Văn phòng phẩm là gì? Gồm những gì? Kinh nghiệm mua VPP

Văn phòng phẩm là những dụng cụ và thiết bị thiết yếu trong các hoạt động văn phòng và doanh nghiệp. Chúng không chỉ hỗ trợ việc viết lách và lưu trữ thông tin mà còn giúp tổ chức công việc và trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Dù là văn phòng nhỏ hay công ty lớn, việc sử dụng văn phòng phẩm phù hợp sẽ góp phần tạo điều kiện làm việc khoa học và chuyên nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các loại văn phòng phẩm thông dụng, vai trò và lợi ích của chúng, cũng như kinh nghiệm chọn mua để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Văn phòng phẩm là gì?

Văn phòng phẩm là các dụng cụ, thiết bị, đồ dùng được sử dụng trong công việc văn phòng, hành chính hoặc trong các doanh nghiệp. Chúng giúp nhân viên thực hiện các công việc như viết lách, lưu trữ thông tin, tổ chức công việc và trao đổi thông tin hiệu quả.

Văn phòng phẩm không chỉ phục vụ các công việc văn phòng thông thường mà còn là những công cụ thiết yếu để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi, khoa học và chuyên nghiệp.

Văn phòng phẩm bao gồm những gì?

Dưới đây là các loại văn phòng phẩm thông dụng và phổ biến trong văn phòng:

1. Dụng cụ viết lách: Bút bi, Bút chì, Bút lông, Bút đánh dấu, Bút xoá

2. Dụng cụ tổ chức và lưu trữ giấy tờ: Kẹp giấy, Kẹp bướm, Bấm ghim và kim bấm, Tập giấy, Tệp hồ sơ

3. Dụng cụ lưu trữ thông tin và tài liệu: File đựng giấy tờ, Hộp đựng tài liệu, Kệ văn phòng

4. Dụng cụ văn phòng hỗ trợ công việc: Ghi chú Post-it, Lịch treo tường hoặc lịch bàn, Dụng cụ tẩy và keo, Đồ dùng đóng sách và tài liệu

5. Dụng cụ và thiết bị công nghệ văn phòng: Máy in và mực in, Máy fax, Máy tính và các thiết bị ngoại vi như chuột, bàn phím

6. Dụng cụ vệ sinh và bảo trì văn phòng: Giấy lau, Khăn lau bụi, Các sản phẩm vệ sinh bàn ghế và thiết bị văn phòng

7. Dụng cụ công nghệ thông tin và lưu trữ dữ liệu: USB, ổ cứng di động, Pin và bộ sạc, Dụng cụ kết nối mạng

Danh sách 20+ văn phòng phẩm thiết yếu trong văn phòng

1. Bút bi, Bút chì, Bút lông
2. Bút đánh dấu, Bút xoá
3. Kẹp giấy, Kẹp bướm
4. Bấm ghim và kim bấm
5. Tập giấy, Tệp hồ sơ
6. File đựng giấy tờ
7. Hộp đựng tài liệu
8. Kệ văn phòng
9. Ghi chú Post-it
10. Lịch treo tường hoặc lịch bàn
11. Dụng cụ tẩy và keo
12. Đồ dùng đóng sách và tài liệu
13. Máy in và mực in
14. Máy fax
15. Máy tính và các thiết bị ngoại vi như chuột, bàn phím
16. Giấy lau, Khăn lau bụi
17. Các sản phẩm vệ sinh bàn ghế và thiết bị văn phòng
18. USB và ổ cứng di động
19. Pin và bộ sạc
20. Dụng cụ kết nối mạng

Vai trò và lợi ích của văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm không chỉ là những dụng cụ và thiết bị thông thường trong các văn phòng, mà còn đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả, khoa học và chuyên nghiệp. Chúng hỗ trợ mọi hoạt động trong văn phòng từ công việc hành chính, lưu trữ thông tin cho đến giao tiếp và tổ chức công việc. Dưới đây là vai trò và lợi ích chi tiết và sâu sắc của văn phòng phẩm:

Hỗ trợ các hoạt động văn phòng cơ bản:

Văn phòng phẩm như bút, giấy, kẹp giấy, tệp hồ sơ và dụng cụ ghi chú là những công cụ thiết yếu hỗ trợ nhân viên thực hiện các công việc văn phòng như viết lách, ghi chép thông tin, chuẩn bị hồ sơ và báo cáo.

Tổ chức và lưu trữ thông tin:

Với các dụng cụ như tập giấy, file đựng giấy tờ, kẹp giấy và hộp đựng tài liệu, văn phòng phẩm giúp nhân viên lưu trữ và sắp xếp thông tin khoa học, dễ dàng tra cứu và đảm bảo thông tin không bị thất lạc.

Hỗ trợ công việc và giao tiếp thông tin:

Ghi chú Post-it, lịch bàn và các dụng cụ văn phòng khác giúp nhân viên ghi nhớ công việc, quản lý lịch trình và thông tin quan trọng. Chúng tạo điều kiện giao tiếp thông tin nhanh chóng và chính xác giữa các phòng ban và nhân viên.

Bảo trì và giữ gìn vệ sinh trong không gian làm việc:

Dụng cụ vệ sinh văn phòng như giấy lau, khăn lau bụi và các sản phẩm làm sạch bàn ghế giúp duy trì không gian làm việc luôn sạch sẽ, thoáng mát và tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.

Hỗ trợ công nghệ và kỹ thuật số trong công việc:

Văn phòng phẩm bao gồm cả các thiết bị công nghệ như USB, máy in, máy fax và các thiết bị ngoại vi khác. Chúng hỗ trợ công việc in ấn, lưu trữ thông tin và kết nối mạng, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Tăng hiệu quả và năng suất làm việc:

Khi các dụng cụ văn phòng được sử dụng đúng cách, chúng giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Điều này trực tiếp làm tăng hiệu quả và năng suất công việc.

Kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm

Việc chọn mua văn phòng phẩm không chỉ đơn giản là tìm kiếm và mua sắm các vật dụng thông thường, mà còn cần sự cân nhắc kỹ lưỡng để đáp ứng nhu cầu thực tế và tối ưu hiệu quả công việc trong văn phòng. Dưới đây là những kinh nghiệm chọn mua văn phòng dụa trên 5 tiêu chí như sau:

Xác định rõ nhu cầu và mục đích sử dụng

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu sử dụng các văn phòng phẩm trong công việc. Điều này sẽ giúp bạn mua sắm các sản phẩm phù hợp và tránh lãng phí.

Xác định mục đích sử dụng đựa vào công việc cụ thể để lựa chọn văn phòng phẩm cần thiết, ví dụ: Dụng cụ viết lách (bút, giấy, tẩy) cho nhân viên văn phòng. Dụng cụ lưu trữ thông tin (file đựng giấy, kẹp giấy, hộp tài liệu) cho việc sắp xếp công việc và bảo quản hồ sơ.

Ngoài ra, dựa vào số lượng nhân viên và quy mô của văn phòng để dự trù, tính toán lượng văn phòng phẩm cần mua trong từng thời kỳ. Việc này sẽ giúp bạn có kế hoạch mua sắm hợp lý và tiết kiệm chi phí.

So sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp

Đầu tiên cần xác định ngân sách cụ thể và phân bổ chi phí phù hợp cho từng loại văn phòng phẩm. Trước khi đặt hàng, bạn cần tìm hiểu các mức giá trên thị trường, so sánh giá của nhiều cửa hàng hoặc nhà cung cấp khác nhau để chọn được sản phẩm với giá hợp lý nhất. 

Lưu ý nên chú ý chất lượng sản phẩm thay vì luôn ưu tiên giá rẻ.  Hàng cao cấp sẽ bền bỉ, chất lượng tốt, tuổi thọ dài. còn hàng bình dân sẽ tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo nhu cầu cơ bản. Ngoài ra, bạn có có thể mua nhiều, vì các đơn hàng lớn sẽ giảm giá, tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Ưu tiên chọn sản phẩm chất lượng và phù hợp với công việc

Khi chọn mua văn phòng phẩm, việc lựa chọn sản phẩm chất lượng và phù hợp là rất quan trọng. Khi ưu tiên sản phẩm chất lượng cao: lợi ihs nhận về là sản phẩm bền bỉ, hiệu quả và an toàn. Ví dụ, bút bi chất lượng sẽ không bị rò mực và giúp viết dễ dàng.

Mua hàng tại các cửa hàng chuyên nghiệp, uy tín

Lựa chọn địa chỉ mua hàng uy tín và thuận tiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Do các cửa hàng lớn thường có đầy đủ sản phẩm và cam kết chất lượng. Hoặc bạn cũng có thể đặt trên các trang thương mại điện tử như sau:Shopee, Ticktok,  Tiki, Lazada hoặc các website chuyên doanh văn phòng phẩm

Lựa chọn các thương hiệu nổi tiếng và có chính sách hậu mãi rõ ràng

Thương hiệu cũng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn văn phòng phẩm. Sản phẩm đến từ các thương hiệu uy tín thường có độ bền và chất lượng đảm bảo.

Các thương hiệu nổi VPP tiếng gồm: Pilot, BIC, Pentel, Máy in Brother, HP, Canon, Giấy in thương hiệu như A4, 3M, PaperOne..

Văn phòng phẩm là những công cụ thiết yếu không thể thiếu trong mọi hoạt động văn phòng, từ viết lách, lưu trữ thông tin cho đến quản lý công việc và giao tiếp thông tin. Chúng không chỉ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ và chuyên nghiệp. Với các thông tin và kinh nghiệm được chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn sẽ chọn mua được các sản phẩm văn phòng phẩm phù hợp, tiết kiệm chi phí và đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn