Quý Khách cần tìm hiểu thuê văn phòng?
Vui lòng để thông tin lại form bên dưới, nhân viên Office Saigon hỗ trợ ngay. Hoặc gọi vào số 0987110011 Chúng tôi sẽ hỗ trợ miễn phí mọi thông tin.
Quý Khách cần tìm hiểu thuê văn phòng?
Vui lòng để thông tin lại form bên dưới, nhân viên Office Saigon hỗ trợ ngay. Hoặc gọi vào số 0987110011 Chúng tôi sẽ hỗ trợ miễn phí mọi thông tin.
Cập nhật: 2023-12-12 10:55:21
Chuyển văn phòng là một quyết định quan trọng, đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị và chi phí. Để quá trình di dời diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, kế hoạch di chuyển văn phòng phải càng chi tiết càng tốt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình 14 bước lập kế hoạch di dời văn phòng chi tiết nhất để hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có.
Di chuyển văn phòng là quyết định quan trọng của doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ. Nếu không có kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như mất thời gian, chi phí, tài sản, khách hàng,…
Dưới đây là quy trình 14 bước xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng chuẩn khoa học nhất:
1. Xây dựng kế hoạch chi tiết các hạng mục công việc
4. Tìm nhà thầu thiết kế thi công văn phòng mới
5. Thông báo kết thúc hợp đồng mặt bằng văn phòng hiện tại
6. Quyết định ngày di chuyển văn phòng
7. Xác định lộ trình công việc chi tiết (timeline)
8. Phân công nhân sự thực hiện nhiệm vụ dựa trên timeline
9. Thông báo với các đối tác, khách hàng hiện tại
10. Lập danh sách nội thất cần chuyển hoặc thanh lý
11. Xây dựng kế hoạch sắp xếp nội thất văn phòng mới
12. Kế hoạch bổ sung, thay thế nội thất phù hợp
Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch di chuyển văn phòng là xây dựng kế hoạch chi tiết các hạng mục công việc cần thực hiện.
Doanh nghiệp nên liệt kê tất cả công việc liên quan đến việc di chuyển văn phòng, từ việc tìm kiếm và thuê văn phòng mới, đến việc đóng gói, vận chuyển, lắp đặt và bàn giao văn phòng cũ. Đồng thời, cần xác định mục tiêu, ngân sách, tiến độ, người phụ trách và nguồn lực cho từng hạng mục công việc.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng, bạn cần dự toán chi phí cho các khoản sau:
Sau khi tính toán ngân sách, bạn cần so sánh với nguồn vốn có sẵn của công ty và xem xét khả năng tài chính của công ty. Bạn cũng cần tìm kiếm các nguồn vốn hỗ trợ nếu cần thiết, như vay ngân hàng, huy động vốn từ các đối tác hay khách hàng.
Việc tìm kiếm văn phòng mới đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình di chuyển văn phòng. Nếu chưa xác định được vị trí văn phòng mới, bạn nên tìm kiếm dựa trên các tiêu chí lựa chọn văn phòng như sau:
Bạn có thể tự tìm kiếm văn phòng thông qua internet, báo chí, bạn bè. Hoặc để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như những rủi ro, bạn có thể liên hệ các công ty dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để được tư vấn.
Tiếp theo, bạn nên tìm nhà thầu thiết kế thi công văn phòng mới để tạo ra không gian làm việc phù hợp với nhu cầu, phong cách và thương hiệu của doanh nghiệp.
Bạn cần lựa chọn nhà thầu có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm và giá cả hợp lý. Bạn có thể tham khảo trên internet hoặc liên hệ trực tiếp với Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn báo giá.
Đầu tiên, nên xem lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thuê mặt bằng hiện tại, để biết thời hạn, cách thức và chi phí để chấm dứt hợp đồng. Sau đó, thông báo cho chủ nhà về kế hoạch di chuyển văn phòng, thương lượng về những vấn đề liên quan như tiền cọc, tiền thuê, tiền điện nước, tiền sửa chữa,… Tốt nhất nên thông báo kết thúc hợp đồng văn phòng cũ trước ít nhất 3 tháng để không mất các khoản đền bù cho phía toà nhà.
Không thể thiếu bước quyết định ngày di chuyển văn phòng. Hãy lựa chọn ngày di chuyển văn phòng sao cho ít ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể chọn ngày nghỉ, ngày cuối tuần, ngày ít khách hàng,… để di chuyển văn phòng. Đồng thời, cũng cần xem xét các yếu tố khác như thời tiết, giao thông, an ninh,…
Ngay sau khi thống nhất ngày di chuyển văn phòng, hãy xây dựng lộ trình công việc chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình di chuyển. Đồng thời, tiến hành xác định rõ các công việc cần thiết, người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, mức độ ưu tiên và tình trạng thực hiện của mỗi công việc.
Việc xác định lộ trình công việc chi tiết sẽ giúp kiểm soát được tiến độ, phân bổ nguồn lực hợp lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên phân công đội ngũ thực hiện nhiệm vụ cụ thể từng hạng mục công việc.
Người phụ trách tổng quát:
Người phụ trách từng phòng ban:
Người phụ trách an ninh:
Người phụ trách vệ sinh:
Sau khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, bạn nên theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng người. Đồng thời, nên tương tác thường xuyên để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.
Việc thông báo với các đối tác, khách hàng hiện tại là bước quan trọng để duy trì mối quan hệ kinh doanh và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần lên kế hoạch thông báo cho các đối tác, khách hàng hiện tại về việc di chuyển văn phòng một cách kịp thời, rõ ràng và chính xác.
Doanh nghiệp nên tiến hành thông báo trước ít nhất một tuần trước khi di chuyển văn phòng. Có nhiều hình thức để thông báo với đối tác, khách hàng hiện tại cụ thể như sau: Mail, điện thoại, website, facebook,...
Nên ghi rõ lý do, thời gian, địa chỉ và số điện thoại của văn phòng mới. Có thể tổ chức một bữa tiệc thân mật mời các đối tác, khách hàng đến thăm văn phòng mới để tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp trong tương lai.
Bạn cần kiểm tra tình trạng của các nội thất, thiết bị và tài liệu hiện có ở văn phòng cũ và quyết định xem nên mang theo hay bỏ lại. Xây dựng danh sách chi tiết cho các loại nội thất sau:
Bàn ghế làm việc:
Tủ tài liệu:
Máy tính và thiết bị điện tử:
Đồ trang trí:
Sau khi lập danh sách nội thất nên chuyển và thanh lý, hãy liên hệ với công ty chuyển dọn để thông báo về danh sách này.
Xây dựng kế hoạch sắp xếp, lựa chọn nội thất phù hợp với diện tích, hình dạng, màu sắc và phong cách của văn phòng mới. Bạn nên chọn các nội thất có kích thước vừa vặn, chất liệu bền, kiểu dáng đẹp và độ tiết kiệm cao.
Chọn các nội thất có tính năng linh hoạt, đa dụng và thông minh để tận dụng tối đa không gian và công năng. Hãy sắp xếp nội thất theo một cách khoa học để tạo ra không gian rộng rãi, thoáng mát, sáng sủa và tiện lợi cho công việc, theo từng phòng ban, bộ phận, nhân viên hoặc theo từng công năng, hoạt động. Đảm bảo sự liên kết, hài hòa và thẩm mỹ giữa các phần.
Nên lên kế hoạch bổ sung, thay thế nội thất phù hợp tạo ra không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và thân thiện với môi trường. Tiến hành đánh giá nội thất hiện có của doanh nghiệp để xem nội thất nào có thể sử dụng lại được, nội thất nào cần bổ sung hay thay thế.
Bạn nên đánh giá nội thất hiện có dựa trên các tiêu chí như chất lượng, tính năng, mẫu mã, màu sắc và phù hợp với văn phòng mới. Sau đó, tìm kiếm nội thất mới cho văn phòng mới để bổ sung hay thay thế cho nội thất hiện có.
Việc lựa chọn đơn vị và thời gian vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong quy trình di chuyển văn phòng. Bạn nên lựa chọn đơn vị có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm và giá cả hợp lý, để đảm bảo an toàn cho đồ đạc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Tiến hành so sánh, đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển dựa trên thông tin về diện tích, số lượng, trọng lượng đồ đạc, địa chỉ, khoảng cách của văn phòng cũ và mới.
Xây dựng kế hoạch đóng gói đồ đạc đóng vai trò cần thiết để bảo vệ đồ đạc khỏi bị hư hỏng, mất mát hay lẫn lộn trong quá trình vận chuyển. Bạn nên đóng gói đồ đạc một cách có tổ chức, khoa học và hiệu quả.
Trước tiên, hãy phân loại đồ đạc theo các nhóm như tài liệu, sách, văn phòng phẩm, máy móc, thiết bị điện tử, nội thất, trang trí hay đồ vật cá nhân. Lên kế hoạch chuẩn bị các dụng cụ cần thiết để đóng gói đồ đạc như thùng carton, băng keo, dao rọc giấy, giấy gói, nilon, mút xốp,...
Đồng thời, bố trí sắp xếp khoảng thời gian để đóng gói đồ đạc nội thất, ghi nhãn nhận biết các thông tin quan trọng,... để quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng thuận tiện.
Di chuyển văn phòng giúp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả làm việc, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, di chuyển văn phòng cũng là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tránh những sai lầm có thể gây ra những hậu quả tiêu cực.
Dưới đây là một số việc cần tránh khi di chuyển văn phòng mới:
Ngoài việc tránh những sai lầm trên, bạn cũng nên áp dụng những bí quyết sau đây để quá trình di chuyển văn phòng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả:
Lễ cúng chuyển văn phòng là nghi lễ quan trọng trong văn hóa Việt Nam, nhằm cầu mong sự may mắn, thành công và phát triển cho công ty khi chuyển sang một không gian làm việc mới.
Bạn nên tham khảo lễ cúng chuyển văn phòng từ các nguồn tin cậy hoặc nhờ sự tư vấn của các chuyên gia, để biết được thời gian, địa điểm, cách thức và nội dung của lễ cúng.
Dù đã thuê dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp, bạn vẫn nên giám sát quá trình di chuyển văn phòng để đảm bảo rằng mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Hãy có mặt ở cả văn phòng cũ và văn phòng mới, để hướng dẫn và kiểm tra các công việc như: đóng gói, vận chuyển, sắp xếp, lắp đặt,…
Bạn cũng nên tương tác thường xuyên với nhân viên của dịch vụ chuyển văn phòng để giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng và hiệu quả.
Sau khi di chuyển văn phòng xong, bạn nên kiểm tra kỹ các đồ đạc nội thất của công ty, để xem có bị thiếu hay hư hại gì không. Hãy so sánh danh sách đồ đạc trước và sau khi di chuyển, để đảm bảo rằng không có sự mất mát hay nhầm lẫn nào. Nếu có bất kỳ sự cố nào, nên báo ngay cho dịch vụ chuyển văn phòng và yêu cầu bồi thường theo hợp đồng.
Bạn nên dọn dẹp và vệ sinh sạch sẽ văn phòng cũ, để trả lại cho chủ nhà trong tình trạng tốt nhất theo hợp đồng thuê. Song song đó nên tiến hành rà soát và thanh toán các khoản phí và chi phí liên quan theo thoả thuận.
Bạn nên ưu tiên những công việc quan trọng như: Kết nối mạng internet, cài đặt máy tính và thiết bị văn phòng, sắp xếp bàn ghế và nơi làm việc cho nhân viên, thông báo cho khách hàng và đối tác về địa chỉ văn phòng mới,… Đồng thời, hãy tạo điều kiện cho nhân viên thích nghi với môi trường làm việc mới như: Tổ chức các hoạt động giao lưu, team building, khuyến khích ý kiến đóng góp, tạo không khí vui vẻ và thoải mái,…
Trên đây là quy trình lập kế hoạch di chuyển văn phòng chuẩn nhất từ A đến Z. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến các thông tin hữu ích cho quý khách hàng.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.
CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Tòa nhà đã xem
Đóng!
Đánh giá