Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tối ưu gồm những gì?

Cập nhật: 2024-04-05 15:33:27

5/5 - 2 Bình chọn - 158 xem

Quản lý tòa nhà văn phòng đòi hỏi sự vận hành chuyên nghiệp và hiệu quả để đảm bảo chất lượng và an toàn. Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm nhiều hoạt động phức tạp phối hợp chặt chẽ với nhau. Bài viết này sẽ giới thiệu về quy trình dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn nhất, phí quản lý và những phương pháp hiệu quả.

I. Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là một chuỗi các công việc được thực hiện để các hoạt động của tòa nhà được vận hành ổn định. Các công việc quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm quá trình điều hành, duy trì, bảo trì, cải tiến và nâng cấp các thiết bị, hệ thống, dịch vụ và tiện ích của tòa nhà để phục vụ cho nhu cầu của người thuê và khách hàng.

quản lý vận hành tòa nhà
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

II. Mục đích của quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Mục đích hạn chế rủi ro

Tai nạn bất ngờ có thể xảy đến bất cứ lúc nào, điển hình là gần đây có rất nhiều vụ cháy nổ tại các tòa nhà, chung cư đã gióng lên hồi chuông về vấn đề phòng cháy chữa cháy.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng giúp hạn chế rủi ro cho chủ sở hữu và người thuê bằng cách thường xuyên kiểm tra, sửa chữa và thay thế các thiết bị hư hỏng và hệ thống có nguy cơ gây ra sự cố, tai nạn hoặc thiệt hại.

Ví dụ: dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ kiểm tra và bảo trì thường xuyên các thiết bị điện, nước, PCCC, thang máy, máy lạnh để đảm bảo an toàn và ổn định.

Mục đích đảm bảo an toàn

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng giúp đảm bảo an toàn cho người thuê và khách hàng bằng cách triển khai các biện pháp an ninh bảo vệ tòa nhà. Nhóm an ninh sẽ đảm nhận nhiệm vụ trong việc đảm bảo an toàn tòa nhà, bao gồm bảo vệ tài sản, quản lý quy trình ra vào của hàng hóa và khách, xử lý tình huống an ninh, cũng như hỗ trợ cư dân.

Ví dụ: Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ lắp đặt và giám sát các thiết bị camera, cửa ra vào, thẻ từ, báo động để ngăn chặn các hành vi xâm nhập, trộm cắp tài sản hoặc khủng bố.

Quản lý an ninh tòa nhà văn phòng
Quản lý tòa nhà giúp đảm bảo an toàn, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Mục đích tăng giá trị tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng giúp tăng giá trị của tòa nhà bằng cách cải tiến và nâng cấp các thiết bị, hệ thống, dịch vụ và tiện ích của tòa nhà để tăng hiệu suất, tiết kiệm năng lượng, giảm chi phí và tạo ra môi trường làm việc thoải mái và hiện đại.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả giúp tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ của tòa nhà trong mắt khách hàng và đối tác. Không gian làm việc xanh, hiện đại, thông minh giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ, tăng giá trị thương hiệu đang có văn phòng làm việc tại đây.

III. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

1. Quy trình vận hành kỹ thuật

Quản lý vận hành kỹ thuật tòa nhà văn phòng bao gồm việc kiểm tra, sửa chữa, cài đặt, nâng cấp các thiết bị và hệ thống máy móc trong tòa nhà. Các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà văn phòng công ty thường bao gồm:

  • Hệ thống làm mát gồm quạt, điều hòa và thông gió
  • Hệ thống thang máy
  • Hệ thống điện: tủ điện, ổ cắm, đèn điện, máy phát điện…
  • Hệ thống camera an ninh, wifi, âm thanh, điện thoại…
  • Hệ thống phòng cháy chữa cháy
  • Hệ thống nước, đường ống
  • Hệ thống thiết bị vệ sinh

Các thiết bị này yêu cầu việc kiểm tra và bảo trì để đảm bảo được vận hành 24/7 bởi chúng là những yếu tố cơ bản nhất đảm bảo doanh nghiệp có thể làm việc được trong văn phòng.

2. Quy trình quản lý dịch vụ vệ sinh

Quy trình quản lý dịch vụ vệ sinh là quy trình liên quan đến việc duy trì sự sạch sẽ, gọn gàng và thoáng mát của tòa nhà. Khách hàng sẽ phần nào có ấn tượng tốt đối với doanh nghiệp có môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Do đó, ban quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ giúp đảm bảo các khu vực như sảnh, hành lang, không gian làm việc chung được vệ sinh sạch sẽ, rác được thu gom nhanh chóng…

dịch vụ vệ sinh văn phòng
Vệ sinh tòa nhà văn phòng đảm bảo không gian làm việc thoải mái cho khách thuê

3. Quy trình quản lý an ninh bảo vệ tòa nhà

Quy trình quản lý an ninh bảo vệ tòa nhà là quy trình liên quan đến việc bảo đảm an toàn cho người thuê và khách hàng của tòa nhà.

Đội ngũ an ninh sẽ thực hiện các công việc lắp đặt, giám sát, kiểm tra, bảo trì các thiết bị an ninh như camera, cửa ra vào, thẻ từ, báo động. Đồng thời, họ cũng thực hiện các công việc tuần tra, kiểm soát, xử lý các tình huống khẩn cấp, phòng ngừa và đối phó với các hành vi xâm nhập, trộm cắp, khủng bố.

4. Quy trình quản lý hợp đồng

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư thì ban quản lý chỉ chịu trách nhiệm quản lý các hợp đồng liên quan đến mua sắm thiết bị tòa nhà, bảo trì thiết bị, nhân sự vệ sinh, an ninh, chăm sóc cây cảnh…

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý ký hợp đồng với bên thuê văn phòng, ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm đàm phán, ký kết và thực hiện các điều khoản trong có hợp đồng thuê văn phòng.

5. Quy trình quản lý nhân sự

Quy trình quản lý nhân sự là quy trình liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, phân công, điều hành, đánh giá và khen thưởng các nhân viên làm việc trong tòa nhà văn phòng. Ban quản lý sẽ là người trực tiếp giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ nhân viên trong tòa nhà.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cũng bao gồm việc giao kết hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên và giải quyết các khiếu nại phát sinh liên quan đến nhân sự (nếu có).

6. Quy trình quản lý tài chính

Ban quản lý tòa nhà sẽ là người chịu trách nhiệm nhận nguồn thu phí quản lý từ các doanh nghiệp thuê văn phòng tại tòa nhà. Sau đó, số tiền này sẽ được đem chi trả cho các khoản điện, nước sinh hoạt chung, phí sửa chữa, bảo trì thiết bị,  lương nhân viên vệ sinh, nhân viên bảo vệ…

Bộ phận quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần làm việc minh bạch và rõ ràng các nguồn tài chính để đảm bảo uy tín, cũng như cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Quản lý tài chính văn phòng
Phí quản lý để chi trả cho các khoản điện, nước sinh hoạt chung, phí sửa chữa, bảo trì thiết bị,...

7. Quy trình quản lý các nhà thầu

Trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, ban quản lý đôi khi cần phải thuê các nhà thầu cung cấp dịch vụ bên ngoài để đảm bảo tính chuyên nghiệp hơn. Thông thường, các dịch vụ cần thuê nhà thầu như đội bảo bảo vệ, đội kỹ thuật điện, đội kỹ thuật máy móc…

Quy trình quản lý các nhà thầu là quy trình liên quan đến việc lựa chọn, hợp tác, giám sát và đánh giá các nhà thầu cung cấp các dịch vụ và sản phẩm cho tòa nhà văn phòng.

8. Quy trình quản lý chăm sóc khách hàng

Quy trình quản lý chăm sóc khách hàng bao gồm việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết và phản hồi đối với mọi yêu cầu từ phía khách hàng. Để đảm bảo khách hàng được duy trì và hài lòng, quản lý tòa nhà văn phòng sẽ thiết lập một chính sách chăm sóc khách hàng đặc biệt.

Ban quản lý sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp đón và tương tác với khách hàng khi họ đến với tòa nhà văn phòng. Đội ngũ quản lý sẽ tổ chức và theo dõi thông tin từ nhiều nguồn như cuộc gọi điện thoại, email, tin nhắn từ trang web, hoặc mạng xã hội.

Tất cả phản hồi, phản ánh, hay đóng góp từ khách hàng sẽ được xử lý một cách kỹ lưỡng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

9. Quy trình lập báo cáo

Mỗi bộ phận và nhân viên trong đó đều chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công việc cho ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân theo lịch trình được đặt ra. Những báo cáo này được ban quản lý sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc. Đồng thời, ban quản lý cũng dựa vào những báo cáo này để trình bày lại với chủ đầu tư.

Các mốc thời gian hoặc định kỳ cho việc báo cáo có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm.

IV. Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng và cách tính?

Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là khoản phí mà người thuê phải trả cho chủ sở hữu để bù đắp cho chi phí liên quan đến việc quản lý vận hành tòa nhà. Phí này thường được tính theo diện tích sử dụng hoặc theo tỷ lệ phần trăm của giá thuê.

Chi phí vận hành tòa nhà có thể dao động tùy thuộc vào vị trí, chất lượng, tiện ích và dịch vụ của tòa nhà.

Theo một báo cáo của CBRE, phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng ở Việt Nam năm 2023 trung bình là 6,5 USD/m2/tháng, trong đó:

  • Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hạng A là 8,5 USD/m2/tháng
  • Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hạng B là 6 USD/m2/tháng
  • Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hạng C là 4,5 USD/m2/tháng
chi phí vận hành tòa nhà
Cách tính phí vận hành tòa nhà văn phòng

V. Phương pháp quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả nhất

1. Định kỳ thường xuyên bảo trì tòa nhà

Định kỳ thường xuyên bảo trì tòa nhà là một phương pháp quan trọng để duy trì và kéo dài tuổi thọ của các thiết bị và hệ thống của tòa nhà. Bằng cách bảo trì thường xuyên, chủ sở hữu có thể phát hiện và sửa chữa kịp thời các sự cố, ngăn ngừa các tai nạn, tiết kiệm chi phí và nâng cao an toàn cho người thuê và khách hàng.

Chu trình bảo trì định kỳ có thể thực hiện như sau:

  • Bảo trì hệ thống điện, nước, hệ thống điều hòa và thông gió hằng tháng.
  • Chăm sóc cảnh quan tòa nhà định kỳ 3 tháng 1 lần.
  • Tu sửa, xử lý các vết nứt trên sàn, tường, vách hằng năm.

2. Nâng cấp chất lượng tòa nhà định kỳ

Nâng cấp chất lượng tòa nhà định kỳ là một phương pháp cần thiết để cải tiến và nâng cấp các thiết bị, hệ thống, dịch vụ và tiện ích của tòa nhà. Việc nâng cấp chất lượng tòa nhà có thể là thay thế các thiết bị, hệ thống cũ hoặc bổ sung, cập nhật những công nghệ thông minh mới nhất.

Bằng cách nâng cấp chất lượng tòa nhà định kỳ, chủ sở hữu có thể tăng hiệu suất, tiết kiệm năng lượng, giảm chi phí và tạo ra môi trường làm việc thoải mái và hiện đại cho người thuê và khách hàng.

Nâng cấp chất lượng tòa nhà định kỳ

3. Theo sát tình hình dự án

Theo sát tình hình dự án là một phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng thiết yếu để giám sát và đánh giá các hoạt động và kết quả của việc quản lý vận hành tòa nhà. Không chỉ chủ đầu tư, mà cả ban quản lý cũng cần nắm bắt nhu cầu và những yếu tố quan trọng mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, để từ đó cải thiện và hoàn thiện tòa nhà.

Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý nên tiến hành kiểm tra và ghi lại tình trạng hiện tại của văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao tình trạng trước khi giao cho khách thuê. Bằng cách này, chủ sở hữu có thể kiểm tra, so sánh, đánh giá tình trạng hao mòn của dự án cũng như tình trạng sử dụng văn phòng của khách hàng.

4. Thường xuyên trao đổi với người thuê

Cách quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả nhất chính là thường xuyên lắng nghe khách hàng của mình. Khách hàng là người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ nên sẽ có những phản hồi thực tế nhất về chất lượng dịch vụ và những điểm chưa hài lòng.

Từ đó, ban quản lý có thể nhìn được những điểm thiếu sót trong khâu vận hành mà họ vô tình bỏ sót. Đồng thời, giao tiếp với khách hàng thường xuyên để đảm bảo rằng các phản hồi, khiếu nại của họ đều được xử lý thỏa mãn, đem đến hình ảnh tốt hơn cho đơn vị.

5. Lưu trữ cẩn thận thông tin quan trọng của khách hàng

Lưu trữ cẩn thận thông tin quan trọng của khách hàng là một phương pháp cần thiết để bảo mật và bảo vệ các thông tin nhạy cảm của người thuê và khách hàng của tòa nhà. Các thông tin khách hàng thường bao gồm hợp đồng cho thuê văn phòng, các hóa đơn, biên lai, các báo cáo tài chính…

Bằng cách lưu trữ cẩn thận thông tin quan trọng của khách hàng, chủ sở hữu có thể ngăn chặn và phòng ngừa các rủi ro về lộ thông tin, vi phạm quyền riêng tư của khách hàng. Từ đó, chủ sở hữu có thể tăng uy tín và niềm tin của khách hàng, giảm thiệt hại và tranh chấp pháp lý.

Quản lý thông tin khách hàng
Quảng lý thông tin quan trọng

6. Lựa chọn thời điểm thanh toán linh hoạt

Chủ đầu tư có thể đề xuất cho khách hàng việc thanh toán tiền thuê theo các kỳ hạn cố định, thường là từ 3 đến 6 tháng một lần. Điều này sẽ giúp giảm bớt phức tạp trong quá trình xử lý thanh toán và cung cấp nguồn tài chính ổn định cho chủ đầu tư để thực hiện bảo trì định kỳ cho tòa nhà.

Ngoài ra, chủ đầu tư cần thiết lập các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.

7. Nắm rõ các điều khoản trên hợp đồng cho thuê

Nắm rõ các điều khoản trên hợp đồng cho thuê là một phương pháp thiết yếu để tuân thủ và bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu và người thuê trong việc cho thuê tòa nhà văn phòng. Ban quản lý tòa nhà cần phải có hiểu biết sâu rộng để hỗ trợ chủ đầu tư trong việc thực hiện các cam kết một cách chính xác.

Đặc biệt, vai trò của ban quản lý tòa nhà là quan trọng trong việc ngăn ngừa và giải quyết các xung đột giữa khách hàng và chủ đầu tư. Sự chuyên nghiệp của ban quản lý đóng góp vào việc đảm bảo sự cân đối quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng.

Kết luận:

Tối ưu hóa quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tổ chức kỹ lưỡng. Điều này bao gồm việc hiểu rõ mục tiêu của quản lý vận hành như hạn chế rủi ro và đảm bảo an toàn, cũng như quản lý các khía cạnh như kỹ thuật, dịch vụ, an ninh, hợp đồng, nhân sự và tài chính. Do đó, hiểu rõ bất động sản và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là chìa khóa để tạo ra tòa nhà văn phòng chất lượng và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn

Share this
Henry Nguyễn Office Saigon

"Làm việc mà chỉ nghĩ đến tiền, tâm bạn sẽ bất an. Làm việc mà nghĩ tới việc trao đi giá trị bạn sẽ có niềm vui trong công việc và có được rất nhiều tiền."

Theo dõi: Facebook Linkedin Twitter