Văn phòng công ty là gì? Nhận biết các loại hình văn phòng.

Ngày nay, thị trường văn phòng làm việc phát triển đa dạng với nhiều loại hình khác nhau. Bên cạnh văn phòng truyền thống, xuất hiện những mô hình hiện đại như Virtual Office, Coworking,... Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về các loại hình phổ biến và những yếu tố cần xem xét để lựa chọn được văn phòng công ty phù hợp và phân loại các mô hình văn phòng làm việc phổ biến qua bài viết này!

I. Văn phòng công ty là gì?

Văn phòng công ty là nơi trụ sở chính hoặc các chi nhánh của công ty được đặt. Đây là nơi làm việc, diễn ra các cuộc họp, gặp gỡ đối tác và khách hàng. Văn phòng công ty được chia thành nhiều loại hình dựa trên mục đích sử dụng, diện tích, cơ sở vật chất, chi phí thuê, dịch vụ…

Mỗi loại hình văn phòng có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp khác nhau.

II. Các loại hình văn phòng công ty phổ biến nhất hiện nay

1.Văn phòng công ty truyền thống

Đây là loại hình văn phòng thông dụng nhất, thường được đặt trong các tòa nhà cao tầng hoặc riêng biệt trong một công ty. Văn phòng truyền thống có diện tích rộng, được chia thành nhiều khu vực riêng biệt cho từng nhân viên hoặc nhóm làm việc.

Văn phòng truyền thống có đầy đủ nội thất và thiết bị cần thiết cho công việc, như bàn ghế, máy vi tính, máy in, điện thoại,… Mô hình văn phòng này cung cấp không gian riêng tư và sự tách biệt cho công việc cá nhân.

Tuy nhiên, văn phòng truyền thống thường đòi hỏi chi phí thuê cao yêu cầu thời gian thuê dài hạn. Mô hình này cũng làm giảm sự tương tác giữa các nhân viên với nhau.

2. Không gian làm việc chung (Coworking Space)

Coworking space là một mô hình văn phòng chia sẻ, nơi các công ty và cá nhân có thể thuê không gian làm việc chung với nhau. Đây là loại hình văn phòng cho thuê chung cho nhiều cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác nhau. Coworking Space có chi phí thuê rẻ và linh hoạt, có thể thuê theo giờ, ngày hoặc tháng.

Ưu điểm của mô hình Coworking Space:

• Tiết kiệm chi phí thuê không gian văn phòng riêng.
• Tạo cơ hội gặp gỡ và kết nối với nhiều người và doanh nghiệp khác nhau.
• Không gian làm việc chung thường cung cấp các tiện ích như bàn ghế, phòng họp, wifi, máy in, khu vực pantry với đồ uống, cafe, đồ ăn nhẹ…

Nhược điểm:

• Có thể thiếu sự riêng tư và tập trung.
• Không phù hợp cho các công việc yêu cầu tính bảo mật cao.

3. Văn phòng ảo (Virtual office)

Đây là loại hình văn phòng không có không gian thực tế mà chỉ có địa chỉ và số điện thoại để đăng ký kinh doanh hoặc tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Văn phòng ảo có chi phí thuê rất rẻ và không yêu cầu thời gian thuê cố định. Văn phòng ảo cung cấp các dịch vụ như thư từ, số điện thoại và hỗ trợ khách hàng.

Mô hình văn phòng công ty này thích hợp cho các cá nhân startup hay doanh nghiệp mới thành lập. Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê và các loại chi phí duy trì văn phòng khác mà vẫn đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp.

Hơn nữa, mô hình văn phòng ảo cũng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng nhân viên từ khắp mọi nơi. Nhân viên không bị ràng buộc bởi khung giờ làm việc hành chính cố định. Doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá chất lượng công việc dựa trên hiệu suất thay vì thời gian làm việc.

4. Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Đây là loại hình văn phòng cho thuê một phần diện tích của một văn phòng lớn trong tòa nhà. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng chung không gian văn phòng và chia sẻ các tiện ích như phòng họp, nhà vệ sinh, thiết bị văn phòng....

Văn phòng chia sẻ thường có diện tích vừa phải nhằm tiết kiệm chi phí thuê cho doanh nghiệp. Loại văn phòng công ty này thường linh hoạt và có thể thương lượng thời gian thuê, dành cho các công ty có nhu cầu thuê ngắn hạn.

Do đó, văn phòng chia sẻ thích hợp cho các cá nhân hay doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng làm việc riêng biệt, chuyên nghiệp nhưng không quá lớn.

5. Văn phòng công ty kết hợp nhà ở (Home Office hay Officetel)

Văn phòng kết hợp nhà ở, Home Office hay Officetel, là loại hình văn phòng được bố trí tại nhà riêng. Không gian bao gồm nhà ở và văn phòng làm việc. Văn phòng kết hợp nhà ở thường có diện tích nhỏ, được trang bị các thiết bị cần thiết cho công việc. Văn phòng kết hợp nhà ở có chi phí thuê bằng không hoặc rất thấp và có thể làm việc bất cứ lúc nào.

Mô hình văn phòng Officetel phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, khoảng 60 - 70 người trở xuống. Doanh nghiệp có thể phân bổ mỗi tầng 1 phòng ban hoặc ghép 2 phòng ban trong 1 tầng.

Mô hình nhà ở kết hợp văn phòng sử dụng tối đa lợi thế của mặt tiền trên đường phố, giúp thuận tiện cho việc di chuyển và giao dịch. Chi phí thuê mặt bằng (đối với các bên thuê) cũng không đáng kể hơn so với việc thuê sàn văn phòng và ít nhất là mức tiết kiệm đáng kể.

6. Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh (Smart Office) là một mô hình văn phòng công ty được trang bị công nghệ, trí tuệ nhân tạo và các thiết bị kết nối hiện đại, cao cấp để tối ưu hóa quản lý và sử dụng không gian làm việc hiệu quả nhất.

Mô hình này giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất và tiết kiệm năng lượng hơn, đồng thời cải thiện đáng kể trải nghiệm làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý và theo dõi tài nguyên hơn so với mô hình truyền thống.

Tuy nhiên, loại văn phòng công ty này đòi hỏi kinh phí đầu tư lớn vào các thiết bị công nghệ và cơ sở hạ tầng cho văn phòng làm việc. Doanh nghiệp cũng cần trau dồi cho đội ngũ nhân viên cách quản lý và duy trì hệ thống thông minh này.

7. Văn phòng không gian mở hiện đại

Văn phòng không gian mở hiện đại là văn phòng công ty được thiết kế để tạo ra một môi trường làm việc mở, không có các vách ngăn cố định. Nhân viên thường ngồi trong không gian mở chung và có thể làm việc cùng nhau.

Văn phòng mở giúp tạo cảm giác gần gũi, tương tác và đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp. Các nhân viên có thể dễ dàng giao tiếp, trao đổi công việc hơn, giúp thúc đẩy sự sáng tạo và tạo ra ý tưởng mới.

Tuy nhiên, văn phòng công ty mở cũng có nhược điểm là dễ gây là tiếng ồn, làm giảm sự tập trung và thiếu sự riêng tư đối với công việc cá nhân.

8. Văn phòng xanh bền vững (Biophilic Office)

Văn phòng xanh bền vững là mô hình thiết kế văn phòng được tối ưu hóa để tận dụng thiên nhiên và bảo vệ môi trường. Văn phòng xanh bền vững được trang trí nhiều cây xanh, cửa sổ lớn và ánh sáng tự nhiên để kết nối nhân viên với thiên nhiên.

Ngoài ra, các vận dụng trong văn phòng công ty cũng được sử dụng từ vật liệu tái chế, thân thiện với môi trường. Mô hình này tập trung vào hiệu quả của tiết kiệm năng lượng và tiết kiệm nước.

Mô hình Biophilic Office tạo ra môi trường làm việc thoải mái, cải thiện sức khỏe và năng suất của nhân viên, góp phần bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, doanh nghiệp mong muốn tạo ra văn phòng xanh bền vững cùng phải đầu tư chi phí ban đầu lớn và quản lý chặt chẽ quy định về ý thức của các nhân viên.

9. Văn phòng làm việc riêng

Văn phòng riêng (Office Suite hay Private Office) là một loại hình văn phòng được thiết kế để sử dụng bởi một công ty hoặc tổ chức cụ thể. Văn phòng công ty này phù hợp cho 1 người hoặc nhóm từ 4-5 người làm việc.

Trong một văn phòng riêng, không gian thường được thuê hoặc sở hữu bởi công ty đó và không được chia sẻ với các công ty hoặc tổ chức khác. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh không gian theo ý thích và tự do quản lý văn phòng công ty. Loại văn phòng này cung cấp sự bảo mật cao hơn so với các văn phòng chia sẻ hoặc coworking.

Chúng ta thường thấy mô hình này xuất hiện ở các khu chung cư và tòa cao ốc cung cấp dịch vụ cho thuê sàn văn phòng. Một số trường hợp đã được trang bị đầy đủ tiện nghi và cơ sở hạ tầng.

Tuy nhiên, đa số các tòa nhà chỉ cung cấp sàn cho thuê trống. Các doanh nghiệp sau đó phải tự thuê và tự thiết kế, thi công nội thất văn phòng của họ. Vì lý do này, loại hình này thường đi kèm với thời gian thuê lâu hơn và phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu ổn định và dự định ở lâu dài.

10. Văn phòng sáng tạo

Văn phòng sáng tạo là mô hình văn phòng thiết kế để thúc đẩy sáng tạo và ý tưởng mới. Nó thường có không gian linh hoạt để làm việc và sử dụng nhiều màu sắc và thiết kế độc đáo. Mô hình này thường có khu vực chung để thảo luận và tạo ra ý tưởng mới.

Mô hình này giúp tạo ra động lực làm việc cho những công việc cần sự linh hoạt, thú vị và sáng tạo nhưng sẽ hơi khó khăn đối với các công việc cần tính chính xác, tập trung cao độ bởi độ nhiễu của nó.

11. Văn phòng Combi

Văn phòng Combi là sự kết hợp giữa không gian riêng tư với các phòng làm việc có tường hoặc vách ngăn và không gian mở hiện đại. Các phòng làm việc riêng biệt đã được tạo ra với sự ngăn cách và độc lập, thường được bố trí dọc theo các cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên.

Diện tích của mỗi phòng thường nhỏ, trong khi các tài liệu lưu trữ chủ yếu sẽ được đặt ở khu vực trung tâm của không gian làm việc. Trong khi đó, trung tâm của căn phòng chứa không gian chung dành cho sinh hoạt, bao gồm cả khu vực pantry và góc thảo luận.

Loại hình văn phòng này thường phù hợp cho các doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn, đặc biệt là những công ty cần nhiều không gian riêng tư cho cá nhân làm việc.

III. Ý nghĩa của văn phòng công ty

Văn phòng công ty là một phần quan trọng của mô hình tổ chức kinh doanh và có nhiều ý nghĩa quan trọng:

• Tạo ra không gian để các nhân viên gặp gỡ, làm việc cùng nhau và tương tác, thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi ý tưởng và tạo ra môi trường làm việc sáng tạo.
• Văn phòng công ty giúp tập trung tài nguyên và cơ sở hạ tầng, bao gồm thiết bị máy tính, phần mềm, hệ thống mạng và thiết bị văn phòng, để đảm bảo rằng công việc hàng ngày diễn ra trơn tru và hiệu quả.
• Cung cấp không gian cho các bộ phận quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, đưa ra quyết định chiến lược và theo dõi hiệu suất.
• Văn phòng công ty là nơi tiếp đón và phục vụ khách hàng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ và giải quyết các yêu cầu và thắc mắc của họ, tạo dấu ấn và ấn tượng tốt về công ty.
• Một số công ty sử dụng văn phòng làm việc để thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
• Văn phòng công ty thường thể hiện và duy trì văn hóa và giá trị của công ty. Nó có thể là nơi tổ chức các sự kiện, họp giao ban và tạo ra các thông điệp văn hóa quan trọng.

IV. Top hình ảnh văn phòng công ty đẹp nhất Việt Nam

1. Văn phòng công ty đẹp Unilever

Văn phòng công ty tại Unilever có không gian thoải mái và sáng sủa với nhiều phòng làm việc mở và sử dụng ánh sáng tự nhiên. Thiết kế nội thất hiện đại và sử dụng màu sắc tươi sáng tạo cảm giác thân thiện và động lực. Unilever tập trung vào môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sáng tạo, với nhiều không gian dành cho họp nhóm và tương tác.

2. Phòng làm việc của công ty BAUHAUS

BAUHAUS có không gian làm việc mở với cửa sổ lớn, tạo cảm giác thoải mái và kết nối với thiên nhiên. Thiết kế hiện đại với sử dụng nhiều vật liệu tự nhiên và cách bố trí tạo cảm giác mở và thông thoáng. Môi trường văn phòng công ty tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và sáng tạo, đặc biệt trong việc làm việc nhóm.

3. Văn phòng Microsoft Việt Nam

Microsoft tạo ra văn phòng không gian mở với cửa sổ lớn, mang lại ánh sáng tự nhiên và tạo cảm giác thoải mái. Thiết kế hiện đại, sử dụng công nghệ và trang thiết bị tối ưu hóa cho công việc kỹ thuật. Microsoft tạo môi trường đào tạo và khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động sáng tạo.

4. Văn phòng BraveBits

BraveBits tạo không gian văn phòng làm việc đẹp, thoải mái với thiết kế đơn giản, tập trung vào tính tương tác và kết nối. Bằng cách tạo ra một thiết kế văn phòng xanh mát và ấm cúng, BraveBits đã thể hiện sự tinh tế và khéo léo.

Sử dụng thảm lót màu xanh để tạo cảm giác như đang đứng trên thảm cỏ và ánh sáng trần màu vàng để tạo điểm nhấn, giúp không gian trở nên ấm cúng. Làm việc tại đây, bạn sẽ cảm nhận được sự thoải mái, nhẹ nhàng và dễ chịu, giống như đang ở giữa một bãi cỏ xanh mướt dưới ánh nắng ấm áp của mặt trời.

5. Văn phòng tập đoàn Viettel

Văn phòng công ty Viettel là một trong những không gian làm việc đẹp nhất và hiện đại nhất tại Việt Nam. Tòa nhà Viettel được thiết kế theo hình logo của tập đoàn, mang ý nghĩa vươn cao, vươn xa và phát triển bền vững. Đặc điểm nổi bật của không gian chính là sự xanh mát vì có nhiều cây xanh và ánh sáng.

Không gian làm việc tại Viettel được trang bị nhiều tiện nghi và cơ sở hạ tầng hiện đại, như hệ thống kính xanh phản quang, hệ thống điều khiển bằng âm thanh, hệ thống phát nhạc nền, hệ thống phòng họp cao cấp, hệ thống camera an ninh và hệ thống vận hành thông minh.
Tòa nhà cũng có nhiều không gian dành cho sức khỏe và giải trí của nhân viên, như phòng gym, phòng yoga, phòng cà phê, khu vực ẩm thực...

6. Văn phòng VinaGame

Văn phòng của tập đoàn VinaGame (VNG) đã được thiết kế với tinh thần không gian mở và linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo của nhân viên. Khu vực làm việc của VNG đa dạng với các loại không gian khác nhau như chỗ ngồi cá nhân, khu vực làm việc nhóm và khu vực sáng tạo.

Ngoài ra, văn phòng của công ty còn có nhiều tiện ích khác như khu vực thư giãn, giải trí và thể thao, được trang trí với nhiều cây xanh để tạo môi trường thoải mái và trong lành cho tất cả nhân viên.

7. Shopee Việt Nam

Shopee Việt Nam sở hữu và quản lý hai trung tâm chính tại các thành phố lớn, bao gồm TPHCM và Hà Nội. Văn phòng tại Hà Nội có diện tích rộng lớn lên đến 1.800m2, với một thiết kế tập trung vào tinh thần cốt lõi của Shopee: Kết nối, Hợp tác và Sự hòa nhập.

Tuy vẫn là nơi làm việc chính, nhưng không chỉ giới hạn trong việc làm việc thông thường. Tại văn phòng Shopee, nhân viên còn có thể sử dụng các góc thư giãn để uống trà và tham gia vào các câu lạc bộ thể thao. Môi trường sôi động, đa dạng, khuyến khích sáng tạo và tương tác.

8. Văn phòng công ty Nestle Việt Nam

Nestlé Việt Nam đã thực hiện một dự án cải tạo thành công cho không gian làm việc rộng lớn 4.500m2 tại TP HCM để thúc đẩy tính năng kết nối và sáng tạo trong số nhân viên trẻ.

Thay vì một thiết kế truyền thống, Nestlé đã tạo ra một không gian làm việc sáng tạo và đa dạng với sự sử dụng tối đa màu sắc xanh. Đây là không gian mà nhân viên có thể tận hưởng các khu vực thư giãn, bao gồm khu ẩm thực, khu vực thể thao, phòng thư giãn và nhiều tiện ích khác.

IV. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn văn phòng công ty

1. Vị trí văn phòng công ty

Địa điểm của văn phòng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến tiện ích di chuyển cho nhân viên và khách hàng. Văn phòng công ty nên nằm ở gần trung tâm hoặc thuận tiện đi ra các đường lớn. Điều này dễ dàng cho nhân viên đi làm, khách hàng, đối tác tìm đến văn phòng.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc về giao thông công cộng và các tiện ích xung quanh. Tuy nhiên, các văn phòng có tính chất riêng tư, không cần gặp khách hàng thường xuyên thì có thể không yêu cầu cao về vị trí.

2. Cơ sở vật chất trong văn phòng công ty

Văn phòng công ty cho thuê cần đảm bảo đầy đủ các cơ sở vật chất và thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra các yếu tố như hệ thống, điện, mạng, thang máy, điều hòa nhiệt độ… để cân nhắc trước khi ra quyết định.

3. Chất lượng dịch vụ quản lý

Doanh nghiệp nên đánh giá khả năng của người quản lý văn phòng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ, quản lý và giải quyết vấn đề khi cần thiết, có thể liên hệ với các người thuê trước để biết về trải nghiệm của họ về dịch vụ quản lý.

4. Giá thuê văn phòng làm việc

Xác định ngân sách của bạn và so sánh giá thuê với ngân sách này:

• Văn phòng công ty hạng A có giá dao động từ 25-60$/m2. 
• Văn phòng công ty hạng B có giá dao động từ 15- 25$/m2. 
• Văn phòng công ty hạng C có giá dao động từ 10-15$/m2. 
• Văn phòng giá rẻ thường có giá dưới 10$/m2.

Lưu ý rằng giá thuê văn phòng thường thay đổi dựa trên vị trí, diện tích và tiện ích kèm theo.

5. Diện tích văn phòng làm việc

Đảm bảo rằng không gian văn phòng công ty đủ lớn để đáp ứng nhu cầu hiện tại và chiến lược lâu dài của công ty. Doanh nghiệp có thể xem xét khả năng mở rộng hoặc thu hẹp trong tương lai nếu có tránh trường hợp thừa hoặc thiếu không gian làm việc.

6. Thời gian thuê văn phòng làm việc

Xem xét thời hạn thuê và đảm bảo nó phù hợp với kế hoạch kinh doanh của bạn. Thời hạn thuê lâu dài có thể giúp bạn tiết kiệm hơn nhờ các ưu đãi. Ngược lại, nếu bạn có nhu cầu ngắn hạn nên đàm phán kỹ hơn về các tiện ích. Nếu có khả năng, thử nghiệm với một thời kỳ thuê ngắn hơn trước khi ký hợp đồng dài hạn.

7. Nghiên cứu kỹ hợp đồng cho thuê văn phòng công ty

Đây là bước cực kỳ quan trọng khi thuê văn phòng công ty. Bạn cần đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng thuê, bao gồm các điều khoản về giá cả, thời hạn và quyền lợi của bạn và chủ sở hữu, tìm hiểu về các khoản phí khác nhau liên quan đến việc thuê và sử dụng văn phòng.

Khi xem xét tất cả các yếu tố này và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng, bạn sẽ có nhiều cơ hội tìm được văn phòng công ty phù hợp với nhu cầu của bạn và giúp đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp.

Kết luận:

Bài viết này đã giúp bạn định nghĩa được “văn phòng công ty là gì?” và cách phân loại văn phòng rồi đúng không? Mỗi mô hình văn phòng công ty đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Bạn cần cân nhắc cẩn thận các yếu tố vị trí, diện tích, chi phí để có thể lựa chọn địa điểm thuê văn phòng làm việc thích hợp nhất.

Công ty Office Saigon là đơn vị cho thuê văn phòng uy tín, đa dạng dịch vụ từ cho thuê sàn văn phòng truyền thống đến các văn phòng trọn gói với các mức chi phí khác nhau, dễ dàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Hãy để Office Saigon giúp doanh nghiệp của bạn nâng tầm thương hiệu, tạo ra môi trường làm việc tuyệt vời ngay hôm nay!

Liên hệ ngay với Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 để nhanh chóng tìm được văn phòng ảo tại các tòa nhà cho thuê văn phòng ảo TPHCM với giá tốt nhất thị trường.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn