưới đây là một số ví dụ về mức phí ngoài giờ của một số tòa nhà văn phòng tại TP HCM:

• Bitexco Financial Tower: Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 2 Hải Triều, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
• Saigon Centre: Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 65 Lê Lợi, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
• Etown Central: Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 11 Đoàn Văn Bơ, Quận 4. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
• The Flemington: Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 182 Lê Đại Hành, Quận 11. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).

Một số câu hỏi thường gặp

Tòa nhà nào không thu phí ngoài giờ?

Hiện nay có nhiều toà nhà không tính phí ngoài giờ phụ thuộc vào quy định toà nhà hoặc sự thương lượng, đàm phán. Thế nên có rất nhiều doanh nghiệp có thể thoải mái làm việc đến 20h – 21h00 hoặc thậm chí cả cuối tuần mà không phải trả thêm phí.

Ở một số tòa nhà sử dụng cách tính theo thiết bị (FCU) sử dụng, có khả năng nếu làm việc ngoài giờ mà không sử dụng máy lạnh, sẽ không bị tính phí.

* Lưu ý: Phí thuê văn phòng làm thêm ngoài giờ thay đổi theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, không thể bao gồm trong Giá Net khi lên hợp đồng thuê văn phòng.

Có thể thương lượng phí ngoài giờ không?

Có thể thương lượng phí ngoài giờ với chủ đầu tư tòa nhà văn phòng, đặc biệt là khi doanh nghiệp thuê diện tích văn phòng lớn hoặc thuê văn phòng trong thời gian dài.

Vì đây không phải chi phí thuê văn phòng cố định, mà là một khoản phí linh hoạt, nên có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể. Để tìm hiểu chi phí cố định và linh hoạt khi thuê văn phòng, hãy xem thêm bài viết: Giải đáp mọi thắc mắc về chi phí thuê văn phòng.

Làm thế nào để giảm thiểu chi phí thuê văn phòng làm ngoài giờ?

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách dưới đây để giảm thiểu chi phí thuê văn phòng làm ngoài giờ:

• Thương lượng: Mức phí, thời gian, ưu đãi với chủ nhà trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.
• Giảm nhu cầu: khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả trong giờ làm việc, sắp xếp công việc hợp lý để hạn chế việc phải làm thêm giờ và sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc để tăng năng suất làm việc.
• Thay thế giải pháp khác: thuê tòa nhà có chi phí ngoài giờ thấp hơn, hoặc làm việc tại nhà nếu không thể giảm nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ quy định.

Nếu giảm khoản chi phí phụ này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá cho công ty.

Kết luận:

Hiểu rõ quy định về Overtime (OT) và cách tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng là điều vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí và sử dụng văn phòng một cách hiệu quả.

>> Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm văn phòng phù hợp và tối ưu chi phí thuê văn phòng? Hãy liên hệ ngay với Office Saigon để được tư vấn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn