Quy trình tuyển dụng 9 bước hiệu quả và chi tiết

I. Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là mô hình tìm kiếm nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tổ chức gồm các bước như: xác định vị trí tuyển dụng, phân tích các yêu cầu công việc, xem xét, sàng lọc, rút gọn danh sách ứng viên và lựa chọn ứng viên phù hợp. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm ứng cử viên phù hợp vào đúng thời điểm, giữ chân được những người tài và giúp họ hòa nhập với cộng đồng, văn hóa công ty.

Tùy thuộc vào nhu cầu tuyển dụng, cơ cấu tổ chức và quy mô doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng có thể khác nhau giữa các đơn vị. Do đó, theo kinh nghiệm tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp của mình và tham khảo quy trình tuyển dụng của những doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, Office Saigon đã tổng hợp một Quy trình tuyển dụng 9 bước hiệu quả và chi tiết như sau:

II. Hướng dẫn lập quy trình tuyển dụng.

1. Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự.

Lập Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng. Nơi chuẩn bị, phân tích các yếu tố kỹ thuật, thời gian, tác nhân ảnh hưởng...và đưa ra lộ trình phù hợp để thu hút và tìm kiếm các ứng viên tiềm năng. Thêm vào đó, ứng viên tiềm năng là người có trình độ, kinh nghiệm, đủ khả năng đảm nhận trách nhiệm cần thiết mà công ty giao phó. Chính vì thế, nếu bước này được phân tích, thực hiện tốt sẽ tạo nền tảng thúc đẩy cho các bước tiếp theo.

Làm thế nào để lên hoạch tuyển dụng?

- Tìm hiểu công ty và các bộ phận.
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Vị trí tuyển dụng đó có cần thiết hay không? Bao nhiêu nhân sự? Nhân viên làm việc dài hạn hay tạm thời? Làm việc toàn thời gian hay bán thời gian?
- Xác định khung thời gian tuyển dụng: Tuyển dụng vào khi nào? Deadline? Thời gian thực hiện?
- Xác định ngân sách: Cần bao nhiêu chi phí? Kênh tuyển dụng nào hiệu quả và tiết kiệm?
- Đánh giá và đưa ra các tiêu chí tuyển dụng: Phân tích hiệu suất công việc và lập danh sách các kinh nghiệm, phẩm chất, kỹ năng còn thiếu và cần tuyển thêm vào đội ngũ. Từ đó, lập mô tả công việc (Job Description).

Job description là gì? Cách viết Job description?

Job description là một mục tài liệu mô tả các chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu của vị trí cần tuyển dụng. Thông qua Job description, người tuyển dụng có thể nắm bắt chính xác được những yêu cầu và tố chất cần có của ứng viên tiềm năng. Bên cạnh đó, Job description cũng cung cấp cho ứng viên bảng kiểm tra sơ bộ kinh nghiệm trước khi ứng tuyển.

Nội dung của Job description:
-Mô tả doanh nghiệp.
-Vị trí tuyển dụng/Chức danh công việc.
-Nơi làm việc.
-Yêu cầu kinh nghiệm, bằng cấp, kỹ năng chuyên môn.
-Tóm tắt công việc.
-Lợi ích và quyền lợi.
-Các mối nguy hiểm sức khỏe (nếu có).

2. Thông báo tuyển dụng.

Sau khi thực hiện xong quá trình chuẩn bị tuyển dụng là đến bước tìm kiếm ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng. Theo kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự nhiều năm, các kênh tuyển dụng được chia thành 2 nhóm lớn là Tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp. Trong đó tuyển dụng nội bộ là tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp, gồm: thăng chức cho nhân viên, thi chuyển nội bộ, luân chuyển nội bộ, sử dụng nhân viên đã nghỉ hưu, quảng bá nội bộ, đề cử nội bộ. Tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp sẽ bao gồm các hình thức như: tuyển dụng trực tiếp qua các phương tiện truyền thông/ các sự kiện tuyển dụng/tại các tường học, tuyển dụng gián tiếp qua các công ty nhân sự/headhunter.

Thông báo tuyển dụng nội bộ hay thông qua bên ngoài, gián tiếp hay trực tiếp gián tiếp qua các dịch vụ sẽ mang đến hiệu quả nhất định tùy thuộc vào vị trí đang cần tuyển dụng. Tuyển dụng nội bộ có ưu điểm tiết kiệm chi phí, độ tin tưởng cao nhưng thiếu sự lựa chọn và đa dạng. Trong khi đó, tuyển dụng bên ngoài sẽ tốn nhiều chi phí hơn nhưng có cơ hội tiếp cận nhiều ứng viên, chọn lọc ra những đối tượng tiềm năng nhất.

3. Tiếp nhận, nghiên cứu hồ sơ và sàng lọc ứng viên.

Quá trình tiếp nhận, nghiên cứu và sàng lọc hồ sơ bắt đầu sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển. Trong đó, sàng lọc ứng viên là quá trình khó khăn nhất của tuyển dụng khi phải xác định đúng đối tượng tiềm năng từ một nhóm lớn ứng viên.

Sàng lọc là quá trình lọc các hồ sơ ứng tuyển, giúp loại bỏ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn để lên kế hoạch phỏng vấn. Quy trình sàng lọc tuyển dụng bao gồm:

- Đánh giá sơ yếu lý lịch và thư xin việc: xem xét sơ yếu lý lịch để giữ lại những ứng viên có trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc.

- Tiến hành phỏng vấn qua điện thoại hoặc video: liên hệ các ứng viên qua điện thoại hoặc video để đưa ra một cái nhìn sâu sắc nhanh chóng về thái độ, khả năng trả lời các câu hỏi phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp của ứng viên. Tại bước này, một số doanh nghiệp có thể tiến hành sàng lọc bằng cách phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên phương pháp phỏng vấn qua điện thoại và video sẽ giúp tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.

- Xác định các ứng cử viên hàng đầu: là bước cuối cùng trong quy trình sàng lọc hồ sơ. Qua đó xác định trình độ ứng viên và khoanh vùng những ứng viên tiềm năng nhất, phân chia hồ sơ ứng viên với các vị trí phù hợp.

4. Phỏng vấn.

Bây giờ, các ứng viên hàng đầu đã được xác định. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu tuyển dụng, buổi phỏng vấn cá nhân sẽ diễn ra để xem xét các ứng viên ở nhiều khía cạnh sâu sắc hơn. Nó có thể là một cuộc phỏng vấn chuyên sâu trực tiếp ở văn phòng, hoặc trên video/điện thoại nếu khoảng cách địa lý cách trở.

Đây là bước rất quan trọng của quy trình tuyển dụng, bởi vì buổi phỏng vấn này sẽ giúp xác định các nhân viên tiềm năng nào sẽ duy trì hiệu quả công việc trong một chặng đường dài. Đồng thời đây cũng là thời điểm để thỏa thuận các điều khoản hợp đồng, lương, thời gian làm việc.

Mẹo phỏng vấn ứng viên? Nên nhớ phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình phỏng vấn, ứng viên tiềm năng cũng đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp hay không. Vì vậy hãy lịch sự, tôn trọng và giới thiệu hấp dẫn những lợi ích của công ty và vị trí công việc. Chuẩn bị các câu hỏi để khai thác và để đánh giá ứng viên; không đặt những câu hỏi trừu tượng.

5. Ra quyết định tuyển dụng nhân sự.

Đến bước này, bạn đã đi đến 80% quy trình tuyển dụng. Những việc cần thực hiện trong bước này là:

- Xác minh thông tin: Sau khi phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ xem xét, đánh giá một cách có hệ thống toàn bộ ứng viên để chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng.

- Gửi lời mời làm việc (Offer Letter): Thư mời nên bao gồm mọi thông tin như: ngày bắt đầu làm việc, điều kiện làm việc, thời gian làm việc, quyền lợi công việc.

- Ký hợp đồng thử việc: Việc cần thiết để chuẩn bị trong quá trình thử việc của ứng viên mới.

- Giới thiệu nhân viên mới: Một buổi giới thiệu sẽ giúp người mới bớt cảm giác lúng túng, có thêm thông tin về các đồng nghiệp khác và ngược lại.

Lưu ý, không phải lúc nào ứng viên cũng chấp nhận lời mời của bạn. Bạn nên chuẩn bị phương án dự phòng.Tuy nhiên, nếu ứng viên của bạn đã kiên nhẫn hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và chờ đợi trong quá trình lựa chọn, tỷ lệ chấp nhận lời mời rất cao.

6. Khám sức khỏe.

Đối với ngành nghề văn phòng, yêu cầu khám sức khỏe hầu như được giản bớt. Tuy nhiên, với một số ngành nghề và vị trí tuyển dụng đặc biệt thì khám sức khỏe xin việc là một trong những yêu cầu bắt buộc. VD: Kỹ sư công trường xây dựng, kỹ sư hiện trường, bảo vệ, nhà hàng khách sạn.

7. Bố trí công việc.

Bố trí công việc là xác định và sắp xếp công việc, vai trò, trách nhiệm cho ứng viên, nhân viên mới. 

8. Thử việc.

Bước này hết sức cần thiết! Vì một số ứng viên có biểu hiện rất tốt trong quá trình phỏng vấn, nhưng trong lúc thực hiện công việc lại gặp hạn chế. Do đó, khoảng thời gian thử việc sẽ giúp nhà tuyển dụng kiểm tra khả năng biểu hiện thực trong công việc của ứng viên.

9. Tuyển chọn chính thức

Khi đã đưa ra quyết định tuyển chọn cuối cùng, công việc cuối cùng là 2 bên sẽ ký hợp đồng chính thức.

III. Các câu hỏi thường gặp trong tuyển dụng.

Quy trình tuyển dụng có mấy bước? Cụ thể các bước?

1. Lên kế hoạch tuyển dụng.
2. Thông báo tuyển dụng.
3. Tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ.
4. Phỏng vấn.
5. Quyết định tuyển dụng nhân sự.
6. Khám sức khỏe.
7. Bố trí công việc.
8. Thử việc
9.Tuyển chọn chính thức.

Đâu là bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng?

Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bước quan trong nhất trong quy trình tuyển dụng. Vì tuyển dụng là một quá trình phức tạp, tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Nên việc tối ưu hóa quá là chuẩn bị tốt ngay từ ban đầu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng nhân sự?

Hiệu quả tuyển dụng nhân sự có thể bị tác động bởi nhiều nguyên nhân từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức như:
Yếu tố bên trong ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng:
- Kế hoạch tuyển dụng.
- Quy mô doanh nghiệp.
- Chi phí, khả năng tài chính.
- Chính sách nhân sự.
- Mạng lưới quan hệ.
- Văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc.
Những môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng:
- Thị trường lao động.
- Cung cầu, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp.
- Luật pháp và quy định của chính phủ.
- Tốc độ tăng trưởng kinh tế.

IV. Công cụ hỗ trợ tuyển dụng.

Trong quá trình tuyển dụng, tôi đã sử dụng những công cụ này để cải thiện hiệu suất tuyển dụng:

- Drive: Một ứng dụng lưu trữ hồ sơ tuyển dụng trực tuyết bằng công nghệ đám mây, giúp tôi có thể truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu.

- Linkedin: Một mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất toàn cầu, giúp tôi tìm kiếm các ứng viên tiềm năng và kiểm tra hồ sơ nghề nghiệp của họ.

- Zoom: Một ứng dụng gọi điện thoại, video trực tuyến miễn phí giúp thực hiện các buổi phỏng vấn online.

- Calendar: Ứng dụng lên lịch và nhắc nhở các buổi phỏng vấn.

V. Danh sách 10 website truyển dụng uy tín nhất Việt Nam hiện nay.

Đây là danh sách website tuyển dụng được Similarweb đánh giá vào tháng 2/2020:

1. Vietnamworks.
2. Careerbuilder.
3. Tìm việc nhanh.
4. Jobstreet.
5. TopCV.
6. Vieclam24h.
7. Careerlink.
8. Ybox.
9. Mywork.
10. ITViec.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn