Phương pháp giúp dân văn phòng quản lý email hiệu quả.

Email là công cụ vô cùng cần thiết với mọi ngành nghề trong đời sống kỹ thuật số. Hầu hết các trao đổi quan trọng giữa các cá nhân và doanh nghiệp đều sử dụng qua email. Chính vì thế, kỹ năng quản lý email cũng rất cần thiết nếu bạn muốn trở nên chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ các mẹo quản lý email hiệu quả mà dân văn phòng không thể bỏ qua.

1. Chọn thời gian cụ thể để kiểm tra email mỗi ngày

Kiểm tra email thường xuyên cho phép bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào. Nhưng điều đó có thể khiến bạn lãng phí thời gian, gây mất tập trung và ảnh hưởng tới năng suất làm việc của bạn. Chính vì vậy, bạn nên cố gắng chọn ra thời gian phù hợp để kiểm tra email mỗi ngày. Đó có thể là một thời điểm cụ thể vào buổi sáng, buổi chiều và buổi tối. Tuy nhiên, nếu công việc của bạn chủ yếu giao tiếp bằng email thì không thể áp dụng cách này.

2. Sử dụng nhiều hơn một email

2 là số lượng email tối thiểu mỗi người nên sở hữu. Chắc chắn rằng bạn sử dụng email không phải chỉ riêng phục vụ công việc mà còn phục vụ các mục đích khác như đăng ký các kênh mạng xã hội, nhận thông báo từ một trang web thời trang hay đơn giản là để trao đổi với bạn bè. Nếu bạn chỉ sử dụng một email cho tất cả các mục đích đó, hòm mail của bạn sẽ trở nên lộn xộn và bạn sẽ phải thường xuyên tiêu tốn nhiều thời gian cho việc dọn dẹp hộp thư đến.

Vậy nên, hãy lập cho mình nhiều hơn 1 email. Một địa chỉ mail chỉ chuyên dùng cho công việc, những địa chỉ còn lại sẽ dùng cho các mục đích cá nhân.

3. Tạo bộ lọc email

Sử dụng các công cụ tự động hóa như tạo bộ lọc email là một chiến lược quản lý email tiết kiệm thời gian khác. Và nó có thể giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ các email quan trọng từ những người gửi nhất định. Bộ lọc email giúp bạn sắp xếp, gắn nhãn hoặc phân loại các email có cùng chủ đề vào các thư mục cụ thể, thậm chí là các kho lưu trữ. Bạn có thể lọc theo địa chỉ email, nội dung, dòng chủ đề, tệp đính kèm,…

4. Gắn dấu sao cho email quan trọng

Bạn nên gắn dấu sao cho những email quan trọng không thể trả lời ngay để có thể nhanh chóng tìm thấy và giải quyết chúng vào thời điểm phù hợp sau đó. Thời gian giải quyết công việc trong những email được gắn dấu sao nhanh hay chậm là phụ thuộc vào tính chất công việc. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là kiểm tra lại chúng sau không quá 2 – 3 ngày.

5. Bỏ nhận email từ những kênh bạn không còn quan tâm

Khi bạn sử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch vụ, những ngày sau đó, hòm mail của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về dịch vụ và chương trình khuyến mãi. Lúc này, bạn sẽ lại mất thời gian tìm những thư rác và xóa chúng. Thay vì mất thời gian mỗi ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đăng ký (Unsubscribe) các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó. 

6. Lưu trữ hoặc ẩn thư

Nếu bạn muốn dọn dẹp hộp thư đến mà không xóa email của mình thì bạn có thể lưu trữ hoặc ẩn chúng. Email của bạn được chuyển đến một nhãn được gọi là “Tất cả thư”. Khi bạn lưu trữ thư: Thư sẽ trở lại hộp thư đến của bạn khi ai đó trả lời thư. Khi bạn ẩn thư: Các thư trả lời sẽ không vào hộp thư đến của bạn. Bạn có thể lại chúng bằng cách sử dụng ô tìm kiếm.

7. Tạo email Template / Canned responses

Nếu bạn phải thường xuyên gửi mail tới nhiều đối tượng, nhiều lần với nội dung giống nhau, hãy cân nhắc việc sử dụng một tính năng trong Google Lab có tên “Canned responses”. Tính năng này cho phép bạn tạo một mẫu email có thể tái sử dụng. Giờ đây, bạn không cần phải viết lại từ đầu nội dung hay thực hiện thao tác sao chép rồi dán mỗi khi trả lời email. Microsoft Outlook cũng hỗ trợ tính năng tạo mẫu email với chức năng có tên Email Template.

Một số bài viết cùng chuyên mục:

>> 8 loại máy in văn phòng tốt nhất năm 2022

Nếu quý khách có nhu cầu xem văn phòng bằng "công nghệ thực tế ảo VR360", hay tìm dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Quận Bình Thạnh, văn phòng Phú Nhuận nằm gần trung tâm, hoặc văn phòng giá rẻ tại quận Tân Bình,.... xin vui lòng liên hệ với hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.

Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086

Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn

Tham khảo VR360 tại: https://www.officesaigon.vn/office-vr360.html