Nguyên tắc cơ bản và quy trình 6 bước vệ sinh văn phòng

Vệ sinh văn phòng là công việc diễn ra định kỳ và cần thiết ở mỗi doanh nghiệp. Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ ở văn phòng sẽ tạo một môi trường làm việc lý tưởng, tăng năng suất làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên cần có nguyên tắc và quy trình thực hiện khoa học để không mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc.

1. Vệ sinh văn phòng gồm những công việc gì?

Vệ sinh văn phòng không đơn giản chỉ là quét dọn, lau chùi, mà còn bao gồm nhiều công việc khác để đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, ngăn nắp, tạo một môi trường làm việc trong lành, tăng hiệu suất và khả năng sáng tạo trong công việc.

Dưới đây là một số công việc cơ bản khi vệ sinh văn phòng:

Vệ sinh sàn nhà

Sàn nhà là khu vực thường xuyên tiếp xúc với bụi bẩn, vi khuẩn và các chất gây hại khác. Vì thế, cần quét dọn và lau chùi sàn nhà thường xuyên, ít nhất 1 lần/ngày.

Trong quá trình vệ sinh, cần sử dụng các loại chất tẩy rửa phù hợp với từng loại sàn nhà, như sàn gỗ, sàn đá, sàn nhựa… để không làm hỏng hoặc ảnh hưởng đến độ bền của sàn.

Vệ sinh bàn ghế và thiết bị làm việc

Bàn ghế và thiết bị làm việc là những thứ mà nhân viên thường xuyên tiếp xúc trong suốt ngày làm việc, vì thế cần phải lau chùi, khử trùng bàn ghế và thiết bị làm việc thường xuyên, ít nhất một lần/tuần. Sau đó, sắp xếp bàn ghế và thiết bị làm việc gọn gàng, ngăn nắp và hợp lý để tạo ra không gian làm việc thoải mái và hiệu quả.

Vệ sinh cửa sổ và rèm cửa

Cần lau chùi và giặt rèm cửa thường xuyên, ít nhất một lần/tháng. Hơn nữa, phải điều chỉnh cửa sổ và rèm cửa sao cho có đủ ánh sáng tự nhiên và không khí trong văn phòng.

Vệ sinh toilet và khu vực sinh hoạt chung

Toilet và khu vực sinh hoạt chung là nơi tiếp xúc nhiều nhất với nước và các chất thải sinh hoạt. Do đó, cần phải lau chùi và khử trùng toilet và khu vực sinh hoạt chung thường xuyên, ít nhất một lần/ngày. Ngoài ra, nên bổ sung đầy đủ các vật dụng cần thiết trong toilet và khu vực sinh hoạt chung, như giấy vệ sinh, xà phòng, khăn giấy, nước uống,…

Vệ sinh các vật dụng trang trí và cây cảnh

Các vật dụng trang trí và cây cảnh là những yếu tố tạo nên sự ấm cúng và thân thiện trong văn phòng. Do đó, bạn nên lau chùi và chăm sóc các vật dụng trang trí và cây cảnh thường xuyên, ít nhất lần/tuần. Bạn nên lựa chọn các vật dụng trang trí và cây cảnh phù hợp với không gian và phong cách của văn phòng.

Ngoài ra, dịch vụ vệ sinh văn phòng còn có thể bao gồm các hoạt động như:

• Hút bụi thảm
• Rửa ly tách, trà nước,...
• Vệ sinh cửa kính, trần nhà, máy lạnh, thang máy, thang bộ…

2. Nguyên tắc cơ bản khi vệ sinh văn phòng

Khi dọn dẹp vệ sinh văn phòng, người thực hiện cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau đây:

Sắp xếp đồ đạc gọn gàng: Trước khi bắt đầu dọn dẹp, nhân viên nên sắp xếp các đồ đạc trong văn phòng theo một thứ tự hợp lý, loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc hỏng hóc. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi lau chùi, hút bụi hay lau kính.

Phân loại rác thải: Sau đó tiến hành phân loại rác thải theo các loại khác nhau, như rác tái chế (giấy, nhựa, kim loại,…), rác sinh hoạt (vỏ trái cây, thức ăn,…) hay rác nguy hại (pin, bóng đèn,…). Sử dụng các túi rác có màu sắc khác nhau để dễ dàng phân biệt và đổ rác đúng nơi quy định.

Làm sạch từ trên xuống dưới: Bắt đầu làm sạch từ những vị trí cao nhất trong văn phòng, như quạt trần, đèn chiếu sáng, kệ sách,… và kết thúc ở những vị trí thấp nhất, như sàn nhà, thảm,… Điều này sẽ giúp bạn tránh làm bẩn lại những nơi đã làm sạch trước đó.

Sử dụng dung dịch tẩy rửa phù hợp: Nên chọn dung dịch tẩy rửa phù hợp với từng loại bề mặt cần làm sạch, như gỗ, kim loại, kính,… Lưu ý đọc kỹ hướng dẫn sử dụng và lưu ý an toàn khi sử dụng các sản phẩm hóa chất. Tránh sử dụng dung dịch quá mạnh hay quá yếu để không gây hại cho bề mặt hay cho sức khỏe.

Làm khô sau khi làm sạch: Sau khi lau chùi hoặc rửa các bề mặt trong văn phòng, nên lau khô hoặc để khô tự nhiên để tránh ẩm mốc hay bám bụi. Đồng thời, thông gió cho văn phòng để không gian trong lành và thoáng mát.

3. Quy trình 6 bước dọn dẹp vệ sinh văn phòng

Một quy trình dọn dẹp vệ sinh văn phòng chuẩn bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Xác định vị trí cần thực hiện vệ sinh và tiến hành kiểm tra thiết bị trước khi dọn dẹp

Đầu tiên, cần xác định các khu vực cần vệ sinh trong văn phòng như khu vực tiếp khách, khu vực làm việc, khu vực ăn uống, khu vực nhà vệ sinh,…

Đồng thời, kiểm tra các thiết bị cần thiết để dọn dẹp, như khăn lau, xô, chổi, hút bụi, cây lau nhà, dung dịch tẩy rửa,… và bổ sung nếu thiếu.

Bước 2: Phân công nhân lực vào các khu vực cần vệ sinh

Tiến hành phân công nhân lực hợp lý vào các khu vực cần vệ sinh, tùy theo diện tích, độ bẩn và độ khó của từng khu vực.

Những người có kinh nghiệm và trách nhiệm sẽ thực hiện các công việc quan trọng hoặc yêu cầu kỹ thuật cao, như lau kính, lau bàn làm việc, lau máy tính,… Trường hợp chỉ có 1 nhân sự, nên tổng quan tất cả khu vực cần vệ sinh và các hạng mục công việc chi tiết để dễ dàng thực hiện.

Bước 3: Thu gom và phân loại rác, tập hợp các túi rác cũ và thay túi rác mới trong văn phòng

Tập hợp các túi rác cũ vào một nơi và thay túi rác mới cho các thùng rác trong văn phòng. Đồng thời, đổ rác đúng nơi quy định và tuân thủ quy định về bảo vệ môi trường.

Bước 4: Thực hiện vệ sinh các vật dụng: bàn làm việc, ghế, tủ tài liệu, máy tính,…

Sử dụng khăn lau và dung dịch tẩy rửa phù hợp để lau chùi các vật dụng trong văn phòng, lau chùi từ trên xuống dưới và từ trong ra ngoài. Đồng thời, chú ý đến những chi tiết nhỏ hay khó lau chùi, như góc cạnh, bàn phím, chuột máy tính,… Tốt nhất nên lau khô hoặc để khô tự nhiên sau khi làm sạch.

Bước 5: Thực hiện vệ sinh sàn nhà, thảm, cửa sổ, kính,…

Sử dụng chổi hoặc máy hút bụi để quét sạch bụi bẩn trên sàn nhà hoặc thảm. Đồng thời, dùng cây lau nhà và dung dịch tẩy rửa phù hợp để lau sàn nhà hoặc thảm.

Hãy sử dụng cây gạt kính và dung dịch tẩy rửa phù hợp để lau cửa sổ hoặc kính. Bạn nên lau từ trên xuống dưới và từ trong ra ngoài.

Bước 6: Sắp xếp lại đồ đạc và kiểm tra lại công việc

Bạn nên sắp xếp lại đồ đạc vào vị trí ban đầu hoặc theo một thứ tự hợp lý. Đồng thời, kiểm tra lại công việc đã thực hiện để đảm bảo không sót lại bất kỳ chỗ nào chưa làm sạch hoặc làm sạch không kỹ.

4. Những lưu ý khi vệ sinh văn phòng công ty

Vệ sinh văn phòng không chỉ là công việc đơn giản, mà còn là một nghệ thuật. Để có thể vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả, nhân viên nên lưu ý những điều sau đây:

Lập kế hoạch và phân công công việc: Trước khi bắt đầu vệ sinh văn phòng, bạn cần lập kế hoạch và phân công công việc cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên. Bạn cần xác định được thời gian, địa điểm, phương pháp và dụng cụ vệ sinh cho từng công việc. Bạn cũng cần giao nhiệm vụ cho một người hoặc một nhóm người kiểm tra và đánh giá kết quả sau khi vệ sinh.

Sử dụng dụng cụ và chất tẩy rửa chuyên dụng: Khi vệ sinh văn phòng, bạn không nên sử dụng dụng cụ và chất tẩy rửa thông thường, mà nên sử dụng dụng cụ và chất tẩy rửa chuyên dụng cho từng loại bề mặt và thiết bị. Bạn cần chọn dụng cụ và chất tẩy rửa có độ pH, độ ẩm, độ nhớt và độ đậm đặc phù hợp để không làm hại hoặc làm mất đi tính năng của bề mặt và thiết bị.

Tuân thủ các quy tắc an toàn: Khi vệ sinh văn phòng, bạn cần tuân thủ các quy tắc an toàn để bảo vệ sức khỏe của bản thân và người xung quanh. Bạn cần mang đầy đủ các trang thiết bị bảo hộ cá nhân, như găng tay, khẩu trang, kính bảo hộ… Bạn cũng cần tuân thủ các biển báo, hướng dẫn sử dụng và cảnh báo khi sử dụng các thiết bị, chất tẩy rửa.

Làm sao để giữ gìn văn phòng sạch sẽ sau khi vệ sinh?

Để giữ gìn văn phòng sạch sẽ sau khi vệ sinh, doanh nghiệp nên xây dựng quy định chung cho nhân viên như sau:

• Không để rác bừa bãi trên bàn làm việc, sàn nhà hoặc các khu vực chung. Nếu có rác, hãy ném vào thùng rác đúng quy định.
• Không ăn uống tại bàn làm việc hoặc các khu vực không dành cho ăn uống. Nếu ăn uống, hãy dọn dẹp và lau chùi sau khi xong.
• Không mang giày vào trong văn phòng. Nếu có mang giày, hãy lau chân trước khi vào.
• Không hút thuốc lá trong văn phòng. Nếu có hút thuốc lá, hãy ra ngoài hoặc vào khu vực dành cho hút thuốc.
• Không để các thiết bị điện tử hoạt động quá lâu hoặc không tắt khi không sử dụng. Nếu có sử dụng các thiết bị điện tử, hãy tắt khi không cần thiết hoặc điều chỉnh chế độ tiết kiệm điện.
• Không để các thiết bị điện tử tiếp xúc trực tiếp với nước hoặc các chất lỏng khác. Nếu có tiếp xúc, hãy lau khô ngay lập tức và kiểm tra xem có bị hỏng hay không.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn