Hướng dẫn xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Cập nhật: 2022-06-23 15:44:04

4.9/5 - 2 Bình chọn - 193 xem

Dựa vào kết quả tăng trưởng lớn của thị trường văn phòng cho thuê, chúng ta có thể thấy nhu cầu thuê văn phòng làm việc chuyên nghiệp trở thành xu hướng của mọi doanh nghiệp. Sau khi doanh nghiệp thuê được văn phòng phù hợp, đây sẽ là thời điểm để xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Để giúp doanh nghiệp hiểu hơn về cách xuất hoá đơn, chúng tôi sẽ giải đáp những vấn đề xoay quanh thời điểm xuất hoá đơn khi thuê văn phòng trong bài viết.

 

1. Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng

 

Hóa đơn bán hànghóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) đều phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng không giống nhau. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT đều lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Việc phân biệt chúng rất quan trọng đối với kế toán để công tác kê khai, hoạch toán cho doanh nghiệp hiệu quả. Phân biệt hai loại hóa đơn này như sau:
 

Hóa đơn bán hàng là gì?

 

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trong hóa đơn, các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

 

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

 

Hóa đơn hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT – một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế. Cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, vận tải nội địa. Trên hóa đơn VAT sẽ ghi rõ:
 

- Tên, địa chỉ

- Mã số thuế của người bán và người mua (nếu có)

- Danh mục hàng hóa dịch vụ

- Ngày thực hiện giao dịch

- Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ

- Giá trị tính thuế VAT

- Thuế suất VAT và giá trị thuế VAT

- Hóa đơn VAT còn được gọi là hóa đơn đỏ do liên giao cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng.

 

Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

 

Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

 

Rất nhiều người còn khá bối rối giữa các loại hóa đơn. Trong số đó thì hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT là dễ nhầm lẫn nhất. Vậy hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT khác nhau như thế nào?

 

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Hóa đơn không có dòng thuế suất Dòng thuế xuất được in trên hóa đơn
Hóa đơn không có dấu mộc vuông Hóa đơn không có được đánh dấu mộc vuông
Chỉ có tính nội bộ Có giá trị về mặt pháp lý
Không được khấu trừ thuế đầu vào Được khấu trừ vào thuế đầu vào
Sử dụng để kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Dùng cho các doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

 

2. Quy định khi viết hóa đơn

 

Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động.


Khi lập hóa đơn, kế toán lưu ý nội dung trên hóa đơn cần đảm bảo:

- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

 

3. Hướng dẫn cách viết/ xuất hóa đơn

 

Khi viết hóa đơn cần lưu ý và tránh những sai sót
Khi viết hóa đơn cần lưu ý và tránh những sai sót

 

Thông thường, hóa đơn đỏ được lập theo một biểu mẫu nhất định, gồm đầy đủ các tiêu thức đã được quy định bởi pháp luật như sau:
 

- Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ;
- Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ: Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này người lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa;
- Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ;
- Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra;
- Viết đúng phần tổng cộng;
- Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ.

 

Một số lưu ý, sai sót thường gặp khi xuất hoá đơn

 

Khi viết hóa đơn, có những lỗi cơ bản về nội dung thể hiện trên hóa đơn như sau:
 

- Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập hoá đơn GTGT;
- Ghi sai tên đơn vị so với đăng ký kinh doanh của người mua hàng hay sai địa chỉ người mua hàng hoặc mã số thuế đơn vị mua;
- Ghi tên hàng hóa, mã hàng không đúng với thông tin hàng hóa;
- Không gạch bỏ những ô mã số thuế còn trống trên hoá đơn. Mã số thuế thường có 13 ô. Nếu không phải là chi nhánh phụ thuộc thì mã số thuế gồm 10 số;
- Kế toán ghi sai số tiền, đơn giá trên hoá đơn so với thực tế hàng hoá mua bán;
- Kế toán ghi số tiền bằng số và số tiền bằng chữ khác nhau;
- Không gạch phần còn trống hay gạch không hết những phần còn trống trong mục diễn giải, số lượng hay đơn giá, thành tiền trên hoá đơn. Nếu không gạch hết dễ dẫn đến bị ghi thêm, chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên hoá đơn;
- Ghi không đúng hoặc bỏ quên số thuế suất thuế GTGT;
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn không phải là đồng Việt Nam;
- Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu  thuế GTGT;
- Không đóng dấu công ty;
- Hoá đơn thiếu chữ ký người mua hàng khi mua hàng trực tiếp;
- Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
- Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế…


Để xuất hóa đơn đúng cho khách hàng, khi viết hóa đơn cần lưu ý những điều sau:
 

- Khi điền các thông tin về người mua hàng cũng như các thông tin về hàng hóa mua bán, kế toán hay người bán hàng phải cẩn thận, kiểm tra thông tin chính xác trước khi ghi hóa đơn;
- Các phần còn trống hay thừa phải chú ý gạch chéo hết không được để sót;
- Trước khi giao hóa đơn cho người mua, người bán hay ké toán phải kiểm tra lại đầy đủ các thông tin trên hóa đơn và chữ ký của người bán hàng, đóng dấu và chữ ký người đại diện doanh nghiệp.

 

[DOWNLOAD] Mẫu hóa đơn cho thuê văn phòng

 

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, Office Saigon gửi bạn mẫu hóa đơn cho thuê văn phòng bên dưới:

 

Mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

 

Một số bài viết cùng chủ đề có thể bạn quan tâm:

✍ Hướng dẫn quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp từ A - Z

✍ Doanh nghiệp chưa xuất hóa đơn GTGT theo mức thuế mới sẽ bị xử lý thế nào?

✍ Quy định về đặt địa chỉ công ty, Trụ sở chính của doanh nghiệp

✍ Các vấn đề pháp lý phổ biến nhất mà doanh nghiệp gặp phải

 

Bài viết được biên tập bởi Office Saigon - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng, với rất nhiều văn phòng chuyên nghiệp để bạn lựa chọn như: thuê văn phòng giá tốt tại Quận 1văn phòng cho thuê giá rẻ quận 3dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp quận 10... Nếu bạn tìm văn phòng để đặt trủ sở kinh doanh, hoặc văn phòng đại diện phù hợp với quy định của pháp luật, Hãy liên hệ Hotline Office Saigon: 0987 110011 để được tư vấn miễn phí.