Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê văn phòng chi tiết

Bạn đang gặp khó khăn trong việc phân loại và tính toán các loại chi phí thuê văn phòng khác nhau? Bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng từ A-Z? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về cách hạch toán tiền thuê văn phòng.

1. Điều kiện để chi phí thuê nhà trở thành chi phí hợp lý là gì?

Theo quy định của Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp, để được công nhận là chi phí hợp lệ, chi phí thuê nhà phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Chi phí thuê nhà có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí thuê nhà được tính toán đúng theo hợp đồng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Chi phí thuê nhà được chứng minh bằng các chứng từ hợp lệ, gồm: hợp đồng thuê nhà, biên lai thanh toán tiền thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu nhà của bên cho thuê.
• Chi phí thuê nhà không vượt quá mức cho phép theo quyết định của Bộ Tài chính. Theo Sổ tay Thuế Việt Nam 2022 - PwC, mức cho phép là 1% doanh thu hàng tháng hoặc 12% doanh thu hàng năm.

Nếu không thỏa mãn các điều kiện trên, chi phí thuê nhà sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Lưu ý: Nếu số tiền > 20.000.000 vnd:
• Nếu thuê từ Công ty (Có hóa đơn) -> Thì phải thanh toán bằng chuyển khoản.
• Nếu thuê từ Cá nhân (Không hóa đơn) -> Thì có thể thanh toán bằng tiền mặt.

2. Chi phí thuê văn phòng hạch toán vào đâu?

Theo quy định của Bộ Tài chính, khi hạch toán chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:

• Tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp: Thuê nhà để làm văn phòng cho các bộ phận điều hành công ty.
• Tài khoản 627 - chi phí sản xuất chung: Thuê nhà để làm xưởng.
• Tài khoản 641 - chi phí bán hàng: Thuê nhà để bán hàng, lưu trữ hàng hóa.

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Cách hạch toán tiền thuê văn phòng phụ thuộc vào thời điểm thanh toán tiền thuê và thời gian sử dụng văn phòng. Dưới đây là các trường hợp thường gặp và cách hạch toán tương ứng:

Hạch toán khi thanh toán trước toàn bộ chi phí

Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán trước toàn bộ chi phí thuê cho một khoảng thời gian dài (ví dụ: một năm), doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí thuê văn phòng như sau:

• Khi thanh toán tiền thuê:

Nợ tài khoản 242 - Chi phí trả trước
Có tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng
Số tiền ghi nhận bằng số tiền thanh toán trước.

• Khi hạch toán tiền thuê văn phòng chi phí theo từng kỳ:

Nợ tài khoản 642 - Chi phí thuê nhà và các tài khoản chi phí khác liên quan (nếu có)
Có tài khoản 242 - Chi phí trả trước
Số tiền ghi nhận bằng số tiền thanh toán trước chia cho số kỳ sử dụng.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền sau

Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền sau khi đã sử dụng văn phòng cho một khoảng thời gian (ví dụ: một tháng), doanh nghiệp sẽ hạch toán như sau:

• Khi hạch toán chi phí theo kỳ:

Nợ tài khoản 642 - Chi phí thuê nhà và các tài khoản chi phí khác liên quan (nếu có)
Có tài khoản 335 - Chi phí phải trả (chi phí thực tế phát sinh nhưng chưa chi trả)
Số tiền ghi nhận bằng số tiền theo hợp đồng hoặc biên lai.

• Khi thanh toán tiền thuê (hoặc đã nhận hoá đơn):

Nợ tài khoản 335 - Chi phí phải trả (chi phí thực tế phát sinh nhưng chưa chi trả)
Có tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng
Số tiền ghi nhận bằng số tiền đã hạch toán.

Hạch toán trường hợp đặt cọc thuê văn phòng

Trong trường hợp doanh nghiệp đặt cọc một số tiền khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ hạch toán như sau:

• Khi đặt cọc:

Nợ tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133)
Có tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng

• Khi hoàn trả cọc:

Nợ tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133)

• Khi khấu trừ cọc vào tiền thuê:

Nợ tài khoản 331 - Phải trả người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Có tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133)

• Khi doanh nghiệp bị phạt tiền vi phạm hợp đồng vì không thực hiện nghĩa vụ, tiền cọc bị trừ sẽ được tính:

Nợ tài khoản 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133)

Hạch toán tiền thuê văn phòng nếu trả tiền thuê hàng tháng

Trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng hàng tháng, doanh nghiệp sẽ hạch toán như sau:

Nợ tài khoản 642 - Chi phí thuê nhà và các tài khoản chi phí khác liên quan (nếu có)
Có tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng
Số tiền ghi nhận bằng số tiền thanh toán theo hợp đồng hoặc biên lai.

4. Ví dụ hạch toán chi phí thuê văn phòng

Để minh họa cho các cách hạch toán chi phí thuê văn phòng trên, chúng tôi xin đưa ra một ví dụ cụ thể như sau:

Công ty X ký hợp đồng thuê văn phòng của công ty Y từ ngày 01/01/2023 đến ngày 31/12/2023 với giá thuê là 120 triệu đồng/năm. Công ty X đặt cọc 10 triệu đồng khi ký hợp đồng và thanh toán trước toàn bộ chi phí thuê văn phòng vào ngày 01/01/2023. Công ty X sử dụng các dịch vụ điện, nước, internet, vệ sinh, bảo vệ của công ty Y với chi phí là 2 triệu đồng/tháng và thanh toán vào cuối mỗi tháng. Công ty X không sử dụng hoặc khấu hao bất kỳ tài sản cố định nào trong văn phòng cho thuê.

• Khi ký hợp đồng và thanh toán trước chi phí thuê văn phòng vào ngày 01/01/2023, công ty A sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước: 120.000.000 đồng
Nợ tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133): 10.000.000 đồng
Có TK 111 - Tiền mặt: 130.000.000 đồng

• Khi hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng tháng, công ty A sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 642 - Chi phí thuê nhà: 10.000.000 đồng (120.000.000 / 12)
Có TK 242 - Chi phí trả trước: 10.000.000 đồng

• Khi thanh toán chi phí dịch vụ vào cuối mỗi tháng, công ty A sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 627 - Chi phí dịch vụ mua vào: 2.000.000 đồng
Có TK 111 - Tiền mặt: 2.000.000 đồng

• Khi hoàn trả cọc vào ngày 31/12/2023, công ty A sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 111 - Tiền mặt: 10.000.000 đồng
Có tài khoản 244 (theo thông tư 200) hoặc 1386 (theo thông tư 133): 10.000.000 đồng

Kết luận:

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách chi tiết nhất. Đây là chi phí thuê văn phòng chiếm tỷ trọng lớn và quan trọng nhất. Chúng ta đã xem xét cách xác định, tính thuế GTGT và thực hiện hạch toán trong sổ sách kế toán. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này và áp dụng kiến thức vào thực tế kế toán của bạn!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn