Giờ làm việc: 08h-17h từ thứ 2 - thứ 6 | 08h - 12h thứ 7

So sánh 0
Hẹn xem 0
Xem hướng ngồi theo tuổi

Blog's

Danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng

4.8 out of 5 with 15 ratings - 275 xem
Bỗng một ngày, bạn được cấp trên giao cho nhiệm vụ tìm kiếm văn phòng. Nhưng đây là lần đầu bạn phụ trách công việc như thế này. Bạn không biết bắt đầu từ đâu, cần làm những công việc gì. Bạn cần một hướng dẫn chi tiết để giúp mình lập kế hoạch và tổ chức để việc di chuyển diễn ra suôn sẻ..

Danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng

Danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng

 

Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu giúp bạn tổ chức công việc diễn ra thuận lợi hơn, thì tài liệu này của Office Saigon sẽ rất có ích với bạn. Nào, cùng xem danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng là gì nhé!

 

Trường hợp này của tài liệu là bạn đã nhận được nhu cầu của cấp trên về vị trí, diện tích và thời gian chuyển đi.

 

Giai đoạn lập kế hoạch

 

Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định kế hoạch di chuyển có diễn ra thuận lợi hay không. 

 

1. Lập kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục

 

Những hạng mục trong kế hoạch di chuyển bao gồm 6 nhiệm vụ chính sau đây:

 

- Thiết kế và thi công nội thất văn phòng

 

- Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh

 

- Đóng gói vật dụng và chuyển đi

 

- Bố trí, sắp xếp và ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban tại văn phòng mới

 

- Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng tại nơi cũ

 

Thông thường những công việc này tiến hành theo tuần tự như trên, tuy nhiên sẽ có những công việc xảy ra chồng chéo với nhau. Vậy nên bạn cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc diễn ra suông sẻ.

 

Giai đoạn chuẩn bị

 

1. Đọc lại hợp đồng thuê, kiểm tra thời gian và quy định hoàn trả mặt bằng.

 

2. Thông báo quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi và trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.

 

3. Thông báo về việc di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm và từng bộ phận về những thay đổi sắp đến. 

 

Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp và phân loại vật dụng khi rời đi. 

 

Tùy theo độ quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể sớm hoặc chậm. Đối với những doanh nghiệp lớn thì thời gian thông báo nên diễn ra ít nhất trước 2 tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp và sắp xếp công việc.

 

Trao đổi về việc chuyển đi

 

4. Tìm kiếm đại lý cung cấp dịch vụ thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị đại lý này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn và kết nối bạn với những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng ưng ý.

 

5. Tìm kiếm nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng. Đây là những người sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, tư vấn những thiết kế, cách bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm được và ký hợp đồng thuê văn phòng.

 

6. Lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê

 

7. Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế, lấy thông tin. Sau đó tổng hợp, phân tích lựa chọn tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.

 

8. Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn thì bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp trước khi ký thư mời thuê.

 

9. Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất

 

10. Giám sát thi công nội thất (thông thường mất 1 tuần – 1 tháng. Tuy nhiên, những diện tích lớn thì thời gian thi công có thể mất nhiều tháng hơn)

 

11. Làm thủ tục thay đổi đị chỉ kinh doanh.

 

12. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới

 

13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website

 

14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng

 

15. Lựa chọn đơn vị vận chuyển và trao đổi thời gian di chuyển.

 

Giai đoạn chuyển đi

 

1. Đóng gói đồ đạc và di chuyển đến văn phòng mới

 

Đóng gói đồ đạc

 

Giai đoạn dọn dẹp và ổn định

 

1. Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hoặc thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ 

 

2. Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên

 

3. Bàn giao mặt bằng và hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ

 

Đến đây thì bạn đã thực hiện thành công nhiệm vụ di chuyển văn phòng cho công ty rồi. Đây là lúc bạn có thể tổ chức ăn mừng thành công cho kế hoạch hoàn hảo của mình, hoặc chúc mừng cho một chỗ làm mới tuyệt vời nào.


Khi bạn có nhu cầu tìm văn phòng, chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin như sau:

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.

Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086

Email: info@officesaigon.vn 

Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/ky-gui.html

Văn phòng cho thuê Office Saigon

Nguồn: Office Saigon

Xem tử vi
Văn phòng trọn gói giá rẻ
Các giải thưởng Office Saigon đạt được

Tải ứng dụng

Office Saigon - Apps on Google PlayOffice Saigon on the App Store
Hotline:

0938 339 086
0987 11 00 11

OFFICE SAIGON MIỄN PHÍ TOÀN BỘ DỊCH VỤ TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH HỖ TRỢ.

OFFICE SAIGON CAM KẾT DỊCH VỤ Ở ĐÂU TỐT HƠN SẼ TẶNG QUÝ KHÁCH HÀNG 1 THÁNG TIỀN THUÊ.

Top
Office Saigon - Hỗ trợ trực tuyến
Xin chào, chúng tôi đang có mặt để hỗ trợ bạn!
Message Us1