Tiền cọc là gì? Cách tính và hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Tiền cọc (Deposits) là khoản tiền mà bạn phải trả trước khi mưa/ thuê một sản phẩm hoặc dịch vụ. Tiền đặt cọc dùng để đảm bảo bạn tuân thủ thực hiện hợp đồng và được hoàn trả sau khi hoàn thành hợp đồng đúng quy định - Trích Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015 đặt cọc là một trong các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự.

Bài viết này sẽ đi sâu vào thông tin chi tiết về tiền cọc thuê văn phòng, giải thích chi tiết cách tính, hạch toán và một số lưu ý quan trọng khi giao dịch đặt cọc. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp đang thuê và có ý định đi thuê hiểu rõ hơn, để dự trù và theo dõi chi phí.

I. Đặt cọc là gì? Định nghĩa tiền cọc thuê văn phòng

Điều 328 Bộ luật dân sự 2015 quy định:

1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Tiền cọc thuê văn phòng là một khoản tiền người thuê giao cho chủ cho thuê giữ trước để đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng thuê của người thuê. Số tiền này sẽ được hoàn trả cho người thuê sau khi kết thúc hợp đồng. Thông thường, số tiền cọc thường bằng 1 đến 3 tháng tiền thuê văn phòng, tùy thuộc vào diện tích, điều kiện văn phòng và thỏa thuận của hai bên.

• Đối với chủ văn phòng: Tiền cọc đóng vai trò bồi thường thiệt hại cho tài sản và chi trả các khoản phí phát sinh do vi phạm hợp đồng của người thuê nhà. Chủ văn phòng có quyền giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc để trang trải các chi phí sửa chữa thiệt hại do người thuê gây ra vượt quá mức hao mòn thông thường.
• Đối với người thuê: Người thuê nhà sử dụng tiền cọc để thể hiện thiện chí tuân thủ hợp đồng thuê và tạo dựng uy tín với người cho thuê. VD: người thuê thanh toán đúng hạn, duy trì tình trạng tốt của văn phòng và không vi phạm bất kỳ quy tắc nào, họ sẽ được hoàn trả đầy đủ tiền cọc khi kết thúc thời hạn thuê.

**Lưu ý: tiền cọc thuê văn phòng khác với tiền thanh toán để trả chi phí thuê. Bài viết liên quan này sẽ giúp bạn biết thêm các loại chi phí khác để dự trù ngân sách hợp lý: "Chi phí khi thuê văn phòng: phân loại, quy định và cách tính"

Thuê văn phòng - Nên đặt cọc bao nhiêu? Cách tính tiền đặt cọc?

Mức tiền đặt cọc trong giao dịch dân sự do hai bên tự thỏa thuận, không có quy định cụ thể trong luật, có thể dao là 10%, 20%, 30% hoặc 50%, 70% thậm chí 90% số tiền giao dịch, hoặc là một số tiền cụ thể.

Mức tiền cọc khi thuê văn phòng thường dao động từ 1 - 3 tháng tiền thuê. Tuy nhiên, mức tiền cọc cụ thể còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại văn phòng, phân khúc, diện tích và điều khoản hợp đồng:

• Văn phòng cho thuê sàn tuyền thống: 3 tháng tiền thuê
• Văn phòng trọn gói: 1 - 2 tháng tiền thuê
• Văn phòng ảo: 1 tháng tiền thuê (hoặc không có).

Doanh nghiệp cần tìm hiểu tiền đặt cọc này sẽ tính theo Giá Net hay Giá ++ để tránh vượt ngân sách.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A thuê văn phòng sàn thô với Giá Net 50.000.000 đồng/tháng. Hợp đồng quy định đặt cọc 3 tháng tiền thuê (không bao gồm các chi phí khác), vậy số tiền đặt cọc ký quỹ mà doanh nghiệp A cần thanh toán là:

Tiền đặt cọc = 50.000.000 đồng/tháng x 3 = 150.000.000 đồng.

Tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào?

Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn?

Việc nhận tiền đặt cọc không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Vì việc xuất hóa đơn chỉ áp dụng cho giao dịch đã thực hiện và thanh toán. Tiền đặt cọc chỉ mang tính chất đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng, chưa phải là khoản thanh toán cho dịch vụ.

Theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam giải thích về vấn đề này như sau:

Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. Nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

Hạch toán tiền cọc đối với doanh nghiệp đi thuê (Bên đặt cọc)

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toàn doanh nghiệp, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp:

Khi đặt tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 111, 112

Khi nhận lại tiền đặt cọc

• Nợ tài khoản 111, 112
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:

• Nợ tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Hạch toán tiền cọc đối với doanh nghiệp cho thuê (Bên nhận cọc)

Khi nhận tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 111, 112
• Có tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Khi trả lại tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 111, 112.

Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:

• Nợ tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 711 - Thu nhập khác.

Câu hỏi thường gặp (Q&A)

Cách để lấy lại cọc thuê văn phòng?

Trả lời: Theo quy định, người thuê được hoàn trả đầy đủ tiền cọc thuê văn phòng khi đáp ứng tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng thuê. Các nghĩa vụ bao gồm:

• Thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê:
• Thanh toán đầy đủ tiền thuê đúng hạn.
• Giữ gìn và bảo quản tài sản thuê trong tình trạng tốt.
• Tuân thủ các quy định về sử dụng văn phòng.
• Chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định (nếu có).

Trong trường hợp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng mà chủ cho thur vẫn không hoàn trả hoặc khấu trừ tiền cọc, doanh nghiệp có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp bằng các biện pháp:

• Thương lượng: Trao đổi trực tiếp với chủ nhà để tìm kiếm giải pháp chung.
• Hòa giải: Sử dụng dịch vụ hòa giải viên để giải quyết tranh chấp một cách khách quan và hiệu quả.
• Trọng tài: Yêu cầu tổ chức trọng tài giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
• Kiện tụng: Nộp đơn khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền để yêu cầu chủ nhà hoàn trả tiền cọc và bồi thường thiệt hại (nếu có).

Có lấy lại được tiền đặt cọc khi chưa hết thời hạn hợp đồng thuê?

Việc lấy lại tiền cọc khi chưa hết thời hạn hợp đồng thuê thường rất khó khăn. Thông thường, hợp đồng thuê sẽ quy định các điều khoản về việc phạt tiền nếu người thuê nhà chấm dứt hợp đồng trước hạn. Điều này có thể dẫn đến việc mất một phần hoặc toàn bộ tiền cọc.

Quy trình thu và hoàn trả tiền cọc như thế nào?

Tiền cọc được thu khi ký hợp đồng và trả lại sau khi kết thúc hợp đồng, sau khi trừ đi khoản bồi thường thiệt hại. Cụ thể:

Thu tiền cọc

• Chủ cho thuê thu tiền cọc khi ký hợp đồng thuê.
• Người thuê nhà thanh toán đầy đủ số tiền cọc theo thỏa thuận và đến làm việc.
• Lập biên lai hoặc phiếu thu để xác nhận.

Trả tiền cọc

• Sau khi kết thúc hợp đồng thuê đúng thời hạn, chủ cho thuê sẽ thanh toán lại tiền cọc cho người thuê nhà.
• Phí hoàn trả sẽ trừ đi số tiền bù đắp thiệt hại (nếu có).

Lưu ý khi đặt cọc thuê văn phòng

Để bảo toàn tiền đặt cọc sau khi hết thời hạn hợp đồng, doanh nghiệp nên tham khảo 4 lưu ý chính như sau:

• Đọc kỹ hợp đồng: Người thuê cần đọc kỹ các điều khoản về tiền cọc trong hợp đồng trước khi ký kết. Nên tham khảo ý kiến luật sư nếu có bất kỳ thắc mắc nào.
• Thanh toán đầy đủ: Người thuê cần thanh toán đầy đủ số tiền cọc theo quy định trong hợp đồng để vào làm việc chính thức.
• Kiểm tra kỹ tài sản: Người thuê nên kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng tài sản thuê trước khi nhận và lập biên bản bàn giao chi tiết.
• Sử dụng tài sản thuê cẩn thận: Người thuê cần sử dụng tài sản thuê một cách cẩn thận và tuân thủ các quy định trong hợp đồng. Báo cáo cho chủ nhà ngay nếu phát hiện bất kỳ hư hỏng nào để tránh bị khấu trừ vào chi phí hoàn trả mặt bằng.

Kết luận khi tính và hạch toán tiền cọc thê văn phòng

Tiền cọc thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng cho cả chủ văn phòng và người thuê. Việc tính toán và hạch toán tiền cọc cần được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Bài viết trên Office Saigon đã phân tích kĩ cho doanh nghiệp những vấn đề về tiền cọc thuê văn phòng và các quy định pháp lý liên quan. Bắng cách hiểu rõ, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng suôn sẻ, giảm thiểu nguy cơ tranh chấp và lãng phí chi phí.

Doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng? Office Saigon là công ty cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu tại TPHCM với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và am hiểu thị trường, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn