Văn phòng mở là gì? Cách bố trí văn phòng mở

Văn phòng mở đang trở thành một xu hướng phổ biến trong mô hình làm việc hiện đại, nhưng bạn đã hiểu rõ khái niệm văn phòng mở là gì? Bài viết sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và lợi ích của văn phòng mở, cũng như những điểm cần xem xét trước khi quyết định áp dụng mô hình này. Hãy cùng Office Saigon tìm hiểu để có sự lựa chọn thông minh cho không gian làm việc của bạn.

1. Khái niệm Open Space - Văn phòng mở là gì?

Định nghĩa văn phòng mở là gì?

Khái niệm văn phòng mở (Open Space) là không gian làm việc được thiết kế mở. Văn phòng mở loại bỏ các bức tường ngăn cách, không gian bên trong văn phòng được mở rộng và tạo nên cảm giác thoải mái và thoáng đãng hơn.

Mô hình văn phòng mở loại bỏ sự chia cắt giữa các phòng làm việc riêng lẻ, thay vào đó, nhân viên làm việc cùng với nhau tại các vị trí làm việc chung. Đây là một xu hướng phổ biến để tạo ra môi trường làm việc mới mẻ và sáng tạo.

Theo trang chuyên trang uy tín trong lĩnh vực thiết kế, accountlearning.com đề cập: “Văn phòng mở là nơi các nhân viên và thiết bị của tất cả các phòng ban được bố trí trong một văn phòng. Mỗi bộ phận, phòng ban được phân bổ một không gian cụ thể dưới một mái nhà chung.” (tạm dịch)

Thiết kế của không gian văn phòng mở có thể sáng tạo và đa dạng. Nó có thể bao gồm sử dụng tấm panel nhựa để tạo sự riêng tư tương đối, sử dụng kính trong suốt để tạo sự kết nối và ánh sáng tự nhiên, hoặc thậm chí sử dụng cây xanh và nghệ thuật trang trí như bức tranh để làm cho không gian trở nên thú vị hơn

Giải thích một số thuật ngữ

Bạn sẽ bắt gặp một số thuật ngữ chuyên ngành khi tìm hiểu về văn phòng mở dưới đây:

• Không gian mở: là nơi không gian được tổ chức mở và không có sự chia cắt. Điều này tạo điều kiện cho sự di chuyển linh hoạt và tương tác tự nhiên giữa mọi người.
• Không gian làm việc chung: nhiều người cùng làm việc trong một không gian, không có sự chia cắt bởi các bức tường.
• Phòng kín: Phòng làm việc được ngăn cách bởi các bức tường, vách ngăn lớn.

2. Đặc điểm của văn phòng không gian mở

Hạn chế các vách ngăn

Các vách ngăn sẽ được loại bỏ gần như hoàn toàn, chỉ giữ lại phòng kín cho các công việc yêu cầu tính bảo mật và tập trung cao độ. Với kiểu thiết kế này, các yếu tố sẽ bị loại bỏ bao gồm: tường, vách ngăn, cửa ra vào…

Giảm số lượng phòng làm việc riêng

Các phòng làm việc riêng thông thường của các bộ phận, thậm chí là phòng giám đốc, quản lý có thể được loại bỏ. Lãnh đạo và nhân viên có thể cùng làm việc chung trong không gian văn phòng mở. Các công việc đặc thù có thể được làm việc trong phòng kín như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng… để đảm bảo hiệu quả tối đa.

Sử dụng vách ngăn trong suốt

Mặc dù không gian mở ưu tiên sự thông thoáng, nhưng vẫn cần tạo ra sự phân chia giữa các phòng ban hoặc vị trí làm việc của nhân viên. Vì vậy, chúng ta có thể lựa chọn sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng hoặc vách kính để thay thế cho việc sử dụng các bức tường cứng truyền thống, nhằm tạo ra một không gian mở và thoải mái hơn.

Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau

Mô hình văn phòng mở có đặc điểm chính là khả năng nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, biết được người khác đang làm gì. Điều này tạo điều kiện cho tương tác nhanh chóng và trao đổi thông tin hiệu quả giữa nhân viên.

Văn phòng không gian mở cũng giúp quản lý theo dõi công việc và hướng dẫn nhóm làm việc một cách thuận lợi. Mô hình này thúc đẩy ý thức làm việc và tạo không gian làm việc mở, thoải mái và gần gũi.

Văn phòng mở giúp tối ưu không gian

Đặc điểm "tối ưu không gian" của mô hình văn phòng mở là khả năng sử dụng không gian làm việc một cách hiệu quả nhất. Mô hình này loại bỏ các vách ngăn lớn và phòng riêng biệt, tạo điều kiện cho việc tiết kiệm diện tích và giảm chi phí thuê mặt bằng. Nó cũng thúc đẩy tính linh hoạt, cho phép điều chỉnh không gian dễ dàng theo nhu cầu của tổ chức.

Đồng thời, ánh sáng tự nhiên thường được tận dụng để tạo môi trường làm việc sáng sủa giúp tinh thần làm việc cao hơn. Các thiết bị văn phòng cũng được tận dụng hiệu quả và tiết kiệm hơn.

3. Mục đích ra đời của văn phòng mở - Mô hình Open Space

Mục đích chính của việc áp dụng mô hình văn phòng mở là tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó doanh nghiệp có thể:

• Thúc đẩy tương tác, sáng tạo và nâng cao hiệu quả công việc: Văn phòng mở thiết kế để tạo điều kiện tốt nhất cho sự giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo, trao đổi ý tưởng và hợp tác trong công việc. Từ đó, nhân viên dễ có sự thấu hiểu, tương đồng hơn trong công việc. Điều này có thể thúc đẩy tinh thần đoàn kết và tạo sự hứng thú trong công việc.
• Tối ưu hóa không gian và tài nguyên: Bằng cách loại bỏ các vách ngăn lớn và phòng riêng biệt, văn phòng mở giúp tận dụng không gian hiệu quả hơn. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng và sử dụng tài nguyên một cách bền vững.
• Cải thiện quản lý, giám sát, hạn chế nhân viên sao nhãng công việc: Không có vách ngăn, quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến trình công việc của nhân viên và hướng dẫn họ một cách hiệu quả. Điều này giúp tăng cường quản lý và phát triển nhóm làm việc.
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên và môi trường làm việc thoải mái: Văn phòng mở thường tận dụng ánh sáng tự nhiên và thiết kế môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện làm việc tốt cho sức khỏe và tinh thần của nhân viên.

4. Ưu điểm và nhược điểm của không gian văn phòng mở

Ưu điểm của văn phòng mở

Ưu điểm của văn phòng mở đối với nhân viên

• Nhân viên dễ dàng tương tác với nhau: Việc không có các bức tường ngăn cách, nhân viên có thể trao đổi và tiếp nhận thông tin nhanh hơn. Điều này thúc đẩy tiến độ công việc, khiến công việc diễn ra hiệu quả hơn thông qua sự phối hợp giữa các nhóm làm việc.
• Khả năng linh hoạt cao: nhờ di chuyển dễ dàng trong không gian văn phòng mở, nhân viên tiết kiệm thời gian khi cần hợp tác với các đồng nghiệp hoặc phòng ban khác.
• Không gian mở thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên: Không có rào cản vật lý, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi ý tưởng và cùng nhau tìm kiếm giải pháp mới. Điều này giúp nâng cao khả năng sáng tạo và tạo ra giá trị đối với tổ chức.
• Không gian mở có lợi cho sức khỏe của nhân viên: Nó giúp giảm ngột ngạt và cải thiện chất lượng không khí trong văn phòng làm việc, từ đó làm tăng sức đề kháng và hiệu suất làm việc.

Ưu điểm của văn phòng mở đối với công ty

• Văn phòng mở giúp tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng không gian làm việc: thay vì xây dựng nhiều phòng ban riêng biệt, nó tận dụng khoảng không gian rộng lớn để tạo ra một khu vực làm việc chung.
• Giúp tiết kiệm chi phí mua thiết bị, nội thất trang bị văn phòng làm việc: các thiết bị có thể được sử dụng chung.
• Giảm thiểu chi phí bảo dưỡng, vệ sinh thiết bị: hầu hết thiết kế văn phòng mở thường đòi hỏi ít thiết bị máy móc hơn.
• Văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và quản lý: không gian mở cho phép lãnh đạo các cấp dễ dàng theo dõi hoạt động và tiến độ công việc của nhân viên.
• Doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh, linh hoạt không gian văn phòng: các nội thất như bàn, ghế, vách ngăn, máy móc… trong văn phòng mở thường dễ tháo rời, di chuyển để tạo không gian theo nhu cầu.
• Cung cấp môi trường thông thoáng với ánh sáng tự nhiên: không khí trong lành tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu cho tất cả nhân viên.

Nhược điểm của văn phòng không gian mở

Nhược điểm của văn phòng mở đối với nhân viên

• Sự ảnh hưởng đến khả năng tập trung: Làm việc trong không gian mở có thể làm giảm khả năng tập trung của nhân viên, đặc biệt khi phải chia sẻ không gian với nhiều phòng ban khác. Tiếng ồn xung quanh có thể gây mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của họ, đặc biệt đối với các công việc đòi hỏi sự yên tĩnh.
• Nguy cơ bị lây nhiễm bệnh truyền nhiễm: Làm việc trong môi trường mở tạo điều kiện cho vi khuẩn lan truyền và phát triển nhanh. Điều này có thể tăng nguy cơ bị mắc các bệnh truyền nhiễm, đặc biệt là các bệnh lây truyền qua đường hô hấp.
• Hạn chế không gian riêng tư: Nhân viên sẽ trải qua hạn chế về không gian riêng tư, khiến màn hình máy tính và hoạt động của họ có thể bị người khác quan sát. Điều này có thể tạo áp lực và giới hạn sự tự do trong công việc của họ

Nhược điểm của văn phòng mở đối với công ty

Doanh nghiệp có thể gặp vấn đề về pháp lý: do không gian văn phòng mở thiếu sự riêng tư, gây nguy cơ tiết lộ thông tin cơ mật. Do đó, tổ chức cần đặc biệt cảnh giác để đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư, đặc biệt trong việc quản lý và xử lý thông tin nhạy cảm.

5. Văn phòng mở - Open Space có phải là xu hướng?

Văn phòng làm việc mở đã trở thành một xu hướng quan trọng trong lĩnh vực làm việc và quản lý không gian văn phòng. Tuy nhiên, sự phổ biến và tích hợp của mô hình này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và có sự biến đổi theo thời gian.

Văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác giữa nhân viên, tạo sự kết nối giữa các phòng ban và tạo cơ hội cho sự sáng tạo thông qua việc chia sẻ ý tưởng. Đồng thời, mô hình này cũng giúp tiết kiệm chi phí về mặt không gian, nội thất và thiết bị so với việc xây dựng nhiều phòng riêng biệt. Điều này đặc biệt hấp dẫn cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp có nguồn tài chính hạn chế.

Xu hướng làm việc từ xa đã tạo ra nhu cầu cho mô hình văn phòng mở, nơi nhân viên có thể tương tác trực tiếp khi họ cần và muốn. Điều này giúp kết hợp linh hoạt giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.

Một số tổ chức đã phát triển các phiên bản tùy chỉnh của văn phòng mở, cho phép nhân viên lựa chọn không gian làm việc phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của họ. Điều này giúp cân nhắc giữa sự linh hoạt và sự riêng tư.

Mặc dù có nhiều ưu điểm, văn phòng mở cũng đối mặt với các thách thức như sự thiếu riêng tư và khả năng tập trung bị ảnh hưởng. Điều này có thể làm giảm hiệu suất công việc đối với một số người.

Xu hướng văn phòng làm việc mở có thể tiếp tục phát triển và thích nghi với sự biến đổi trong cách làm việc và thiết kế không gian văn phòng trong tương lai. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu xây dựng văn phòng công ty theo mô hình này, hãy xem xét các yếu tố một cách cẩn thận. Cùng tìm hiểu thêm các mô hình văn phòng công ty khác nhau để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất!

6. Các mẫu thiết kế, bố trí không gian làm việc văn phòng mở đẹp nhất

Kết luận:

Văn phòng mở (Open Space) đã trở thành một yếu tố quan trọng trong mô hình làm việc và quản lý không gian văn phòng. Nó thúc đẩy tương tác, tiết kiệm chi phí và tạo điều kiện làm việc hiện đại. Với sự phát triển công nghệ và thay đổi cách làm việc, khái niệm “văn phòng mở là gì?” có thể được mở rộng và thay đổi để thích nghi. Điều quan trọng là tổ chức và nhân viên cần hiểu rõ cách tận dụng ưu điểm của nó và đối phó với các thách thức.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn