Hướng dẫn cách tính chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết

Cập nhật: 2023-12-12 10:55:21

4.9/5 - 3 Bình chọn - 1402 xem

Thuê văn phòng có thể tốn rất nhiều chi phí, để lên tính toán ngân sách phù hợp, doanh nghiệp cần biết cách tính chi phí thuê văn phòng trong mỗi tháng và mỗi năm để lên chi phí cho hợp lý.

Hướng dẫn cách tính các chi phí khi thuê văn phòng

1/ Cách tính tiền thuê.
2/ Cách tính phí quản lý văn phòng
3/ Cách tính tiền thuế
4/ Cách tính tiền tiền cọc (tiền ký quỹ)
5/ Cách tính phí đỗ xe
6/ Cách tính phí decor và set up
7/ Cách tính tiền điện
8/ Các chi phí bổ sung khác.

1/ Cách tính tiền thuê.

Tiền thuê:

Tiền thuê hàng tháng sẽ chi trả theo hợp đồng.

Tiền thuê một tháng = tiền thuê một m2 x diện tích mặt bằng

Nếu thanh toán theo quý hoặc theo năm tiền thuê sẽ tính theo công thức:

Tiền thuê một quý = Tiền thuê một tháng x 3.

Tiền thuê một năm = Tiền thuê một tháng x 12

Tiền thuê một năm là giá cho thuê mà bạn phải trả cho người cho thuê mỗi năm. Nó có thể được tách ra thành nhiều đợt thanh toán như hàng tháng, ba tháng một lần, sáu tháng một lần hoặc một lần duy nhất trong năm.

Tăng giá:

Bên cạnh đó tiền thuê trong năm có thể sẽ thay đổi do tăng giá.

Giá cho thuê văn phòng có thể leo thang hằng năm theo tỷ lệ phần trăm được nêu trong hợp đồng. Nên bạn cần đưa tỷ lệ này vào phân tích trong khi lập kế hoạch.

Để đàm phán tỷ lệ tăng giá có lợi hơn cho bạn, bạn nên thương lượng với chủ nhà hoặc thuê một nhà môi giới có kỹ năng tốt thay bạn đàm phán. Kiến thức thị trường, kỹ năng đàm phán được huấn luyện của họ sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.

Khuyễn mãi:

Tiền thuê cũng có thể được giản xuống do các chính sách khuyến mãi. Khi đó tiền thuê được giảm giá sẽ thấp hơn giá thuê niêm yết. Hoặc thậm chí, bạn sẽ không phải trả tiền thuê cho chủ tòa nhà.

Chính sách khuyến mãi có thể chỉ kéo dài vài tháng đầu, nhưng ít nhất thì bạn đã tiết kiệm được một khoản chi phí trả trước mà bạn phải gặp trong quá trình di dời sang văn phòng mới.

2/ Cách tính phí quản lý

Phí quản lý là chi phí liên quan đến vận hành và bảo trì tòa nhà văn phòng. Chi phí đó sẽ bao gồm: phí bảo hiểm, phí bảo trì, phí vệ sinh, phí trả lương cho đội ngũ quản lý, tiền điện bật sáng đèn và camera quan sát tại khu vực chung…

Trong hợp đồng thuê, chi phí vận hành cũng được tính theo mỗi mét vuông.

Tiền phí quản lý = phí quản lý một m2 x diện tích mặt bằng

Để tính tổng phí quản lý hàng năm của bạn sẽ bằng tổng phí quản lý của 12 tháng với công thức

Tiền phí quản lý trong một năm = Tiền phí quản lý hàng tháng x 12

Toàn bộ chi phí thuê văn phòng trong năm đầu tiên gồm những gì?

3/ Cách tính tiền thuế.

Thuế giá trị gia tăng trên 10% tất cả các loại chi phí trong quá trình thuê văn phòng. Chi phí này không đóng cho người cho thuê, phí này sẽ nộp vào ngân sách Nhà nước.

Cách tính thuê chi phí thuê văn phòng:

Thuế = 10% x (Tiền thuê + Phí dịch vụ)

4/ Cách tính tiền cọc (tiền ký quỹ).

Tiền cọc (tiền ký quỹ) là khoản tiền gửi đảm bảo hai bên hoàn thành đúng nghĩa vụ trong hợp đồng. Thông thường, khoản tiền này sẽ bằng 3 tháng tiền thuê thuần, không bao gồm phí dịch vụ và VAT. Nên cách tính tiền ký quỹ sẽ được tính như sau:

Tiền cọc = Tiền thuê (không VAT và phí dịch vụ) x3

5/ Cách tính phí đỗ xe.

Bạn có thể được tặng chỗ đỗ miễn phí tùy theo khối lượng không gian văn phòng mà bạn thuê. Nhưng chỗ đậu xe của các tòa nhà văn phòng thường giới hạn số lượng người đăng ký. Nên số lượng miễn phí không nhiều.

Khi đó, bạn sẽ phải trả tiền cho một số chỗ đậu xe của bạn trong tòa nhà, hoặc bạn có thể thuê bãi xe bên ngoài để tốn chi phí đỗ xe thấp hơn.

Phí đỗ xe máy có thể lên tới $10-$25, xe ô tô $100-$250 cho mỗi xe một tháng. Điều này có nghĩa nếu bạn có trên 20 nhân viên và muốn cung cấp chỗ đậu xe máy miễn phí cho nhân viên. Bạn sẽ tốn chi phí $200-$500 mỗi tháng.

Tiền đỗ xe = Tiền gửi một xe x (tổng số lượng xe - số lượng xe được khuyến mãi)

6/ Cách tính phí decor và set up.

Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô và diện tích văn phòng mà chi phí decor và setup có thể thay đổi linh hoạt. Chi phí này sẽ do bên thiết kế và thi công cung cấp cho bạn. Tuy nhiên, chi phí này chỉ thanh toán một lần trong năm đầu tiên.

Chi phí này sẽ bao gồm chi phí nội thất, thiết kế và thi công dự án. Trừ khi bạn thuê văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ hoặc tận dụng không gian của công ty cũ, bạn có thể không tốn chi phí này. Chi phí này rất rất khó ước tính, vì nó phụ thuộc rất nhiều vào sở thích, mật độ và quy mô văn phòng của doanh nghiệp.

7/ Cách tính tiền điện

Khi thuê văn phòng sẽ có 2 chi phí điện được tính riêng ra như sau

Điện sử dụng:

Phí này là chi phí diện năng dùng cho các hoạt động để vận hành của doanh nghiệp, chi phí của bạn sẽ được tính theo lượng điện năng mà doanh nghiệp của bạn sử dụng, dựa giá điện kinh doanh của nhà nước.

Tòa nhà sẽ dựa vào đồng hồ điện được dấu riêng cho văn phòng của bạn để tính chi phí này. Phí điện thông thường tại các tòa nhà văn phòng ở TPHCM sẽ được tính như sau:

Điện áp  Giờ bình thường Giờ thấp điểm Giờ cao điểm
Điện áp từ 22kV trở lên 2.442 đ/kWh 1.361 đ/kWh 4.251 đ/kWh
Điện áp từ 6kV đến dưới 22kV  2.629 đ/kWh 1.547 đ/kWh 4.400 đ/kWh
Điện áp dưới 6kV 2.666 đ/kWh 1.622 đ/kWh 4.587 đ/kWh

Điện điều hòa:

Đây là chi phí diện sử dụng của hệ thống điều hòa. Thông thường, chi phí này được bao gồm trong giá thuê tại văn phòng cho thuê hạng A, văn phòng cho thuê hạng B, văn phòng cho thuê hạng C (những tòa nhà có phí dịch vụ trên 5$, hoặc được đề cập rõ trong hợp đồng). Nếu không bao gồm, tiền điện lạnh sẽ được tính như điện sử dụng thông thường.

8/ Các chi phí bổ sung khác.

Tùy thuộc vào dự án cụ thể và nhu cầu kinh doanh của bạn, chi phí thuê văn phòng hàng tháng của bạn sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí ngoài giờ, phí sửa chữa máy móc,.. Hoặc phí môi giới, phí luật sư, phí vận chuyển đối với doanh nghiệp chuyển đến văn phòng mới trong năm đầu tiên.

Đặc biệt, giá thuê người môi giới sẽ tùy thuộc vào công ty môi giới và thời gian cần thiết để tìm kiếm văn phòng cho bạn. Tuy nhiên, tại Office Saigon, chi phí này hoàn toàn miễn phí. Điều đó có nghĩa là, chúng tôi cung cấp dịch vụ tìm văn phòng trọn gói cho bạn đến khi thuê được văn phòng và không lấy bất kỳ chi phí nào.

Hy vọng, sau khi đọc bài viết này, bạn đã hiểu rõ về cách tính chi phí thuê văn, và nếu bạn đã có nhu cầu thuê văn phòng, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.

NG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/ky-gui.htm

Share this
Henry Nguyễn Office Saigon

"Làm việc mà chỉ nghĩ đến tiền, tâm bạn sẽ bất an. Làm việc mà nghĩ tới việc trao đi giá trị bạn sẽ có niềm vui trong công việc và có được rất nhiều tiền."

Theo dõi: Facebook Linkedin Twitter