Fit Out là gì? Thời gian, Quy trình và Chi phí Fit Out văn phòng

Doanh nghiệp đang băn khoăn về chi phí và quy trình thực hiện Fit Out văn phòng? Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình, từ khâu lên ý tưởng đến bàn giao công trình. Office Saigon sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng giai đoạn, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và cách tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Định nghĩa về Fit Out

Fit Out là một thuật ngữ trong ngành xây dựng, nội thất, thường được hiểu là quá trình hoàn thiện không gian nội thất sau khi xây dựng thô. Đây có thể bao gồm các hoạt động như lắp đặt hệ thống điện, nước, sơn tường, lắp đặt thiết bị, nội thất.

Fit Out văn phòng là gì? Mất bao nhiêu thời gian?

Fit Out văn phòng là quá trình hoàn thiện không gian văn phòng từ trạng thái thô sơ thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu về chức năng và thẩm mỹ. Quá trình này bao gồm việc thi công hệ thống cơ điện, vách ngăn, sàn, trần, hệ thống chiếu sáng, hệ thống mạng, nội thất, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các hạng mục phụ khác.

Ngoài ra, Fit Out còn được hiểu là cải tạo văn phòng, giúp thay đổi diện mạo và nâng cấp các chức năng của văn phòng cũ.

Thông thường, thời gian thi công Fit Out văn phòng dao động từ 1 đến 14 tuần. Thời gian hoàn thiện Fit Out phụ thuộc vào diện tích, mức độ phức tạp của công trình và khả năng thi công của nhà thầu.

Ngoài ra, một số yếu tố khách quan khác cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian thi công Fit Out văn phòng như: Điều kiện thời tiết, biến động giá cả vật liệu xây dựng, thủ tục xin cấp phép thi công. Do đó, để có dự tính chính xác về thời gian thi công Fit Out văn phòng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các nhà thầu thi công uy tín và có kinh nghiệm.

Dưới đây là bảng tóm tắt ước tính thời gian thi công Fit Out văn phòng theo diện tích:

Tại sao doanh nghiệp cần phải Fit Out văn phòng?

Fit Out văn phòng không chỉ đơn thuần là việc trang trí lại không gian làm việc mà còn là một khoản đầu tư thông minh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Qua việc Fit Out, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, giúp tăng năng suất lao động, thu hút và giữ chân nhân tài.

Bên cạnh đó, việc Fit Out giúp tối ưu hóa không gian và bố cục sẽ tiết kiệm diện tích, tạo điều kiện làm việc thuận tiện, đồng thời cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Fit Out còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và gắn kết giữa các thành viên.

Tóm lại, Fit Out văn phòng là một khoản đầu tư thông minh giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động, nâng cao hình ảnh thương hiệu và thu hút nhân tài. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc mới tại văn phòng cho thuê quận 7, văn phòng cho thuê Bình Thạnh hoặc quận 1,2,3,... và muốn tùy chỉnh không gian theo phong cách riêng, dịch vụ Fit Out sẽ là giải pháp hoàn hảo.

Fit Out văn phòng bao gồm những hạng mục gì?

Các hạng mục chính trong Fit Out văn phòng thường bao gồm:

• Hệ thống cơ điện: Bao gồm hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, thông gió, báo cháy.
• Vách ngăn: Sử dụng các loại vách ngăn văn phòng như vách ngăn thạch cao, vách ngăn kính, vách ngăn di động để phân chia không gian văn phòng.
• Sàn: Sử dụng các loại vật liệu lát sàn văn phòng như sàn gỗ, sàn nhựa, sàn thảm.
• Trần: Sử dụng các loại trần văn phòng như trần thạch cao, trần thả, trần xuyên sáng.
• Hệ thống chiếu sáng: Lắp đặt hệ thống chiếu sáng phù hợp với nhu cầu sử dụng của văn phòng, bao gồm đèn downlight, đèn âm trần, đèn led panel.
• Hệ thống mạng: Lắp đặt hệ thống mạng văn phòng để kết nối internet và truyền tải dữ liệu.
• Nội thất văn phòng: Bao gồm bàn, ghế, tủ, sofa, kệ.
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy lắp đặt hệ thống PCCC theo tiêu chuẩn.
• Các hạng mục phụ khác: Bao gồm hệ thống an ninh, hệ thống camera, hệ thống âm thanh.

Quy trình Fit Out văn phòng chuyên nghiệp như thế nào?

Đây là các bước fit out chi tiết để doanh nghiệp có thể hình dung và thực hiện hiệu quả cho văn phòng của mình:

Bước 1: Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị thi công Fit Out uy tín

Việc lựa chọn đơn vị thi công uy tín là bước đầu tiên và đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả cho dự án. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về các đơn vị thi công tiềm năng, so sánh các đề xuất về thiết kế, giá cả và dịch vụ để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Bước 2: Khảo sát và tư vấn hiện trạng mặt bằng

Tiến hành khảo sát cùng đơn vị thi công thi công để nắm bắt hiện trạng chi tiết của mặt bằng, bao gồm:

• Kích thước và hình dạng tổng thể
• Vị trí các cột, dầm, cửa sổ, cửa ra vào
• Hệ thống điện, nước, thông gió hiện có
• Mức độ hoàn thiện của mặt bằng (trần, sàn, tường)

Dựa trên thông tin thu thập được từ quá trình khảo sát và trao đổi với đơn vị thi công để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 3: Lên ý tưởng và thiết kế bản vẽ 3D

Doanh nghiệp sẽ có được bản vẽ 3D hoàn chỉnh (bao gồm mặt bằng, phối cảnh, các hạng mục nội thất), thể hiện đầy đủ ý tưởng thiết kế cho văn phòng mới. Bản vẽ 3D giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung không gian làm việc sau khi hoàn thiện, từ đó có thể đưa ra quyết định thi công phù hợp.

Bước 4: Chốt và ký hợp đồng thi công

Thỏa thuận chi tiết về các điều khoản thi công, để làm cơ sở pháp lý cho việc thi công dự án gồm:

• Phạm vi công việc thi công.
• Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.
• Tiến độ thi công.
• Chất lượng thi công.
• Trách nhiệm của hai bên.
• Các điều khoản giải quyết tranh chấp.
• Các điều khoản khác có liên quan.

Sau khi thống nhất các điều khoản, hai bên sẽ tiến hành chốt nội dung hợp đồng và ký kết hợp đồng chính thức. Doanh nghiệp đặt cọc cho đơn vị thi công theo thỏa thuận.

Bước 5: Thi công và lắp đặt nội thất

Đơn vị thi công tiến hành thi công từng hạng mục theo đúng quy trình thỏa thuận, lắp đặt nội thất văn phòng theo bản vẽ thiết kế. Đồng thời, bám sát tiến độ thi công đã cam kết trong hợp đồng.

Đây là bước quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cẩn trọng để đảm bảo việc cải tạo diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao công trình

Sau khi hoàn thành quá trình thi công, doanh nghiệp đến tiến hành kiểm tra chất lượng thi công và hoàn thiện Fit Out. Lập biên bản ghi nhận những hạng mục thi công chưa đạt yêu cầu và yêu cầu đơn vị sửa chữa, khắc phục các hạng mục này trong thời gian quy định.

Nếu các hạng mục đã được thực hiện đúng tiêu chuẩn và sẵn sàng đưa vào sử dụng, doanh nghiệp nhận bàn công trình giao kèm theo hướng dẫn sử dụng và bảo quản của bên thi công. Cuối cùng, doanh nghiệp thanh toán phần chi phí còn lại của hợp đồng cho nhà đơn vị thi công.

Cách tính chi phí Fit Out văn phòng

Theo báo cáo của Cushman & Wakefield năm 2022 "chi phí thi công văn phòng tại Việt Nam khoảng 15 triệu VND/m2. Trong khi đó, chi phí nnâng cấp cải tạo từ văn phòg cũ là 7,4 triệu đồng/m2". Mức giá fit out văn phòng này vẫn tương đối thấp so với các thành phố lớn trong khu vực như Singapore, Kuala Lumpur, Bangkok và Manila.

Nhưng để có được một văn phòng lý tưởng, các doanh phải đầu tư một khoảng khá lớn, nên cần lên kế hoạch về tài chính, định lượng diện tích và thiết kế không gian để tránh những rủi ro phát sinh không mong muốn.

Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp ước tính chi phí một cách hiệu quả:

Xác định phạm vi thiết kế và thi công bao gồm

• Thiết kế nội thất: Bao gồm bản vẽ 2D, 3D, lựa chọn vật liệu, màu sắc, ánh sáng.
• Xây dựng: Vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện nước, thông gió, điều hòa.
• Nội thất: Bàn làm việc, ghế, tủ tài liệu, thiết bị văn phòng, hệ thống âm thanh.
• Trang trí: Tranh, cây cảnh, rèm cửa, thảm.

Dự trù yếu tố tác động đến chi phí

• Diện tích văn phòng: Diện tích càng lớn, chi phí càng cao. (tìm hiểu cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên để tính diện tích phù hợp)
• Vị trí: Văn phòng ở trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn so với ngoại thành.
• Thiết kế: Thiết kế càng phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao thì chi phí càng lớn.
• Chất lượng vật liệu: Vật liệu cao cấp sẽ đẩy chi phí lên cao hơn.
• Nhà thầu: Mỗi nhà thầu có mức giá khác nhau, tùy thuộc vào kinh nghiệm và dịch vụ cung cấp.
• Thời gian thi công: Thời gian thi công càng ngắn, chi phí nhân công càng cao.

Ước tính chi phí chính xác

• Yêu cầu báo giá chi tiết: Đây là cách tốt nhất để biết chính xác chi phí của dự án. Nhà thầu sẽ cung cấp một bảng báo giá chi tiết từng hạng mục công việc.
• So sánh giá: So sánh báo giá fit out văn phòng từ nhiều nhà thầu khác nhau để tìm được mức giá phù hợp nhất.
• Dự trù chi phí phát sinh: chi phí phát sinh khoảng 10-15% tổng chi phí dự kiến.

Những lưu ý khi thực hiện Fit Out văn phòng

Để đảm bảo dự án Fit Out văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đúng tiến độ, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy tắc thi công sau:

• Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của việc Fit Out văn phòng để có thể lựa chọn được loại Fit Out, diện tích, thiết kế, nhà thầu, chi phí… phù hợp.
• Tuân thủ quy định của tòa nhà: Điều kiện cho phép, các hạn chế, thời gian thi công.
• Lập kế hoạch và dự toán chi tiết cho việc Fit Out văn phòng để có thể kiểm soát được chất lượng, tiến độ và chi phí của công việc.
• Dự phòng cho các rủi ro và khó khăn có thể xảy ra trong quá trình Fit Out văn phòng để có thể xử lý kịp thời và linh hoạt.
• Lựa chọn nhà thầu uy tín có kinh nghiệm trong lĩnh vực Fit Out văn phòng.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị thi công Fit Out văn phòng

Đơn vị thi công Fit Out văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ công trình, cũng như không gian làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là các tiêu chí lựa chọn đơn vị thi công Fit Out văn phòng chuyên nghiệp:

• Uy tín, kinh nghiệm: Ưu tiên đơn vị có nhiều kinh nghiệm, có tên tuổi trên thị trường, đã thi công nhiều dự án văn phòng có quy mô tương tự, được khách hàng đánh giá cao.
• Năng lực chuyên môn cao: Đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, am hiểu kiến thức thiết kế và thi công nội thất văn phòng.
• Chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp: quy trình làm việc rõ ràng, có chính sách bảo hành, đội ngũ tư vấn nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
• Khả năng đáp ứng linh hoạt: Đảm bảo tiến độ thi công theo đúng hợp đồng, có thể linh hoạt thay đổi thiết kế và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Mức giá hợp lý: giá cả phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Danh sách 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng uy tín hiện nay:

1. Công Ty Thiết Kế & Thi Công Nội Thất Văn Phòng TPL - Crystal Design
2. Công Ty Thiết Kế Xây Dựng Kiến Trúc & Nội Thất NEOHouse
3. Công Ty Office Saigon
4. Công Ty Levin Decor
5. Công Ty Zenvillas Việt Nam
6. Công ty kiến trúc QPDesign
7. Công ty thiết kế nội thất Unique Decor
8. Công ty nội thất Viet Home Decor
9. Công Ty Mạnh Hệ Interior Design
10. Công Ty Vacons Architects

Câu hỏi thường gặp: Có miễn phí thuê trong thời gian Fit Out văn phòng?

Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể được miễn phí thuê trong thời gian Fit Out văn phòng. Đây là một chính sách khá phổ biến mà nhiều chủ tòa nhà cho thuê văn phòng tại TPHCM áp dụng để thu hút khách thuê.

Việc được miễn phí thuê trong giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời có thêm thời gian để hoàn thiện không gian làm việc theo ý muốn.

Tuy nhiên, thời gian được miễn phí thuê không vô thời hạn, nó thường được quy định cụ thể trong hợp đồng. Thời gian tùy thuộc vào chính sách của tòa nhà và việc đàm phán của hai bên. Bên cạnh đó, ngoài tiền thuê, các dịch vụ đi kèm như phí quản lý, tiền điện sẽ không được miễn phí.

Kết luận

Quá trình Fit Out văn phòng bao gồm nhiều giai đoạn, từ việc lên ý tưởng thiết kế, lựa chọn đơn vị thi công, đến thi công và nghiệm thu công trình. Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên. Với những thông tin chi tiết về quy trình, chi phí và những lưu ý quan trọng, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan và tự tin hơn trong việc thực hiện dự án Fit Out văn phòng cho doanh nghiệp của mình.

Hãy liên hệ ngay với Office Saigon để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng và có hỗ trợ thiết kế và thi công nội thất, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho doanh nghiệp một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn