Hướng dẫn lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất

Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu giúp bạn tổ chức công việc diễn ra thuận lợi hơn, thì tài liệu này của Office Saigon sẽ rất có ích với bạn. Nào, cùng xem danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng là gì nhé!

1. Việc cần làm khi lên kế hoạch chuyển bị chuyển văn phòng

Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định kế hoạch di chuyển có diễn ra thuận lợi hay không.

1. Lập kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục

Những hạng mục trong kế hoạch di chuyển bao gồm 6 nhiệm vụ chính sau đây:

• Thiết kế và thi công nội thất văn phòng
• Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh
• Đóng gói vật dụng và chuyển đi
• Bố trí, sắp xếp và ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban tại văn phòng mới
• Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng tại nơi cũ

Thông thường những công việc này tiến hành theo tuần tự như trên, tuy nhiên sẽ có những công việc xảy ra chồng chéo với nhau. Vậy nên bạn cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc diễn ra suôn sẻ.

2. Việc cần làm khi chuẩn bị chuyển văn phòng

1. Đọc lại hợp đồng thuê, kiểm tra thời gian và quy định hoàn trả mặt bằng.

2. Thông báo quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi và trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.

3. Thông báo về việc di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm và từng bộ phận về những thay đổi sắp đến. 

Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp và phân loại vật dụng khi rời đi.

Tùy theo độ quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể sớm hoặc chậm. Đối với những doanh nghiệp lớn thì thời gian thông báo nên diễn ra ít nhất trước 2 tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp và sắp xếp công việc.

4. Tìm kiếm đại lý cung cấp dịch vụ thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị đại lý này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn và kết nối bạn với những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng ưng ý.

5. Tìm kiếm nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng. Đây là những người sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, tư vấn những thiết kế, cách bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm được và ký hợp đồng thuê văn phòng.

6. Lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê

7. Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế, lấy thông tin. Sau đó tổng hợp, phân tích lựa chọn tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.

8. Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn thì bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp trước khi ký thư mời thuê.

9. Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất

10. Giám sát thi công nội thất (thông thường mất 1 tuần – 1 tháng. Tuy nhiên, những diện tích lớn thì thời gian thi công có thể mất nhiều tháng hơn)

11. Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh.

12. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới

13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website

14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng

15. Lựa chọn đơn vị vận chuyển và trao đổi thời gian di chuyển.

3. Việc cần làm trong giai đoạn chuyển sang văn phòng mới

1. Đóng gói đồ đạc và di chuyển đến văn phòng mới

4. Việc cần làm khi ổn định tại văn phòng mới

1. Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hoặc thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ 

2. Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên

3. Bàn giao mặt bằng và hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ

Đến đây thì bạn đã thực hiện thành công nhiệm vụ di chuyển văn phòng cho công ty rồi. Đây là lúc bạn có thể tổ chức ăn mừng thành công cho kế hoạch hoàn hảo của mình, hoặc chúc mừng cho một chỗ làm mới tuyệt vời nào.

Khi bạn có nhu cầu tìm văn phòng, chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin như sau:

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html