Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo

Cập nhật: 2023-11-23 14:33:27

4.9/5 - 3 Bình chọn - 2489 xem
Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản pháp lý quan trọng đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên ký kết hợp đồng trong quá trình thuê và cho thuê văn phòng ảo. Dưới đây là mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo mới nhất và một số điểm quan trọng cần biết về loại hợp đồng này.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo

I. Hợp đồng thuê văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là một dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh không diện tích cho các doanh nghiệp. Điều này cho phép các doanh nghiệp hoặc cá nhân có một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp mà không phải thuê một văn phòng thực sự.

Hợp đồng văn phòng ảo là một thỏa thuận hợp pháp giữa bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, và bên thuê dịch vụ này. Nội dung trong hợp đồng xác định các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc thuê và sử dụng văn phòng ảo. Thông qua hợp đồng văn phòng ảo, hai bên sẽ được đảm bảo quyền lợi và cam kết trách nhiệm của mình.

hợp đồng thuê văn phòng ảo
Mẫu văn bản hợp đồng thuê văn phòng ảo.

II. Giá trị pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng ảo?

Mặc dù văn phòng ảo mang đến nhiều lợi ích, nhưng rất nhiều doanh nghiệp lo lắng và liên hệ đến Office Saigon để nhờ tư vấn về giá trị pháp lý của hợp đồng này. Vì vậy, Office Saiogn xin trả lời cho thắc mắc của các doanh nghiệp như sau:

Tuy pháp luật hiện hành chưa công nhận loại hợp đồng cho thuê như hợp đồng thuê văn phòng ảo. Nhưng pháp luật không quy định cụ thể Doanh nghiệp phải thuê diện tích tối thiểu để làm trụ sở là bao nhiêu. Thế nên, để hợp thức hóa hợp đồng thuê văn phòng ảo thì các đơn vị cho thuê đã sử dụng mẫu của hợp đồng thuê văn phòng, nhưng với các điều khoản dịch vụ chi tiết phù hợp với văn phòng ảo.

Ngoài ra, Office Saiogn cũng đãng đăng một bài viết về chủ đề "Văn phòng ảo là gì? Thuê văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?", quý khách hàng có thể tìm hiểu thêm về chủ đề này trong bài viết đó.

III. Tải và hướng dẫn soạn thảo hợp đồng văn phòng ảo chi tiết

Nếu doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm cách soạn thảo hợp đồng cho thuê văn phòng ảo chuẩn nhất, hãy tham khảo mẫu hợp đồng mà đội ngũ Office Saigon biên soạn dựa kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng ảo nhiều năm của chúng tôi.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–***——–

……….., ngày … tháng … năm 20…

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO
Số: ……. /HĐDV-Tencongty

Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
Căn cứ Luật Thương mại hợp nhất năm 2019;
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014;
Căn cứ thỏa thuận giữa các bên

Hôm nay, ngày … tháng … năm ….. tại trụ sở công ty …., các bên gồm có:

1. BÊN A - BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

- Tên cá nhân/ pháp nhân:......................
- Địa chỉ:..................................................
- Người đại diện:............ Chức vụ :.........
- Điện thoại:............ Fax:.........................
- Email:....................................................
- Mã số thuế:...........................................

2. BÊN B - BÊN THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

- Tên cá nhân/ pháp nhân:......................
- Địa chỉ:..................................................
- Người đại diện:............ Chức vụ :.........
- Điện thoại:............ Fax:.........................
- Email:....................................................
- Mã số thuế:..........................................

Sau khi bàn bạc, hai bên đã thỏa thuận (bên A đồng ý cung cấp dịch vụ cho bên B, bên B chấp nhận thuê văn phòng của bên A) và thống nhất ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo số …/HĐDV-tencongty với nội dung như sau:

ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ CUNG CẤP

1.1 Mục đích thuê:

Làm địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh, hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh (Gồm GPKD, con dấu, Giấy xác nhận mẫu dấu và đăng tố cáo) tại địa chỉ văn phòng .....................................................

1.2. Các dịch vụ đi kèm khác:

- Lễ tân hỗ trợ trong thời gian hành chính.
- Nhận và chuyển tiếp thư bưu phẩm.
- Đặt bảng tên cho công ty.
- Dùng trà, cà phê và nước uống.
- Sử dụng khu vực tiếp khách chung.
- Internet, Wifi.
- Số điện thoại bàn chuyển tiếp
- Tư vấn thành lập doanh nghiệp

1.3 Các chi phí phát sinh

Tùy theo nhu cầu sử của bên A  – phí này chưa bao gồm VAT:
+ Phí chuyển tiếp thư, chuyển phát nhanh bưu phẩm: tính theo giá bưu điện.
+ Phí sử dụng phòng họp .......... VNĐ /giờ - chưa VAT
+ Phí in ấn .......... vnđ/bản in A4
+ Máy lạnh sử dụng ngoài giờ phải trả thêm theo quy định của công ty.
+ Chi phí văn phòng phẩm được thanh toán dựa trên thực tế sử dụng.

ĐIỀU 2. THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

Thời hạn thuê văn phòng là ……, bắt đầu từ ngày ....../...../......... đến ngày ....../...../........

Trong thời gian hợp đồng có hiệu lực, nếu một trong hai đơn phương hủy ngang thì bên hủy ngang sẽ có trách nhiệm bồi thường cho bên kia số tiền tương ứng với số tiền bên B đã đặt cọc cho bên A.

Bên B có thể gia hạn hợp đồng khi hợp đồng chuẩn bị hết hạn, nhưng phải báo trước cho Bên A ít nhất 01 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.

Sau khi hết hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo, nếu hai bên có nhu cầu thuê và cho thuê lại thì có thể xây dựng thêm phụ lục hợp đồng. Trường hợp không có nhu cầu thì hợp đồng hết hiệu lực.

ĐIỀU 3. GIÁ THUÊ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

3.1. Giá thuê / Rent cost

Giá dịch vụ: …………… (Giá thuê đã bao gồm VAT, tiền điện, nước, wifi.)
Tổng tiền:…………………………………
Bằng chữ:..............................................
Chi phí cụ thể được thống kê tại phụ lục kèm theo hợp đồng này (nếu có).

3.2. Đặt cọc

Bên B phải đặt cọc cho Bên A số tiền ……………., tương đương với ………..tháng thuê nhà trong vòng 07 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

Tiền đặt cọc sẽ được Bên A giữ lại trong suốt thời gian thuê hoàn trả cho Bên A sau khi hết thời gian thuê, để đảm bảo Bên B thực hiện theo điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng này.

Khoản tiền cọc sẽ được Bên A trả lại cho Bên B trong thời hạn 30 ngày kể từ khi kết thúc hợp đồng, nếu Bên B không vi phạm hợp đồng và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ phát sinh (nếu có) khi bàn trả mặt bằng thuê ban đầu.

Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu Bên B vi phạm hợp đồng gây ra tình trạng thiệt hại cho Bên B thì Bên A có quyền trừ khoản tiền cọc để thanh toán thiệt hại gây ra.

3.3. Các chi phí khác

Bên B thanh toán phí điện thoại và bưu chính, phí chuyển phát nhanh được tính theo hóa đơn của nhà cung cấp vào cuối mỗi tháng.

3.4. Phương thức thanh toán:

Bên B sẽ thanh toán cho Bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng (thông tin tài khoản ngân hàng)

Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, sau khi thanh toán, Bên A giữ lại biên lai để thông báo cho Bên B bằng email.

3.5. Trường hợp thanh toán chậm:

Bên A phải thanh toán chi phí đúng thời hạn và đầy đủ cho Bên B. Thời hạn thanh toán chậm tối đa là 03 ngày kể từ ngày phải thanh toán theo quy định trong hợp đồng.

Sau ngày thứ 3 chậm thanh toán, Bên A phải chịu phạt lãi chậm thanh toán theo mức lãi suất tăng 1%/ngày chậm thanh toán và bồi thường nếu có thiệt hại theo quy định của pháp luật.

ĐIỀU 4. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

4.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A - Bên cho thuê văn phòng:

a) Quyền yêu cầu Bên B thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo Điều 3 của hợp đồng này.
b) Bên A sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ hoạt động kinh doanh và các khách hàng của Bên B. Tất cả tranh chấp, khiếu nại từ những khách hàng liên quan đến các dịch vụ của Bên B đều sẽ do Bên B chịu trách nhiệm.
c) Bên A chỉ nhận hộ cho Bên B tất cả những bưu phẩm có nguồn gốc cụ thể rõ ràng (tên người gửi, người nhận), trọng lượng không quá 5 kg. Bên A có quyền từ chối nhận bất kỳ hàng hóa hay vật dụng có tính chất nguy hiểm, hư hỏng, hôi thối, bất hợp pháp và không chịu trách nhiệm về nội dung trong bưu phẩm.
d) Nghĩa vụ cung cấp cho Bên B các dịch vụ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng;
e) Bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị cho thuê;
f) Tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận tiện các dịch vụ cung cấp;
g) Nộp các loại thuế, chi phí điện, nước, wifi;
h) Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

4.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B - Bên thuê văn phòng:

a) Sử dụng diện tích cho thuê dựa theo mục đích như đã thỏa thuận là sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh và văn phòng đại diện.
b) Giữ gìn vệ sinh chung, không thay đổi hoặc gắn thêm thiết bị vào văn phòng, không mang đồ dùng có trọng lượng hơn 100 kg, hoặc kích thước quá 35x30x35cm mà chưa có sự đồng ý của Bên A.
c) Không ngủ hoặc để bất kỳ ai ngủ trong văn phòng, chấp hành quy định về phòng cháy chữa cháy, không gây mất trật tự làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
d) Nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho Bên A theo quy định hợp đồng;
e) Phải đặt lịch trước ít nhất 03 ngày khi muốn sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách;
f) Tuân thủ các quy định của Bên A về thời gian làm việc, mục đích sử dụng phòng chức năng, cơ sở vật chất và trang thiết bị;
g) Giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị và sử dụng tiết kiệm điện, nước.
h) Không được chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho cá nhân, tổ chức khác thuê lại trừ trường hợp Bên A đồng ý;
j) Chấp hành các quy định về an ninh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường tại khu vực;
k) Chịu trách nhiệm về sự hư hại và tổn thất của văn phòng trong thời gian thuê và phải bồi thường thiệt hại cho Bên A những hư hỏng, mất mát của địa điểm thuê và khu vực tòa nhà trong trường hợp hư hỏng, mất mát do bên B (Khách mời, người đại diện, người làm thuê, người được bên B mời vào tòa nhà) gây ra;
l) Tự chịu trách nhiệm về tài sản của Bên A khi sử dụng văn phòng
m) Bên B cam kết không sử dụng hợp đồng này với mục đích trái pháp luật nào, gây thiệt hại cho Bên A. Bên B không sử dụng tên của Bên A hoặc kết hợp dù chỉ một phần của bất kỳ hoạt động nào của Bên A. Tất cả hành vi vi phạm điều khoản này sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A và có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo.
n) Bên B có trách nhiệm tự bảo quản tài sản khi có vấn đề hoặc mất cắp thất thoát nào thì Bên A sẽ không có trách nhiệm liên quan trong thời gian làm việc.

ĐIỀU 7. ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Bên cho thuê có quyền được đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần phải bồi thường hoặc hoàn trả phí dịch vụ bên cho thuê trong các trường hợp sau đây:

7.1. Bên thuê tuyên bố phá sản, tài sản bị phong tỏa hoặc kê biên bởi Tòa án hoặc chủ nợ hoặc Bên A chuyển nhượng, thỏa hiệp hoặc thu xếp quản lý tài sản với chủ nợ hoặc có văn bản thừa nhận mình không có khả năng trả nợ khi đến hạn, hoặc bất kỳ quản lý viên tài sản hoặc cán bộ tòa án chính quyền được chỉ định để nắm giữ hoặc kiểm soát bất kỳ phần quan trọng nào trong tài sản của Bên B và nghĩa vụ của Bên B.

7.2. Bên B có hành vi không trung thực dẫn đến bên A bị buộc tội hoặc kết án.

7.3. Bên B không thanh toán đúng thời hạn thanh toán.

7.4. Bên B không cung cấp đầy đủ giấy tờ đúng hạn như trong quy định hợp đồng.

7.5. Bên B chuyển nhượng văn phòng cho người khác thuê lại.

7.6. Giám đốc hoặc kế toán của bên B từ chối, không gặp trực tiếp người được ủy nhiệm của cơ quan chính quyền hoặc cơ quan thuế nhiều lần.

7.7. Cả hai bên vi phạm bất kỳ điều khoản trong hợp đồng.

ĐIỀU 8. SỰ KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG

8.1. Nếu xảy ra sự kiện bất khả kháng (động đất, chiến tranh, bão lũ, hỏa hoạn,...), hai bên sẽ không bị coi là vi phạm hợp đồng nếu chứng minh được sự kiện bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến hành vi vi phạm hợp đồng và toàn bộ thiệt hại xảy ra (nếu có thiệt hại).

8.2. Bên chịu ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng phải thông báo cho bên kia trong vòng tối đa 03 ngày kể từ khi sự kiện bất khả kháng tác động lên việc thực hiện hợp đồng. Nếu thông báo chậm quá 03 ngày hoặc không thông báo sẽ bị phạt 3% tổng giá trị hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại (nếu có).

ĐIỀU 9: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

9.1. Khi hợp đồng chấm dứt, bên B phải thông báo ngay cho khách hàng, các mối quan hệ giao dịch của bên B tại địa chỉ của bên A để ngừng hợp đồng. Bên A có quyền từ chối tiếp nhận bất kỳ giao dịch hoặc thư từ gửi cho bên A sau ngày kết thúc hợp đồng.

9.2. Trong vòng 30 ngày, bên B phải xóa tên đăng ký kinh doanh tại địa chỉ của bên A.

9.3. Bên B có thể công bố hoặc gửi thông báo cho bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân về việc chấm dứt hợp đồng với bên A.

ĐIỀU 10: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Giờ làm việc: 8h00 -17h30 từ Thứ 2 đến Thứ 6, Thứ 7 từ 8h00 đến 12h00 (trừ ngày Lễ theo qui định của luật lao động Việt Nam). Trường hợp bên A có nhu cầu làm việc ngoài giờ, bên A phải đăng ký với bên B trước tối thiểu ....giờ đồng hồ và chịu phí làm việc ngoài giờ theo qui định của bên B.

10.2 Các bên bị ràng buộc thực hiện các điều khoản trong Hợp đồng thuê này. Mọi tranh chấp (nếu có), sẽ được giải quyết bằng hòa giải giữa hai bên.

10.3 Trong trường hợp không thể đạt được thống nhất thông qua hoà giải, trong vòng 30 ngày kể từ khi đưa vụ việc tranh chấp ra hoà giải, mỗi bên có thể đưa tranh chấp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết.

10.4 Hợp Đồng Thuê này được lập thành hai (02) bản chính. Mỗi Bên giữ một (01) bản chính có giá trị pháp lý như nhau. Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Chữ ký)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Chữ ký)

Tải mẫu hợp đồng văn phòng ảo:

Mẫu hợp đồng văn phòng ảo - Tiếng Việt

Tải mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Mẫu hợp đồng văn phòng ảo - Tiếng Anh

Tải mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Tìm hiểu thêm Danh sách văn phòng ảo tại TPHCM:

IV. Điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng ảo

Trong quá trình soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ có băn khoăn thắc mắc về điều khoản dịch vụ hay vấn đề pháp lý trong hợp đồng. Vì thế, hãy cùng đội ngũ Office Saigon khám phá những câu hỏi khi viết văn bản này:

1. Đối tượng tham gia hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Trong mục đối tượng của hợp đồng thuê văn phòng ảo, các bên ký kết biên bản này cần cung cấp những thông tin cơ bản gồm có: Họ tên, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, tên doanh nghiệp, mã số thuế, số giấy phép kinh doanh, số chứng minh nhân dân, số điện thoại,....

2. Phương thước thanh toán dịch vụ văn phòng ảo

Phương thức thanh toán hợp đồng văn phòng ảo có thể được thỏa thuận giữa hai bên bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, với thời gian thanh toán theo 2 cách sau:

  • Thanh toán hàng tháng (bao gồm VAT) theo tiền thuê hàng tháng quy định trong hợp đồng.
  • Thanh toán hàng một năm, toàn bộ giá trị hợp đồng (bao gồm VAT) sau khi ký hợp đồng. Phương thước này xảy ra phổ biến với các hợp đồng văn phòng ảo có giá trị dưới 12.000.000vnđ/năm.

3. Thời hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo

Nội dung này cần đề cập rõ ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và ngày kết thúc hợp đồng. Bên cạnh đó, người soạn hợp đồng cần trình bày thêm về điều kiện gia hạn hợp đồng, điều kiện chấm dứt hợp đồng.

Lưu ý đối với thời hạn hợp đồng của văn phòng ảo: Thông thường loại hợp đồng này thường kéo dài 12 tháng (1 năm). Trong quá trình diễn ra hợp đồng, nếu nếu bên B chấm dứt hợp đồng trước thời hạn sẽ không được hoàn trả tiền cọc và các khoản phí đã thanh toán trước cho dịch vụ.

4. Các chi phí phát sinh thêm

Các chi phí phát sinh thêm nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thường sẽ được ghi chú phụ lục hợp đồng để hai bên ký cam kết.

V. Cách gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo

Quy trình gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo khá đơn giản.

  • Bước 1: Trước khi hết hạn hợp đồng 30 ngày, bạn hãy liên hệ với Bên Cho Thuê để thể hiện ý muốn gia hạn.
  • Bước 2: Bạn cùng họ sẽ làm hồ sơ gia hạn, thảo luận về các điều khoản và thỏa thuận mới.
  • Bước 3: Sau khi đã thống nhất các điều khoản và hoàn tất hồ sơ gia hạn, bạn sẽ thanh toán các khoản phí cần thiết dựa trên thỏa thuận mới.
  • Bước 4: Sau khi thanh toán, hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ được ký kết lại và gửi qua bưu điện. Bạn không phải mất thời gian đi đến văn phòng.

LƯU Ý:

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo đã được Office Saigon soạn thảo cẩn thận dựa theo các mẫu hợp đồng chúng tôi thực hiện trong quá trình tư vấn cho thuê văn phòng. Tuy nhiên, Office Saigon khuyên bạn vẫn nên tham khảo ý kiến từ luật sư, văn phòng tư vấn luật để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của doanh nghiệp.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn

Share this
Thu Vân

Đừng bao giờ đo lường bản thân bằng kỳ vọng của người khác hoặc để người khác xác định giá trị của bạn.

Theo dõi: Facebook Linkedin