10 tiêu chí quan trọng cần phải biết trước khi tìm thuê văn phòng

Cập nhật: 2018-07-11 18:33:46

5/5 - 1 Bình chọn - 1278 Xem

10 tiêu chí quan trọng cần biết trước khi thuê văn phòng

 

1. Phải có bộ tiêu chí cụ thể trước khi tìm văn phòng

Dự trên nhu cầu thực của công ty chúng ta sẽ hình thành được bộ tiêu chí cụ thể cho công ty mình như: Cần quận nào? Diện tích bao nhiêu? Nhân sự hiện tại là bao nhiêu? Văn phòng thiết kể theo không gian mở hay không gian đóng? Ngân sách chi tối đa khoảng bao nhiêu?

Với việc có bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho bạn rất nhiều trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh mất thời gian, rồi những phát sinh đáng tiếc xảy ra như: chi phí tăng, địa điểm đi lại bất tiện….Vì vậy nên có một bộ tiêu chí cụ thể với nhu cầu thực tế cho công ty rồi hãy đi tìm.

2. Thuê văn phòng trong khả năng chi trả của công ty

Nếu bạn có ngân sách 15$ tôi khuyên bạn nên thuê toà nhà với chi phí dưới 15$. Đừng cố sức với những văn phòng vượt quá khả năng kinh phí của công ty. Sẽ chẳng bao giờ là đủ, nếu bạn không ngừng so sánh những điểm nổi trội của toà nhà 17$ (ngoài khả năng) và tòa nhà 15$ (trong khả năng). Đơn giản là chi phí càng cao thì dịch vụ càng tốt. Và việc nếu phải thuê trong thời gian dài, việc cố gắng thuê toàn nhà vượt mức kinh phí, sẽ gây rủi ro để quản lý chi phí dài hạn cho doanh nghiệp.

Một lời khuyên lúc này dành cho bạn, Chỉ nên thuê văn phòng trong khả năng chi trả của công ty

3. Dự trù trước kế hoạch gia tăng quy mô công ty

Bạn cần tính toán kế hoạch nhân sự trong 2-5 năm, việc dự trù trước nhân sự là tiêu chí chọn lựa diện tích thuê văn phòng. Tránh đi trường hợp thuê quá nhiều nhưng không sử dụng hết công suất, hoặc quá ít với quy mô nhân sự của công ty.

Quy mô công ty phát triển đến mức độ nào đó thì văn phòng nhỏ hiện tại sẽ không đáp ứng được. Một số phải huỷ hợp đồng đang thuê và chuyển sang văn phòng. Việc này vừa tốn chi phí do huỷ hợp đồng, và chi phí khi phải liên tục di chuyển địa điểm làm việc.

4. Xem phí thuê văn phòng cũng là một dang chi phí đầu tư

Khi thuê một văn phòng tốt sẽ giúp công ty mang về nhiều giá trị cho:
- Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp;
- Hiệu suất làm việc của nhân viên;
- Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

Nên ngoài chi phí thực tế phải trả cho tiền thuê phòng, dịch vụ của toà nhà. Bạn nên xem chi phí thuê văn phòng còn được xem là khoản đầu tư lâu dài của doanh nghiệp để tìm cho công ty một văn phòng tốt nhất.

5. Quan tâm đến nhân viên của bạn

Như đã đề cập ở ý trên, một văn phòng tốt sẽ mang lại hiệu suất làm việc tốt, thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên. Nên những tiêu chí khi lựa chọn văn phòng cần những yếu tố quan tâm hơn đến nhân viên của bạn, vì họ là người trực tiếp tạo ra thu nhập cho công ty. Cụ thể:
- Bạn không nên chọn nơi có khoảng cách đi lại quá xa từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên
- Chọn không gian làm việc thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao. Cụ thể: Chỗ ngồi rộng, khônh bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, đủ bàn ghế, cung cấp đủ thiết bị hệ thống tủ đựng tài liệu, máy in, máy uống nước v.v.
- Văn phòng bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ
- Gần nơi ăn trưa, chất lượng món ăn tốt, giá cả hợp lý


6. Đừng ra quyết định quá sớm ngay lần đầu đi xem

Sẽ cực kì rủ ro cho bạn nếu chỉ đi xem văn phòng lần đầu tiên và lựa chọn ngay theo cảm tính. Bạn cần dành ra ít thời gian hơn để đánh giá ưu nhược điểm của toà nhà. Cân nhắc dựa trên bộ tiêu chí mà bạn đã chi trả ban đầu. Tìm hiểu so sánh giữa các toà nhà với nhau, và tham khảo các khách hàng đã thuê, hoặc với môi giới của bạn.

7. Xem xét và đàm phán về hợp đồng trước khi ký thuê hay chuyển cọc

Trình tự đàm phán thuê văn phòng thường có 2 bước ( Chỉ áp dụng cho một số tòa nhà lớn, hạng B trở lên): 
+ Bước 1:Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; 
+ Bước 2: Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả trong các thư mời thuê thường. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

8. Đo lại diện tích văn phòng

Đối với văn phòng cho thuê tính theo diện tích, bạn nên đo lại diện tích văn phòng trước khi ký hợp đồng với chủ nhà. Bởi vì không phải lúc nào diện tích các toàn nhà đưa ra đều đúng. Việc phải chi trả thêm cho phần diện tích chênh lệch đó trong tháng thuê không đáng kể, nhưng đối với hợp đồng lâu năm là con số không nhỏ.

9. Chuẩn bị đối tác thi công nội thất sớm

Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí.
Công ty thiết kế và thi công nội thất sẽ trợ giúp việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Sẽ giúp dự tính trước chi phí nội thất, từ đó cân đối để lựa chọn văn phòng có thuê chi phí phù hợp.

10. Chuẩn bị thời gian tìm hiểu thị trường phù hợp.

Thời gian tìm hiểu thị trường trước khi thuê, thông thường phụ thuộc vào diện tích bạn muốn thuê là bao nhiêu? Nếu bạn thuê dưới 70m2 thì thời gian bạn cần tìm hiểu trong 1 tháng là phù hợp nhất. Nếu bạn thuê 200m2 thời gian bạn cần tìm hiểu thị trường khoảng 1-2 tháng là phù hợp. Và nếu bạn thuê diện tích lớn hơn 500m2 thì thời gian bạn cần tìm hiểu thị trường là khoảng 4-6 tháng là phù hợp. Đây là kinh nghiệm làm 10 năm trong nghề tôi rút ra được thời gian như trên. Vì nếu bạn tìm sớm quá thì mất thời gian cho bạn, những sản phẩm bạn tìm sẽ có người khác thuê, hoặc tìm trễ quá sẽ làm cho bạn không tìm được tòa nhà ưng ý nhất. Với những diện tích từ 500m2 trở lên thì 4-6 tháng bạn sẽ đủ thời gian chuẩn bị để đàm phán giá, chuẩn bị đối tác thi công nội thất sẽ tránh được việc: văn phòng tăng giá, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác.


Henry Nguyen - CEO Office Saigon.
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng cho thuê.