Coworking Space - Văn phòng chia sẻ là gì?

Coworking Space (văn phòng chia sẻ) là một mô hình không gian làm việc chung, nơi các cá nhân, freelancer, startup và doanh nghiệp nhỏ có thể thuê chỗ ngồi làm việc, chia sẻ tiện ích và cơ sở vật chất. Đây không chỉ là nơi làm việc mà còn là một cộng đồng, nơi mọi người có thể giao lưu, kết nối, học hỏi và hợp tác với nhau.

Coworking Space (văn phòng chia sẻ) là gì?

Coworking Space (còn gọi là văn phòng chia sẻ) là không gian làm việc chung dành cho các cá nhân, doanh nghiệp khởi nghiệp, freelancer và các doanh nghiệp nhỏ.

Tại đây, mọi người sẽ cùng sử dụng chung một không gian làm việc với đầy đủ tiện nghi như bàn ghế, wifi, phòng họp, khu vực pantry. Nhờ đó giúp các khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng  tối ưu chi phí vận hành hệ thống.

Đặc biệt, mô hình Coworking Space đề cao tính cộng đồng, giao lưu, chia sẻ, kết nối, học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong văn phòng. Từ đó làm nền tảng cho các mối quan hệ hợp tác kinh doanh trong tương lai.

Lợi ích của mô hình Coworking Space

Tiết kiệm chi phí

Coworking Space, với không gian văn phòng chia sẻ, mang đến giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả, giải phóng nguồn lực và tập trung vào phát triển kinh doanh. So với văn phòng trọn gói hoặc truyền thống, Coworking Space có mức chi phí cạnh tranh hơn, đặc biệt là khi có số lượng ít nhân sự.

Các mô hình văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ các tiện ích văn phòng như: điện, nước, internet, dịch vụ máy in, cà phê, phòng họp, phòng hội thảo, dịch vụ lễ tân, vệ sinh. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không cần phải bỏ chi phí ban đầu để thiết kế văn phòng  và tiết kiệm được chi phí vận hành, quản lý trong suốt quá trình làm việc.

Tăng tính linh hoạt

Coworking Space ghi điểm với nhiều cá nhân và doanh nghiệp bởi sự linh hoạt được thể hiện qua 3 khía cạnh chính:

• Hợp đồng linh hoạt: Khác với mô hình cho thuê văn phòng truyền thống với ràng buộc hợp đồng dài hạn, Coworking Space mang đến sự thoải mái cho khách hàng khi có thể ký kết hợp đồng 1 tháng - 12 tháng, thanh toán linh hoạt theo nhiều hình thức. Nhờ vậy, các cá nhân hay startup khởi nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh kế hoạch và chi phí phù hợp với từng giai đoạn phát triển của mình.
• Quy mô linh hoạt: Mô hình văn phòng Coworking Space giúp việc mở rộng quy mô doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể dễ dàng tăng thêm số chỗ ngồi, mở rộng văn phòng ngay trong cùng một không gian làm việc chung, thay vì phải tốn thời gian tìm kiếm và di chuyển đến địa điểm mới.
• Linh hoạt trong cách làm việc: Coworking Space đề cao sự tự do và sáng tạo, không áp dụng những quy định quá khắt khe. Bạn có thể thoải mái lựa chọn chỗ ngồi phù hợp với sở thích, tâm trạng hay tính chất công việc để tối ưu hóa hiệu quả và cảm hứng trong suốt quá trình làm việc.

Kết nối cộng đồng làm việc

Nhân viên khi làm việc tại đây có cơ hội giao tiếp với đồng nghiệp và các doanh nghiệp khác trong không gian chung, giúp mở rộng mạng lưới quan hệ. Đồng thời, không gian văn phòng chia sẻ khuyến khích sự sáng tạo và trao đổi ý tưởng giữa các cá nhân và công ty khác nhau, từ đó tạo ra cơ hội hợp tác mới.

Mang đến không gian sáng tạo

Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc trong môi trường Coworking Space giúp tăng cường sự sáng tạo và hiệu quả công việc so với văn phòng truyền thống. Khi làm việc trong không gian chung với đa dạng cá nhân cũng như ngành nghề sẽ giúp kích thích sự sáng tạo nhiều hơn so với một môi trường cố định.

Coca-Cola là một trong những công ty tiên phong áp dụng mô hình Coworking Space. Từ năm 2013, họ đã thiết lập một không gian tại trụ sở chính ở Atlanta, với sức chứa đến 70 người. Mục đích của không gian này là thúc đẩy sự đổi mới và tạo ra hành vi kinh doanh tích cực. Điều đặc biệt hơn là nhân viên của Coca-Cola có thể cùng nhau tham gia cộng tác và thảo luận về các ý tưởng sản phẩm mới.

Mở rộng mạng lưới mối quan hệ

Coworking Space không đơn thuần là một không gian văn phòng, mà còn là một cộng đồng năng động với hàng chục đến hàng trăm công ty cùng hoạt động. Nơi đây mang đến môi trường làm việc độc đáo, khác biệt so với các văn phòng truyền thống, đồng thời tạo điều kiện cho sự kết nối và mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Các văn phòng Coworking Space thường tọa lạc tại vị trí đắc địa, thuận tiện giao thông, từ đó giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Không những thế, không gian văn phòng được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại, giúp tạo ấn tượng tốt, chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.

Dịch vụ văn phòng này còn có đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng khi bạn có mặt tại văn phòng. Nhờ đó, các giao dịch với doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Mời bạn tham khảo danh sách Coworking Space quận 1 với không gian sang trọng, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Một số hạn chế của mô hình Coworking Space

Song song với những lợi ích nổi bật thì mô hình Coworking Space cũng tồn tại một số hạn chế cần chú ý như: 

• Thiếu sự riêng tư và bảo mật: Không gian mở dễ bị người khác nghe lén thông tin nhạy cảm, khó đảm bảo an toàn cho giấy tờ, dữ liệu quan trọng.
• Gây mất tập trung: Môi trường làm việc ồn ào, nhiều người qua lại dễ làm phân tâm, ảnh hưởng đến hiệu suất.
• Hạn chế về không gian cá nhân: Diện tích làm việc thường nhỏ, ít không gian riêng tư để cất giữ đồ đạc hay làm việc cá nhân.

Xu hướng phát triển của Coworking Space

Coworking Space không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Không chỉ là nơi làm việc, mô hình này ngày càng chú trọng vào trải nghiệm cá nhân, với các dịch vụ đa dạng như khu thư giãn, phòng gym, quán cà phê và sự kiện cộng đồng. Công nghệ cũng được ứng dụng mạnh mẽ, từ đặt chỗ trực tuyến đến hệ thống kiểm soát thông minh. 

Bên cạnh đó, các mô hình chuyên biệt phục vụ từng nhóm đối tượng cụ thể như startup công nghệ, freelancer sáng tạo đang ngày càng phổ biến. Không gian xanh và yếu tố bền vững cũng được chú trọng, mang đến môi trường làm việc gần gũi với thiên nhiên và thân thiện với môi trường. Coworking Space không chỉ giới hạn ở trung tâm thành phố mà còn mở rộng ra ngoại ô, đáp ứng nhu cầu làm việc gần nhà. 

Thậm chí, mô hình kết hợp không gian sống và làm việc cũng đang dần hình thành, mang đến sự tiện lợi và linh hoạt tối đa. Hơn hết, Coworking Space còn chú trọng xây dựng cộng đồng vững mạnh, tạo cơ hội kết nối và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống.

Tham khảo thêm: Top 3 co-working space lý tưởng dành cho mọi doanh nghiệp

Coworking phù hợp với các đối tượng nào?

Như đã phân tích phía trên, một số đối tượng phù hợp với mô hình Coworking Space như:

• Doanh nghiệp khởi nghiệp, startup: Giúp tiết kiệm chi phí và mở rộng cơ hội giao lưu, kết nối.
• Người làm công việc tự do, Freelancer: Có thể làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, đầy đủ tiện nghi nhưng vẫn tối ưu hóa chi phí.
• Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa: Dễ dàng mở rộng quy mô khi cần thiết, tăng cường sự sáng tạo và hiệu quả công việc cũng như tiết kiệm chi phí văn phòng.
• Cá nhân cần không gian làm việc tập trung: Mang lại môi trường làm việc yên tĩnh, tránh xao nhãng như khi làm việc tại nhà cùng với hàng loại tiện ích cần thiết được trang bị.
• Doanh nghiệp muốn thử nghiệm thị trường mới: Giúp doanh nghiệp thử nghiệm thị trường mới với chi phí thấp, giảm thiểu rủi ro. Đồng thời mở ra cơ hội kết nối với khách hàng tiềm năng và đối tác tiềm năng.

So sánh Coworking Space và văn phòng truyền thống

Những kinh nghiệm khi thuê văn phòng chia sẻ

Xác định nhu cầu thuê

Cần xác định chi tiết về nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp khi đi thuê, như mục đích sử dụng, số nhân sự và thời gian làm việc tại văn phòng có thường xuyên không. Từ đó bạn có thể tiến hành lựa chọn văn phòng chia sẻ phù hợp.

Tìm hiểu thông tin và so sánh

Sau khi đã có cho mình một vài sự lựa chọn phù hợp, bạn các tiến hành so sánh các yếu tố như: giá cả, các tiện ích, cộng đồng làm việc cũng như mức độ linh hoạt của hợp đồng khi thuê.

Đến tham quan trực tiếp văn phòng

Tìm hiểu môi trường làm việc thực tế, không gian, và các tiện nghi được cung cấp. Bạn có thể trao đổi thêm với quản lý về các dịch vụ, quy định và văn hóa của Coworking Space hoặc tham khảo thêm đánh giá của những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tại đây.

Xem xét giá cả và các khoản phí

Khi xem xét chi phí thuê Coworking Space, bạn nên so sánh giá thuê theo gói, loại chỗ ngồi và vị trí. Ngoài ra, hãy xác định các khoản phí phát sinh như phí dịch vụ, tiện ích và gửi xe. 

Bạn nên xem xét kỹ hợp đồng để nắm rõ các điều khoản về chi phí, thanh toán và chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, đừng ngại thương lượng để có mức giá tốt nhất và lập kế hoạch tài chính chi tiết để tránh vượt quá ngân sách.

Xem xét kỹ hợp đồng thuê

Khi đã chọn được địa điểm văn phòng mong muốn, bạn cần đọc kỹ nội dung hợp đồng thuê văn phòng, chú ý đến các điều khoản, các khoản chi phí cần thanh toán và có thể hỏi kỹ lại bên cho thuê trước khi ký kết hợp đồng.

Trao đổi trực tiếp với quản lý văn phòng

Khi bắt đầu sử dụng dịch vụ văn phòng Coworking Space, các cá nhân và doanh nghiệp nên cố gắng tham gia các hoạt động trong cộng đồng văn phòng, sử dụng các dịch vụ, tiện ích đi kèm và tương tác tích cực với ban quản lý để cải thiện chất lượng không gian làm việc.

Đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ uy tín

Coworking Space không chỉ đơn thuần là nơi làm việc, mà còn là một cộng đồng năng động, nơi giao thoa giữa công việc và cuộc sống. Với những ưu điểm vượt trội về chi phí, tiện ích và cơ hội kết nối, Coworking Space đang trở thành xu hướng tất yếu của thời đại mới, đặc biệt phù hợp với các freelancer, startup và doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn đang có dự định tìm kiếm văn phòng cho thuê tiện nghi, giá cả hợp lý, hãy tham khảo ngay tại Office Saigon bạn nhé!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn