Hỏi đáp: Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự

Cách xác định diện tích thuê văn phòng vẫn còn khó khăn đối với người lần đầu tìm thuê văn phòng mới. Bài viết sẽ giải đáp và hướng dẫn chi tiết cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên.

Câu hỏi:

Anh Đoàn Xuân Ân: Xin chào, Office Saigon tôi đang có kế hoạch thuê văn phòng ở quận 1 cho công ty có khoảng 30 nhân sự. Vì là công ty mới thành lập nên tôi cần tối ưu diện tích để tiết kiệm chi phí thuê hàng tháng. Vậy cách tính diện tích thuê văn phòng như thế nào là phù hợp cho công ty 30 nhân sự? Mong được Office Saigon giải đáp.

Phương pháp tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên

Xin chào anh Ân, cảm ơn anh đã gửi câu hỏi đến Office Saigon. Đây cũng là câu hỏi thường gặp đối với các công ty lần đầu tìm thuê văn phòng làm việc. Office Saigon xin được giải đáp dưới đây.

Tính theo diện tích chỗ ngồi

*Mức diện tích chỗ ngồi tiêu chuẩn cho mỗi nhân viên thường dao động từ 3m2 - 10 m2. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, phong cách làm việc và ngân sách của công ty sẽ lựa chọn các mức diện tích khác nhau.

Ví dụ:

Công ty A đang tìm văn phòng cho thuê tại quận 7, chọn diện tích thuê ở mức trung bình dành cho 20 nhân sự là 6m2/ người.

Diện tích văn phòng phù hợp dành cho công ty này được tính như sau: 6m2/người x 20 nhân sự = 120m2.

Tính theo thể tích

Phương pháp này dựa trên thể tích không khí tối thiểu cần thiết cho mỗi nhân viên để đảm bảo sức khỏe và sự thoải mái. Thể tích không khí tối thiểu cho mỗi nhân viên là 10-11 mét khối.

Vậy nên với mỗi văn phòng có chiều cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là 3,3m2 - 3,7m2.

*Lưu ý: Đây là tiêu chuẩn chung chứ không áp dụng theo cấp bậc hay vị trí. Văn phòng có trần cao hơn có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn. Ngoài ra, cũng phải chú ý đến kích thước của nội thất sẽ sử dụng như bàn ghế, tủ chứa đồ, tủ tài liệu, kệ giá sách.

✍ Tham khảo thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê theo Gross và Net để tìm hiểu cách tính diện tích cho thuê của tòa nhà.

Các bước tính diện tích văn phòng

Doanh nghiệp và các đơn vị thiết kế có thể tích diện tích văn phòng chính xác với 4 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Xác định số lượng nhân viên cần bố trí

Cần tính đến số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai, cũng như số lượng nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng. Mục đích để tránh lãng phí chi phí thuê văn phòng nếu quá rộng hoặc diện tích quá chật hẹp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Bước 2: Lựa chọn mức diện tích phù hợp

Doanh nghiệp lựa chọn mức diện tích phù hợp dựa trên nhu cầu, ngân sách, loại hình công việc và vị trí nhân viên. Diện tích văn phòng cần đảm bảo chức năng và sự thoải mái cho người sử dụng.

Bước 3: Tính diện tích văn phòng và khu vực chung

*Diện tích khu vực chung: Là diện tích bao gồm khu vực tiếp khách, pantry, vệ sinh, hành lang, thang máy,... Diện tích khu vực chung thường chiếm khoảng 20 - 30% diện tích văn phòng.

Ví dụ:

Một công ty có 30 nhân viên, áp dụng mức tiêu chuẩn diện tích 5m2/người và diện tích khu vực chung chiếm 25% diện tích văn phòng. Diện tích văn phòng cần thiết cho công ty này sẽ được tính như sau:

Diện tích văn phòng = 30 nhân viên x 5 m2/người + (30 nhân viên x 5 m2/người x 25%)
= 150 m2 + 37.5 m2
= 187.5 m2

Bước 4: Điều chỉnh diện tích văn phòng dựa trên các yếu tố khác

Cần điều chỉnh diện tích văn phòng dựa trên các yếu tố như:

• Ngành nghề kinh doanh là gì? Vì một số ngành nghề cần diện tích lớn hơn cho khu vực trưng bày sản phẩm hoặc tiếp khách.
• Phong cách làm việc hướng tới là gì? Riêng tư, văn phòng mở, hay kết hợp,..để cân nhắc diện tích chỗ ngồi cho nhân viên, khu vực làm việc chung, khu vực thư giãn, họp nhóm.
• Chiều cao trần nhà có đủ thông thoáng cho không gian làm việc hay không?
• Đảm bảo diện tích đủ cho lối thoát hiểm theo quy định của Phòng cháy chữa cháy.

Ví dụ yêu cầu văn phòng một số ngành nghề kinh doanh đặc thù:

• Ngân hàng: Cần khu vực tiếp khách sang trọng để tạo ấn tượng với khách hàng, khu vực an ninh để bảo mật tài sản và khu vực làm việc riêng tư cho nhân viên.
• Công ty thiết kế: Cần không gian làm việc chung rộng rãi để khuyến khích sự sáng tạo và cộng tác, khu vực trưng bày sản phẩm và khu vực lưu trữ bản vẽ.
• Công ty luật và tư vấn: Cần lớn hơn cho khu vực tiếp khách, phòng họp và khu vực lưu trữ tài liệu.

Quy định thiết kế văn phòng: tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)

Theo Nghị định 152/2017/NĐ-CP về quy định tiêu chuẩn định mức sử dụng trụ sở làm việc, diện tích tối thiểu cho mỗi người làm việc là 3 m2. Tuy nhiên, đây chỉ là mức tối thiểu, doanh nghiệp nên đảm bảo diện tích từ 5 - 6 m2/người để mang lại sự thoải mái và hiệu quả cho nhân viên.

Hiện nay, thị trường văn phòng cho thuê cung cấp linh hoạt diện tích sàn văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp từ nhỏ, trung bình đến lớn. Tuy nhiên, để sở hữu diện tích thuê tối ưu và phù hợp nhất với quy mô, hơn nữa là tiết kiệm chi phí của công ty thì nên biết đến cách tính diện tích theo số lượng nhân viên: dự trù số lượng nhân sự và tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên cơ sở: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop).

Có 3 mức tiêu chuẩn chung về diện tích thuê văn phòng (m2/người):

• Mức theo tiêu chuẩn: Diện tích trung bình khoảng 7-10m2/người, có vị trí ngồi rộng thoáng, thoải mái
• Mức trung bình - vừa đủ: Diện tích 5 -6m2/người, được các công ty Việt Nam áp dụng cho văn phòng.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí thuê: thuê theo tiêu chuẩn 3 - 4m2/người.

Lời khuyên cho doanh nghiệp thuê văn phòng

Hy vọng câu trả lời trên đây đã giúp anh Ân xác định được diện tích văn phòng quận 1 cần thuê cho công ty của mình. Nếu anh vẫn thấy khó khăn trong việc xác định không gian văn phòng cần thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Đừng ngần ngại gọi đến Office Saigon để được hỗ trợ tư vấn chi tiết.

Ngoài ra, anh cũng nên lưu ý một số điểm sau:

• Nên sử dụng các dịch vụ tư vấn thiết kế văn phòng chuyên nghiệp để có được giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của công ty.
• Cần lưu ý đến các yếu tố như khả năng mở rộng diện tích trong tương lai khi lựa chọn văn phòng.
• Nên tham khảo ý kiến của nhân viên về nhu cầu về diện tích và bố trí văn phòng.
• Lên kế hoạch chi tiết: Xác định rõ ngân sách, mục đích sử dụng và phong cách mong muốn trước khi bắt đầu thiết kế.
• Chú trọng đến ánh sáng và thông gió: Đảm bảo văn phòng có đủ ánh sáng tự nhiên và thông gió tốt.

Office Saigon là công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp hàng đầu tại Tp.HCM. Chúng tôi đã được công nhận giải thưởng "Top 30 thương hiệu BĐS xuất sắc 2018"; "Top 10 thương hiệu mạnh quốc gia năm 2019";"Top thương hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2019".

Office Saigon đã đồng hành với hơn hàng nghìn doanh nghiệp trong quá trình tìm thuê văn phòng tại Tp.HCM. Có được con số đó không thể không nhắc đến đội ngũ chuyên viên tư vấn trẻ, năng động đã qua đào tạo và có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực văn phòng cho thuê.

Liên hệ tìm thuê văn phòng với Office Saigon quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết sản phẩm phù hợp, đưa đón khảo sát văn phòng hoàn toàn miễn phí và nhận được những ưu đãi tốt nhất. Quý khách chỉ cần nhấc máy liên hệ và cho chúng tôi biết ngân sách tiền thuê và mục đích và yêu cầu sử dụng. Office Saigon sẽ tư vấn và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn