Những lưu ý cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

A. Kiểm tra những thông tin cơ bản trong hợp đồng

1/ Thông tin cá nhân, thông tin đối tác: 

Thông tin cá nhân: Dành ít phút kiểm tra thông tin cá nhân/ doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo quyền lợi pháp lý về sau. Số điện thoại, email liên lạc, địa chỉ liên hệ thường bị bỏ qua và không được xem kỹ. Tuy nhiên bạn nên ghi đầy đủ và chính xác những thông tin này, vì đây có thể là kênh liên lạc khi có thông báo quan trọng của chủ cho thuê lúc bạn không có tại văn phòng.

Thông tin đối tác (chủ cho thuê): dành thời gian kiểm tra, hãy chắc rằng thông tin của người chủ cho thuê là chính xác để đảm bảo quyền lợi pháp lý về sau. Nếu có thêm thời gian, hãy kiểm tra kỹ các tài liệu pháp lý của chủ cho thuê để chứng minh tính minh bạch của họ. 

2/ Tiền cọc

Thông thường chủ cho thuê sẽ yêu cầu tiền cọc là 3 tháng tiền thuê mặt bằng. Hãy kiểm tra kỹ thông tin này để chắc chắn số tiền ghi đúng và kiểm tra điều kiện nhận lại cọc sau khi hết thời hạn hoặc khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn.

3/ Tiền thuê hàng tháng

Đây là chi phí thuê bạn phải trả đều đặn cho chủ nhà. Nhiều hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ không bao gồm phí dịch vụ. Hãy chắc chắn tổng số tiền phí cuối cùng liệu có phù hợp với bạn hay không. Ngoài ra, kiểm tra kỹ chính sách tăng giá để hạn chế việc cố ý tăng giá liên tục trong thời hạn thuê của chủ tòa nhà.  

4/ Thời hạn hợp đồng

Các mốc thời gian cần xem xét là ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng. Ngày bắt đầu hợp đồng sẽ ính từ thời gian bạn bắt đầu vào làm việc. Thông thường, chủ tòa nhà sẽ không tính thời gian chuẩn bị và trang trí nội thất vào hợp đồng, tối thiểu là 3 ngày tối đa là 14 ngày. Trong trường hợp mặt bằng lớn cần nhiều thời gian thi công, thì khách thuê có thể thương lượng gia hạn thêm với chủ tòa nhà.

B. Kiểm tra những thông tin bổ sung trong hợp đồng

1/ Vị trí và diện tích thuê

Sau khi kiểm tra những thông tin cơ bản, điều cần kiểm tra tiếp theo là diện tích thuê. Hãy đến tận nơi và đo đạc lại mặt bằng để xác định. Hiện nay có 2 cách tính diện tích văn phòng. Tòa nhà bạn sắp thuê sẽ tính phí thuê dựa theo diện tích Gross hay diện tích Net. (Bài viết: Cách tính diện tích Net - Diện tích Gross).

2/ Điều khoản thanh toán

Kỳ hạn thanh toán theo tháng, theo quý, hay theo năm. Đối với các toàn nhà tại Việt Nam, kỳ hạn thanh toán tiền thuê thường sẽ tính theo từng tháng. Thời gian thanh toán là vào ngày đầu tiển của mỗi tháng. Tiền tệ thanh toán thường tính theo Việt Nam đồng, hoặc USD.

4/ Các loại chi phí phát sinh

Phí dịch vụ, tiền điện tiêu thụ, phí đỗ xe máy, phí làm ngoài giờ, phí hoàn trả mặt bằng. 

5/ Quyền lợi và nghĩa vụ của bên thuê và cho thuê

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê. Nên khi kiểm tra hợp đồng cần xem xét kỹ các điều khoản ràng buộc trong mục này để xử lý khi có sự cố phát sinh. 

6/ Điều khoản bảo trì/sửa chữa

Đừng quên liệt kê rõ điều khoản trên vào hợp đồng thuê văn phòng vì trong quá trình sử dụng văn phòng, chắc chắn sẽ phát sinh liên quan các vấn đề bảo dưỡng/sửa chữa.

7/ Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Vấn đề quan trọng cần có trong hợp đồng cho thuê văn phòng là điểu khoản chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng do chủ tòa nhà, chấm dứt do người thuê hoặc do trường hợp khách quan bất khả kháng (quy hoạch, tịch thu của nhà nước…). Hợp đồng cần nếu rõ trách nhiệm và quyền lợi và điều khoản bồi thường trong mỗi trường hợp để có thể tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền cọc một cách hợp lý.

8/ Điều khoản gia hạn hợp đồng

Thời hạn hợp đồng thường kéo dài từ 1 đến 5 năm. Sau khi kết thúc thời hạn, bạn có thể rời khỏi và tìm văn phòng mới hoặc gia hạn thêm hợp đồng. Nếu tương lai bạn vẫn hài lòng về vị trí này nhưng lại phải chuyển đi do hết thời hạn chủ tòa nhà tăng giá quá cao. Khi ấy, chắc chắn bạn sẽ mất thời gian và kinh phí tìm kiếm, trang trí văn phòng mới . Vì thế, hãy cố gắng thoả thuận điều này với chủ nhà.

9/ Điều khoản chuyển nhượng

Hãy kiểm tra hợp đồng thuê của bạn có cho phép bạn chuyển nhượng hay không? Bạn không thể biết trước được trong năm tới công ty sẽ phát triển thêm như thế nào, nếu khi đấy diện tích văn phòng không còn đủ chỗ thì điều khoản chuyển nhượng trong hợp đồng sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của bạn.

Điều quan trọng đối với hợp đồng thuê văn phòng nào là nhận thức được các quyền và nghĩa vụ của bạn. Bạn nên xem xét cẩn thận để đảm bảo không có bất kỳ điều khoản vô lý hoặc có chứa nguy cơ tiềm ẩn. Hợp đồng cho thuê văn phòng có thể rất phức tạp và bạn nên đến tư vấn pháp lý hoặc tư vấn bất động sản chuyên nghiệp trong lĩnh vực cho thuê văn phòng để có những thông tin bổ hữu ích trong việc thuê văn phòng. 

Cảm nhận khách hàng thuê văn phòng tại Office Saigon

Công ty Office Saigon chúng tôi hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng và đã hỗ trợ nhiều đơn vị doanh nghiệp lớn. Nếu bạn cần hỗ trợ tìm kiếm văn phòng và tư vấn lời khuyên cho thuê văn phòng, xin vui lòng liên hệ chúng tôi qua Hotline: 0987110011. Mọi dịch vụ tư vấn đều là miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.

Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086

Email: info@officesaigon.vn 

Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/ky-gui.html