Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng

Chọn văn phòng cho thuê là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, chi phí hoạt động, hình ảnh thương hiệu và khả năng phát triển trong tương lai. Do đó, bài viết này tổng hợp 10 tiêu chí chọn văn phòng được áp dụng phổ biến giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê lý tưởng với nhu cầu của doanh nghiệp.

1. Vị trí đặt thuê văn phòng

Một trong những tiêu chí chọn văn phòng quan trọng nhất là vị trí đặt văn phòng của doanh nghiệp. Lựa chọn vị trí lý tưởng để đặt văn phòng cho doanh nghiệp không chỉ có ý nghĩa cho sự tiện lợi và dễ dàng tiếp cận, mà còn bao gồm cả yếu tố thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, giao dịch, quảng cáo thương hiệu và sự tốt lành về mặt phong thủy. Cùng xem xét các tiêu chí sau:

• Khả năng tiếp cận khách hàng

Tiêu chí chọn vị trí văn phòng cho thuê cần phù hợp với ngành nghề kinh doanh và đối tượng khách hàng của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, luật sư… thì nên chọn văn phòng cho thuê ở các khu trung tâm thương mại và tài chính, nơi có nhiều ngân hàng, công ty uy tín.

Nếu doanh nghiệp của bạn chuyên về công nghệ, truyền thông, giáo dục, hoặc nghiên cứu và phát triển, thì nên xem xét các văn phòng thuê nằm trong khu vực có nhiều trường đại học, doanh nghiệp công nghệ và các trung tâm nghiên cứu.

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, du lịch, dịch vụ, thì nên chọn vị trí gần với cộng đồng và du khách, nơi có nhiều cửa hàng, siêu thị, khách sạn và nhà hàng.

• Khả năng di chuyển của nhân viên

Tiêu chí chọn văn phòng cho thuê có vị trí thuận tiện cho nhân viên trong việc di chuyển, nhằm giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực đến giao thông và môi trường.

Vì vậy, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn văn phòng cho thuê ở các khu vực có hệ thống giao thông công cộng phát triển, cung cấp nhiều tùy chọn như xe buýt, tàu điện ngầm, và dịch vụ taxi.

Hơn nữa, cần xem xét vị trí gần các khu dân cư, khu đô thị mới, khu công viên và khu vui chơi giải trí để đảm bảo nhân viên có thể tìm kiếm nơi ở dễ dàng và có nhiều lựa chọn cho các hoạt động giải trí sau giờ làm việc.

• Hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp

Vị trí của văn phòng cho thuê cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và đối thủ cạnh tranh.

Khi doanh nghiệp quyết định đặt văn phòng công ty tại các tòa nhà cao cấp, và có vị trí độc đáo, điều này tạo ra một ấn tượng tích cực và ghi điểm về sự uy tín, chất lượng dịch vụ và tiềm năng của doanh nghiệp.

Trái lại, nếu doanh nghiệp lựa chọn văn phòng thuê ở những tòa nhà cũ kỹ, thiếu tiện nghi, và có vị trí xa xôi, khó tiếp cận, điều này có thể dẫn đến ấn tượng tiêu cực, gợi lên cảm giác thiếu sự chuyên nghiệp và không có khả năng cạnh tranh.

2. Loại hình văn phòng

Tiêu chí chọn văn phòng tiếp theo cần xem xét là chọn loại hình văn phòng. Loại hình văn phòng có tác động trực tiếp đến chi phí và sự linh hoạt của doanh nghiệp.

Hiện nay, có rất nhiều loại hình văn phòng làm việc bao gồm: văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, co-working space, văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc, văn phòng ảo… với thời hạn hợp đồng từ 3 tháng - 1 năm. Hoặc doanh nghiệp mong muốn phát triển ổn định, tìm kiếm giá trị bền vững thì có thể cam kết một hợp đồng lâu hơn với các văn phòng cho thuê dài hạn.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các ưu và nhược điểm của từng loại hình văn phòng cho thuê để chọn được loại hình phù hợp nhất với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình.

3. Giá thuê văn phòng

Giá thuê văn phòng là một tiêu chí chọn văn phòng không thể bỏ qua, bởi nó chiếm một phần lớn trong chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Giá thuê văn phòng thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, loại hình, diện tích, trang thiết bị, tiện ích, dịch vụ, thời gian hợp đồng…

Ví dụ: hai tòa nhà có cùng diện tích và cơ sở vật chất ở trung tâm quận 1 sẽ mắc hơn so với văn phòng tại Quận 2, Quận 4, Quận 7, Quận Phú Nhuận, Quận Tân Bình; Hay cùng một tòa nhà thì diện tích sàn 100m2 có giá thuê thấp hơn diện tích 200m2…

Do đó, doanh nghiệp cần so sánh và đánh giá kỹ lưỡng các ưu đãi và điều khoản của các nhà cung cấp văn phòng cho thuê để chọn được mức giá hợp lý và phù hợp với ngân sách của mình. Ngoài ra, bên cạnh giá thuê, doanh nghiệp còn phải đóng phí quản lý và chịu mức thuế 10% hàng tháng.

Một số mẹo để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng là:

1. Doanh nghiệp có thể thương lượng giá thuê văn phòng dựa trên thời điểm thuê, thời hạn hợp đồng, và khả năng thanh toán. Khi thuê vào thời điểm ít nhu cầu, ký hợp đồng dài hạn, hoặc thanh toán trước, doanh nghiệp có cơ hội yêu cầu giảm giá hoặc được miễn phí một số dịch vụ.
2. Chọn văn phòng cho thuê ở các khu vực xa trung tâm, có giá thuê rẻ hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các chi phí đi lại và tiếp cận khách hàng khi chọn văn phòng cho thuê ở các khu vực này.
3. Doanh nghiệp nên chọn văn phòng thuê có diện tích và trang thiết bị phù hợp với số lượng nhân viên và nhu cầu sử dụng của họ, tránh lựa chọn quá rộng hoặc quá chật. Cũng cần tránh chọn các văn phòng có trang thiết bị và tiện ích không cần thiết, để hạn chế tăng chi phí thuê và bảo trì.

4. Diện tích văn phòng

Chọn một diện tích văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí, tránh việc lãng phí diện tích không dùng đến và thay đổi văn phòng trong thời gian ngắn.

Diện tích văn phòng sẽ được xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch, chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần xem xét là có bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc trong văn phòng và tần suất hiện diện của họ? Con số đó có thay đổi trong 3 đến 5 năm nữa không? Mặc dù con số dự đoán có thể không chính xác, những việc đưa ra một dự đoán rất quan trọng đối với việc xác định diện tích văn phòng mà doanh nghiệp cần.

Diện tích văn phòng cần phải đảm bảo được không gian làm việc riêng cho mỗi nhân viên, không gian họp nhóm, không gian tiếp khách, không gian lưu trữ và không gian sinh hoạt chung. Ngoài ra, diện tích văn phòng cũng cần phải có đủ ánh sáng, thông thoáng và dễ dàng di chuyển.

5. Trang thiết bị, tiện ích và dịch vụ văn phòng

Doanh nghiệp cần tìm văn phòng cho thuê mà có sẵn các trang thiết bị, tiện ích, và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh như:

• Trang thiết bị công nghệ thông tin và truyền thông: máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, màn hình, loa, microphone, điện thoại, internet…
• Trang thiết bị nội thất và vật dụng: bàn ghế, tủ kệ, giấy tờ, bút viết, kẹp giấy…
• Tiện ích và dịch vụ hỗ trợ: điện, nước, điều hòa, thang máy, bãi đỗ xe, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh…
• Thậm chí, một số nơi còn cung cấp các phòng gaming, phòng yoga cho nhân viên nghỉ ngơi, giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng

Tùy điều kiện và chất lượng mà giữa các tòa nhà sẽ có những tiện nghi khác nhau. Các văn phòng hạng A hoặc hạng B có thể có nhiều tiện nghi hơn văn phòng giá rẻ. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn biết mình cần gì và không gian đó có đáp ứng các yêu cầu hay không.

6. An ninh và chất lượng quản lý

Doanh nghiệp cần tìm văn phòng cho thuê đảm bảo tiêu chí được trang bị hệ thống bảo mật tiên tiến, bao gồm camera giám sát, hệ thống báo động, kiểm soát khóa cửa, thẻ từ và dịch vụ bảo vệ.

Đồng thời, việc lựa chọn văn phòng cũng cần xem xét kế hoạch đối phó với rủi ro như cháy nổ, thiên tai và các tình huống khẩn cấp, bao gồm hệ thống cảnh báo, lối thoát, thiết bị dập lửa và kế hoạch cứu hộ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét đội ngũ quản lý của tòa nhà có chuyên nghiệp và tận tâm hay không. Cụ thể, ban quản lý có thể cung cấp các thông tin và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp, có thể tiếp nhận và xử lý các phản ánh và khiếu nại của doanh nghiệp một cách kịp thời và hiệu quả hay không.

7. Tính pháp lý của tòa nhà

Tính pháp lý của tòa nhà là một tiêu chí chọn văn phòng quan trọng liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chọn văn phòng cho thuê ở các tòa nhà có tính pháp lý rõ ràng và minh bạch về các loại giấy tờ như:

• Giấy phép xây dựng: chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng đất của chủ nhà, cũng như quyền xây dựng và khai thác tòa nhà.
• Giấy phép kinh doanh: chứng minh quyền kinh doanh và hoạt động của nhà cung cấp văn phòng cho thuê, cũng như các điều kiện và tiêu chuẩn kinh doanh.
• Hợp đồng thuê văn phòng: chứng minh quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp văn phòng cho thuê, cũng như các điều khoản và điều kiện thuê văn phòng như giá thuê, thời gian thuê, thanh toán, chấm dứt, bảo trì và bồi thường.

8. Các chi phí cộng thêm

Bên cạnh phí thuê, các chi phí cộng thêm cũng là một tiêu chí chọn văn phòng cho thuê cần xem xét:

• Phí quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…
• Tiền điện: thông thường sẽ tính theo giá nhà nước. Tuy nhiên, tùy từng khu vực và mỗi tòa nhà, chi phí này có thể khác nhau. Tiền điện thường bao gồm hệ thống điều hòa, đèn chiếu sáng, quạt, máy móc, thiết bị trong văn phòng…
• Tiền điện điều hòa trong tòa nhà: một số tòa nhà chi phí này sẽ bao gồm trong phí dịch vụ, nhưng một số tòa nhà thì không. Vì vậy bạn cần hỏi chủ đầu tư để biết cách lên chi phí cho hợp lý.
• Phí đỗ xe: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cầu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy định đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.

• Phí ngoài giờ: đối với những doanh nghiệp có xu hướng làm ngoài giờ lớn thì đây là chi phí quan trọng có tác động lớn đến tổng chi phí cần chi trả hàng tháng.
• Chi phí bảo hiểm: bao gồm bảo hiểm cho tài sản, thông tin và sức khỏe của doanh nghiệp khi thuê văn phòng. Bạn cần hỏi thông tin về mức độ bảo hiểm, loại hình bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và cách thức bảo hiểm của các chi phí bảo hiểm này, để có thể giảm thiểu rủi ro và bồi thường khi xảy ra sự cố.
• Chi phí trang trí: bao gồm trang trí cho không gian làm việc của doanh nghiệp khi thuê văn phòng, như sơn tường, lắp đặt đèn, mua sắm đồ nội thất, trang trí cây xanh…

9. Điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc là một tiêu chí tìm văn phòng cho thuê cần được quan tâm, bởi nó ảnh hưởng đến sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Doanh nghiệp cần chọn văn phòng cho thuê có điều kiện làm việc tốt, như:

• Môi trường làm việc: cần chọn văn phòng cho thuê có môi trường làm việc sạch sẽ, thông thoáng, yên tĩnh, không có bụi, tiếng ồn và mùi khó chịu. Bên cạnh đó, không gian văn phòng có màu sắc và ánh sáng hợp lý, để tạo ra cảm giác tươi sáng và vui vẻ cho nhân viên.
• Văn hóa làm việc: ưu tiên những nơi thúc đẩy môi trường thân thiện, hợp tác, và tôn trọng. Đồng thời, nên tìm văn phòng với văn hóa làm việc đa dạng và sáng tạo, tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi và phát triển.
• Điều kiện phát triển: bao gồm khả năng thay đổi diện tích hoặc loại hình văn phòng theo nhu cầu, linh hoạt trong việc gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng và tiềm năng nhận được các ưu đãi hoặc khuyến mãi từ nhà cung cấp văn phòng cho thuê.

10. Những người thuê chung trong tòa nhà

Tiêu chí chọn văn phòng cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là "những người hàng xóm" - doanh nghiệp thuê văn phòng chung tòa nhà. Vì dẫu sao, các bạn đều làm việc chung trong một tòa nhà, nếu tòa nhà nhỏ thì khả năng chạm mặt nhau thường xuyên là rất cao.

Bạn nên xem xét các yếu tố khi chọn văn phòng sau để biết nên chọn “hàng xóm” như thế nào là phù hợp:

• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp nên chọn văn phòng thuê tại các tòa nhà có cùng ngành nghề hoặc liên quan, để tạo cơ hội kết nối và hợp tác với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
• Doanh nghiệp cùng thuê uy tín và chất lượng: Điều này giúp xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và thu hút sự tôn trọng từ khách hàng và đối tác. Ví dụ, trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm và luật sư, việc lựa chọn văn phòng thuê tại các tòa nhà có nhiều ngân hàng và công ty lớn, với thiết kế hiện đại và sang trọng, sẽ giúp củng cố uy tín của doanh nghiệp.
• Những người thuê chung có tính cạnh tranh thấp hoặc cao: Người thuê chung có thể ảnh hưởng đến mức độ cạnh tranh trong doanh nghiệp. Ví dụ, để khuyến khích sáng tạo và cạnh tranh, doanh nghiệp có thể chọn văn phòng thuê tại khu vực có nhiều đối thủ hoặc sản phẩm tương tự. Ngược lại, để hạn chế cạnh tranh và bảo vệ thị trường, bạn có thể chọn văn phòng tại khu vực ít đối thủ hoặc không có sản phẩm tương tự.

Kết luận:

Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn về các tiêu chí chọn văn phòng này sẽ giúp bạn bắt đầu việc tìm kiếm văn phòng của riêng mình một cách dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, hãy tìm hiểu thêm những kinh nghiệm thuê văn phòng mà những người trước đó đã đúc kết để hạn chế tối thiểu những sai lầm có thể mắc phải nhé!

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu thông tin hoặc cần sự hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với Office Saigon. Chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ bạn một cách hoàn toàn miễn phí cho đến khi bạn tìm thấy văn phòng phù hợp. Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, Office Saigon đảm bảo bạn sẽ hài lòng với dịch vụ của chúng tôi.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn