Quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Việc quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà văn phòng trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng, trong sự phát triển đang ngày càng lên cao của thị trường bất động sản tại Việt Nam. Office Saigon sẽ đồng hành dùng doanh nghiệp khám phá những cách để tối ưu hóa chi phí này và đạt được thành công tại lĩnh vực này.

I. Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Chi phí vận hành tòa nhà là một khoản phí do bên thuê và sử dụng tòa nhà chi trả cho chủ đầu tư hoặc đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị đó sẽ dùng khoản phí thu được để duy trì mọi hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị thuê sẽ được hưởng tất cả các dịch vụ trong tòa nhà để phục vụ cho việc kinh doanh, sau khi đã thanh toán các khoản phí kể trên.

1. Khái niệm chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí quản lý và vận hành bất động sản/tòa nhà bao gồm các khoản phí cần trả để duy trì tối ưu hoạt động của tòa nhà. Điều này bao gồm phí vận hành các thiết bị, phí vệ sinh, an ninh, bảo vệ, và quản lý cây cảnh, cũng như các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng hoặc chung cư. 

Các khoản phí này thường được thu bởi ban quản lý tòa nhà và được quản lý quyết định về thời hạn thu.

2. Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là một phần quan trọng của việc quản lý và duy trì một không gian làm việc chuyên nghiệp. Hãy cùng điểm qua những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí này:

• Diện tích tòa nhà: Kích thước của tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng. Tòa nhà lớn hơn đồng nghĩa với việc có nhiều không gian cần được bảo trì và quản lý. Từ lễ tân, các khu vực chung đến thang máy, tất cả đều cần sự chú ý và tài nguyên để duy trì.
• Vị trí địa lý: Vị trí của tòa nhà cũng ảnh hưởng đến chi phí vận hành. Trong các khu vực đắt đỏ, chi phí bảo trì và quản lý có thể cao hơn do chi phí lao động và nguyên vật liệu tăng cao.
• Bảo trì các tiện ích công cộng: Chi phí này liên quan đến việc bảo trì và duy trì các khu vực chung trong tòa nhà. Điều này bao gồm lau dọn và bảo quản các khu vực như sảnh, hành lang và hệ thống cảnh quan.
• Bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật: Để đảm bảo tòa nhà hoạt động một cách suôn sẻ, cần có chi phí để khắc phục sự cố và bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà. Bên cạnh đó, việc thu gom và xử lý rác thải cũng cần được xem xét.
• Trùng tu và nâng cấp hệ thống: Các hệ thống kỹ thuật như điện, thang máy, hệ thống điều hòa, và camera cần được tu sửa, bảo dưỡng và nâng cấp định kỳ để đảm bảo khả năng hoạt động hiệu quả. Chi phí này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tiến bộ và hiệu suất của tòa nhà.
• Các khoản phí bổ sung: Ngoài các chi phí trên, khách hàng sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng còn có thể phải trả các khoản phí khác như phí lễ tân, phí giữ xe, phí hỗ trợ sự cố, và phí dọn vệ sinh. Điều này phụ thuộc vào tiện ích và dịch vụ cụ thể mà tòa nhà cung cấp.

3. Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Về việc quản lý và duy trì các chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, cư dân thường phải gánh những khoản chi phí sau đây:

• Phí an ninh: Đây là một khoản phí quan trọng để đảm bảo an ninh và an toàn tại khu chung cư. Tiền này được sử dụng để trả lương cho nhân viên bảo vệ, duy trì hệ thống camera an ninh, và các biện pháp an ninh khác nhằm bảo vệ cư dân và tài sản của họ.
• Phí vệ sinh: Chi phí này được sử dụng để duy trì vệ sinh và sự sạch sẽ của các khu vực chung trong tòa nhà chung cư. Các nhân viên vệ sinh thường được thuê để dọn dẹp và duy trì các khu vực như sảnh, hành lang, và thang máy.
• Phí quản lý cây xanh: Để bảo vệ môi trường sống xung quanh và duy trì không gian xanh cho cư dân, phí cây xanh được sử dụng để chăm sóc và bảo quản các khu vườn và cây cối trong khu chung cư.
• Phí duy trì hệ thống: Điều này bao gồm việc duy trì và sửa chữa các thiết bị và hệ thống chung trong tòa nhà, bao gồm thang máy, đèn chiếu sáng, và hệ thống điện. Đây là để đảm bảo rằng mọi thứ luôn hoạt động ổn định và an toàn.
• Phí sửa chữa: Khoản phí này được sử dụng để thực hiện các công việc sửa chữa và bảo trì cơ sở vật chất, cấu trúc và hạ tầng chung trong khu chung cư. Điều này bao gồm việc sửa chữa các lỗi hoặc hỏng hóc trong hệ thống nước, cửa sổ, và các công trình cơ bản khác.

Những khoản phí này là những phần không thể thiếu phần chi phí vận hành tòa nhà văn phòng trong việc duy trì một khu chung cư, và chúng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường sống an lành và thoải mái cho cư dân.

II. Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong quản lý và duy trì một môi trường làm việc tốt nhất có thể cho doanh nghiệp.Bên cạnh đó cũng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vấn đề này. Cùng tiếp tục bài đọc để khám phá về một số yêu tố đóng vai trò quan trọng nhất.

1. Khu vực nơi tòa nhà văn phòng tọa lạc

Vị trí của tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định chi phí vận hành tòa nhà văn phòng vụ thể. Rõ hơn ở đây là, nằm ở các quận trung tâm thường dẫn đến việc đối mặt với chi phí cao hơn, đặc biệt là về giá đất và thuê mặt bằng. Tuy nhiên, không thể bỏ qua sự hấp dẫn của vị trí trung tâm, với lợi thế thu hút nhiều khách hàng và dễ dàng ký kết hợp đồng thuê.

Mặt khác, các quận ngoại ô thường có chi phí đất đai và thuê thấp hơn, điều này có tiềm năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể. Tuy nhiên, quyết định chọn vị trí ở các khu vực ngoại ô cũng phải cân nhắc cẩn thận, để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể và các yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

2. Phân hạng tòa nhà

Các tòa nhà văn phòng được phân loại theo các hạng A, B và C, mỗi hạng có tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá đến chi phí vận hành.

Hạng A thường là những tòa nhà với tiêu chuẩn và chất lượng cao nhất. Chi phí quản lý các tòa nhà hạng A thường nằm trong khoảng từ 5 đến 8 USD/m2. Những tòa nhà này thường được trang bị các tiện ích và dịch vụ hàng đầu, bao gồm hệ thống an ninh nâng cao, hệ thống điều hòa không khí hiện đại và dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp.

Hạng B thường đại diện cho sự kết hợp giữa chất lượng và giá trị. Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng hạng B thường dao động từ 3 đến 6USD/m2. Những tòa nhà này có thể cung cấp một môi trường làm việc tốt và tiện nghi đáng tin cậy cho doanh nghiệp với mức giá hợp lý.

Hạng C thường là sự lựa chọn tiết kiệm chi phí với chi phí quản lý từ 1 đến 3 USD/m2. Tuy có giá thấp hơn, những tòa nhà hạng C có thể cung cấp các dịch vụ và tiện ích cơ bản, phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa ngân sách.

Việc lựa chọn hạng phân loại tòa nhà phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn sẽ giúp bạn quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả và tối ưu hóa môi trường làm việc của mình.

3. Quy mô, diện tích của tòa nhà

Kích thước của tòa nhà và diện tích bạn cần thuê sẽ có tác động trực tiếp đến chi phí vận hành của tòa nhà văn phòng. Các tòa nhà lớn với nhiều diện tích thuê sẽ đòi hỏi một hệ thống quản lý và bảo trì phức tạp hơn, điều này thường đi kèm với chi phí cao hơn. 

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần một diện tích nhỏ cho nhu cầu công việc của mình, việc lựa chọn một tòa nhà nhỏ hơn có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo rằng bạn có đủ không gian cho hoạt động kinh doanh của mình.

4. Nhu cầu sử dụng dịch vụ

Trong việc quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, ta có thể chia thành hai loại phí chính: phí bắt buộc và phí không bắt buộc.

- Phí bắt buộc bao gồm các khoản phí không thể tránh khỏi như phí bảo trì hệ thống điện và nước, phí sử dụng thang máy, phí giữ xe, phí bảo vệ tòa nhà và phí lễ tân. Đây là các khoản phí mà người sử dụng tòa nhà cần phải trả để duy trì hoạt động hàng ngày và đảm bảo an toàn, tiện nghi cho mọi người.

- Phí không bắt buộc bao gồm các dịch vụ tùy chọn như phí sử dụng các dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống tại quầy tiếp đón, hay phí lễ tân đón tiếp khách tại sảnh chính. Những khoản phí này không bắt buộc và sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người sử dụng tòa nhà. Việc sử dụng và trả tiền cho những dịch vụ này sẽ tùy thuộc vào sự lựa chọn của từng người.

III. Giải pháp quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả nhất

Quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là một phần quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp và tối ưu hóa lợi nhuận. Vậy Làm thế nào để có thể quản lý chi phí vận hành tòa nhà một cách hiệu quả nhất thì hãy tham khảo tiếp bài viết.

1. Tối ưu chi phí

Có nhiều cách hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà văn phòng mà chúng ta có thể thảo luận. Dưới đây là một số giải pháp quan trọng:

Tinh giản hóa bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý tòa nhà nên được thiết kế một cách tinh giản và hiệu quả. Việc này giúp tối ưu hóa hoạt động của tòa nhà mà không cần sử dụng quá nhiều nhân lực. Một số cách thực hiện bao gồm:

• Sử dụng nhân sự làm theo giờ thay vì làm toàn thời gian để tiết kiệm chi phí nhân sự.
• Sắp xếp bảng phân công công việc hợp lý để rút bớt số giờ làm thêm.
• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành trọn gói để tiết kiệm chi phí.

Kiểm tra các khoản phí vận hành theo định kỳ

Để kiểm soát được chi phí vận hành, bạn cần thường xuyên kiểm tra các khoản phí sau:

• Phí bảo trì, bảo dưỡng và quản lý các tiện ích công cộng.
• Phí bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật chung và riêng của tòa nhà văn phòng.
• Phí khắc phục các sự cố hỏng hóc tại các khu vực chung của tòa nhà.
• Phí thu dọn vệ sinh và các thiết bị thu gom rác thải.
• Phí dùng để nâng cấp, tu sửa các hệ thống điện, hệ thống máy lạnh trung tâm, hệ thống camera, hệ thống thang chuyển hàng...
• Dịch vụ giữ xe, bảo vệ tòa nhà, hỗ trợ các sự cố khi cần thiết.

Tổng hợp các chi phí này vào cuối kỳ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và từ đó đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Ứng dụng công nghệ phần mềm

Ứng dụng công nghệ phần mềm là một cách hiệu quả để tối ưu hóa chi phí quản lý và vận hành tòa nhà. Sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng, quản lý thu chi, quản lý công việc, quản lý báo cáo và thống kê có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình công việc và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực. 

Hệ thống quản lý tòa nhà BMS (Building Management System) cũng là một phương án cần xem xét để nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu chi phí không cần thiết.

Với những giải pháp này, bạn có thể quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả và đảm bảo rằng tòa nhà hoạt động ổn định cũng như tiết kiệm chi phí đáng kể.

2. Tối ưu cách quản lý chi phí

Quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng không phải lúc nào cũng đơn giản. Dưới đây là những thách thức thường gặp:

1. Đa dạng về mặt bằng và khách hàng

Mỗi mặt bằng trong tòa nhà văn phòng có các đặc điểm riêng như mã mặt bằng, diện tích thông thủy, diện tích tim tường, tầng lầu, và khối nhà khác nhau. Điều này dẫn đến việc các phí dịch vụ thường không giống nhau. Ngoài ra, việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê lại mặt bằng trong tòa nhà diễn ra thường xuyên, đòi hỏi phải duy trì danh sách khách hàng một cách hiệu quả.

2. Quản lý số lượng lớn nhân viên

Sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận kỹ thuật, vệ sinh, cảnh quan môi trường, và nhiều nhân viên khác trong việc vận hành tòa nhà tạo ra một lượng lớn nhân sự. Với số lượng nhân viên đông đảo như vậy, có thể dễ dàng xảy ra sai sót và nhầm lẫn trong quản lý.

Giải pháp:

Để vượt qua những thách thức này, có một số giải pháp quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng mà bạn có thể áp dụng:

1. Sử dụng công nghệ thông tin: Áp dụng công nghệ quản lý giúp bạn sắp xếp và thực hiện công việc một cách khoa học, rõ ràng, minh bạch và phân tích báo cáo chính xác. Điều này giúp nâng cao hiệu suất quản lý.
2. Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp: Lựa chọn một đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín và chất lượng cao với quy trình làm việc bài bản. Điều này sẽ giúp bạn có niềm tin rằng mọi đầu việc liên quan đến quản lý chi phí vận hành tòa nhà sẽ được thực hiện một cách hiệu quả.

Kết luận:

Trên đây là tất cả các thông tin về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng và những thông tin liên quan mà bạn cần biết. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn trả lời được những thắc mắc về phí quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư. Nếu bạn còn thắc mắc thì hãy liên hệ ngay Office Saigon để tư vấn thêm.