Khám phá văn phòng ảo: Lợi ích và mô hình hoạt động

Văn phòng ảo là một mô hình văn phòng không yêu cầu doanh nghiệp phải thuê một không gian làm việc thực tế. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín, cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác. Loại hình văn phòng này giúp tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là mô hình văn phòng cung cấp dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, liên lạc mà không cần diện tích làm việc thực tế. Mô hình cho phép nhân viên và chủ doanh nghiệp làm việc từ xa, không cần đến văn phòng.

Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?

Theo Wework - nhà cung cấp không gian làm việc chung nổi tiếng toàn cầu: Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp sử dụng một số đặc quyền của của văn phòng thông thường mà không cần tốn chi phí thuê dài hạn. Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp: địa chỉ đăng ký doanh nghiệp; địa điểm giao dịch, nhận thư từ, bưu phẩm; nhân viên lễ tân; sử dụng phòng họp. Một số nơi còn cung cấp dịch vụ đặt bảnh hiệu, số điện thoại, số fax, thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế.

Ưu điểm văn phòng ảo

Một số ưu điểm của văn phòng ảo bao gồm:

• Tính linh hoạt cao: cho phép người thuê làm việc từ xa hoặc bất cứ nơi đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet
• Tiết kiệm chi phí, nhân sự, thời gian vận hành, đặc biệt là ở những thành phố lớn: Doanh nghiệp sẽ không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý tòa nhà.
• Củng cố hình ảnh doanh nghiệp: Đa phần các địa chỉ văn phòng ảo đều tọa lạc tại các tòa nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao thêm hình ảnh công ty trong mắt khách hàng.
• Cung cấp đầy đủ tiện nghi: Văn phòng ảo vẫn được trang bị đầy đủ nội thất, tiện nghi như văn phòng thông thường. Điều này đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất khi khách hàng đến liên hệ hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng.
• Có lễ tân hỗ trợ 24/7: Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ tiếp đón khách hàng, nhận bưu phẩm, thư từ, fax và điện thoại liên hệ.
• Có không gian riêng để đón khách: Khách hàng có thể đến bất cứ lúc nào và được sắp xếp ngồi ở phòng chờ, được cung cấp nước uống và chờ doanh nghiệp đến đón tiếp.
• Cung cấp địa chỉ kinh doanh cố định lâu dài: Văn phòng ảo có thể trở thành địa chỉ kinh doanh lâu dài cho doanh nghiệp, tránh gây ảnh hưởng đến các vấn đề pháp lý liên quan đến địa chỉ kinh doanh.
• Thu hút nhân tài ở khắp mọi nơi: Sự linh hoạt của văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiếp cận với một nhóm ứng viên rộng lớn hơn và đa dạng hơn, từ đó có thể tìm được những nhân tài xuất sắc nhất cho vị trí tuyển dụng.
• Hợp đồng linh hoạt, giá trị thấp nên rủi ro rất ít.

Mô hình hoạt động của văn phòng ảo

Văn phòng ảo là một mô hình văn phòng không có không gian làm việc vật lý cố định, nhưng vẫn cung cấp đầy đủ các dịch vụ và tiện ích cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Các dịch vụ văn phòng ảo cung cấp bao gồm:

• Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp.
• Phòng họp, phòng hội nghị.
• Các dịch vụ hỗ trợ khác: Một số văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác như dịch vụ thư ký ảo, dịch vụ kế toán, tư vấn pháp lý, hỗ trợ thành lập doanh nghiệp...

Quy trình thuê và sử dụng văn phòng ảo:

• Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín, có địa chỉ đẹp và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Ký hợp đồng: Ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo với nhà cung cấp, trong đó quy định rõ các điều khoản về dịch vụ, giá cả, thời hạn thuê...
• Sử dụng dịch vụ: Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng các dịch vụ của văn phòng ảo như địa chỉ kinh doanh, dịch vụ tiếp tân, phòng họp… 

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại HCM uy tín như Regus, Compass Offices, Replus, UPgen Co-working Space, Toong và CirCO. Các đơn vị này đều cung cấp địa chỉ kinh doanh đẹp, dịch vụ tiếp tân chuyên nghiệp, phòng họp hiện đại và nhiều dịch vụ hỗ trợ khác.

Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

Về mặt pháp lý, việc thuê văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam. Theo điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Luật doanh nghiệp 2020 không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Đồng thời, không có quy định nào cấm doanh nghiệp đặt trụ sở trùng nhau, do đó, một địa chỉ kinh doanh hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Nên việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký địa chỉ kinh doanh hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặt trụ sở giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam và cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, tỉnh/thành phố, số điện thoại và số fax (nếu có). Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp có địa điểm liên lạc chính thức, thuận lợi cho việc quản lý của cơ quan nhà nước và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

So sánh văn phòng ảo và văn phòng truyền thống

Một số điểm khác nhau của mô hình văn phòng ảo so với văn phòng truyền thống như:

• Không gian văn phòng: Văn phòng ảo chỉ cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, không có diện tích văn phòng thực tế. Văn phòng truyền thống sẽ cung cấp diện tích văn phòng thực, doanh nghiệp có quyền sở hữu và kiểm soát không gian làm việc đó.
• Chi phí thuê: Văn phòng ảo có chi phí thuê thấp hơn so với văn phòng truyền thống.
• Thời gian làm việc: Văn phòng ảo thường có thời gian làm việc linh hoạt, dễ dàng cho doanh nghiệp liên hệ. Trong khi đó, văn phòng truyền thống chủ ý có thời gian hoạt động theo giờ hành chính.
• Tiện ích đi kèm dịch vụ: Văn phòng ảo sẽ có những tiện ích văn phòng cơ bản, có thể cần đặt lịch hẹn trước khi sử dụng (phòng họp, phòng hội nghị). Văn phòng truyền thống thường có nhiều dịch vụ tiện ích hơn, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.

Ngoài ra, để hiểu hơn về sự khác biệt giữa hai mô hình này, mời bạn xem qua video dưới đây nhé.

Văn phòng ảo có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Văn phòng ảo là mô hình dịch vụ phù hợp với nhiều cá nhân, doanh nghiệp khác nhau. Dịch vụ này ngày càng phổ biến bởi sự linh hoạt và tiện lợi mà nó mang lại. Dưới đây là 8 đối tượng có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo:

• Cá nhân, tổ chức, người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ không có nhu cầu hoặc không đủ khả năng thuê không gian văn phòng truyền thống vốn tốn nhiều chi phí.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, thành lập văn phòng đại diện tại khu vực nhưng không muốn cam kết hợp đồng dài hạn.
• Doanh nghiệp muốn tạo dựng hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp hơn những không muốn tốn chi phí thuê văn phòng tại đó.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) muốn tối ưu hóa chi phí.
• Nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn khởi nghiệp, thành lập công ty.
• Cá nhân, tổ chức muốn nâng tầm uy tín khi có địa chỉ văn phòng thuộc các tòa nhà cao cấp, ở vị trí đắc địa.
• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh sang các thành phố khác.
• Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo phát huy hiệu quả

Để lựa chọn được văn phòng ảo phù hợp, bạn có thể tham khảo những kinh nghiệm sau:

• Xác định nhu cầu và ngân sách: giúp doanh nghiệp tìm được văn phòng ảo phù hợp một cách thuận lợi và tiết kiệm thời gian.
• Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng: giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được cung cấp.
• Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo phải rõ ràng: giúp đảm bảo quyền và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên đi thuê văn phòng ảo
• Địa điểm đặt văn phòng ảo: nên ưu tiên chọn các địa điểm đặt văn phòng ảo ở mặt tiền đường, khu vực trung tâm hoặc có định vị chính xác trên bản đồ.
• Kiểm tra đôi bên có cạnh tranh với nhau không: tránh các tình huống cực kỳ khó xử, dễ gây sự hiểu lầm cho khách hàng.
• Tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng: tránh các vấn đề pháp lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đánh giá kinh nghiệm của đội ngũ lễ tân: đội ngũ lễ tân đóng vai trò quan trọng khi thuê văn phòng ảo, đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với đối tác và khách hàng.

Ngoài ra, nếu quý khách có nhu cầu tìm văn phòng làm việc riêng tư hơn, Quý khách có thể tham khảo thêm các tòa nhà cho thuê văn phòng tại TPHCM và dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói HCM.  Với hơn 15 năm kinh nghiệm và mạng lưới đối tác rộng lớn, Office Saigon sẽ giúp doanh nghiệp tìm được văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách, từ các tòa nhà hạng A cao cấp đến các văn phòng trọn gói, chia sẻ và coworking space tại HCM.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn