WFH là gì? Lợi ích, Thách thức & Cách Work From Home hiệu quả

Làm việc từ xa, hay còn gọi là Work From Home (WFH), đã thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp và nhân viên trên toàn thế giới. Mô hình Work From Home đã thay thế dần các hình thức làm việc truyền thống, mang lại nhiều sự thay đổi trong cách thức quản lý và vận hành công việc.

Tuy nhiên, để làm việc từ xa hiệu quả cũng không thiếu những thách thức, đặc biệt là trong việc duy trì năng suất làm việc và sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Hãy cùng Office Saigon tìm hiểu kỹ hơn về WFH (Work From Home) là gì, lợi ích và thách thức mà mô hình này mang lại, cũng như cách để làm việc từ xa hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Work From Home là gì?

Định nghĩa

Work From Home (Work From Home) là làm việc từ xa. Đây là mô hình làm việc linh hoạt, nhân viên có thể làm việc tại nhà hoặc bất kỳ nơi đâu mà không cần phải có mặt tại văn phòng công ty.

Thay vì di chuyển tới văn phòng hàng ngày, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet và các công cụ hỗ trợ công việc từ xa. Mô hình này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời tăng cường sự linh hoạt cho nhân viên trong việc quản lý thời gian và không gian làm việc.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hiện đại, WFH mở ra cơ hội tuyển dụng nhân viên từ nhiều nơi trên thế giới mà không cần bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng trưởng mà còn giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc trong một môi trường ít căng thẳng.

Sự khác biệt giữa Work From Home và Work At Home

Work From Home và Work At Home có một số điểm khác biệt quan trọng, mặc dù cả hai đều liên quan đến việc làm việc ngoài văn phòng công ty. Tuy nhiên, cách thức thực hiện và môi trường làm việc có thể khác nhau:

• Work From Home: là mô hình làm việc linh hoạt, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet. Công ty thường cung cấp công cụ công nghệ và các phần mềm hỗ trợ để giao tiếp và quản lý công việc từ xa. Mô hình này có tính linh hoạt cao, nhân viên có thể chọn môi trường làm việc phù hợp nhất cho mình.
• Work At Home: Mặc dù cũng là làm việc tại nhà, nhưng thường yêu cầu có một không gian làm việc cố định tại nhà.

Mặc dù cả hai mô hình đều cho phép làm việc tại nhà, Work From Home thường có sự linh hoạt cao hơn và không yêu cầu không gian làm việc cố định như Work At Home. Doanh nghiệp cũng dễ dàng hỗ trợ mô hình WFH hơn nhờ vào công nghệ và các phần mềm quản lý từ xa.

Lợi ích của Work From Home đối với Doanh Nghiệp và Nhân Viên

Mô hình Work From Home không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích chính mà các công ty và nhân viên có thể đạt được khi áp dụng mô hình này.

Đối với nhân viên

Làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên. Linh hoạt thời gian giúp họ chủ động sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân, có thể chăm sóc gia đình, dành thời gian cho sở thích cá nhân mà không cần phải lo lắng về việc di chuyển đến văn phòng. Từ đó cân bằng cuộc sống - công việc tốt hơn, giảm stress và tăng năng suất làm việc. Các nghiên cứu cho thấy, làm việc tại nhà có thể giúp tăng năng suất làm việc lên đến 15% trong môi trường làm việc tập trung.

Bên cạnh đó, việc tiết kiệm chi phí đi lại và ăn uống cũng là một ưu điểm đáng kể. Điều này đặc biệt có lợi đối với những người sống xa nơi làm việc hoặc có phải di chuyển hàng ngày. 

Đối với doanh nghiệp

Làm việc từ xa (WFH) không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đầu tiên, WFH giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách đáng kể nhờ giảm thiểu chi phí văn phòng. Thứ hai, mô hình này mở ra cơ hội tuyển dụng nhân tài toàn cầu, giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao hơn.

Bên cạnh đó, WFH còn cải thiện sự hài lòng của nhân viên, tạo môi trường làm việc linh hoạt, giảm stress và tăng cường sự gắn bó. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, WFH góp phần tăng năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn.

Có thể nói, WFH là một giải pháp win-win, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và bền vững.

Những thách thức khi áp dụng mô hình làm việc từ xa

Mô hình làm việc từ xa (WFH) đã thay đổi cách chúng ta làm việc, tuy nhiên nó cũng đặt ra nhiều thách thức mới. Cả nhân viên và doanh nghiệp đều phải đối mặt với những khó khăn riêng. Nhân viên có thể cảm thấy cô đơn, khó tập trung và mất cân bằng cuộc sống. Doanh nghiệp thì phải đối mặt với các vấn đề như quản lý hiệu suất từ xa, bảo mật thông tin và duy trì văn hóa công ty.

Đối với nhân viên:

Làm việc từ xa đặt ra nhiều khó khăn cho nhân viên. Một trong những khó khăn lớn nhất là việc khó duy trì sự tập trung trong môi trường làm việc tại nhà. Tiếng ồn, sự phân tán của các thành viên trong gia đình và thiếu không gian làm việc riêng tư là những yếu tố gây ảnh hưởng.

Bên cạnh đó, cảm giác cô lập xã hội cũng là một vấn đề đáng lo ngại. Thiếu đi sự tương tác trực tiếp với đồng nghiệp khiến nhân viên cảm thấy đơn độc và thiếu động lực. Cuối cùng, việc không thể tách biệt hoàn toàn giữa công việc và cuộc sống cũng gây ra nhiều áp lực, dẫn đến tình trạng làm việc quá sức và căng thẳng.

Đối với doanh nghiệp:

Làm việc từ xa mang đến không ít thách thức cho doanh nghiệp. Đầu tiên, việc quản lý hiệu suất nhân viên từ xa không dễ dàng, vì doanh nghiệp phải tìm cách đo lường và đánh giá công việc một cách khách quan. Tiếp theo, bảo mật thông tin trở thành vấn đề cấp bách, khi làm việc từ xa làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu quan trọng do nhân viên sử dụng nhiều thiết bị và mạng khác nhau.

Cuối cùng, duy trì văn hóa công ty cũng gặp khó khăn khi nhân viên làm việc ở nhiều nơi khác nhau. Để giải quyết các vấn đề này, doanh nghiệp cần có các chiến lược phù hợp để giữ vững sự kết nối và tinh thần đồng đội giữa các thành viên.

Cách Work From Home làm việc từ xa hiệu quả

Để làm việc từ xa hiệu quả, cả nhân viên và doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhân viên cần tạo một không gian làm việc chuyên nghiệp tại nhà, lập kế hoạch làm việc rõ ràng và duy trì lối sống lành mạnh. Trong khi đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào công cụ hỗ trợ làm việc từ xa, xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và tổ chức các hoạt động kết nố thường xuyên hơn. Cụ thể:

Đối với nhân viên

• Thiết kế khu vực làm việc thoải mái, thoáng đãng nhằm tạo nguồn cảm hứng và sự tập trung khi làm việc.
• Kiểm tra chất lượng đường truyền mạng, wifi, internet,..
• Lên kế hoạch công việc và thực hiện quản lý thời gian hiệu quả. Nên duy trì thói quen ngủ nghỉ và điểm danh đúng giờ.
• Hoàn thành đủ checklist công việc mỗi ngày
• Chăm sóc và duy trì sức khỏe thể chất, tinh thần tốt.
• Thường xuyên check mail cấp trên, đối tác và khách hàng.
• Tương tác đầy đủ với đồng nghiệp.

Đối với doanh nghiệp

• Phân chia hạng mục công việc, các đầu việc nào sẽ có thể chuyển được từ offline sang online.
• Phương án chấm công, điểm danh cũng như theo dõi hiệu quả công việc.
• Trang bị đầy đủ thiết bị điện tử, công nghệ cho nhân viên trong quá trình wfh.
• Xây dựng các biện pháp kiểm soát nhân viên ra vào trên hệ thống của công ty để thực hiện chấm công và tính lương.
• Thực hiện to-do list mỗi ngày, báo cáo công việc qua google sheets.
• Xây dựng quy chế thưởng phạt rõ ràng.

Công cụ và phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa Work From Home

Việc áp dụng mô hình Work From Home (Work From Home) không thể thiếu sự hỗ trợ của các công cụ và phần mềm giúp kết nối và quản lý công việc hiệu quả. Các công ty và doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau để tối ưu hóa năng suất làm việc, duy trì giao tiếp và quản lý các dự án từ xa. Dưới đây là một số công cụ phổ biến và hữu ích trong việc làm việc từ xa:

Công cụ giao tiếp và họp trực tuyến

• Zoom: Nổi tiếng với tính năng họp trực tuyến chất lượng cao, Zoom cho phép chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp và tích hợp với nhiều ứng dụng khác.
• Microsoft Teams: Không chỉ là một công cụ họp trực tuyến, Teams còn cung cấp các tính năng như chat nhóm, chia sẻ tệp và quản lý dự án.
• Google Meet: Tích hợp sẵn trong Google Workspace, Meet là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai đã quen sử dụng các sản phẩm của Google.

Công cụ quản lý dự án và công việc

• Trello: Với giao diện trực quan dạng bảng, Trello giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và quản lý các dự án nhỏ đến vừa.
• Asana: Cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn Trello, Asana phù hợp với các dự án lớn và phức tạp, cho phép bạn tạo các luồng công việc tùy chỉnh và theo dõi chi tiết tiến độ.
• Notion: Là một công cụ đa năng, vừa có thể dùng để quản lý dự án, vừa có thể dùng để viết tài liệu, tạo cơ sở dữ liệu,...

Công cụ chia sẻ và lưu trữ tài liệu:

• Dropbox: Là một dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, cung cấp không gian lưu trữ lớn và khả năng đồng bộ hóa tệp giữa các thiết bị.
• Slack: là một công cụ để giao tiếp trong nhóm và trong công ty. Nó cho phép tạo các kênh cho từng dự án hoặc nhóm, giúp các thành viên dễ dàng chia sẻ tài liệu, thảo luận và cập nhật công việc.
• Google Workspace: bộ công cụ bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets,... giúp các công ty làm việc từ xa có thể lưu trữ tài liệu, chỉnh sửa chung và giao tiếp với nhau.

Công cụ quản lý thời gian và năng suất

• Toggl Track: Giúp bạn theo dõi thời gian làm việc trên từng nhiệm vụ, từ đó đánh giá hiệu suất và cải thiện cách quản lý thời gian.
• RescueTime: Tự động theo dõi các ứng dụng và trang web bạn sử dụng, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn dành thời gian làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả, hãy bắt đánh giá băng các câu hỏi dưới đây:

Công việc của bạn cần những tính năng gì? Công cụ đó có tích hợp tốt với hệ thống hiện có không? Mức độ bảo mật có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không? Và cuối cùng, chi phí có phù hợp với ngân sách? Một công cụ phù hợp sẽ giúp bạn và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, tăng cường sự hợp tác và bảo vệ dữ liệu quan trọng.

Vai trò của không gian văn phòng trong thời đại bùng nổ Work From Home

Mặc dù Work From Home đang dần trở thành xu hướng, nhưng văn phòng vẫn quan trọng đối với các hoạt động như brainstorming, hội thảo, và các buổi hội thảo, đào tạo trực tiếp. Vì việc gặp mặt trực tiếp vẫn mang lại sự tương tác và học hỏi trực quan tốt hơn.

Để tận dụng tối đa cả hai hình thức, nhiều công ty đang áp dụng mô hình văn phòng linh hoạt, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và Work From Home, cho phép nhân viên linh hoạt trong việc lựa chọn làm việc tại văn phòng hoặc từ xa, vừa giúp tăng cường sự kết nối và vẫn giữ được sự thoải mái.

Office Saigon hiểu rằng việc cân bằng giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa là rất quan trọng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ thuê văn phòng linh hoạt cho các doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang mô hình Work From Home thông qua các giải pháp văn phòng ảo, văn phòng diện tích nhỏ, văn phòng trọn gói,.. để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư cho văn phòng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON– Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website:www.officesaigon.vn