Chi phí văn phòng gồm những gì? Bí quyết tiết kiệm hiệu quả

Chi phí văn phòng là khoản chi quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ các loại chi phí văn phòng, dẫn đến lãng phí. Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về các hạng mục chi phí văn phòng phổ biến, đồng thời chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách. Tham khảo ngay!

Chi phí văn phòng là gì?

Chi phí văn phòng là tổng số tiền doanh nghiệp chi trả cho các khoản liên quan đến việc vận hành và duy trì hoạt động của văn phòng. Chi phí này sẽ bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau và thuộc những khoản chi không hề nhỏ.

Chi phí văn phòng gồm những gì?

Chi phí văn phòng bao gồm rất nhiều hạng mục, từ những khoản như tiền thuê văn phòng, đặt cọc, nội thất, phí dịch vụ, điện, nước, internet, văn phòng phẩm, lương nhân viên, đến các khoản chi phí khác như bảo hiểm, tiếp khách, đi lại và các chi phí phát sinh...

Chúng thường được phân loại thành 4 nhóm chi phí văn phòng phổ biến như sau:

Nhóm 1: Chi phí cố định

Chi phí văn phòng cố định là các khoản chi phí không đổi theo thời gian, luôn phát sinh dù doanh nghiệp hoạt động hay không. Bao gồm:

• Chi phí thuê văn phòng: bao gồm cả tiền thuê cơ bản và các khoản phí dịch vụ đi kèm.
• Khấu hao tài sản: Giá trị hao mòn của tài sản văn phòng theo thời gian sử dụng, ví dụ như máy tính, bàn ghế,...
• Lương nhân viên văn phòng: Bao gồm lương cơ bản, lương thưởng, phụ cấp,... cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
• Phí bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho nhân viên: Chi phí bắt buộc theo quy định của pháp luật.
• Phí dịch vụ quản lý văn phòng: Bao gồm các dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, thang máy, an ninh,... do ban quản lý tòa nhà cung cấp.

Nhóm 2: Chi phí biến đổi theo nhu cầu sử dụng

Chi phí văn phòng này thay đổi theo mức độ sử dụng của doanh nghiệp. Bao gồm các chi phí như:

• Tiền điện, nước: Chi phí sử dụng điện nước cho hoạt động văn phòng.
• Chi phí internet, điện thoại: Chi phí kết nối mạng internet, sử dụng điện thoại cho văn phòng.
• Chi phí văn phòng phẩm: Chi phí mua sắm các vật dụng cần thiết cho hoạt động văn phòng như giấy, bút, mực in,...
• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng.

Nhóm 3: Chi phí thực tế (phát sinh bất thường)

Phát sinh trong quá trình vận hành văn phòng. Bao gồm các chi phí như:

• Chi phí tiếp khách: Chi phí tiếp đãi khách hàng đến văn phòng.
• Chi phí tổ chức sự kiện: Chi phí tổ chức các hội nghị, hội thảo tại văn phòng.
• Chi phí đi lại: Chi phí đi lại công tác của nhân viên văn phòng.

Nhóm 4: Chi phí chi trả một lần cho suốt thời gian thuê

Chi phí chỉ thanh toán một lần cho toàn bộ thời gian thuê và sử dụng. Bao gồm các chi phí như:

• Chi phí mua sắm nội thất văn phòng: Bàn ghế, tủ kệ, sofa,...
• Chi phí mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng: Máy tính, máy in, máy fax,..

Giải thích về chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng là tổng số tiền mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân phải chi trả để sử dụng một không gian làm việc cố định trong một tòa nhà, bao gồm cả tiền thuê cơ bản và các khoản phí dịch vụ đi kèm. Chi phí này thường được tính toán trên cơ sở diện tích thuê, thời gian thuê và các tiện ích đi kèm.

Sau đây là 9 loại chi phí khi thuê văn phòng cần nắm rõ:

Tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng là chi phí cơ bản và lớn nhất trong hợp đồng thuê văn phòng. Giá thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích thuê và vị trí của văn phòng. là khoản phí chính, phải trả hàng tháng, quý hoặc năm, dựa trên diện tích và vị trí của văn phòng.

✍ Tham khảo giá thuê văn phòng tại TPHCM tại đây:

• Bảng giá văn phòng quận 1
• Bảng giá văn phòng quận 2
• Bảng giá văn phòng quận 3
• Bảng giá văn phòng quận 4
• Bảng giá văn phòng quận 5
• Bảng giá văn phòng quận 7
• Bảng giá văn phòng quận 10
• Bảng giá văn phòng quận Tân Bình
• Bảng giá văn phòng quận Bình Thạnh
• Bảng giá văn phòng quận Phú Nhuận

Phí dịch vụ

Phí dịch vụ (phí quản lý tòa nhà văn phòng) bao gồm các khoản phí quản lý tòa nhà, phí bảo vệ, vệ sinh, an ninh và phí sử dụng các tiện ích chung như thang máy, phòng họp. Chi phí này doanh nghiệp sẽ đóng cho đơn vị quản lý tòa nhà. Mức dao áp dụng dao động từ $1 - $6/m2 tháng.

Thuế VAT

Thuế VAT là khoản thuế giá trị gia tăng mà nhà nước thu trên tổng giá trị hợp đồng thuê. Mức thuế áp dụng cho dịch vụ cho thêu văn phòng hiện nay là 10%.

Ví dụ: Với hợp đồng thuê 15.000.000 VNĐ/tháng và phí dịch vụ 600.000 VNĐ, tổng số tiền phải thanh toán là 15.600.000 VNĐ. Thuế VAT sẽ là 1.560.000 VNĐ.

Tiền điện điều hòa

Tiền điện điều hòa là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng điều hòa trong văn phòng đối với tòa nhà sử dụng hệ thống điện lanh trung tâm, hoặc không bao gồm chi phí này trong phía quản lý. Chi phí bình quân được thu tại các tòa nhà ở TPHCM là 1-1,5 usd/m2/tháng.

Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

Là các chi phí phát sinh từ việc sử dụng điện trong văn phòng. Chi phí được tính theo chỉ số công tơ điện riêng.

Phí đỗ ô tô xe máy

Là chi phí thuê chỗ đỗ xe ô tô hoặc xe máy trong bãi đỗ xe của tòa nhà. Chi phí thường được tính theo tháng, theo số lượng xe.

Phí gửi xe tại các tòa nhà dao động từ 100.000 VNĐ - 5.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào bãi đỗ xe, loại xe sẽ có mức phí khác nhau.

Phí làm ngoài giờ

Chi phí phát sinh khi sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc quy định trong hợp đồng.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt để khôi phục lại mặt bằng về trạng thái ban đầu khi chấm dứt hợp đồng.

Tiền đặt cọc

Khoản tiền mà người thuê đặt cọc khi ký kết hợp đồng, nhằm đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng. Khoản tiền này thường là 3 tháng tiền thuê. Nó sẽ được hoàn trả sau khi người thuê kết thúc hợp đồng theo quy định.

Bí quyết tiết kiệm chi phí văn phòng

Sau đây là một số cách tiết kiệm chi phí văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp

Ngoài việc lựa chọn vị trí văn phòng gần nơi tập trung khách hàng, đối tác, thuận tiện cho việc đi lại của nhân viên, nhưng vẫn đảm bảo giá thuê hợp lý. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các khu vực văn phòng giá rẻ hoặc doanh nghiệp SME nên thuê Coworking Space để tiết kiệm chi phí.

Tận dụng tối đa diện tích văn phòng

Tận dụng diện tích để giảm diện tích thuê sẽ giúp tiết kiệm một phần chi phí. Tuy nhiên, để không gian vẫn thoải mái sử dụng, doanh nghiệp cần sử dụng các thiết kế thông minh, và các thiết kế văn phòng linh hoạt để tối ưu hóa diện tích sử dụng.

Hạn chế sử dụng vách ngăn, tạo không gian mở để văn phòng trông rộng rãi hơn. Đồng thời, tận dụng ánh sáng tự nhiên, sử dụng đèn tiết kiệm điện.

Đàm phán giá cả với nhà cung cấp dịch vụ

Trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng hoặc đăng ký dịch vụ, nên so sánh giá cả của nhiều đơn vị. Nhớ đó doanh nghiệp có cơ sở thương lượng giá cả để có mức giá tốt nhất.

Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ văn phòng, lễ tân, phòng họp, số điện thoại, với mức giá tiết kiệm đến 95% chi phí thuê văn phòng. Do đó, thay vì thuê nguyên một văn phòng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí.

✍ Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê văn phòng ảo HCM để biết thêm chi tiết về giá thuê.

Sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng

Sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng để giúp tự động hóa các quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Ví dụ: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho.

Áp dụng chính sách tiết kiệm điện nước

4 cách đơn giản để tiết kiệm điện văn phòng dễ dàng nhất là:

• Sử dụng các dòng máy thiết bị điện tử có nhãn tiết kiệm năng lượng.
• Tắt các thiết bị điện khi không sử dụng.
• Sử dụng bóng đèn LED để tiết kiệm điện năng.
• Nâng cao ý thức tiết kiệm điện nước cho nhân viên.

Tái sử dụng máy móc, thiết bị, nội thất văn phòng cũ

Chi phí dùng để mua bàn ghế, tủ kệ, máy tính, máy in, máy fax,..các trang thiết bị nội thất là khoản chi phí lớn. Doanh nghiệp nên lựa chọn trang thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể mua sử dụng lại các trang thiết bị ở văn phòng cũ để tiết kiệm chi phí.

Tổng kết:

Để có được một không gian làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần có một kế hoạch tài chính chi tiết và một đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín.

Office Saigon tự hào là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng hàng đầu, cung cấp đa dạng các lựa chọn văn phòng, từ văn phòng truyền thống đến văn phòng ảo. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn