5 yếu tố cần lưu ý khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng

Cập nhật: 2022-07-07 15:03:49

5/5 - 2 Bình chọn - 159 xem

Bạn sắp hết hạn hợp đồng thuê văn phòng và đang tìm lời khuyên về vấn đề gia hạn? Vậy hãy cùng tham khảo những lưu ý quan trọng trong việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng qua bài viết bên dưới.

 

Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng hay quyết định chuyển đi?

 

 

Có lẽ hợp đồng thuê văn phòng của bạn sắp kết thúc và bạn đang phải đối mặt với quyết định "gia hạn hợp đồng hay chuyển đi nơi khác?". Cho dù là lựa chọn nào thì đây cũng là một quyết định lớn có thể ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp trong tương lai.

 

Nếu chuyển đi, bạn phải chi trả một khoảng chi phí khá tốn kém cho việc dọn dẹp, di chuyển, thiết kế thi công văn phòng ở một nơi mới. Nhưng đôi khi ở lại cũng không phải là quyết định tốt nếu văn phòng hiện tại không thích hợp. Vì thế, cách duy nhất để đưa ra quyết định đúng đắn là cân nhắc các ưu nhược điểm của từng lựa chọn, tìm hiểu sâu để biết chính xác lựa chọn nào sẽ mang lại lợi ích nhiều nhất. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét trước khi ký gia hạn hợp đồng thuê.

 

5 YẾU TỐ CẦN LƯU Ý KHI GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG:

 

1. Thời hạn hợp đồng

 

Đầu tiên và quan trọng nhất là thời gian còn lại trong hợp đồng, hãy đảm bảo bạn còn nhiều thời gian để khảo sát và đưa ra quyết định phù hợp nhất. Vì nếu bạn chọn chuyển địa điểm, việc tìm kiếm không gian phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể là một quá trình dài.

 

Do vậy, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch cho vấn đề này khoảng thời gian dài, tối thiểu là 6 tháng trước khi hợp đồng kết thúc để có đủ thời gian cần thiết tìm ra một địa điểm mới tốt hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu bạn chọn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng, một số chủ tòa nhà có thể sẽ yêu cầu gửi thông báo từ một đến 3 tháng (hoặc thời gian được nêu trong hợp đồng nếu có) và hoàn tất các thủ tục giấy tờ chính thức.

 

Thời điểm thích hợp nhất đối với từng doanh nghiệp là:

 

Quy mô công ty   Khung thời gian để bắt đầu quá trình
> 1000m2  18 - 24 tháng trước khi hết hạn thuê
> 500m2  12 tháng trước khi hết hạn
> 200m2  6 - 12 tháng trước khi hết hạn
< 200m2   3 – 6 tháng trước khi hết hạn

 

>> Xem thêm: Thời điểm thích hợp để bắt đầu tìm kiếm văn phòng mới để biết thêm chi tiết

 

 

 

2. Diện tích văn phòng

 

Một yếu tố khác cần xem xét khi có gia hạn hợp đồng thuê là quy mô, diện tích văn phòng bạn đang thuê. Nếu diện tích văn phòng hiện tại đã phù hợp, bạn không cảm thấy cần mở rộng hay thu hẹp hơn thì hãy xem xét các lưu ý khác.

 

Nhưng nếu cần một diện tích lớn? Hoặc ngược lại, bạn cảm thấy không sử dụng hết phần diện tích này và muốn thu hẹp lại? Bạn hãy xem xét và thương lượng vấn đề của mình với chủ tòa nhà, nếu địa điểm cũ đáp ứng yêu cầu của bạn thì thì đó là tín hiệu tốt, nếu không thì đã đến lúc bạn nên chuyển sang một văn phòng mới.

 

>> Xem thêm: Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự để tính toán diện tích thuê hợp lý.

 

3. Chi phí

 

Trước khi ký hợp đồng gia hạn, bạn có thể đánh giá lại ngân sách, thẩm định giá thuê văn phòng và xem xét các giải pháp thay thế tốt hơn nếu có. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nghiên cứu, so sánh với các tòa nhà văn phòng xung quanh, hoặc trao đổi với một đại lý văn phòng uy tín để xin các báo giá.

 

Bằng cách này, bạn có thể đánh giá lại nhu cầu của doanh nghiệp, định giá thuê khi thương lượng hợp đồng và nếu trong quá trình khảo sát tìm được phương án thích hợp hơn với chi phí hợp lý thì việc chuyển đi có thể mang đến rất nhiều lợi ích. Mặt khác, nếu vị trí hiện tại của bạn phù hợp nhất với các tiêu chí đề ra, thì trong trường hợp này, có lẽ bạn nên tiếp tục ở lại đó.

 

4. Hiện trạng của tòa nhà

 

Khi bạn đi đến quyết định gia hạn hoặc chuyển địa điểm, bạn đều cần dành một chút thời gian để đánh giá lại hiện trạng không gian mà bạn làm việc.

 

Vì qua thời gian, tòa nhà có thể xuống cấp và không còn tốt như trước đây. Hoặc tòa nhà đang có có nhiều vấn đề về cấu trúc, hệ thống mà chủ tòa nhà chưa giải quyết thỏa đáng. Hoặc sự thay đổi nhân sự, ban quản lý mới gây ra nhiều bất lợi trong quá trình làm việc...Những vấn đề này nếu không xem xét, chúng có thể gây ra rắc rối trong tương lai, thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

 

 

5. Các điều khoản thay đổi trong hợp đồng mới (trong trường hợp gia hạn hợp đồng)

 

Một trong những rắc rối có thể phát sinh khi ký hợp đồng gia hạn văn phòng là chủ tòa nhà thay đổi các điều khoản trong hợp đồng. Tuy nhiên, đây là điều không thể tránh khỏi vì chủ tòa nhà không có nghĩa vụ cam kết những thỏa thuận như hợp đồng thuê ban đầu, đặc biệt là giá thuê.

 

Vì vậy, thay vì đợi đến khi hợp đồng chấm dứt và ký hợp đồng mới, bạn hãy đề xuất và thương lượng với chủ tòa nhà trước để tỏ thành, khi đó bạn có thể đàm phán những điều khoản tốt hơn. Còn đây là những nội dung thay đổi mà bạn cần lưu ý:

 

- Tỷ lệ phần trăm tăng giá trong năm tiếp theo và những năm sau
- Thay đổi hệ thống trang thiết bị đi kèm và cơ sở vật chất
- Có ưu đãi gì cho khách hàng thuê lâu, gia hạn hợp đồng hay không
- Giá từng chi phí dịch vụ: phí gửi xe, cách tính tiền điện, tiền nước, phí ngoài giờ, phí wifi, phí gửi xe,...
- Nhiệm vụ và quyền hạn của đôi bên
- Và những thay đổi đặc biệt khác

 

Cách gia hạn hợp đồng thuê văn phòng?

 

Nếu bạn quyết định tiếp tục gia hạn văn phòng tại vị trí cũ, bạn có thể sẽ cần tìm hiểu cách gia hạn hợp đồng. Sau đây là 4 bước  trong quy trình gia hạn hợp đồng với người cho thuê:

 

Bước 1. Đọc lại hợp đồng thuê ban đầu để xem qua thời gian hết hạn và các điều khoản trong đó.

Bước 2. Liên hệ, trao đổi với người cho thuê về ý định gia hạn hợp đồng (có thể gửi mail hoặc trao đổi trực tiếp với chủ tòa nhà)

Bước 3. Xem xét hợp đồng, hợp đồng bổ sung hoặc phụ lục hợp đồng mới nếu tiếp tiếp tục gia hạn

Bước 4. Ký hợp đồng gia hạn

 

CUỐI CÙNG

 

Giờ đây, bạn đã có hướng dẫn hữu ích khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng. Thế nên, hãy dành chút thời gian chú ý đến những thông tin đã đề cập phía trên để có thể đưa ra quyết định rõ ràng và sáng suốt.

 

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến các lựa chọn khác, mong muốn được tư vấn và nhận báo giá văn phòng tại khu vực của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi chuyên tư vấn cho thuê văn phòng tại TPHCM, với các lựa chọn hấp dẫn như văn phòng chuyên nghiệp tại Quận 1, văn phòng quận 7 nằm gần trung tâm, văn phòng giá rẻ nằm gần sân bay tại quận Tân Bình... Hứa hẹn sẽ giúp doanh nghiệp bạn tìm được không gian phù hợp.

 

Tìm đọc các bài viết liên quan bên dưới:

✍ (Hỏi - đáp) Thuê hai địa chỉ khác tầng tại một toà nhà văn phòng cần bổ sung địa điểm kinh doanh không?
✍ (Hỏi - đáp) Cách tính diện tích văn phòng cho thuê?
✍ (Hỏi - đáp) Có nên khảo sát trực tiếp văn phòng không?
✍ (Hỏi - đáp) Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự.
✍ (Hỏi - đáp) Thời gian setup văn phòng là bao lâu?

 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Để xem văn phòng bằng công nghệ thực tế ảo truy cập https://www.officesaigon.vn/office-vr360.html