Tổng hợp quy trình thuê văn phòng với 9 bước chi tiết nhất

Quy trình thuê văn phòng là một chủ đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần quan tâm khi muốn tìm một không gian làm việc mới. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước cần làm để thuê một văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, từ việc định hình yêu cầu, tìm kiếm và so sánh các lựa chọn, đến việc đàm phán và ký hợp đồng. Hãy cùng Office Saigon khám phá nhé!

Quy trình thuê văn phòng cho doanh nghiệp qua 9 bước chi tiết, bao gồm:

• Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp
• Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
• Bước 3: Tìm kiếm các văn phòng phù hợp
• Bước 4: Chọn lọc và so sánh văn phòng phù hợp
• Bước 5: Tham quan và đánh giá thực tế văn phòng
• Bước 6: Đàm phán thuê văn phòng
• Bước 7: Kiểm tra và ký hợp đồng
• Bước 8: Đánh giá văn phòng sau thuê
• Bước 9: Đưa ra điều chỉnh và cải thiện

Bằng cách tuân theo quy trình này, bạn sẽ có thể tìm được không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thuê văn phòng.

Giai đoạn 1. Chuẩn bị và nghiên cứu

Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu tìm kiếm văn phòng, bạn cần xác định rõ nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thuê văn phòng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo và kết quả cuối cùng.

Để xác định nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Diện tích: Đây là yếu tố quyết định giá thuê và sự thoải mái của không gian làm việc. Bạn cần tính toán diện tích cần thiết cho số lượng nhân viên, thiết bị, nội thất và các khu vực chức năng khác như: tiếp khách, họp nhóm, giải lao. Theo các chuyên gia của Savills Vietnam, diện tích tiêu chuẩn cho mỗi nhân viên là khoảng 6-10m2. Tuy nhiên, con số này có thể dao động tùy theo ngành nghề, loại hình văn phòng và yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

✤ Qúy doanh nghiệp có thể xác định diện tích thuê khi tìm hiểu thông tin tại: Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự

• Vị trí: Đây là yếu tố ảnh hưởng đến sự tiện lợi, uy tín và hiệu quả của doanh nghiệp. Bạn cần chọn vị trí văn phòng sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng, đối tác và nhân viên của mình. Một số tiêu chí để đánh giá vị trí văn phòng là: giao thông, an ninh, dịch vụ, môi trường,… Theo một nghiên cứu của Savills Vietnam: "các quận trung tâm như Quận 1, Quận 3, Quận 10,… là những khu vực có giá thuê cao nhất và được ưa chuộng nhất bởi các doanh nghiệp lớn và nước ngoài." Tuy nhiên, các quận ngoại thành như Quận 2, Quận 7, Quận Bình Thạnh,… cũng đang phát triển mạnh và thu hút nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa bởi giá thuê rẻ hơn và không gian rộng hơn.
• Tiện ích: Đây là yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Bạn cần chọn văn phòng có đầy đủ các tiện ích cần thiết cho công việc và sinh hoạt của nhân viên, như: điện, nước, internet, điều hòa, thang máy, bãi đỗ xe, bảo vệ, vệ sinh,… Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến các tiện ích xung quanh văn phòng, như: ngân hàng, siêu thị, nhà hàng, quán cà phê, trung tâm thương mại, bệnh viện,… để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc giao dịch, mua sắm, ăn uống, giải trí,…
• Ngân sách: Đây là yếu tố quyết định khả năng tài chính của doanh nghiệp. Bạn cần xác định mức giá thuê văn phòng mà doanh nghiệp có thể chi trả được trong một khoảng thời gian dài. Bạn cũng cần tính toán các chi phí khác liên quan đến việc thuê văn phòng, như: tiền cọc, tiền dịch vụ, tiền điện nước, tiền di dời và setup văn phòng,... Giá thuê văn phòng tại TPHCM dao động từ 100.000 đồng/m2/tháng đến 1.000.000 đồng/m2/tháng tùy theo hạng A, B hay C và vị trí của văn phòng.

✤ Các chi phí ngoài giá thuê văn phòng hàng tháng được thể hiện tại: 5 loại chi phí khi thuê văn phòng cần phải biết

✤ Chi tiết các yếu tố khi xác định nhu cầu thuê văn phòng có tại: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng

Sau khi xác định được các yếu tố trên, bạn sẽ có được một bức tranh tổng quan về nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp khi thuê văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn lọc bớt các lựa chọn không phù hợp và tập trung vào các lựa chọn tiềm năng.

Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy

Bước quan trọng nhất khi tìm văn phòng qua công ty dịch vụ là lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy. Điều này sẽ giúp bạn tránh những rủi ro khi không có kinh nghiệm thuê văn phòng, ngoài ra còn tiết kiệm thời gian và rất nhiều chi phí.

Bạn không nên chọn một công ty dịch vụ chỉ dựa trên giá cả hay quảng cáo mà cần tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ tư vấn và môi giới uy tín như Office Saigon. Office Saigon là một công ty dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, am hiểu thị trường sâu sắc và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng toàn diện.

Để chọn một công ty dịch vụ phù hợp, bạn cần đánh giá các tiêu chí như:

• Uy tín: Bạn có thể tham khảo các đánh giá của khách hàng trước đây, các bài viết hay video giới thiệu công ty, hoặc các chứng nhận hay giải thưởng mà công ty đã nhận được.
• Kinh nghiệm: Bạn có thể xem danh sách các dự án mà công ty đã thực hiện, các khách hàng tiêu biểu mà công ty đã hợp tác, hoặc các số liệu thống kê về hiệu quả hoạt động của công ty.
• Đội ngũ nhân viên: Bạn có thể xem hồ sơ của các nhân viên tư vấn và môi giới, gồm trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, và phong cách giao tiếp.
• Dịch vụ cung cấp: Bạn có thể xem danh sách các dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng, gồm tư vấn miễn phí, tìm kiếm và đàm phán giá cả, hỗ trợ ký kết hợp đồng, hỗ trợ sau bán hàng, và các dịch vụ khác.

Bạn có thể tham khảo các thông tin trên website, mạng xã hội, hoặc liên hệ trực tiếp với công ty để biết thêm chi tiết. Bạn cũng có thể so sánh các công ty dịch vụ khác nhau để chọn ra công ty dịch vụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn. 

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp khi có nhu cầu thuê mới hoặc chuyển văn phòng đều liên hệ với Office Saigon vì đây là một công ty dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp và có nhiều ưu điểm vượt trội so với các công ty dịch vụ khác. Bạn có thể xem thêm thông tin về Office Saigon tại đây: https://www.officesaigon.vn

Giai đoạn 2. Tìm kiếm và đánh giá văn phòng

Bước 3: Tìm kiếm các văn phòng phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp, và tìm được đơn vị tư vấn uy tín bạn sẽ bắt đầu giai đoạn tìm kiếm và so sánh các lựa chọn văn phòng. Đây là giai đoạn mà bạn sẽ khám phá thị trường văn phòng, tìm hiểu về các văn phòng có sẵn, và lựa chọn ra những văn phòng phù hợp nhất với tiêu chí của mình.

Để tìm được văn phòng làm việc phù hợp, bạn có thể sử dụng các nguồn thông tin khác nhau để tìm kiếm văn phòng, như:
- Internet, báo chí, quảng cáo, mạng xã hội,…
- Tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp, hoặc các doanh nghiệp khác đã từng thuê văn phòng.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công ty tư vấn và môi giới bất động sản như Office Saigon, để có được những thông tin chính xác và cập nhật về thị trường văn phòng.

Bước 4: Chọn lọc và so sánh các văn phòng phù hợp

Dựa vào yêu cầu thuê đã xác định, tìm kiếm các văn phòng phù hợp với các tiêu chí về vị trí, diện tích và giá cả. Lựa chọn ưu tiên những văn phòng có đầy đủ tiện ích và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thực hiện qua các bước:

• Lọc bớt các lựa chọn: Sau khi thu thập được nhiều thông tin về các văn phòng có sẵn, bạn cần lọc bớt các lựa chọn không phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Bạn có thể dùng các tiêu chí đã đặt ra ở bước 1 để loại bỏ những văn phòng quá xa, quá nhỏ, quá đắt, quá xấu,… Bạn cũng nên so sánh giữa các lựa chọn còn lại để tìm ra những ưu và nhược điểm của từng văn phòng.
• Tạo danh sách ưu tiên: Sau khi lọc bớt các lựa chọn không phù hợp, bạn sẽ có được một danh sách các văn phòng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình. Bạn cần tạo một danh sách ưu tiên dựa trên mức độ hài lòng và thỏa mãn của bạn đối với từng văn phòng. Bạn có thể xếp hạng các văn phòng theo thứ tự từ cao đến thấp, hoặc theo các nhóm như: rất ưng ý, ưng ý, không ưng ý. Bạn cũng nên ghi chú lại những điểm nổi bật hoặc yếu kém của từng văn phòng để dễ dàng nhớ và so sánh.

Sau khi tạo danh sách ưu tiên, bạn sẽ chọn ra một số văn phòng ưng ý nhất để tham quan và kiểm tra thực tế. Đây là bước tiếp theo trong quy trình thuê văn phòng cho doanh nghiệp.

Bước 5: Tham quan và đánh giá thực tế văn phòng

Sau khi tìm kiếm và so sánh các lựa chọn văn phòng, bạn sẽ chọn ra một số văn phòng ưng ý nhất để tham quan và kiểm tra thực tế. Đây là bước quan trọng để bạn có thể xem trực tiếp và đánh giá chất lượng, không gian và môi trường làm việc của văn phòng.

Để tham quan và kiểm tra thực tế văn phòng, bạn cần làm theo các bước sau:

• Lên lịch hẹn với quản lý tòa nhà: Bạn cần liên hệ với ban quản lý hoặc người đại diện để xin phép tham quan văn phòng. Bạn nên lựa chọn thời gian thuận tiện cho cả hai bên, và tránh những giờ cao điểm hoặc nghỉ ngơi. Bạn cũng nên xác nhận lại lịch hẹn trước khi đến, để tránh những sự cố không mong muốn.
• Mang theo danh sách kiểm tra: Bạn nên chuẩn bị một danh sách kiểm tra các yếu tố cần quan tâm khi tham quan văn phòng, dựa trên nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Bạn có thể in ra hoặc lưu trên điện thoại để dễ dàng theo dõi và ghi chú. Một số yếu tố cần kiểm tra là: diện tích, thiết kế, nội thất, thiết bị, ánh sáng, âm thanh, không khí, an ninh, tiện ích, …
• Chú ý đến các chi tiết: Khi tham quan văn phòng, bạn nên chú ý đến các chi tiết nhỏ như: sàn nhà, tường, cửa sổ, ổ cắm điện, đèn chiếu sáng, máy lạnh, máy nước nóng, … để kiểm tra xem có bị hư hỏng hay không. Bạn cũng nên hỏi chủ nhà về các vấn đề liên quan đến bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.
• Hỏi ý kiến nhân viên: Nếu có thể, bạn nên mang theo một số nhân viên đại diện cho doanh nghiệp để tham quan văn phòng. Bạn có thể hỏi ý kiến của họ về không gian làm việc, môi trường và tiện ích của văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn có được góc nhìn khách quan và đa chiều hơn về văn phòng.

Sau khi tham quan và kiểm tra thực tế văn phòng, bạn sẽ có được một cái nhìn rõ ràng và chính xác hơn về văn phòng. Bạn có thể so sánh lại với các tiêu chí đã đặt ra ở bước 1 để lựa chọn ra văn phòng phù hợp nhất.

Giai đoạn 3. Đàm phán và ký hợp đồng

Bước 6: Đàm phán thuê văn phòng

Sau khi lựa chọn được văn phòng ưng ý nhất, bạn sẽ bước vào giai đoạn thương lượng và ký hợp đồng thuê văn phòng. Đây là bước quyết định sự thành công hay thất bại của quy trình thuê văn phòng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong thời gian thuê văn phòng.

Để thương lượng và ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần làm theo các bước sau:

• Đàm phán về giá thuê: Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình thương lượng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Bạn cần xác định mức giá mong muốn và mức giá tối đa mà doanh nghiệp có thể chi trả được. Bạn cũng cần tìm hiểu thị trường và đối thủ cạnh tranh để có được một mức giá hợp lý và cạnh tranh. Bạn có thể đưa ra các đề xuất hợp lý và linh hoạt để đạt được sự thoả thuận với chủ nhà, ví dụ: thanh toán trước nhiều tháng, ký hợp đồng dài hạn, chia sẻ chi phí sửa chữa hoặc nâng cấp, …
• Đàm phán về thời gian thuê: Đây là yếu tố ảnh hưởng đến sự ổn định và linh hoạt của doanh nghiệp. Bạn cần xác định thời gian thuê phù hợp với kế hoạch và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Bạn cũng cần tìm hiểu về các điều khoản liên quan đến thời gian thuê, như: thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng, thời gian bàn giao văn phòng, thời gian gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, … Bạn có thể đàm phán với chủ nhà để có được một thời gian thuê hợp lý và linh hoạt, ví dụ: có điều khoản gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, có điều khoản điều chỉnh giá thuê theo thị trường, …
• Đàm phán về các điều khoản khác: Ngoài giá thuê và thời gian thuê, bạn cũng cần đàm phán về các điều khoản khác liên quan đến việc thuê văn phòng, như: tiền cọc, tiền dịch vụ, tiền điện nước, tiền bảo trì, tiền bảo hiểm,… Bạn cần hiểu rõ các điều khoản này để tránh những rắc rối sau này. Bạn cũng cần so sánh với các văn phòng khác để có được một mức giá cạnh tranh và công bằng. Bạn có thể đàm phán với chủ nhà để có được các điều khoản thuận lợi cho doanh nghiệp, ví dụ: giảm tiền cọc, miễn tiền dịch vụ, bao gồm tiền điện nước trong giá thuê,… 

Bước 7: Kiểm tra và ký hợp đồng thuê văn phòng

Ký hợp đồng thuê văn phòng: Sau khi đạt được sự thoả thuận về các điều khoản thuê văn phòng, bạn sẽ ký hợp đồng thuê văn phòng với chủ nhà.

Đây là bước quan trọng để chính thức xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong thời gian thuê văn phòng. Bạn cần làm theo các bước sau:

• Kiểm tra lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng: Bạn cần kiểm tra lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng để đảm bảo rằng chúng phù hợp với những gì đã thương lượng và không có những điểm mơ hồ hoặc bất lợi cho doanh nghiệp. Bạn cũng cần chú ý đến các điều khoản quan trọng như: giá thuê, thời gian thuê, tiền cọc, tiền dịch vụ, tiền điện nước, tiền bảo trì, tiền bảo hiểm, thời gian bàn giao văn phòng, thời gian gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, các trường hợp vi phạm hợp đồng và hình thức xử lý,…
• Yêu cầu các giấy tờ liên quan: Bạn cần yêu cầu chủ nhà cung cấp các giấy tờ liên quan để chứng minh quyền sở hữu và quyền cho thuê văn phòng. Các giấy tờ này có thể bao gồm: giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất, giấy phép kinh doanh, giấy tờ tùy thân của chủ nhà,… Bạn cũng cần kiểm tra lại tính xác thực và hợp lệ của các giấy tờ này để tránh những rủi ro sau này.
• Thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo thỏa thuận: Bạn cần thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo thỏa thuận với chủ nhà. Tiền cọc là một khoản tiền mà bạn đặt trước để bảo đảm cho việc thuê văn phòng. Tiền cọc sẽ được hoàn trả cho bạn khi kết thúc hợp đồng, trừ khi có vi phạm hợp đồng hoặc thiệt hại vật chất. Tiền thuê là một khoản tiền mà bạn phải trả cho chủ nhà theo chu kỳ đã thỏa thuận, ví dụ: hàng tháng, hàng quý, hàng năm,… Bạn cần thanh toán đầy đủ và đúng hạn tiền thuê để duy trì quan hệ tốt với chủ nhà và tránh những phạt nặng.

Giai đoạn 4. Đánh giá và cải thiện văn phòng sau khi thuê

Giai đoạn này giúp bạn kiểm tra và nâng cao hiệu suất của văn phòng cho thuê. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 8: Đánh giá văn phòng sau thuê

Sau một thời gian sử dụng văn phòng, thực hiện đánh giá về chất lượng và hiệu quả của nó. Bạn có thể sử dụng các phương pháp khảo sát, phỏng vấn, quan sát hoặc thu thập dữ liệu để đánh giá văn phòng sau thuê. Bạn nên xem xét các yếu tố như:

• Môi trường làm việc: Bạn nên kiểm tra mức độ an toàn, sạch sẽ, thoáng mát và yên tĩnh của văn phòng. Bạn cũng nên kiểm tra mức độ tiếp xúc và giao lưu giữa các nhân viên trong văn phòng.
• Tiện nghi: Bạn nên kiểm tra tình trạng hoạt động và chất lượng của các thiết bị, dịch vụ và tiện ích trong văn phòng. Bạn cũng nên kiểm tra mức độ hài lòng của bạn và nhân viên với các tiện nghi này.
• Sự thoải mái và hài lòng: Bạn nên kiểm tra mức độ thoải mái và hài lòng của bạn và nhân viên khi làm việc tại văn phòng. Bạn cũng nên kiểm tra mức độ ảnh hưởng của văn phòng đến sức khỏe, tinh thần và năng suất làm việc của bạn và nhân viên.

Bước 9: Đưa ra điều chỉnh và cải thiện (nếu cần thiết)

Dựa trên kết quả đánh giá sau thuê, bạn có thể đưa ra các điều chỉnh và cải thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thực hiện các hoạt động như:

• Thay đổi bố trí, trang trí hoặc nội thất của văn phòng để tạo không gian làm việc thoải mái và hiệu quả hơn.
• Thêm, bớt hoặc thay thế các thiết bị, dịch vụ hoặc tiện ích trong văn phòng để tăng cường chất lượng và hiệu quả của chúng.
• Thương lượng lại điều khoản hợp đồng thuê văn phòng nếu có sự thay đổi về diện tích, giá cả, thời hạn hoặc các điều khoản khác.
• Chuyển sang văn phòng khác nếu văn phòng hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn đã hoàn thành quy trình thuê văn phòng cho doanh nghiệp của mình. Bạn đã có được một không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

Kết luận: Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn quy trình thuê văn phòng cho doanh nghiệp qua 9 bước chi tiết Bằng cách tuân theo quy trình này, bạn sẽ có thể tìm được không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thuê văn phòng.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc thuê văn phòng cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn một cách tốt nhất có thể.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn thành công trong việc thuê văn phòng cho doanh nghiệp của mình. Để nhanh hơn bạn có thể chọn một đơn vị tư vấn uy tín giúp bạn làm tất cả các giai doạn cũng như các bước trên.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn