Workspace là gì? Định nghĩa, ý nghĩa, ví dụ cụ thể và cách thiết kế

Workspace là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ và kinh doanh. Định nghĩa, thông chi tiết về workspace và các khái niệm liên quan sẽ được chia sẻ chi tiết trong bài viết này.

1. Workspace là gì?

Workspace là từ chỉ không gian làm việc. Workspace có 2 khái niệm:

1. Khái niệm chung: Workspace là nơi làm việc của doanh nghiệp hoặc một ai đó (ví dụ: văn phòng công ty, nhà máy, phòng làm việc riêng)

2. Lĩnh vực công nghệ - phần mềm (Digital Workspace): là không gian làm việc kỹ thuật số cho phép người dùng tạo, sắp xếp, lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách dễ dàng.

2. Tìm hiểu Digital Workspace

Digital Workspace (không gian làm việc số) cung cấp nền tảng toàn diện, hợp nhất giúp nhân viên truy cập tất cả các ứng dụng, dữ liệu kinh doanh từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Nhờ đó, họ có thể làm việc, cộng tác tại mọi thời điểm và địa điểm.

Chính vì thế, Digital Workspace mang đến những lợi ích rất thiết thực cho hoạt động kinh doanh và làm việc:

• Linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào.
• Tăng cường khả năng cộng tác, trao đổi thông tin mà không bị giới hạn bởi khoảng cách, địa điểm.
• Nâng cao năng suất nhờ nền tảng tự động hóa quy trình.
• Tiết kiệm chi phí văn phòng, cơ sở vật chất, di chuyển. (Theo Mckinsey - không gian làm việc kỹ thuật số có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 61% chi phí văn phòng)

3. Các nền tảng Digital Workspace phổ biến hiện nay

3.1 Google workspace

Google workspace là gì? Google workspace là một bộ công cụ trực tuyến giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, dù bạn làm việc ở đâu, vào bất cứ lúc nào. Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân muốn nâng cao năng suất và khả năng cộng tác.

Google Workspace bao gồm những ứng dụng sau:

• Gmail: Dịch vụ email chuyên nghiệp với giao diện trực quan, dung lượng lưu trữ lớn và khả năng lọc thư rác hiệu quả.
• Google Drive: Lưu trữ đám mây an toàn để chia sẻ và truy cập tập tin mọi lúc mọi nơi.
• Docs, Sheets, Slides: Bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến giúp tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu, bảng tính và bản trình bày.
• Meet: Gọi điện video và họp trực tuyến chất lượng cao với khả năng chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp.
• Calendar: Lịch kỹ thuật số để quản lý thời gian, sắp xếp lịch trình và đặt lịch hẹn.
• Forms: Tạo khảo sát và thu thập dữ liệu trực tuyến một cách dễ dàng.
• Sites: Tạo trang web đơn giản để chia sẻ thông tin và cộng tác với nhóm.

Ngoài ra, Google Workspace còn có nhiều ứng dụng bổ sung khác như Google Keep, Google Cloud Search, Google Jamboard để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Video giới thiệu về nền tảng Google Workspace của Google.

Để đăng ký Google Workspace, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào Google Domains.
• Bước 2: Chọn tên miền (domain) của bạn.
• Bước 3: Mở trình đơn (biểu tượng dấu 3 gạch ngang).
• Bước 4: Nhấp vào Email.
• Bước 5: Trong phần Sở hữu địa chỉ email tuỳ chỉnh, hãy nhấp vào Đăng ký Google Workspace.

3.2 Citrix workspace

Citrix Workspace là một nền tảng làm việc số, cung cấp cho người dùng không gian làm việc ảo an toàn, truy cập một cách thuận tiện nhất vào các ứng dụng, dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào và bất kỳ lúc nào.

Citrix Workspace là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn:

• Nâng cao năng suất: Cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn từ mọi nơi, mọi lúc.
• Giảm chi phí: Tiết kiệm chi phí cho phần cứng, phần mềm và quản lý IT.
• Tăng cường bảo mật: Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.
• Đơn giản hóa quản lý: Cung cấp cho bộ phận IT một giao diện duy nhất để quản lý tất cả các thiết bị và ứng dụng.

3.3 Amazon workspace

Amazon WorkSpaces là dịch vụ ảo hóa máy tính, cung cấp cho người dùng trải nghiệm máy tính để bàn Windows hoặc Linux chất lượng cao trên nền tảng đám mây. Đồng thời, dịch vụ này cũng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và bảo mật, bao gồm đạt tiêu chuẩn HIPAA và tuân thủ PCI (hai bộ tiêu chuẩn về bảo mật).

Với Amazon WorkSpaces, bạn có thể:

• Truy cập máy tính để bàn của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, bao gồm máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
• Sử dụng các ứng dụng Windows và Linux yêu thích của bạn mà không cần cài đặt hoặc bảo trì.
• Làm việc an toàn với các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp của Amazon Web Services (AWS).
• Dữ liệu của tổ chức của bạn sẽ không bị gửi đến hoặc lưu trữ trên thiết bị người dùng cuối.

3.4 Workspace one

Workspace ONE là nền tảng quản lý không gian làm việc số (Digital Workspace) được phát triển bởi VMware. Nền tảng này giúp các tổ chức quản lý và cung cấp ứng dụng, dữ liệu và thiết bị cho người dùng một cách an toàn và hiệu quả.

Workspace ONE bao gồm các thành phần chính như Workspace ONE UEM, Workspace ONE Access, Workspace ONE Intelligence. Nền tảng này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm chi phí IT, đơn giản hóa công tác quản lý và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu.

4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng các nền tảng Digital Workspace?

Nền tảng Digital Workspace là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường bảo mật và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là một số lý do chính doanh nghiệp nên sử dụng các nền Workspace online:

• Tiết kiệm thời gian: Workspace online giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Workspace online cung cấp đa dạng công cụ hỗ trợ, giúp việc phối hợp làm việc nhịp nhàng hơn. Đồng thời, nhân viên có thể truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi, giúp tăng tính linh hoạt và chủ động trong công việc.
• Tăng cường bảo mật: Workspace online cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến, đồng thời cho phép quản lý tập trung các thiết bị di động được sử dụng để truy cập dữ liệu công việc. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về dữ liệu và an ninh mạng.
• Tối ưu hóa chi phí: các nền tảng Workspace online giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm, bảo trì và quản lý phần mềm, phần cứng.

Chính vì những lợi ích trên mà các nền tảng Workspace online ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

5. Các Workspace Offline - Không gian làm việc phổ biến

5.1 Shared workspace

Share working là mô hình cho thuê văn phòng diện tích nhỏ với đầy đủ các tiện ích mà một văn phòng làm việc cần có. Không gian làm việc không chỉ được chuẩn bị sẵn đầy đủ bàn ghế mà còn bao gồm phòng họp, máy in, khu vực dành riêng cho tổ chức, doanh nghiệp.

>>>Tham khảo thêm: Hot Desking là gì?

5.2 Coworking space

Coworking space, hay còn gọi là không gian làm việc chung, nơi các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa cùng nhau làm việc trong một không gian chung với đầy đủ tiện ích như: lễ tân chuyên nghiệp, hỗ trợ kỹ thuật, an ninh 24/7, khu vực pantry và nghỉ ngơi chung. Đây là giải pháp văn phòng giúp tối ưu hóa chi phí cho những cá nhân, doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế.

6. Như thế nào là một không gian làm việc hoàn hảo?

Không gian làm việc hoàn hảo là nơi đáp ứng đầy đủ các yếu tố như: diện tích văn phòng đủ rộng, phù hợp với số lượng nhân sự, đầy đủ trang thiết bị nội thất, đầy đủ ánh sáng, màu sắc hài hòa, cách sắp xếp khoa học, có thể tích hợp thêm yếu tố công nghệ hiện đại vào không gian làm việc.

Một số yếu tố bạn cần xem xét khi thiết kế như:

Yếu tố thiết yếu	Bàn ghế phù hợp, tủ lưu trữ thông minh, ổ cắm tiện lợi. Giảm thiểu tiếng ồn, điều hòa nhiệt độ phù hợp.
Kích thích sự sáng tạo	Sử dụng những gam màu tươi mới để kích thích thị giác và sự tập trung. Treo tranh ảnh, đồ vật trang trí, cây xanh hoặc những tác phẩm nghệ thuật để tạo thêm điểm nhấn và tăng khả năng sáng tạo.
Cung cấp đủ ánh sáng	Ưu tiên ánh sáng tự nhiên hoặc trang bị đầy đủ thiết bị chiếu sáng trong không gian làm việc.
Tạo sự cân bằng	Không gian văn phòng nên có tích hợp các khu vực để nghỉ ngơi, giải trí, giúp nhân viên thư giãn sau thời gian làm việc căng thẳng.
Tích hợp công nghệ hiện đại	Bạn có thể sử dụng các trang thiết bị hiện đại, áp dụng công nghệ tiên tiến để hỗ trợ tối đa cho quá trình làm việc.

7. Hướng dẫn cách thiết kế workspace - không gian làm việc

7.1 Thiết kế không gian làm việc tại nhà riêng

Do nhu cầu về công việc và cũng do ảnh hưởng của dịch Covid-19 nên nhiều người có thói quen cách làm việc tại nhà - vừa đảm bảo an toàn và vừa là nơi làm việc thoải mái. Để thiết kế không gian làm việc tại nhà riêng hợp lý, tối ưu, bạn có thể áp dụng những mẹo nhỏ sau:

• Lựa chọn không gian: Ưu tiên không gian thoáng mát, có đầy đủ ảnh sáng, đặc biệt là ánh sáng tự nhiên.
• Lựa chọn bàn ghế làm việc: Cần chọn bàn ghế có độ bền cao và mang lại cảm giác thoải mái khi ngồi làm việc. Đồng thời, bạn có thể cân nhắc về yếu tố thẩm mỹ để phù hợp với không gian tổng thể của ngôi nhà.
• Kết hợp màu sắc phù hợp: Bạn nên chọn ra một tông màu chủ đạo cho không gian làm việc và phối hợp các màu sắc sao cho hài hòa.
• Trang trí không gian làm việc: Bạn có thể lựa chọn đồ trang trí tùy theo sở thích hoặc phong cách chung của căn phòng. Một số đồ vật trang trí bạn có thể cân nhắc như: tranh nghệ thuật, mô hình, cây xanh. Những vật phẩm này cũng giúp tăng khả năng tập trung và sáng tạo của bạn khi làm việc.

7.2 Thiết kế workspace văn phòng tại công ty

Việc thiết kế workspace văn phòng tại công ty thường sẽ phức tạp hơn so với bố trí không gian làm việc tại nhà. Do đó, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau để có thể thiết kế không gian văn phòng tại công ty một cách tối ưu nhất:

• Xem xét tổng diện tích văn phòng để có sự phân chia không gian hợp lý
• Xem xét ngân sách cho việc thiết kế văn phòng
• Cân nhắc việc tích hợp công nghệ vào không gian văn phòng
• Thiết lập hệ thống điện, mạng internet một cách khoa học, an toàn
• Không lạm dụng việc sử dụng đồ trang trí
• Đảm bảo văn phòng vẫn có những không gian trống để tránh cảm giác ngột ngạt
• Tìm kiếm nơi cung cấp dịch vụ thiết kế, thi công đảm bảo uy tín, chất lượng
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ để giữ cho không gian văn phòng luôn mới và khang trang.

Để tìm hiểu thêm thông tin cũng như được tư vấn chi tiết về việc thiết kế nội thất văn phòng đẹp, tiện nghi hãy liên hệ Office Saigon. Ngoài cho thuê văn phòng, Office Saigon còn là một trong những đơn vị chuyên thiết kế và thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp.

Với đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm chuyên môn, chúng tôi luôn hướng đến mục tiêu cung cấp đa dạng những dự án thiết kế nội thất đẹp, ấn tượng và tiện nghi nhất. Còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay cho Office Saigon theo số hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.

Mời bạn tham khảo một số dự án mới nhất mà Office Saigon đã thực hiện.

8. Tổng kết

Workspace offline và Digital Workspace đều là những không gian làm việc mang lại hiệu quả cao, hỗ trợ tích cực cho mỗi nhân sự. Việc lựa chọn Workspace offline hay Digital Workspace phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp cả hai loại Workspace này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và mang lại năng suất làm việc tốt nhất.

Khi sử dụng Workspace doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo an toàn bảo mật cho Digital Workspace và cần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái cho Workspace - không gian làm việc thực tế.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm nhiều kinh nghiệm thuê văn phòng hữu ích, để thiết kế và lựa chọn được không gian văn phòng tối ưu, thoải mái. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn