Danh sách 12+ chi phí thuê văn phòng update đầy đủ nhất

Bạn muốn thuê văn phòng công ty mới nhưng bạn không biết các chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì và cách tính ra sao? Bạn cần biết các quy định và thuế liên quan đến việc thuê văn phòng, để hạn chế những rắc rối và tranh chấp? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn danh sách đầy đủ các chi phí thuê văn phòng mới nhất 2023.

Nhóm 1: Các chi phí thuê văn phòng cố định

1. Giá thuê văn phòng

Giá thuê văn phòng là chi phí chính và quan trọng nhất khi thuê văn phòng công ty. Giá thuê văn phòng được tính theo đơn vị diện tích và thời gian thuê. Giá thuê văn phòng có thể dao động tùy theo vị trí, chất lượng, tiện ích và cạnh tranh của thị trường. Văn phòng ở các quận trung tâm thường có giá thuê cao hơn so với các quận ngoại thành.

Bạn có thể phải trả từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng mỗi tháng cho một văn phòng có diện tích khoảng 30 mét vuông tại văn phòng cho thuê quận 1. Tuy nhiên, nếu bạn chọn một khu vực ngoại ô, giá thuê có thể chỉ từ 10 triệu đến 15 triệu đồng mỗi tháng cho một văn phòng tương tự.

2. Phí dịch vụ (phí quản lý) thuê văn phòng

Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các phí dịch vụ chung như bảo vệ, vệ sinh, bảo trì, quản lý tòa nhà… Phí dịch vụ có thể khác nhau tùy theo loại hình và tiêu chuẩn của tòa nhà.

Phí quản lý hàng tháng cho một văn phòng tại một tòa nhà cao cấp có thể lên đến 3 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu bạn thuê một văn phòng trong một tòa nhà văn phòng thông thường, phí này có thể thấp hơn, chỉ khoảng 1 - 1,5 triệu đồng.

3. Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Thuế là chi phí bắt buộc khi thuê văn phòng, được tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng giá trị hợp đồng thuê. Thuế VAT hiện nay là 10%, áp dụng cho tất cả các loại hình thuê văn phòng.

Ví dụ: Nếu giá thuê văn phòng của bạn là 20 triệu đồng mỗi tháng và phí dịch vụ là 3 triệu đồng, tổng cộng bạn phải trả bao gồm VAT sẽ là 2,3 triệu đồng.

4. Tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc, còn gọi là tiền bảo đảm, là khoản tiền doanh nghiệp trả cho chủ nhà khi ký hợp đồng thuê văn phòng. Chức năng chính của tiền đặt cọc là đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng và bồi thường chủ nhà trong trường hợp thiệt hại xảy ra. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả khi hợp đồng kết thúc hoặc khi doanh nghiệp chấm dứt theo quy định.

Theo Luật Thuê nhà để ở, tiền đặt cọc không vượt quá 3 tháng tiền thuê. Tuy nhiên, thực tế có trường hợp chủ nhà yêu cầu tiền đặt cọc cao hơn hoặc từ chối hoàn trả trong trường hợp tranh chấp. Doanh nghiệp cần lưu ý về điều này và thảo luận cẩn thận trong hợp đồng thuê văn phòng.

Nhóm 2: Chi phí thuê văn phòng biến đổi theo thực tế sử dụng

1. Phí thuê bãi đỗ xe

Chi phí thuê văn phòng này không bắt buộc, tùy theo nhu cầu sử dụng của bạn. Phí thuê bãi đỗ xe được tính theo đơn vị số lượng xe và thời gian thuê. Phí thuê bãi đỗ xe có thể khác nhau tùy theo loại xe (xe máy, ô tô) và loại hình bãi đỗ (trong nhà, ngoài trời).

Ví dụ, tại một số tòa nhà văn phòng, phí thuê bãi đỗ xe có thể là 1 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, ở các khu vực có nhu cầu cao về bãi đỗ xe, phí này có thể cao hơn, lên đến 2 triệu đồng hoặc hơn.

2. Tiền điện điều hòa

Một phần quan trọng của môi trường làm việc trong văn phòng là điều hòa không khí. Giá điện cho thuê văn phòng cho điều hòa có thể khác nhau tùy theo loại hình và tiêu chuẩn của tòa nhà. Tiền điện để duy trì hệ thống điều hòa có thể tạo ra một phần của chi phí thuê văn phòng của công ty.

Trong những tháng mùa hè nóng nực, tiện điện điều hoà có thể tăng lên gấp đôi hoặc nhiều hơn so với các tháng mùa đông.

3. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

Ngoài tiền điện điều hoà, bạn cũng sẽ phải trả thêm tiền điện cho các thiết bị trong văn phòng như đèn chiếu sáng, quạt, máy tính, máy photo, in ấn,... Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng được tính theo đơn vị công suất (kWh) và thời gian sử dụng (giờ).

Nhóm 3: Chi phí thuê văn phòng phát sinh bất thường

1. Phí làm ngoài giờ

Phí ngoài giờ là chi phí tùy chọn theo nhu cầu sử dụng của bạn. Phí làm ngoài giờ được tính theo đơn vị diện tích (m2) và thời gian sử dụng (giờ). Phí làm ngoài giờ áp dụng cho các trường hợp bạn muốn sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính (thường là từ 18h đến 22h).

Ví dụ, phí ngoài giờ thường là khoảng 200,000 đồng mỗi giờ cho mỗi người sử dụng văn phòng, nhưng sẽ có sự thay đổi tùy theo từng tòa nhà cụ thể.

Nhóm 4: Chi phí thuê văn phòng trả một lần duy nhất

1. Chi phí lắp đặt, thiết kế, thi công nội thất

Chi phí thiết kế, lắp đặt và thi công nội thất cho văn phòng là một khoản đầu tư quan trọng khi doanh nghiệp quyết định thuê một văn phòng cố định. Số tiền này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như diện tích văn phòng, mức hoàn thiện, yêu cầu về thiết kế, chất lượng và số lượng nội thất, thời gian thi công và lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công. 

Theo dữ liệu từ CBRE Việt Nam năm 2020, giá trung bình cho lắp đặt, thiết kế và thi công nội thất văn phòng cấp A ở Hà Nội vào thời điểm đó là khoảng 1.000 USD/m2. Trong khi đó, giá cho văn phòng cấp B ở TP.HCM là khoảng 600 USD/m2. Các con số này có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.

2. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Đây là chi phí thuê văn phòng bắt buộc, được trả một lần duy nhất khi kết thúc hợp đồng thuê. Chi phí hoàn trả mặt bằng được tính theo đơn vị diện tích (m2) và tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng giá trị hợp đồng thuê.

Đây là số tiền bạn phải trả cho chủ sở hữu tòa nhà khi bạn trả lại văn phòng trong trạng thái ban đầu. Điều này bao gồm việc sửa chữa và tái trang trí văn phòng nếu cần hi phí hoàn trả mặt bằng có thể khác nhau tùy theo loại hình và tiêu chuẩn của tòa nhà.

Ví dụ, nếu bạn đã thuê một văn phòng và trong thời gian thuê bạn đã sửa chữa và thay đổi sàn nhà, bạn có thể phải trả một phần hoặc toàn bộ chi phí để chủ đầu tư tái sửa chữa nó về tình trạng ban đầu.

3. Phí dịch vụ trong thời gian fit-out (thời gian thi công nội thất)

Khi bạn thuê một văn phòng mới, có thể bạn muốn tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Trong thời gian này, bạn có thể phải trả chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, nghĩa là thi công nội thất và cải thiện cơ sở hạ tầng của văn phòng.

Tuy nhiên, bạn sẽ không phải trả tiền thuê văn phòng trong thời gian này. Thời hạn fitout tuỳ thuộc vào quy định của mỗi chủ đầu tư và được quy định rõ trong hợp đồng. Sau thời hạn fitout, dù bạn đã thực hiện xong trang trí nội thất hay chưa, tiền thuê cũng sẽ được tính từ đó.

Nhóm 5: Hợp đồng quy định liên quan đến chi phí thuê văn phòng

1. Điều chỉnh tỷ giá

Đối với các hợp đồng cho có giá tính bằng ngoại tệ (thường là USD), điều chỉnh tỷ giá là một quy định cực kỳ quan trọng. Việc xem xét chi phí này giúp bạn dự trù chi phí tương lai và tránh những bất ngờ không mong muốn.

Điều chỉnh tỷ giá là việc thay đổi giá trị hợp đồng thuê theo biến động của tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam. Điều chỉnh tỷ giá có thể được thực hiện theo các cách khác nhau, tùy theo thỏa thuận của hai bên.

Một số cách điều chỉnh tỷ giá phổ biến là:

• Theo tỷ giá thị trường: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được điều chỉnh theo tỷ giá thị trường vào ngày thanh toán.
• Theo tỷ giá cố định: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được điều chỉnh theo một tỷ giá cố định được hai bên thống nhất trước.
• Theo tỷ giá trung bình: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được điều chỉnh theo tỷ giá trung bình của một khoảng thời gian nhất định (thường là 3 hoặc 6 tháng).

2. Xác định diện tích phải trả tiền

Xác định diện tích phải trả tiền là việc xác định diện tích sử dụng riêng và diện tích sử dụng chung của văn phòng.

Diện tích sử dụng riêng là diện tích của không gian văn phòng mà bạn có quyền sử dụng hoàn toàn, không chia sẻ với người khác.
Diện tích sử dụng chung là diện tích của các không gian chung như lối đi, thang máy, nhà vệ sinh, sảnh… mà bạn phải chia sẻ với các khách hàng khác trong tòa nhà.

Một số cách xác định diện tích phải trả tiền phổ biến là:

• Theo diện tích sử dụng riêng: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được tính theo diện tích sử dụng riêng của văn phòng.
• Theo diện tích sử dụng chung: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được tính theo diện tích sử dụng chung của văn phòng.
• Theo diện tích tổng: Giá trị hợp đồng thuê sẽ được tính theo diện tích tổng của văn phòng, bao gồm cả diện tích sử dụng riêng và diện tích sử dụng chung.

Ví dụ, hợp đồng nên ghi rõ diện tích thuê là bao nhiêu mét vuông và nếu có sự thay đổi hoặc mở rộng trong tương lai, điều này cũng nên được quy định rõ ràng.

3. Điều chỉnh đơn giá thuê

Đây là một quy định quan trọng khi thuê văn phòng, ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng của công ty trong thời gian dài. Điều chỉnh đơn giá thuê là việc thay đổi giá thuê văn phòng theo biến động của thị trường hoặc theo thỏa thuận của hai bên.

Một số cách điều chỉnh đơn giá thuê phổ biến là:

• Theo chỉ số giá tiêu dùng (CPI): Giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng của khu vực hoặc quốc gia.
• Theo tỷ lệ phần trăm (%): Giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh theo một tỷ lệ phần trăm (%) được hai bên thống nhất trước.
• Theo giá thuê thị trường: Giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh theo giá thuê thị trường vào thời điểm gia hạn hợp đồng.

Ví dụ, bạn và chủ sở hữu văn phòng thỏa thuận thêm dịch vụ bảo vệ 24/7 trong tương lai, hợp đồng nên quy định cách điều chỉnh đơn giá thuê khi dịch vụ này được thêm vào.

4. Chi phí sử dụng dịch vụ tăng thêm

Phí sử dụng các dịch vụ bổ sung thường xuất hiện khi doanh nghiệp thuê văn phòng trọn gói, coworking hoặc văn phòng chia sẻ, nơi có sẵn nhiều tiện ích sẵn sàng. Đây là các khoản phí hàng tháng hoặc hàng quý mà doanh nghiệp phải trả cho chủ nhà hoặc nhà cung cấp dịch vụ khi sử dụng các tiện ích bổ sung trong văn phòng.

Các tiện ích có thể làm phát sinh chi phí sử dụng dịch vụ tăng thêm như việc sử dụng máy in, máy photocopy, máy fax vượt quá số tờ cho phép mỗi tháng, sử dụng phòng họp, phòng tổ chức sự kiện, sử dụng tiện ích thể thao - fitness, khu vực pantry…

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một danh sách chi tiết về các chi phí thuê văn phòng được cập nhật mới nhất. Bằng cách hiểu rõ những khoản chi phí này, bạn có thể quản lý ngân sách kinh doanh một cách hiệu quả hơn và đưa ra quyết định thuê văn phòng thông minh nhất. Đừng quên luôn xem xét các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo tính công bằng và sự minh bạch trong mọi giao dịch kinh doanh của bạn.
 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn