Giờ làm việc: 08h-17h từ thứ 2 - thứ 6 | 08h - 12h thứ 7

So sánh 0
Hẹn xem 0
Xem hướng ngồi theo tuổi

Blog's

  1. Trang chủ
  2. Blog
  3. 8 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi tìm thuê văn phòng

8 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi tìm thuê văn phòng

4.9 out of 5 with 4 ratings - 21 xem
Trong quá trình tìm kiếm văn phòng, ít nhiều doanh nghiệp sẽ gặp phải 8 lỗi phổ biến sau đây do chưa có kinh nghiệm và thông tin chính xác. Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh rủi ro trong quá trình sử dụng.

8 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi tìm thuê văn phòng


1. Tiêu chí tìm thuê văn phòng không cụ thể


Trước khi bước vào quá trình tìm kiếm văn phòng thực tế, quý doanh nghiệp nên đưa ra một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng. Tiêu chí càng cụ thể sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tránh được những phát sinh rủi ro trong quá trình sử dụng.

Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có mức ngân sách tìm thuê văn phòng khác nhau và có giới hạn, nên cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là những tiêu chí xem xét, nhưng có thể bỏ qua. Vì vậy nếu có được những tiêu chí cụ thể, rõ ràng có thể rút ngắn được 1/2 thời gian tìm kiếm văn phòng làm việc phù hợp.

Nhưng với những doanh nghiệp đi thuê văn phòng lần đầu thì làm sao nắm được những tiêu chí này?

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

Có 4 tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần ưu tiên hàng đầu khi tìm kiếm văn phòng:

✅  Vị trí, khu vực văn phòng.
✅  Ngân sách dự trù cho việc thuê văn phòng.
✅  Diện tích (không gian) cần thiết cho văn phòng.
✅  Thời gian chính xác mà doanh nghiệp chuyển văn phòng.

Ngoài 4 tiêu chí quan trọng phía trên, quý doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm “10 tiêu chí quan trọng cần phải biết trước khi tìm thuê văn phòng” của Office Saigon đã tổng hợp, hoặc có thể liên hệ trực tiếp theo Hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.

 

2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả


Hiện nay, nhiều doanh nghiệp luôn mong muốn tìm những văn phòng làm việc chuyên nghiệp, vượt trội với những tiện ích hiện đại và phong phú, nhưng giá thuê lại vượt qua ngân sách dự kiến ban đầu. Và tâm lý “cố một chút” tìm văn phòng cho thuê khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Nhiều doanh nghiệp luôn cảm thấy những tòa nhà văn phòng có giá thuê cao hơn ngân sách của mình 2-3USD/m2 là phù hợp với họ hơn vì chất lượng, đẳng cấp và dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà có giá thuê nằm trong ngân sách dự kiến. 

Theo kinh nghiệm nhiều năm trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tìm văn phòng, chúng tôi nhận thấy, văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc và mức giá riêng của nó. Nếu muốn tìm một văn phòng làm việc giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp và xa trung tâm, còn nếu muốn một văn phòng đẹp đầy đủ tiêu chuẩn thì phải chấp nhận giá thuê cao. Quan trọng nhất là các doanh nghiệp cần xác định tiêu chí nào là tiên quyết. 

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

3. Không dự trù cho việc tăng/giảm nhân viên


Việc lên kế hoạch chuyển văn phòng mới tốn khá nhiều chi phí: hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ, chi phí thuê xe chuyển văn phòng, thiết kế thi công nội thất văn phòng mới, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,… Vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng mới cần tính toán diện tích văn phòng phù hợp với kế hoạch tăng/ giảm nhân sự sau một năm. Việc tăng/giảm nhân sự đột ngột, không nằm trong kế hoạch lâu dài, sẽ dẫn đến nhiều khó khăn:

✅ Đi tìm văn phòng mới, tốn thời gian, công sức, hiệu quả công việc của nhân viên giảm.
✅ Nếu nhân viên giảm quá mạnh sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí trong ngân sách thuê văn phòng.
✅ Tâm lý nhân viên không ổn định sẽ ảnh hưởng đến năng xuất làm việc.
✅ Di chuyển trước thời hạn hợp đồng sẽ mất tiền cọc 3 tháng tại tòa nhà đang thuê.
✅ Có thể đền thêm 3 tháng nếu hợp đồng có quy định.
✅ Nội thất thiết kế phải bỏ, thanh lý giá rẻ vì khi di dời hầu như phải làm lại đồ mới.

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

4. Không quan tâm đến những vấn đề của nhân viên


Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.

✅ Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
✅ Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
✅ Các phòng ban có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
✅ Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?
✅ Tòa nhà có đáp ứng đầy đủ số lượng xe máy của nhân viên gửi tại hầm?

 

5. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng


Có một số doanh nghiệp chỉ xem và đánh giá văn phòng rồi đưa ra quyết định nhanh chóng. Thường thì họ dành 20-30 phút đế xem tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, chúng ta nên:

✅ Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
✅ Dành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá.
✅ Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, nhân viên Office Saigon).
✅ Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

6. Ký Offer Letter và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng


Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: 

✅ Ký thư mời thuê (Offer Letter), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê (không bao gồm phí quản lý và VAT).
✅ Ký hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê văn phòng (không bao gồm phí quản lý và VAT).

Các thư mời thuê từ tòa nhà thường không quy định những vấn đề khác liên quan đến chi phí khách hàng phải trả và điều khoản hợp đồng. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo hợp đồng và bạn có thể đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

7. Không đo lại diện tích văn phòng thực tế


Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, quý khách cần nắm rõ diện tích chuẩn bị thuê được tính là diện tích Net hay diện tích Gross. Diện tích văn phòng mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác 100%, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. 

Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch, vì vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức chúng ta nên đo lại thực tế một lần nữa.

Quý khách hàng có thể tìm hiểu về diện tích văn phòng qua bài viết “Diện tích Gross và diện tích Net khi thuê văn phòng là gì?

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

8. Lựa chọn đơn vị hỗ trợ tìm văn phòng và đối tác thiết kế thi công nội thất văn phòng không chuyên nghiệp


Để không phải mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và sàng lọc thông tin văn phòng, quý doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị môi giới uy tín và chuyên nghiệp để hỗ trợ. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế, thi công nội thất văn phòng cũng rất quan trọng.

Hiểu được hai mối lo hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, công ty Office Saigon cho ra đời dịch vụ trọn gói tìm thuê văn phòng và thiết kế thi công nội thất văn phòng với nhiều chính sách ưu đãi hấp dẫn. Chỉ cần liên hệ với chúng tôi theo hotline 0987 11 00 11 hoặc website www.officesaigon.vn và để lại thông tin, quý khách hàng sẽ được tư vấn, hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.

 

Những điều cần tránh khi tìm thuê văn phòng

 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi có nhu cầu tìm thuê văn phòng trọn gói tại Tp.HCM, vui lòng liên hệ https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html

Văn phòng cho thuê Office Saigon

Nguồn: Office Saigon

Xem tử vi
Văn phòng trọn gói giá rẻ
Các giải thưởng Office Saigon đạt được

Tải ứng dụng

Office Saigon - Apps on Google PlayOffice Saigon on the App Store
Hotline:

0938 339 086
0987 11 00 11

So sánh 0
Hẹn xem 0
Xem phong thủy Live chat Skype Ký gửi cho thuê Liên hệ

OFFICE SAIGON MIỄN PHÍ TOÀN BỘ DỊCH VỤ TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH HỖ TRỢ KHÁCH ĐI XEM VĂN PHÒNG

Top
1Messenger - Leader Real Zalo - Leader Real