Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI SOẠN VĂN BẢN

Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn thực sự chú tâm đến nội dung, hình thức văn bản của mình. Hoặc bạn có thể tham khảo ý kiến của đồng nghiệp và cấp trên trước khi gửi văn bản đến các lãnh đạo cấp cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có. Chúc bạn thành công và có được văn bản như ý.

Lỗi ngôn ngữ, văn phong

Đây là một lỗi phổ biến hàng đầu khi soạn thảo văn bản, các lỗi thường gặp là sai lỗi chính tả, dùng từ địa phương không phù hợp trong văn bản. Cũng có các trường hợp dùng từ lủng củng, ý trước mâu thuẫn với ý sau, không rõ ý,…..

Để khắc phục lỗi này, khi soạn thảo văn bản, bạn nên nêu các câu chủ đề, các câu tiếp theo sẽ khai ý của câu chủ đề đó. Như vậy, văn bản của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý. Bạn cũng cần nhờ người khác kiểm tra các lỗi chính tả trong văn bản.

Lỗi nội dung

Có nhiều văn bản không nêu bật được nội dung chính mà viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của văn bản.

Để khắc phục lỗi này, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, bạn cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý để triển khai nội dung văn bản.

Lỗi định dạng

Nhiều văn bản hay bị lỗi về việc sử dụng font chữ, loại font chữ thường được sử dụng để soạn văn bản là Times New Roman. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến canh lề văn bản, tab,…

Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng

Một lỗi phổ biến khi soạn văn bản đó là viết một đoạn quá dài mà không có dấu chấm, phẩy trong câu. Trong nhiều văn bản khác lại sử dụng dấu câu tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng khi viết.

Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước các dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm mà nên có dấu cách phía sau dấu câu.

Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.

Lỗi đánh số mục lục

Đánh số thứ tự trong một văn bản có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một văn bản phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán.

Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh số không theo thứ tự. Một số văn bản tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTex hoặc chức năng Style của Microsoft Word.

Lỗi hình ảnh và công thức

Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh hoạt cho những nhận định của văn bản trở nên rõ ràng, minh bạch và tạo sức thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp phải các lỗi như không liên qua đến nội dung, không rõ ràng và không được giải thích cụ thể…

Trong nhiều báo cáo khác, các bảng biểu, hình ảnh không được đánh số cũng dễ gây ra sự nhầm lẫn, tạo nên sự khó khăn cho người đọc. Các bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách đánh số, đặt tên cho hình, bảng biểu để người đọc dễ theo dõi.

Ngoài ra, chất lượng hình ảnh, bảng biểu cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Nhiều trường hợp hình ảnh, bảng biểu được chụp từ các báo cáo khác hay lấy từ các nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, không đọc được nội dung chi tiết. Tốt nhất, bạn nên vẽ lại hoặc tìm hình ảnh khác đạt chất lượng tốt hơn.