Đặt cọc thuê văn phòng như thế nào?

Tiền cọc là gì? Tại sao doanh nghiệp phải trả tiền đặt cọc thuê văn phòng? Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến quy định về thuế, cách hạch toán cũng như các yếu tố ảnh hưởng giúp bạn quản lý và tiết kiệm chi phí nhất khi thuê văn phòng. Cùng Office Saigon tìm hiểu ngay!

Nội dung chính:

I. Tiền đặt cọc thuê văn phòng là gì?
II. Tiền đặt cọc thuê văn phòng khác với tiền trả trước như thế nào?
III. Tiền đặt cọc thuê văn phòng là bao nhiêu?
IV. Tiền đặt cọc thuê văn phòng có xuất hóa đơn không?
V. Hướng dẫn cách hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng
VI. Cách để lấy lại tiền đặt cọc thuê văn phòng?

I. Tiền đặt cọc thuê văn phòng là gì?

Tiền đặt cọc thuê văn phòng là một khoản tiền mà người thuê phải trả cho chủ toà nhà để bảo đảm rằng người thuê sẽ tuân theo các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Các điều khoản thường bao gồm thanh toán tiền thuê văn phòng, chịu trách nhiệm về việc sử dụng và bảo quản văn phòng, không gây thiệt hại cho tài sản của chủ nhà, không tự ý chấm dứt hợp đồng…

Thông thường, tiền đặt cọc sẽ bằng 1 đến 3 tháng tiền thuê văn phòng. Điều này phụ thuộc vào thoả thuận của 2 bên.

Theo Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là hình thức bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự, theo đó một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc một lượng tài sản khác nhất định để chứng minh việc ký kết hoặc thực hiện nghĩa vụ.

Trong trường hợp hợp đồng được ký kết và thực hiện theo đúng nghĩa vụ, khoản tiền hoặc lượng tài sản đã đặt cọc sẽ được hoàn trả lại cho bên đặt cọc hoặc khấu trừ vào giá trị của hợp đồng. Trong trường hợp ngược lại, bên kia có quyền giữ lại khoản tiền hoặc lượng tài sản đã đặt cọc và có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại khác nếu có.

II. Tiền đặt cọc thuê văn phòng khác với tiền trả trước như thế nào?

Tiền trả trước thuê văn phòng là một khoản tiền mà người thuê phải trả cho chủ nhà trước khi sử dụng văn phòng, theo thời hạn và số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tiền trả trước thuê văn phòng là một phần của giá trị hợp đồng và sẽ được khấu trừ vào tiền thuê văn phòng.

Hiện nay, pháp luật vẫn chưa có chế tài cũng như ràng buộc nào được áp dụng nên một trong hai bên vi phạm hợp đồng liên quan đến tiền trả trước.

Tuy nhiên, chế tài liên quan đến tiền đặt cọc thuê văn phòng tại Điều 328 Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 sẽ được áp dụng đối với bên vi phạm hợp đồng. Theo Điều 328, luật quy định như sau:

“2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện vì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.”

Tất nhiên, tiền đặt cọc và tiền trả trước cũng được hạch toán khác nhau vào sổ kế toán.

III. Tiền đặt cọc thuê văn phòng là bao nhiêu?

Tiền đặt cọc thuê văn phòng thường có 2 loại:

1. Đối với tiền đặt cọc để giữ chỗ văn phòng

Tiền cọc giữ chỗ văn phòng là một khoản tiền nhỏ, người thuê văn phòng thường phải thanh toán cho bên cho thuê nhằm đảm bảo việc thuê văn phòng sẽ diễn ra một cách chắc chắn. Số tiền này có giá trị thấp và thường thay đổi tùy theo thỏa thuận giữa người thuê và bên cho thuê, có thể từ 20-50% tiền đặt cọc thuê văn phòng chính thức.

Tuy vậy, khoản tiền này chỉ có khi người thuê muốn giữ quyền ưu tiên thuê văn phòng trước các doanh nghiệp khác. Trong thời gian doanh nghiệp xem xét hợp đồng và chuẩn bị chi phí, chủ toà nhà sẽ không ký kết hợp đồng với bên khác.

2. Đối với tiền đặt cọc thuê văn phòng

Tiền đặt cọc thuê văn phòng là một khoản tiền doanh nghiệp cần trả cho chủ đầu tư để cam kết rằng sẽ thực hiện đúng với hợp đồng thuê. Không có quy định chung nào về mức tiền đặt cọc thuê văn phòng. Nhưng trên thực tế, mức tiền đặt cọc thường dao động từ 1 - 3 tháng tiền thuê văn phòng (thường không bao gồm phí quản lý và thuế).

Tuy nhiên, mức tiền đặt cọc có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy theo các yếu tố như giá trị của hợp đồng, diện tích và chất lượng của văn phòng, khu vực và thời gian cho thuê, nhu cầu và cạnh tranh của thị trường, uy tín và niềm tin của hai bên.

IV. Tiền đặt cọc thuê văn phòng có xuất hóa đơn không?

Tiền đặt cọc thuê văn phòng không được coi là chi phí của doanh nghiệp, vì nó chỉ là một khoản tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả hoàn toàn khi hợp đồng kết thúc. Do đó, tiền đặt cọc sẽ không được xuất hóa đơn.

Tuy nhiên, chủ đầu tư sẽ phải xuất hóa đơn cho doanh nghiệp khi hoàn trả hoặc khấu trừ tiền đặt cọc vào tiền thuê văn phòng, vì lúc đó tiền đặt cọc đã trở thành chi phí của doanh nghiệp.

Ngoài ra, chủ đầu tư cũng cần phải xuất hóa đơn cho doanh nghiệp khi giữ lại tiền đặt cọc do doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ, vì lúc đó tiền đặt cọc cũng được coi là chi phí của doanh nghiệp.

V. Hướng dẫn cách hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

• Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng đối với doanh nghiệp đi thuê:

• Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng đối với chủ toà nhà:

Lưu ý: Một trường hợp khác mà doanh nghiệp cần lưu ý. Theo điều 29 Nghị định số 163/2006/NĐ-CP quy định “Trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước”.

VI. Cách để lấy lại tiền đặt cọc thuê văn phòng?

1. Cách lấy lại tiền đặt cọc giữ chỗ văn phòng?

Cách để lấy lại tiền đặt cọc giữ chỗ văn phòng là quay lại ký hợp đồng thuê đúng theo thời gian đã cam kết. Nếu doanh nghiệp không quay lại thuê văn phòng, tiền cọc giữ chỗ sẽ xem như thuộc về chủ toà nhà.

2. Cách để lấy lại tiền cọc thuê văn phòng?

Doanh nghiệp có thể lấy lại tiền đặt cọc thuê văn phòng bằng cách thực hiện đúng những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng thuê. Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng đúng theo quy định thì bên chủ toà nhà có nghĩa vụ hoàn trả lại tiền đặt cọc nguyên vẹn cho doanh nghiệp.

Nếu chủ nhà không tuân theo hợp đồng hoặc từ chối hoàn trả hoặc khấu trừ tiền cọc, người thuê có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp bằng các biện pháp như thương lượng, hòa giải, trọng tài, hoặc kiện tụng. Người thuê có thể yêu cầu chủ nhà trả lại toàn bộ số tiền cọc, cộng với lãi suất và chi phí phát sinh nếu có.

3. Thế nào là chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng theo quy định của pháp luật?

Các bên có thể chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng theo quy định của pháp luật khi hết hạn hợp đồng và thực hiện đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 428 của Bộ luật Dân sự năm 2015, trong trường hợp một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật, các bên cũng có quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng mà không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Ngoài những điều trên, người thuê văn phòng cũng được ủy quyền chấm dứt hợp đồng thuê một cách đơn phương trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của họ.

Kết luận:

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về khái niệm tiền cọc là gì. Đây cũng là một trong những chi phí thuê văn phòng quan trọng, bởi hầu hết các chủ toà nhà hiện nay đều yêu cầu tiền đặt cọc để đảm bảo các bên thực thi hợp đồng. Việc hiểu rõ về quy trình hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng giúp cả hai bên đảm bảo quyền lợi của mình và thực hiện giao dịch một cách công bằng và minh bạch.

Hy vọng bài viết đem đến thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng vui lòng liên hệ với công ty TNHH Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 để được hỗ trợ một cách tốt nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng trọn gói tại HCM, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html