Phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Giải đáp thắc mắc cho người thuê

Phí quản lý tòa nhà văn phòng (hay phí dịch vụ tòa nhà) là khoản chi phí bắt buộc dành cho các doanh nghiệp thuê văn phòng. Vậy phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải chi trả khoản phí này?

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về phí quản lý tòa nhà văn phòng, giúp bạn hiểu rõ hơn về khoản chi phí này, giải đáp cách tính và các thắc mắc xung quanh chi phí.

Phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Phí quản lý tòa nhà văn phòng (hay còn gọi là phí dịch vụ tòa nhà - office service charge) là khoản chi phí do doanh nghiệp thuê văn phòng chi trả cho ban quản lý, dùng để vận hành và duy trì tòa nhà hoạt động.

Khoảng phí bao gồm các dịch vụ như như: vệ sinh, trật tự an ninh, bảo trì và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, chăm sóc khuôn viên, chi phí lễ tân, tiền nước, tiền điện dành cho thang máy, máy bơm, quạt, đèn và các khu vực công cộng.

Phí quản lý khác với phí thuê văn phòng, và các chi phí khác. Doanh nghiệp tìm hiểu thêm về chi phí thuê văn phòng tại bài viết: Chi phí văn phòng boa gồm những gì?.

Chi phí quản lý tòa nhà bao gồm những gì?

Chi phí quản lý tòa nhà là tổng hợp các khoản phí nhằm duy trì, vận hành và bảo trì các hệ thống, dịch vụ chung của tòa nhà như: điện, nước, an ninh, thang máy, điều hòa và các dịch vụ tiện ích khác như vệ sinh, lễ tân, đội quản lý.

Phí quản lý tòa nhà thường được sử dụng để:

• Phí vệ sinh: chi phí cho các hoạt động lau dọn khu vực chung, thu gom rác thải, xử lý vệ sinh môi trường trong và ngoài tòa nhà.
• Phí bảo vệ, an ninh: chi phí cho lực lượng bảo vệ 24/7, kiểm soát ra vào tòa nhà, giám sát camera an ninh, đảm bảo an ninh trật tự cho người và tài sản.
• Phí bảo trì, sửa chữa: chi phí cho việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các hệ thống kỹ thuật, điện nước, thang máy, máy lạnh, hệ thống phòng cháy chữa cháy trong tòa nhà.
• Phí quản lý: chi phí cho bộ phận quản lý tòa nhà, lễ tân, nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng phẩm.
• Tiền điện: Cung cấp điện cho tòa nhà, bao gồm điện thang máy, chiếu sáng công cộng, các thiết bị kỹ thuật.
• Dịch vụ tiện ích: chi phí sử dụng các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà như hồ bơi, khu vực thư giãn chung (nếu có).
• Chi phí khác: tiền nước, chi phí diệt côn trùng định kỳ, chi phí bảo hiểm tòa nhà bắt buộc, chi phí tân trang khuôn viên, chăm sóc cây cảnh...

Khi đã thanh toán phí quản lý, doanh nghiệp có thể tập trung vào công việc kinh doanh mà không cần phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật hay dịch vụ của tòa nhà. Nhưng có một vài tòa nhà tính riêng phí điện lạnh (điều hòa trung tâm) doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng để không có chi phí phát sinh.

Chi phí quản lý tòa nhà tính thế nào?

Phí quản lý tòa nhà văn phòng thường dao động từ 1 - 8USD/m2/tháng. Tùy vào từng tòa nhà, ban quản lý sẽ điều chỉnh mức phí riêng.

Thông thường, chất lượng dịch vụ càng cao thì chi phí quản lý càng cao. dưới đây là bảng giá chi phí quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng tại TPHCM theo phân khúc cao cấp đến giá rẻ:

Bảng so sánh chi phí quản lý tòa nhà tại TPHCM

Tòa nhà	Hạng văn phòng	Phí dịch vụ quản lý
Bitexco Bitexco Financial Tower	Hạng A	8USDm2/tháng
The Hallmark	Hạng A	7,5USDm2/tháng
Viettel Tower	Hạng A	5,5USDm2/tháng
Park IX Office Building	Hạng B	5USDm2/tháng
Mộc Gia 123 Cộng Hòa	Hạng C	3USDm2/tháng
Vietphone Building	Giá rẻ	2USDm2/tháng

Phí quản lý sẽ được tính bằng cách nhân diện tích thuê với đơn giá đã quy định.

Ví dụ: Doanh nghiệp A thuê 100m² văn phòng tại tòa nhà hạng B với phí quản lý 15.000 đồng/m²/tháng.
Phí quản lý tháng của doanh nghiệp A = 100m² x 15.000 đồng/m²/tháng = 1.500.000 vnđ/tháng.

4 Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý gồm:

• Hạng tòa nhà: Hạng tòa nhà càng cao (hạng A, hạng B) thì mức phí quản lý càng cao do dịch vụ và tiện ích đi kèm đa dạng và chất lượng hơn.
• Vị trí: Tòa nhà tọa lạc tại khu vực trung tâm thành phố, khu vực sầm uất thường có mức phí quản lý cao hơn so với khu vực xa trung tâm.
• Dịch vụ đi kèm: Sử dụng nhiều dịch vụ tiện ích sẽ dẫn đến mức phí quản lý cao hơn.
• Chính sách chủ đầu tư/ ban quản lý: Mỗi chủ đầu tư có quy định và mức phí quản lý riêng, do đó cần tìm hiểu kỹ thông tin trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Chi phí quản lý tòa nhà được thu vào lúc nào?

Chi phí quản lý tòa nhà thường được thu và đầu hoặc cuối tháng (tùy theo quy định của tòa nhà), điều khoản được ghi chi tiết trong hợp đồng cho thuê. Ví dụ:Bạn sẽ nhận được hóa đơn phí quản lý vào ngày 30 hàng tháng và phải thanh toán trước ngày 15 cùng tháng.

Tuy nhiên, một số tòa nhà có thể áp dụng quy định thanh toán khác nhau, ví dụ như thanh toán theo quý hoặc thanh toán trước một tháng. Doanh nghiệp cần lưu ý đọc kỹ hợp đồng để nắm rõ thời hạn thanh toán cụ thể.

Phí quản lý tòa nhà chịu thuế bao nhiêu?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) 10%. Đây là quy định chung áp dụng cho hầu hết các dịch vụ tại Việt Nam. Khoảng thuế này sẽ do doanh nghiệp thanh toán.

Tuy nhiên, phí dịch vụ quản lý tòa nhà được coi là khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, do đó doanh nghiệp được phép tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Mức khấu trừ thuế đối với phí dịch vụ quản lý tòa nhà là 100%. Nhưng để được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều kiện về luật thuế thu nhập của doanh nghiệp.

Không nộp phí quản lý tòa nhà được không?

Không, việc không nộp phí quản lý tòa nhà văn phòng là không được phép, trừ trường hợp tòa nhà không tính phí quản lý.

Việc nộp phí quản lý tòa nhà văn phòng là một nghĩa vụ bắt buộc của các doanh nghiệp thuê văn phòng. Việc này đã được quy định rõ trong hợp đồng thuê và quy chế quản lý tòa nhà. Nếu không thanh toán phí quản lý, tòa nhà có quyền cắt các dịch vụ như điện, nước, internet... hoặc phạt theo quy định của hợp đồng thuê và quy chế quản lý tòa nhà.

Trong trường hợp tranh chấp, ban quản lý tòa nhà có thể khởi kiện để đòi nợ. Đặc biệt là việc không thanh toán phí quản lý sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Kết luận: Office Saigon cho lời khuyên với doanh nghiệp thuê văn phòng

Hiểu rõ phí quản lý tòa nhà văn phòng và cách tính phí là điều cần thiết cho các doanh nghiệp khi lựa chọn thuê văn phòng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau để lựa chọn tòa nhà có phí quản lý phù hợp với nhu cầu và khả năng tài:

• So sánh mức phí quản lý của các tòa nhà văn phòng khác nhau trên thị trường để lựa chọn mức phí phù hợp nhất.
• Tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn bất động sản để có thêm thông tin và hỗ trợ trong quá trình lựa chọn văn phòng.
• Đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Office Saigon là công ty cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu tại TP.HCM với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và am hiểu thị trường, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn