Fit out là gì? Thời gian fit out văn phòng là bao lâu?

Fit out là gì? Thời gian fit out văn phòng bao lâu hợp lý? Nếu vẫn còn băn khoăn về khái niệm này, hãy đọc ngay bài viết của Office Saigon để hiểu rõ hơn nhé.

Fit out là gì?

Fit out nội thất là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực thiết kế nội thất, đặc biệt là thiết kế nội thất văn phòng. Fit out nghĩa là trang bị, cung cấp hoặc lắp đặt các thiết bị, nội thất, hệ thống điện, mạng, chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy,… cho không gian làm việc nhất định, phù hợp với mục đích sử dụng.

Các công việc fit out thường được thực hiện sau khi công trình xây dựng hoàn thành và trước khi không gian đó được sử dụng hoặc cho thuê.

Fit out hiểu theo hai nghĩa:

• Fit out hoàn thiện: Là quá trình thi công, thiết kế mặt sàn trống, chưa bố trí nội thất thành không gian hoàn thiện và sẵn sàng để sử dụng. Quá trình này bao gồm các công việc như xây dựng trần, tường, sàn, hệ thống điện, mạng, chiếu sáng, PCCC.
• Fit out cải tạo: Là quá trình cải tạo lại không gian đã có sẵn nội thất thành diện mạo mới, nâng cấp hoặc hoàn thiện các khu vực hay bố trí sắp xếp vật dụng trang trí theo phong cách khác. Quá trình này bao gồm các công việc như sơn bả, trang trí, vách ngăn, nội thất.

Lý do doanh nghiệp cần fit out văn phòng?

Fit out văn phòng là công việc quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp hiện đại, bao gồm việc thiết kế và trang bị văn phòng, xây dựng không gian làm việc để nhân viên có thể làm việc hiệu quả.

Fit out có tác dụng nổi bật cụ thể đến các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể như sau:

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: Hỗ trợ nhân viên cảm thấy thoải mái, hài lòng và tập trung hơn.
• Sử dụng không gian hợp lý và tiết kiệm chi phí: Tận dụng tối đa diện tích và công năng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và chi phí vận hành.
• Thể hiện văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp, giúp tăng uy tín và niềm tin của khách hàng, đối tác và nhân viên.

Các khu vực cần fit out văn phòng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu và yêu cầu khác nhau khi fit out văn phòng.
Tuy nhiên, có một số khu vực cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần fit out như sau:

Phòng giám đốc:

Khu vực làm việc của người đứng đầu doanh nghiệp, thường được fit out theo phong cách sang trọng, chuyên nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp. Phòng giám đốc thường được trang bị bàn làm việc, ghế xoay, tủ hồ sơ, sofa, bàn trà, điều hòa, máy tính, điện thoại,…

Phòng họp:

Khu vực dùng để tổ chức các cuộc họp, thảo luận, trình bày và trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc với bên ngoài. Phòng họp thường được fit out theo phong cách hiện đại, tiện nghi và có thể điều chỉnh được không gian theo số lượng người tham gia. Đồng thời, thường được trang bị bàn họp, ghế ngồi, màn chiếu, máy chiếu, loa, micro, bảng viết,…

Phòng làm việc nhân viên:

Khu vực làm việc chính của nhân viên trong doanh nghiệp. Phòng làm việc nhân viên thường được fit out theo phong cách thoáng mát, sáng sủa và có tính tương tác cao. Phòng làm việc nhân viên thường được trang bị bàn ghế làm việc, tủ cá nhân, máy tính, điện thoại, máy in, máy fax…

Khu vực nghỉ ngơi:

Đây là khu vực dùng để nhân viên nghỉ ngơi, giải trí và giao lưu trong giờ làm việc. Thường được fit out theo phong cách thư giãn, vui nhộn và có nhiều màu sắc. Trang bị sofa, ghế bành, bàn ghế ăn uống, tủ lạnh, lò vi sóng, máy pha cà phê, tivi, âm thanh,…

Các loại fit out văn phòng

Theo mức độ hoàn thiện của văn phòng, có thể chia thành các loại fit out văn phòng cụ thể như sau:

• Fit out cơ bản: Thi công, xây dựng lắp đặt từ mặt sàn truyền thống (chưa có nội thất) thành văn phòng hoàn thiện và có thể sử dụng. Quá trình này bao gồm các công việc như xây dựng trần, tường, sàn, hệ thống điện, mạng, chiếu sáng, PCCC,…
• Fit out hoàn thiện: Là cải tạo lại không gian làm việc đã có sẵn thành diện mạo, nâng cấp hoặc hoàn thiện các chức năng. Quá trình này bao gồm công việc như sơn bả, trang trí, vách ngăn, nội thất cao cấp.

Quy trình fit out văn phòng hoàn thiện nhất

Để thực hiện fit out văn phòng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí, bạn cần tuân theo các bước sau:

Tìm công ty cho thuê văn phòng

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình fit out văn phòng. Quý doanh nghiệp cần tìm một công ty cho thuê văn phòng uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Tốt nhất, quý khách hàng nên tham khảo các nguồn thông tin như internet, báo chí, bạn bè, đối tác… để tìm kiếm các công ty cho thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn. Đồng thời, cũng nên xem xét các yếu tố như vị trí, diện tích, giá thuê, hợp đồng, dịch vụ đi kèm… của các công ty cho thuê văn phòng để lựa chọn được một không gian văn phòng ưng ý.

Khảo sát hiện trạng văn phòng

Sau khi đã chọn được công ty cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần khảo sát hiện trạng của không gian văn phòng để xác định các yêu cầu và mong muốn của bạn đối với việc fit out văn phòng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tự khảo sát hoặc nhờ sự hỗ trợ của chuyên gia thiết kế nội thất để khảo sát.

Các nội dung cần khảo sát bao gồm:

• Kết cấu và hình dạng của không gian văn phòng: chiều dài, chiều rộng, chiều cao, số lượng và kích thước của các cửa sổ, cửa ra vào,…
• Hệ thống điện nước: Số lượng và vị trí của các ổ cắm, công tắc, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh.
• Hệ thống thông gió và điều hòa: Số lượng và vị trí của các máy lạnh, quạt, ống gió.
• Hệ thống âm thanh và bảo mật: Số lượng và vị trí của các loa, micro, camera an ninh.
• Phong cách thiết kế nội thất: Màu sắc, chất liệu, kiểu dáng, đồ dùng, trang trí.

Xây dựng bản vẽ mặt bằng

Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng văn phòng, quý doanh nghiệp nên xây dựng bản vẽ mặt bằng để thể hiện ý tưởng thiết kế nội thất ban đầu. Bản vẽ mặt bằng là một hình cắt ngang của không gian văn phòng, thể hiện các chi tiết như vị trí và kích thước của các bức tường, cửa sổ, cửa ra vào, nội thất, thiết bị…

Thương lượng việc thuê mặt bằng

Sau khi đã có bản vẽ mặt bằng, quý khách hàng cần thương lượng với công ty cho thuê văn phòng về các điều khoản trong hợp đồng thuê mặt bằng.

Bạn nên đàm phán các điều khoản như:

• Giá thuê: So sánh giá thuê của các công ty cho thuê văn phòng khác nhau để có được mức giá hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn. Đồng thời, xem xét các yếu tố như diện tích, vị trí, chất lượng, dịch vụ đi kèm… để đánh giá giá trị của không gian văn phòng.
• Thời hạn thuê: Chọn thời hạn thuê phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, xem xét khả năng gia hạn hợp đồng nếu có nhu cầu.
• Điều kiện thanh toán: Thỏa thuận với công ty cho thuê văn phòng về các điều kiện thanh toán như tiền đặt cọc, tiền thuê hàng tháng, tiền dịch vụ đi kèm, tiền bảo trì, tiền phạt vi phạm.
• Quyền và nghĩa vụ của hai bên: Cung cấp rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của bạn và công ty cho thuê văn phòng trong quá trình thuê mặt bằng. Đồng thời, xác định trách nhiệm và cách giải quyết khi có tranh chấp hay khiếu nại.

Chọn nhà thầu thi công mặt bằng

Để thực hiện fit out văn phòng theo ý tưởng thiết kế, doanh nghiệp nên chọn nhà thầu thi công mặt bằng uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Doanh nghiệp nên tìm kiếm các nhà thầu thi công mặt bằng qua các nguồn thông tin như internet, báo chí, bạn bè, đối tác.

Hoàn thiện thi công thiết kế

Sau khi đã chọn được nhà thầu thi công mặt bằng, doanh nghiệp nên hoàn thiện thi công thiết kế theo bản vẽ mặt bằng ban đầu.

Khách hàng theo dõi và giám sát quá trình thi công để đảm bảo chất lượng và tiến độ của công việc. Đồng thời, hợp tác và giao tiếp với nhà thầu để có thể điều chỉnh hoặc sửa đổi các chi tiết thiết kế nếu cần. Hơn nữa, cũng nên yêu cầu nhà thầu cung cấp các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu thanh toán, bảo hành, giấy phép.

Thi công mặt bằng

Quá trình thi công mặt bằng là quá trình thực hiện các công việc xây dựng và lắp đặt các bộ phận của không gian văn phòng theo bản vẽ mặt bằng.

Các công việc thi công mặt bằng có thể bao gồm:

• Sơn tường cho các bức tường của không gian văn phòng theo phong cách thiết kế nội thất
• Chọn màu sắc phù hợp với ngành nghề, mục tiêu và thương hiệu của doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, cần chọn loại sơn chất lượng cao, không độc hại, dễ lau chùi và bền màu.
• Lắp đặt điện nước: Các ổ cắm, công tắc, đèn chiếu sáng, thiết bị vệ sinh… cho không gian văn phòng
• Quý khách hàng nên chọn các thiết bị điện nước tiết kiệm năng lượng, an toàn và hiện đại. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên sắp xếp các ổ cắm và công tắc ở những vị trí thuận tiện và dễ sử dụng.
• Lắp đặt trần thạch cao lên trần nhà để tạo ra một không gian văn phòng sang trọng và hiện đại

Doanh nghiệp nên chọn loại trần thạch cao có khả năng cách âm, cách nhiệt và chống cháy. Đồng thời, quý công ty cũng cần chọn kiểu dáng và màu sắc phù hợp với không gian văn phòng.
Lắp đặt sàn gỗ, để tạo ra một không gian văn phòng ấm áp và thoải mái.

Nên chọn loại sàn gỗ có khả năng chịu lực, chống trầy xước, chống ẩm và dễ lau chùi. Hơn nữa, bạn cũng cần lựa chọn kiểu dáng và màu sắc phù hợp với không gian văn phòng.
Lắp đặt cửa sổ, cửa ra vào cho không gian văn phòng. Bạn cũng nên chọn loại cửa sổ và cửa ra vào có khả năng chống nắng, chống ồn, chống trộm và dễ mở đóng. Bạn cũng cần chọn kiểu dáng và màu sắc phù hợp với không gian văn phòng.

Lắp đặt nội thất

Quá trình lắp đặt nội thất là quá trình lắp đặt các đồ dùng, trang trí, chiếu sáng, âm thanh, hệ thống điều hòa, bảo mật…

Các công việc lắp đặt nội thất có thể bao gồm:

• Lắp đặt bàn ghế cho các khu vực làm việc, họp, tiếp khách… của không gian văn phòng
• Bạn nên chọn các bàn ghế có thiết kế đẹp, chất liệu bền, kích thước phù hợp và thoải mái. Sắp xếp các bàn ghế theo cách hợp lý để tạo ra không gian làm việc hiệu quả và giao tiếp dễ dàng.
• Lắp đặt tủ kệ để lưu trữ và trưng bày các tài liệu, sách báo, vật dụng… của không gian văn phòng
• Bạn nên chọn các tủ kệ có thiết kế đẹp, chất liệu bền, kích thước phù hợp và tiện ích. Bạn cũng nên sắp xếp các tủ kệ theo cách hợp lý để tạo ra không gian văn phòng gọn gàng và ngăn nắp.
• Lắp đặt các vật dụng trang trí như tranh ảnh, cây cảnh, hoa, đèn… để tạo ra một không gian văn phòng sinh động và thân thiện
• Bạn nên chọn các vật dụng trang trí có ý nghĩa, màu sắc hài hòa và phù hợp với phong cách thiết kế nội thất. Sắp xếp các vật dụng trang trí theo cách hợp lý để tạo ra không gian văn phòng hấp dẫn và ấn tượng.
• Lắp đặt các thiết bị chiếu sáng như đèn, bóng đèn, đèn led… để tạo ra một không gian văn phòng sáng sủa và thoáng mát.
• Lắp đặt âm thanh như loa, micro, máy nghe nhạc… để tạo ra một không gian văn phòng có âm thanh rõ ràng và chất lượng

Hoàn thiện và kiểm tra

Quá trình hoàn thiện và kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng và hoàn thành theo yêu cầu. Bạn nên kiểm tra lại các tiêu chí như:

• Chất lượng công việc như sơn tường, lắp đặt điện nước, trần thạch cao, sàn gỗ, cửa sổ, cửa ra vào, nội thất, trang trí, chiếu sáng, âm thanh, hệ thống điều hòa, bảo mật…
• Bạn cần đảm bảo rằng các công việc fit out văn phòng được thực hiện đúng theo bản vẽ mặt bằng, không có sai sót hay hư hỏng.
• Tiến độ công việc, đảm bảo rằng các công việc fit out văn phòng được hoàn thành đúng theo kế hoạch và thời gian đã thỏa thuận
• Bạn cần yêu cầu nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất giao hàng và lắp đặt kịp thời.
• Chi phí công việc đảm bảo không vượt quá ngân sách đã dự toán
• Quý doanh nghiệp cũng nên yêu cầu nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất xuất trình các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu thanh toán, bảo hành,… và thanh toán đầy đủ cho họ.

Thời gian fit out văn phòng cần bao lâu?

Thời gian Fit out văn phòng trung bình là từ 4 đến 8 tuần. Đây là thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ quá trình fit out văn phòng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.

Tuy nhiên, khoảng thời gian này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Loại fit out văn phòng: Fit out cơ bản hay hoàn thiện. Fit out hoàn thiện thường cần nhiều thời gian hơn fit out cơ bản vì có nhiều công việc hơn.
• Diện tích văn phòng: Diện tích văn phòng càng lớn thì thời gian fit out văn phòng càng dài vì có nhiều công việc hơn.
• Độ phức tạp của thiết kế nội thất: Thiết kế nội thất càng phức tạp và độc đáo thì thời gian fit out văn phòng càng dài vì có nhiều chi tiết hơn.
• Khả năng của nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất: Nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất càng có kinh nghiệm, chuyên nghiệp và uy tín thì thời gian fit out văn phòng càng ngắn vì có nhiều kỹ năng và hiệu quả hơn.

Lưu ý gì khi fit out văn phòng

Để fit out văn phòng một cách thành công và hiệu quả, bạn nên lưu ý một số điều sau:

Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của việc fit out văn phòng:

• Doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của việc fit out văn phòng để có thể lựa chọn được loại fit out, diện tích, thiết kế, nhà thầu, chi phí… phù hợp.
• Cần xem xét các yếu tố như ngành nghề, mục tiêu, thương hiệu, khách hàng, nhân viên… của doanh nghiệp của bạn để có được một không gian văn phòng ấn tượng và hiệu quả.

Lập kế hoạch và dự toán chi tiết cho việc fit out văn phòng:

• Lập kế hoạch và dự toán chi tiết cho việc fit out văn phòng để có thể kiểm soát được chất lượng, tiến độ và chi phí của công việc.
• Dự phòng cho các rủi ro và khó khăn có thể xảy ra trong quá trình fit out văn phòng để có thể xử lý kịp thời và linh hoạt.
• Tìm kiếm và so sánh các công ty cho thuê văn phòng, nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất:
• Tìm kiếm và so sánh các công ty cho thuê văn phòng, nhà thầu thi công mặt bằng và nhà cung cấp nội thất để có được sự lựa chọn tốt nhất cho việc fit out văn phòng. - Yêu cầu các công ty này cung cấp các thông tin, chứng chỉ, danh mục dự án… để kiểm tra được uy tín, chuyên nghiệp.

Trên đây là giải thích thông tin “Fit out là gì? Thời gian fit out văn phòng bao lâu?”. Hy vọng rằng bài viết này của Office Saigon đã cung cấp những thông tin hữu ích cho quá trình xây dựng, cải tạo văn phòng của quý doanh nghiệp.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn