Tìm hiểu về văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh (Smart Office) là mô hình mới mẻ đối với phần lớn doanh nghiệp Việt Nam. Do đó, qua bài viết này, Office Saigon sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Smart Office cùng với lợi ích mà loại hình văn phòng này mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Không chỉ vậy, bạn còn được khám phá cách công nghệ đang thay đổi phong cách làm việc và tạo ra những lợi ích không ngờ đối với doanh nghiệp.

1. Văn phòng thông minh - Smart Office là gì?

Văn phòng thông minh (Smart Office) là mô hình văn phòng công ty ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để tạo ra không gian làm việc tiên tiến, tối ưu nhất. Mô hình này giúp cải thiện đáng kể năng suất lao động của toàn bộ nhân viên.

Đồng thời, văn phòng thông minh cũng giúp tận dụng tối đa các thiết bị nhằm tiết kiệm, giảm thiểu sự tiêu hao năng lượng, gia tăng tuổi thọ sử dụng của chúng.

Mô hình Smart Office thường ứng dụng các công nghệ thông mình liên quan đến quản lý văn phòng công ty, tạo phòng họp ảo, thiết bị cảm biến điện tử… Từ đó, các mô hình thủ công sẽ dần được thay thế bởi công nghệ hiện đại, giảm đáng kể thời gian thực hiện của mỗi công việc.

2. Văn phòng thông minh gồm những gì?

Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps)

Với sự xuất hiện của các ứng dụng quản lý văn phòng (workplace apps), bạn có khả năng quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác hơn so với máy chấm công hoặc quẹt thẻ truyền thống. Các workplace app phổ biến như Microsoft Workplace, FastWork Workplace, Google Workplace…

Các nhân viên có thể dễ dàng truy cập văn phòng, đặt lịch phòng họp và sử dụng các tài liệu làm việc chỉ qua một ứng dụng thông minh duy nhất. Dữ liệu được cập nhật và lưu trữ tự động giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Một ưu điểm quan trọng khác của việc sử dụng công nghệ thông minh trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ là giảm chi phí. Bạn không cần phải đầu tư một số lượng lớn tiền để triển khai các ứng dụng di động hoặc tích hợp các hệ thống kết nối thông minh trong môi trường làm việc của mình nữa.

Nội thất thông minh (Smart Furniture)

Nội thất văn phòng thông minh bao gồm các sản phẩm đa năng, giúp tận dụng diện tích hiệu quả, tạo sự linh hoạt cho không gian làm việc và tăng năng suất của nhân viên.

Các nội thất thông minh (Smart Furniture) thường được sử dụng như ghế làm việc thông minh, bàn làm việc có thể điều chỉnh tự động theo chiều cao, tường di động điều chỉnh không gian làm việc, hệ thống tiết kiệm năng lượng, hệ thống quản lý viễn thông… 

Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (Smart Environmental Sensors and Control)

Với vấn đề môi trường đáng lo ngại như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã cố gắng đầu tư nguồn lực để xây dựng môi trường văn phòng thông minh, nơi mà mọi ứng dụng công nghệ đều được thiết kế để hỗ trợ môi trường, nhằm góp phần vào một tương lai xanh, sạch và đẹp.

Các công cụ nhỏ đã tích hợp thành một ứng dụng quản lý tòa nhà thông minh, cho phép người quản lý thực hiện tự động các tác vụ như điều khiển ánh sáng, hệ thống điều hòa nhiệt độ, thang máy và nhiều thiết bị khác.

Chất lượng không khí bên trong tòa nhà cũng được quan tâm. Để đảm bảo môi trường làm việc của nhân viên lành mạnh, nhiều doanh nghiệp đã trang bị hệ thống cảm biến để theo dõi chất lượng không khí. Điều này thể hiện sự quan tâm đến sức khỏe của nhân viên, đồng thời cũng giúp tăng cường hiệu suất lao động của họ

Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực

Gần đây, mô hình văn phòng chia sẻ thông minh đang phát triển mạnh mẽ, thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp với mục tiêu tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Để hỗ trợ cho mô hình này, đã xuất hiện các hệ thống quản lý thông minh được tích hợp vào hệ thống quản lý văn phòng.

Những hệ thống này có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng như lập lịch, đặt chỗ ngồi, đặt phòng họp và cung cấp các khu vực nghỉ ngơi...

Một ví dụ tiêu biểu là phần mềm quản lý QUBIC, đã trở nên phổ biến trong việc quản lý diện tích văn phòng theo thời gian thực. Ứng dụng này giúp cho nhân viên ngồi tại một chỗ có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau một cách thuận tiện.

3. Lợi ích của văn phòng thông minh - Smart Office

Tăng hiệu quả hoạt động

Văn phòng thông minh giúp tăng cường hiệu quả hoạt động bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc. Các thiết bị kết nối Internet of Things (IoT) và hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ như điều khiển nhiệt độ, ánh sáng và thậm chí lên lịch làm việc.

Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào công việc chính, tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo.

Môi trường hoạt động thoải mái

Văn hóa công ty là một trong những yếu tố quan trọng mà mọi tổ chức phải xây dựng và nuôi dưỡng. Đối với Smart Office, đây sẽ là một cơ hội để bạn thiết lập một văn hóa doanh nghiệp đi vào đúng hướng mà bạn mong muốn. Nhờ vậy, môi trường làm việc sẽ trở nên chuyên nghiệp và thoải mái hơn.

Tối ưu hóa chi phí

Văn phòng thông minh có khả năng tối ưu hóa chi phí hoạt động. Hệ thống quản lý năng lượng và tài nguyên tự động điều chỉnh tiêu thụ điện, nước và các nguồn tài nguyên khác để giảm thiểu lãng phí. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần vào mục tiêu bảo vệ môi trường.

Quản lý lịch trình nhân viên và văn phòng dễ dàng hơn

Hệ thống quản lý thông minh trong văn phòng cho phép quản lý dễ dàng theo dõi lịch trình làm việc của nhân viên và sử dụng tài nguyên văn phòng. Điều này giúp tăng khả năng tương tác và sự cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức, đồng thời cải thiện tính linh hoạt trong quản lý

Giữ chân nguồn nhân sự tài năng

Văn phòng thông minh là một yếu tố hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân sự tài năng. Các chuyên gia và nhân viên trẻ thường ưa thích làm việc trong môi trường hiện đại, sử dụng công nghệ tiên tiến. Sự đầu tư vào Smart Office không chỉ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên

Phát triển doanh nghiệp nhanh chóng và bền vững

Văn phòng thông minh không chỉ là một nền tảng tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên, mà còn là một công cụ hỗ trợ quyết định chiến lược cho doanh nghiệp. Dữ liệu thu thập từ các thiết bị thông minh có thể được sử dụng để phân tích và cải thiện các quy trình kinh doanh.

4. Một số văn phòng thông minh đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Tòa nhà văn phòng thông minh Techno Park - Vingroup

Techno Park được xây dựng và hoạt động theo tiêu chuẩn LEED Platinum, là mức độ cao nhất của hệ thống đánh giá thiết kế và hiệu suất môi trường xanh do Hội đồng Xây dựng Xanh Hoa Kỳ cấp. Văn phòng thông minh này được trang bị hệ thống pin mặt trời để tạo nguồn điện xanh và tiết kiệm năng lượng.

Ngoài ra, Vingroup đã đầu tư vào hệ thống cột thông minh để tối ưu hóa hoạt động năng lượng, đảm bảo an ninh và cung cấp các tiện ích vượt trội cho người sử dụng

Cho thuê văn phòng thông minh tại trụ sở Viettel Tower

Để đáp ứng nhu cầu về môi trường làm việc an toàn, thông minh và kết nối, trụ sở của Viettel được trang bị những giải pháp tiên tiến nhất. Tòa nhà Smart Office này bao gồm hệ thống ABB i-bus® KNX và hệ thống điều khiển tốc độ biến thiên HVAC ACH580.

Văn phòng thông minh - OfficeHaus

OfficeHaus được vinh danh là tòa nhà văn phòng thấp tầng xuất sắc nhất tại Giải thưởng Bất động sản Việt Nam PropertyGuru lần thứ 7. Không chỉ đạt được chứng nhận LEED Gold, tòa nhà này còn mang đến một sự đột phá với việc sử dụng công nghệ "không tiếp xúc" làm trung tâm của cao ốc văn phòng này.

Ngoài ra, OfficeHaus cung cấp không gian làm việc hiện đại và truyền cảm hứng, thu hút và duy trì lực lượng lao động tài năng, đồng thời tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc, từ đó giúp giảm chi phí hoạt động.

Tòa nhà văn phòng thông minh Deutsches Haus

Deutsches Haus Ho Chi Minh City là một tòa cao ốc văn phòng cao cấp tiên phong về sự sáng tạo và tiết kiệm năng lượng. Tòa nhà này nằm tại vị trí chiến lược ở góc đường Lê Duẩn - Lê Văn Hưu, trung tâm thành phố Hồ Chí Minh. Tòa nhà 25 tầng với tổng diện tích sử dụng lên đến khoảng 30.000 m2, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tối tân và các dịch vụ hiện đại.

Deutsches Haus Ho Chi Minh City là nơi tọa lạc của Tổng Lãnh sự quán Cộng hòa Liên bang Đức và là điểm đến lý tưởng cho các công ty Đức, góp phần thúc đẩy mối quan hệ giữa Việt Nam và Đức.

Tòa nhà này kết hợp công nghệ hiện đại của Đức với tính bền vững ở mức độ cao, tạo nên một không gian sáng tạo với chất lượng vượt trội cho khối văn phòng thương mại này.

Kết luận

Văn phòng thông minh sử dụng công nghệ tiên tiến như IoT và trí tuệ nhân tạo, đã đem lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Đây không chỉ là sự tiết kiệm năng lượng và tài nguyên, mà còn là cơ hội để xây dựng môi trường làm việc tối ưu hóa, thú vị và thu hút tài năng. Công nghệ trong Smart Office đã thay đổi cách chúng ta làm việc và tạo nên một môi trường làm việc sáng tạo và hiệu quả hơn.