Văn phòng ảo (virtual office) là gì? Có nên thuê văn phòng ảo không?

Văn phòng ảo là một mô hình văn phòng cho thuê đang ngày càng phổ biến trong thời đại công nghệ số. Khác với văn phòng truyền thống, văn phòng ảo không yêu cầu doanh nghiệp phải thuê một không gian làm việc thực tế. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín, cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác.

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là mô hình văn phòng cung cấp dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, liên lạc mà không cần diện tích làm việc thực tế. Mô hình cho phép nhân viên và chủ doanh nghiệp làm việc từ xa, không cần đến văn phòng.

Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?

Theo Wework - nhà cung cấp không gian làm viêc chung nổi tiếng toàn cầu: Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp sử dụng một số đặc quyền của của văn phòng thông thường mà không cần tốn chi phí thuê dài hạn. Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp: địa chỉ đăng ký doanh nghiệp; địa điểm giao dịch, nhận thư từ, bưu phẩm; nhân viên lễ tân; sử dụng phòng họp. Một số nơi còn cung cấp dịch vụ đặt bảnh hiệu, số điện thoại, số fax, thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế.

Tìm hiểu về mô hình văn phòng ảo

2. Chi phí thuê văn phòng ảo

Chi phí dịch vụ thuê văn phòng sẽ thay đổi linh hoạt tùy theo vị trí tòa nhà cũng như những tiện ích cụ thể cung cấp cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thuê văn phòng ảo HCM theo quận dưới đây để có cái nhìn tổng quan nhất:

Theo điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Luật doanh nghiệp 2020 không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Đồng thời, không có quy định nào cấm doanh nghiệp đặt trụ sở trùng nhau, do đó, một địa chỉ kinh doanh hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Nên việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký địa chỉ kinh doanh hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặt trụ sở giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam và cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, tỉnh/thành phố, số điện thoại và số fax (nếu có). Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp có địa điểm liên lạc chính thức, thuận lợi cho việc quản lý của cơ quan nhà nước và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

5. Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Như vậy, văn phòng ảo là mô hình dịch vụ phù hợp với nhiều cá nhân, doanh nghiệp khác nhau. Dịch vụ này ngày càng phổ biến bởi sự linh hoạt và tiện lợi mà nó mang lại. Dưới đây là những đối tượng có thể hưởng lợi từ dịch vụ này:

• Cá nhân, tổ chức, người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ không có nhu cầu hoặc không đủ khả năng thuê không gian văn phòng truyền thống vốn tốn nhiều chi phí.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, thành lập văn phòng đại diện tại khu vực nhưng không muốn cam kết hợp đồng dài hạn.
• Doanh nghiệp muốn tạo dựng hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp hơn những không muốn tốn chi phí thuê văn phòng tại đó.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) muốn tối ưu hóa chi phí.
• Nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn khởi nghiệp, thành lập công ty.
• Cá nhân, tổ chức muốn nâng tầm uy tín khi có địa chỉ văn phòng thuộc các tòa nhà cao cấp, ở vị trí đắc địa.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh sang các thành phố khác.
• Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

6. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo phát huy hiệu quả

6.1. Xác định nhu cầu và ngân sách

Doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu của mình liên quan đến vấn đề địa điểm, tiện ích khi thuê văn phòng ảo và khoảng ngân sách dự trù. Điều này giúp doanh nghiệp tìm được văn phòng ảo phù hợp một cách thuận lợi và tiết kiệm thời gian.

6.2. Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng 

Đầu tiên, doanh nghiệp đi thuê văn phòng ảo cần tìm hiểu kỹ về người hoặc đơn vị đối tác cho thuê. Bạn có thể xác định thông tin chi tiết, độ uy tín của người cho thuê thông qua internet để tránh các vấn đề phát sinh không mong muốn.

Đồng thời khi tìm hiểu, doanh nghiệp cũng cần yêu cầu người cho thuê cung cấp đầy đủ các thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích khi thuê văn phòng ảo. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được cung cấp.

6.3. Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng

Hợp đồng thuê văn phòng ảo cần rõ ràng, chi tiết, không có các điều khoản mập mờ, thiếu minh bạch. Điều này giúp đảm bảo quyền và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên đi thuê văn phòng ảo. Một số thông tin tối thiểu cần có trên hợp đồng bao gồm: 

• Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.
• Cụ thể giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng.
• Chi phí thuê văn phòng ảo cùng các khoản phát sinh khác.
• Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.
• Các quy định về việc thanh lý hợp đồng.

6.4. Địa điểm đặt văn phòng ảo

Doanh nghiệp không nên chọn thuê những văn phòng ảo có địa chỉ trong hẻm hoặc khó tìm. Dù thường các văn phòng ở vị trí này sẽ có mức giá thuê thấp hơn nhưng lại làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Vì thế, nên ưu tiên chọn các địa điểm đặt văn phòng ảo ở mặt tiền đường, khu vực trung tâm hoặc có định vị chính xác trên bản đồ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh về mảng du lịch, bất động sản và dịch vụ cần chú trọng vị trí thuê văn phòng ảo thuận lợi, đắc địa.

6.5. Kiểm tra đôi bên có cạnh tranh với nhau không

Doanh nghiệp cần kiểm tra liệu đối thủ cạnh tranh có thuê cùng văn phòng ảo với mình hay không. Nếu cả hai kinh doanh trong cùng lĩnh vực, hướng đến đối tượng khách hàng giống nhau thì việc có cùng một địa chỉ kinh doanh là một tình huống cực kỳ khó xử, dễ gây sự hiểu lầm cho khách hàng.

6.6. Tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng

Trước khi tiến hành thuê dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng. Bạn có thể đến hoặc liên hệ trực tiếp với đơn vị cho thuê để kiểm tra chính xác nhất. Nếu tòa nhà vi phạm về tính pháp lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

6.7. Hiểu các tiện ích của dịch vụ 

Doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết về các tiện ích theo gói dịch vụ khi thuê văn phòng ảo. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách, đồng thời dễ dàng so sánh giữa các đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khác nhau.

6.8. Thời hạn hợp đồng

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng sẽ có thời hạn từ 1 năm (12 tháng) năm. Đây là mốc thời gian thích hợp để trải nghiệm dịch vụ văn phòng ảo cũng như dễ dàng thay đổi mô hình thuê, môi trường kinh doanh nếu cảm thấy không phù hợp. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ nếu thời hạn hợp đồng ngắn hoặc dài hơn để đáp ứng nhu cầu và định hướng phát triển doanh nghiệp.

6.9. Đánh giá kinh nghiệm của đội ngũ lễ tân

Đội ngũ lễ tân đóng vai trò quan trọng khi thuê văn phòng ảo, đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với đối tác và khách hàng. Do đó, đội ngũ lễ tân được đào tạo bài bản, thông thạo ngoại ngữ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Bạn có thể thông qua việc trao đổi với bên cho thuê để có đánh giá tổng quan nhất về dịch vụ lễ tân của tòa nhà.

7. Top 3 văn phòng ảo uy tín, đẳng cấp tại TPHCM

Đây là những địa chỉ cho thuê văn phòng ảo TPHCM được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất trên thị trường. Tham khảo Top 3 văn phòng ảo uy tín sau đây nếu có nhu cầu thuê: 

7.1. Văn phòng ảo tại Vietcombank Tower - quận 1

• Địa chỉ: 5 Công Trường Mê Linh, Phường Bến Nghé, Quận 1
• Giá tham khảo: 1.000.000VNĐ/tháng - 3.500.000VNĐ/tháng
• Liên hệ thuê: 0987 11 00 11

Vietcombank Tower tọa lạc tại vị trí đắc địa ngay trung tâm quận 1, mang đến dịch vụ văn phòng ảo đẳng cấp cùng nhiều lợi ích vượt trội. Doanh nghiệp của bạn sẽ sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín, đẳng cấp, cơ sở hạ tầng hiện đại cùng dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh và thúc đẩy sự phát triển.

7.2. Văn phòng ảo tại Bitexco Tower - quận 1

• Địa chỉ: 2 Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1
• Giá tham khảo: 799.000VNĐ/tháng - 3.000.000VNĐ/tháng
• Liên hệ thuê: 0987 11 00 11

Bitexco Tower là tòa nhà biểu tượng nằm tại trung tâm quận 1. Chính vì thế, đây là địa điểm lý tưởng cho dịch vụ văn phòng ảo, giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và uy tín của mình. Tòa nhà Bitexco nổi bật với sảnh tiếp đón khách sang trọng và đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, giúp mang lại trải nghiệm đẳng cấp khi khách hàng trực tiếp liên hệ.

7.3. Văn phòng ảo tại Saigon Center - quận 1

• Địa chỉ: 37 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1
• Giá tham khảo: 1.000.000VNĐ/tháng - 3.100.000VNĐ/tháng
• Liên hệ thuê: 0987 11 00 11

Saigon Center sở hữu “vị trí vàng” tại khu vực quận 1, mang đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đẳng cấp. Chỉ với mức chi phí từ 1.000.000 đồng/tháng, doanh nghiệp đã có thể sở hữu địa chỉ kinh doanh vô cùng ấn tượng cùng nhiều tiện ích như: lễ tân thông thạo ngoại ngữ, sảnh đón khách đẳng cấp, dịch vụ hỗ trợ nhận thư từ, bưu phẩm, fax và điện thoại liên hệ.

Khi lựa chọn địa điểm văn phòng ảo, ngoài khu vực quận 1 thuộc trung tâm thành phố, quý khách có thể cân nhắc thêm các văn phòng ảo quận 2 hoặc văn phòng ảo quận Phú Nhuận để giúp đa dạng thêm sự lựa chọn. Các văn phòng ảo này với nhiều tiện ích cùng các gói dịch kèm mức giá hợp lý sẽ giúp quý khách có được sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp.

8. Giải đáp thắc mắc khi thuê văn phòng ảo

8.1. Nên thuê văn phòng ảo ở đâu?

Tính chất đặc trưng của văn phòng ảo là nơi để đăng ký địa chỉ kinh doanh nên doanh nghiệp. Vì thế, bạn nên cân nhắc những vị trí văn phòng đẹp, đắc địa, dễ gây ấn tượng và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng. Không những thế, địa điểm văn phòng thuận lợi cũng giúp khách hàng dễ dàng liên lạc và kết nối khi cần.

Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn các văn phòng ảo quận 1, quận 3 - thuộc khu vực trung tâm của TPHCM, để đặt địa chỉ kinh doanh. Điều này giúp khẳng định vị thế đối với khách hàng và mở ra nhiều cơ hội hợp tác, phát triển.

8.2. Làm thế nào để thuê văn phòng ảo làm địa chỉ kinh doanh?

Để thuê văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, bạn cần thực hiện quy trình các bước, bao gồm:

• Tìm kiếm các nhà cung cấp văn phòng ảo trên thị trường
• So sánh các đơn vị và gói dịch vụ để chọn ra văn phòng ảo phù hợp yêu cầu và ngân sách
• Đến khảo sát văn phòng hoặc khảo sát từ xa qua video, hình ảnh.
• Liên hệ với nhà cung cấp để đăng ký và thanh toán và sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh. 
• Tìm kiếm nhà cung cấp văn phòng ảo phù hợp về dịch vụ và giá cả.
• Lựa chọn địa chỉ dựa trên văn phòng ảo và chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu, bao gồm chuyển tiếp thư, trả lời điện thoại, sử dụng không gian phòng họp khi có nhu cầu.

Hãy lưu ý rằng quy định về việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh có thể khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực. Vì vậy bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ văn phòng ảo tại tòa nhà để có thông tin chính xác nhất.

8.3 Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống khác nhau như thế nào?

Một số điểm khác nhau của mô hình văn phòng ảo so với văn phòng truyền thống như:

• Không gian văn phòng: Văn phòng ảo chỉ cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, không có diện tích văn phòng thực tế. Văn phòng truyền thống sẽ cung cấp diện tích văn phòng thực, doanh nghiệp có quyền sở hữu và kiểm soát không gian làm việc đó.
• Chi phí thuê: Văn phòng ảo có chi phí thuê thấp hơn so với văn phòng truyền thống.
• Thời gian làm việc: Văn phòng ảo thường có thời gian làm việc linh hoạt, dễ dàng cho doanh nghiệp liên hệ. Trong khi đó, văn phòng truyền thống chủ ý có thời gian hoạt động theo giờ hành chính.
• Tiện ích đi kèm dịch vụ: Văn phòng ảo sẽ có những tiện ích văn phòng cơ bản, có thể cần đặt lịch hẹn trước khi sử dụng (phòng họp, phòng hội nghị). Văn phòng truyền thống thường có nhiều dịch vụ tiện ích hơn, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.

Ngoài ra, để hiểu hơn về sự khác biệt giữa hai mô hình này, mời bạn xem qua video dưới đây nhé.

Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn