Tìm hiểu về phí quản lý (phí dịch vụ) tòa nhà cho thuê văn phòng

Bạn đang tìm hiểu về phí dịch vụ quản lý tòa nhà, chi phí quan trọng khi thuê văn phòng. Bạn cần biết phí quản lý tòa nhà là gì, gồm những gì và cách tính. Bài viết này sẽ giải thích rõ ràng và chi tiết từng khía cạnh của phí quản lý tòa nhà. Kết thúc bài viết này, bạn sẽ có đủ kiến thức để có thể thuê văn phòng một cách hiệu quả và tiết kiệm.

I. Chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là khoản phí định kỳ doanh nghiệp phải trả cho chủ đầu tư để duy trì việc cung cấp các dịch vụ và tiện ích trong tòa nhà.

Chi phí này là tổng chi phí mà chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà phải bỏ ra để duy trì hoạt động của tòa nhà, bao gồm các chi phí cho dịch vụ quản lý, bảo trì, sửa chữa, an ninh, vệ sinh, điện, nước, điều hòa không khí và các chi phí khác liên quan.

II. Tại sao doanh nghiệp phải trả phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà là một phần của chi phí vận hành tòa nhà, được thu từ các doanh nghiệp thuê văn phòng. Phí quản lý tòa nhà văn phòng được dùng để trả cho công ty quản lý tòa nhà, đảm bảo cho việc cung cấp và duy trì các dịch vụ chất lượng cao cho người sử dụng tòa nhà.

Doanh nghiệp phải trả phí quản lý tòa nhà văn phòng vì đó là một trong những điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng mà doanh nghiệp đã ký kết với chủ sở hữu hoặc người đại diện cho chủ sở hữu của tòa nhà. Ngoài ra, việc trả phí quản lý tòa nhà cũng giúp cho doanh nghiệp có được một môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, thoải mái và hiệu quả.

III. Chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm những gì?

Theo Bộ Xây dựng, phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các khoản sau:

• Phí dịch vụ quản lý: là chi phí để trả cho công ty quản lý tòa nhà, bao gồm các khoản tiền lương, thưởng, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của công ty quản lý.
• Phí bảo trì: là chi phí để duy trì và sửa chữa các thiết bị, hệ thống kỹ thuật và cơ sở vật chất của tòa nhà, bao gồm các khoản tiền nguyên liệu, linh kiện, công cụ, dụng cụ và lao động.
• Phí an ninh: là chi phí để đảm bảo an ninh cho người và tài sản trong tòa nhà, bao gồm các khoản tiền lương, thưởng, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của bộ phận an ninh.
• Phí vệ sinh: là chi phí để giữ gìn sự sạch sẽ cho tòa nhà, bao gồm các khoản tiền lương, thưởng, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của bộ phận vệ sinh.
• Phí điện: là chi phí để cung cấp điện cho tòa nhà, bao gồm các khoản tiền điện năng tiêu thụ, thuế, phí và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng điện.
• Phí nước: là chi phí để cung cấp nước cho tòa nhà, bao gồm các khoản tiền nước tiêu thụ, thuế, phí và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng nước.
• Phí điều hòa không khí: là chi phí để cung cấp và duy trì hệ thống điều hòa không khí cho tòa nhà, bao gồm các khoản tiền điện năng tiêu thụ, nguyên liệu, linh kiện, lao động và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng và bảo trì hệ thống điều hòa không khí.
• Các chi phí khác: là các chi phí liên quan đến các dịch vụ hoặc hoạt động khác của tòa nhà, như chi phí cho cây xanh, hoa kiểng, trang trí, chiếu sáng, âm thanh, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống chữa cháy, hệ thống thoát nước, hệ thống xử lý rác thải và các chi phí khác theo quy định của chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà.

Lưu ý: Phí dịch vụ quản lý tòa nhà không bao gồm phí ngoài giờ

IV. Chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tính như thế nào?

1. Công thức tính phí quản lý tòa nhà văn phòng

Phí dịch vụ quản lý văn phòng thường được tính theo công thức sau:

Phí quản lý = Diện tích sử dụng x Đơn giá phí quản lý

Trong đó:

• Diện tích sử dụng: là diện tích thực tế mà doanh nghiệp thuê để làm văn phòng trong tòa nhà, không bao gồm diện tích của các khu vực chung như hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, sảnh, lễ tân…
• Đơn giá phí quản lý: là mức giá mà chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà đưa ra để thu từ các khách hàng thuê văn phòng. Đơn giá phí quản lý có thể được thỏa thuận giữa hai bên hoặc được niêm yết công khai. Đơn giá phí quản lý thường được tính theo đơn vị tiền Việt Nam (VND) hoặc đô la Mỹ (USD) trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng trong một tháng.

Ví dụ: Doanh nghiệp A thuê 100 m2 văn phòng trong tòa nhà B. Đơn giá phí quản lý tòa nhà B là 5 USD/m2/tháng. Vậy phí quản lý mà doanh nghiệp A phải trả cho tòa nhà B là: Phí quản lý = 100 x 5 = 500 USD/tháng.

2. Tham khảo chi phí quản lý tòa nhà hiện nay

Phí quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng thường có sự biến đổi về mức giá, dao động từ 3.000 đến 20.000 đồng/m2/tháng. Các dự án quản lý tòa nhà sẽ thường điều chỉnh mức phí này dựa trên tình hình thực tế tại từng dự án cụ thể. Tuy nhiên, ở các tòa nhà văn phòng thuộc phân khúc giá rẻ, mức phí thường duy trì ở khoảng từ 3.000 đến 5.000 đồng/m2/tháng.

Theo Savills Vietnam, chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ở Việt Nam hiện nay dao động từ 1 USD/m2/tháng đến 6 USD/m2/tháng, tuỳ thuộc vào loại hình, vị trí, chất lượng và tiêu chuẩn của tòa nhà. Cụ thể, chi phí quản lý theo từng loại hình tòa nhà văn phòng như sau:

Ngoài ra, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng cũng có sự chênh lệch giữa các thành phố lớn ở Việt Nam. Theo CBRE Vietnam, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng ở Hà Nội cao hơn so với TP. Hồ Chí Minh khoảng 0.5 USD/m2/tháng. Cụ thể, chi phí quản lý theo từng thành phố như sau:

V. Những quy định về phí dịch vụ quản lý tòa nhà cần biết

1. Khi nào thì thanh toán phí quản lý văn phòng?

Thời gian thanh toán phí quản lý văn phòng thường được quy định trong hợp đồng thuê văn phòng mà doanh nghiệp đã ký kết với chủ sở hữu hoặc người đại diện cho chủ sở hữu của tòa nhà. Thông thường, doanh nghiệp sẽ thanh toán phí quản lý văn phòng theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tuỳ theo thỏa thuận giữa hai bên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể được yêu cầu thanh toán trước một số tháng hoặc một năm phí quản lý văn phòng khi ký hợp đồng thuê văn phòng, để làm tiền đặt cọc hoặc bảo lãnh cho việc sử dụng dịch vụ của tòa nhà.

2. Phí quản lý được tính bắt đầu từ khi nào?

Phí quản lý được tính bắt đầu từ khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng văn phòng trong tòa nhà, không phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng thuê văn phòng.

Ví dụ: Doanh nghiệp A ký hợp đồng thuê văn phòng trong tòa nhà B vào ngày 01/01/2023, nhưng chỉ bắt đầu sử dụng văn phòng vào ngày 15/01/2023. Vậy doanh nghiệp A chỉ phải trả phí quản lý cho tòa nhà B từ ngày 15/01/2023 trở đi, không cần trả cho thời gian từ ngày 01/01/2023 đến ngày 14/01/2023.

3. Phí dịch vụ quản lý tòa nhà chịu thuế bao nhiêu?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà cũng chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) theo mức thuế suất 10%. Doanh nghiệp có thể khấu trừ được VAT đầu vào trên phí dịch vụ quản lý tòa nhà, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải là chi phí mua vào để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế VAT.
• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải có hóa đơn VAT hợp lệ, ghi rõ số tiền VAT và số tiền không bao gồm VAT.
• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải được thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thẻ thanh toán.

Theo Tổng cục Thuế, phí dịch vụ quản lý tòa nhà là một loại chi phí được tính vào giá thành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể khấu trừ được thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trên phí dịch vụ quản lý tòa nhà, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải là chi phí hợp lý, thực tế và có chứng từ hợp lệ.
• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phí dịch vụ quản lý tòa nhà phải được ghi nhận đầy đủ và chính xác trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

VI. Các yếu tố ảnh hưởng đến phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng?

Phí quản lý tại các tòa nhà văn phòng có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có 3 yếu tố chính là:

• Diện tích thuê: là diện tích thực tế mà doanh nghiệp thuê để làm văn phòng trong tòa nhà. Diện tích thuê càng lớn, phí quản lý càng cao và ngược lại. Tuy nhiên, một số tòa nhà văn phòng có thể áp dụng mức giá ưu đãi cho các doanh nghiệp thuê diện tích lớn, để khuyến khích việc sử dụng hiệu quả không gian của tòa nhà.
• Thị trường: Thị trường càng sôi động, nhu cầu thuê văn phòng càng cao, phí quản lý càng cao và ngược lại. Ngoài ra, thị trường cũng có sự chênh lệch giữa các khu vực, thành phố và tỉnh thành. Ví dụ: Theo CBRE Vietnam, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng ở Hà Nội cao hơn so với TP. Hồ Chí Minh khoảng 0.5 USD/m2/tháng.
• Các dịch vụ kèm theo: là các dịch vụ bổ sung cho các dịch vụ quản lý cơ bản của tòa nhà văn phòng. Các dịch vụ kèm theo càng nhiều và đa dạng, phí quản lý càng cao và ngược lại. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể không sử dụng hoặc không cần đến các dịch vụ kèm theo này.
  Ví dụ: Tòa nhà B có cung cấp dịch vụ hội nghị cho các doanh nghiệp thuê văn phòng, nhưng doanh nghiệp C không có nhu cầu sử dụng dịch vụ này, do đó họ có thể yêu cầu tòa nhà B giảm phí quản lý cho họ.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã hiểu về phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì. Đây là một loại chi phí thuê văn phòng quan trọng, đảm bảo môi trường làm việc được duy trì, an toàn và cung cấp các tiện ích cho doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý tòa nhà, việc hiểu rõ và quản lý chi phí dịch vụ là quan trọng để duy trì sự ổn định tài chính và đảm bảo chất lượng làm việc tốt.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn