Sự liên kết giữa môi trường bên ngoài và hiệu suất làm việc

Nội dung chính:

1. Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự tập trung và năng suất làm việc
1.1 Không gian sử dụng chật hẹp
1.1 Thiết bị công nghệ tại nơi làm việc lỗi thời
1.3 Ánh sáng kém
1.4 Không gian thiếu linh hoạt
1.5 Điều kiện làm việc không thoải mái
1.6 Tiếng ồn từ xung quanh
2. Cách khắc phục các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến năng suất

6 yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự tập trung và năng suất làm việc

1) Không gian sử dụng chật hẹp

Nhân viên của bạn sẽ không đạt hiệu quả làm việc tốt nếu không gian và nguồn lực để thực hiện công việc đang trở nên quá tải. Đó không chỉ là việc phân bổ đúng dung lượng công việc cho mỗi người, mà còn không có đủ không gian để làm việc thoải mái.

Theo nghiên cứu, tiêu chuẩn văn phòng (m2/người) cho những nhân viên làm việc cố định (tổng thời gian làm việc tại văn phòng trên 60%) thì diện tích tối đa là 4.5m2/người. Nhân viên làm việc linh hoạt (tổng thời gian làm việc tại văn phòng khoảng 40%) thì diện tích tối đa là 3m2/người và nhân viên không cần chỗ ngồi cố định (thường làm việc ở bên ngoài và chỉ có mặt ở công ty để trao đổi một vài vấn đề) thì diện tích văn phòng tối đa là 1,5m2/người. Một không gian đa dạng và đủ rộng rãi để thoải mái làm việc sẽ cho ra hiệu quả làm việc tốt. 

2) Thiết bị công nghệ tại nơi làm việc lỗi thời

Trong thời đại 4.0, công nghệ tại nơi làm việc là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu tạo nên hiệu quả làm việc cao của nhân viên.

Việc sử dụng thiết bị công nghệ chậm, lỗi thời sẽ gây ra không ít khó chịu trong quá trình sử dụng. Theo thời gian, sự lạc hậu này sẽ gây sự thất vọng cho nhân viên, đem đến hiệu quả làm việc không như mong muốn và khiến họ quyết định rời bỏ công ty.

Công nghệ không hiệu quả cũng làm ảnh hưởng năng suất khá lớn. Ví dụ: Hãy xem xét những việc sẽ xảy ra khi bạn sử dụng phần mềm làm việc hoặc máy móc lỗi thời, ít nhất bạn sẽ mất hơn vài giây hoặc vài phút phút để chờ hoàn thành một thao tác trên máy. Qua đó, bạn có thể mất trung bình thêm 15-30 phút/ ngày để hoàn thành tất cả các công việc trong ngày.

3) Ánh sáng kém

Môi trường ánh sáng kém góp phần làm mỏi mắt và giảm hiệu quả làm việc. Ngược lại, việc tiếp cận với nguồn ánh sáng dồi dào, đặc biệt là ánh sáng tự nhiên có thể cải thiện năng suất.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc dành 8 tiếng/ngày trong ánh sáng huỳnh quang, thiếu tiếp xúc với ánh sáng mặt trời sẽ làm rối loạn nhịp sinh học của cơ thể. Điều này có thể dẫn đến một lực lượng lao động luôn mệt mỏi, uể oải và năng suất lao động kém hiệu quả.

4) Không gian thiếu linh hoạt

Điều đáng buồn phải thông báo với bạn là việc nhân viên làm việc không hiệu quả có thể là do lỗi của bạn. Nguyên nhân do nhân viên của bạn đang thiếu không gian và nguồn lực tốt nhất để hoàn thành công việc của họ.

Nhân viên của bạn cần có không gian để làm việc thoải mái, nhưng cũng cần không gian phù hợp để có sự kết nối. Họ cần có không gian riêng tư, yên tĩnh để tập trung và khu vực chung để được hợp tác khi cần thiết.

5) Điều kiện làm việc không thoải mái

Thật khó để tập trung trong điều kiện làm việc có nhiệt độ không thoải mái. Nhiệt độ phòng quá lạnh, nhân viên sẽ bận tâm với việc giữ ấm hơn là làm việc hết khả năng và sẽ rất khó khăn để đánh máy nhanh hoặc tư duy tốt trong điều kiện nhiệt độ cơ thể thấp và run lẩy bẩy.

Mặc khác, nhiệt độ quá nóng khiến nhân viên không thể tập trung hoặc giữ bình tĩnh khi nhiệt độ cơ thể cao. Tuyến mồ hôi tiết ra nhiều và gây ra mùi cơ thể khó chịu trong văn phòng.

Ngoài ra, các vấn đề như: thiết bị hỗ trợ không đầy đủ, ghế, bàn quá nhỏ, quá cứng, hay gãy, chao đảo cũng sẽ trở thành phiền nhiễu gây bực bội lớn cho nhân viên khi điều kiện làm việc kém như vậy.

6) Tiếng ồn xung quanh

Làm việc trong một không gian chung mang đến nhiều lợi ích về mặt liên kết và chia sẻ thông tin. Tuy nhiên đây không phải là lựa chọn hoàn toàn tốt cho nhân viên của bạn. Hạn chế lớn nhất của điều kiện làm việc như thế là việc đảm bảo rằng có được sự im lặng và tập trung hoàn toàn để hoàn thành công việc.

Một số nhân viên có thể bị ảnh hưởng rất mạnh bởi tiếng ồn xung quanh. Đặc biệt là người hướng nội, theo nhiều nghiên cứu họ chịu nhiều ảnh hưởng xấu hơn người hướng ngoại, từ đó dẫn đến suy giảm năng suất nói chung. Việc mang tai nghe để nghe nhạc sẽ không giảm thiểu điều này. Vì âm thanh từ bản nhạc đang nghe cũng là một trong những yếu tố gây mất tập trung.  Để khắc phục, các công ty có thể lắp đặt máy tạo tiếng ồn trắng quanh văn phòng.

Cách khắc phục các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến năng suất

Mặc dù việc tiết kiệm chi phí và cắt giảm ngân sách là điều cần thiết. Tuy nhiên tiết kiệm quá mức khiến năng suất làm việc giảm lại mang đến sự tốn kém hơn. Nguyên tắc này áp dụng cho không gian làm việc, nội thất văn phòng, thiết bị công nghệ và ứng dụng…

Cách tốt nhất để đạt được năng suất như mong muốn là đầu tư vào không gian làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là một vài hướng dẫn để cải thiện điều kiện làm việc kém đang ảnh hưởng đến nhân viên:

• Cung cấp cho nhân viên các điều kiện họ cần để có năng suất làm việc tốt nhất. Điều đó bao gồm: Không gian đủ rộng rãi, riêng tư, yên tĩnh để tập trung, thiết bị công nghệ hiệu quả sẵn sàng hỗ trợ công việc hoàn thành nhanh nhất.

• Cung cấp linh hoạt nơi làm việc, thời gian và cách làm việc. Một văn phòng có nhiều chức năng, kết hợp hài hòa giữa không gian yên tĩnh và không gian chung. Văn phòng thiết kế theo không gian mở là một ý tưởng thiết kế môi trường làm việc hay bạn nên tham khảo.

• Tìm hiểu lắng nghe và trao đổi về nguyện vọng của nhân viên. Nhìn nhận phản hồi từ họ để tìm các giải pháp điều chỉnh thích hợp, thay vì áp đặt thêm nhiều quy trình và áp lực.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh hay muốn cải thiện công ty thì phải nhận ra môi trường văn phòng thật sự có sức ảnh hướng rất lớn đến năng suất công việc. Để khắc phục, các doanh nghiệp mới chưa có văn phòng cần xem xét thật kỹ các tiêu chí thuê văn phòng để tìm được địa điểm kinh doanh phù hợp. Các doanh nghiệp cũ thì tìm cách thiết kế lại hoặc mở rộng, thay đổi văn phòng.  

Mặc khác, tại thị trường cho thuê nhiều sản phẩm đa dạng như Tp.HCM thì tìm được văn phòng cho thuê phòng đẹp, giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu của công ty là một điều không dễ dàng. Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể liên hệ đến công ty đại lý cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để được hỗ trợ tư vấn.

Liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline: 0987.110011 để được hỗ trợ tư vấn. Mọi chi phí tư vấn là hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email: info@officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/ky-gui.html