Văn phòng mở là gì? Ưu, nhược điểm và cách bố trí hợp lý, khoa học

Văn phòng mở là gì? Văn phòng mở là kiểu thiết kế như thế nào? Cùng tìm hiểu định nghĩa, đặc điểm, lợi ích và hạn chế của văn phòng mở qua bài viết dưới đây nhé.

1. Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở (Open plan office) là văn phòng không có vách ngăn, không bị phân chia thành những phòng nhỏ riêng biệt. Mọi thành viên cùng làm việc trong một không gian chung, dễ dàng giao tiếp với nhau mọi lúc.

Văn phòng không gian mở loại bỏ hết hầu hết các vách ngăn, trừ một số phòng chuyên biệt như phòng họp, phòng hội nghị. Tất cả phòng ban, tất cả nhân viên đều làm việc chung trong một căn phòng. Việc này giúp văn phòng rộng rãi và thoáng đãng hơn.

Theo Design Nation - công ty thiết kế thương mại hàng đầu tại Úc, văn phòng mở giúp nâng cao cảm hứng làm việc cho nhân viên, nhờ điều kiện làm việc thoải mái, nhiều ánh sáng tự nhiên và không khí thông thoáng.

Việc thiết kế văn phòng mở cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng phòng ban và mua sắm thiết bị nội thất. Ngoài ra, văn phòng mở còn giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, hạn chế tình trạng làm việc riêng trong giờ làm và tăng cường ý thức kỷ luật trong công việc.

Mời bạn tham khảo thêm về Workspace (Không gian làm việc) để tìm hiểu tổng quan về không gian văn phòng công ty cũng như nhiều mô hình văn phòng làm việc đa dạng được ưa chuộng hiệu nay.

2. Ưu điểm, nhược điểm của văn phòng mở

3. Đặc điểm của thiết kế văn phòng không gian mở

Một không gian văn phòng mở thường có 5 đặc điểm nổi bật như sau:

• Hạn chế tối đa hoặc loại bỏ các bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào: Bằng cách này, văn phòng mở sẽ loại bỏ những yếu tố gây ngăn cách như tường, vách ngăn, tường bao và cửa ra vào, từ đó tạo ra không gian rộng lớn và thoải mái hơn.
• Hạn chế số lượng phòng làm việc riêng biệt và phòng kín: Các phòng riêng và phòng kín chỉ dành cho các bộ phận yêu cầu sự chuyên nghiệp, tập trung và bảo mật cao như kế toán, quản lý dữ liệu, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng và phòng họp.
• Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng và vách kính: Mặc dù văn phòng được thiết kế để tạo sự thông thoáng, nhưng vẫn cần có sự phân chia giữa các phòng ban và vị trí làm việc của nhân viên. Các loại vật liệu như panel, vách ngăn lửng và vách kính có thể được sử dụng để thay thế cho các bức tường cao, giúp tạo ra không gian mở và thoáng đãng hơn.
• Nhân viên dễ dàng giao tiếp trong không gian văn phòng: Trong văn phòng mở, các vách ngăn, panel, và vách kính được sử dụng giúp tạo ra một môi trường mà nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, giao tiếp và phối hợp làm việc cùng các đồng nghiệp cũng như tiện lợi hơn trong việc trao đổi công việc.
• Không gian sinh hoạt chung có diện tích rộng lớn: Với không gian riêng tư được hạn chế, văn phòng thường được thiết kế với phần lớn là không gian sinh hoạt chung. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên có thể làm việc, kết nối và trao đổi thông tin cùng nhau một cách dễ dàng và thuận tiện khi cần thiết.

4. Sự bùng nổ của xu hướng thiết kế văn phòng mở

Văn phòng mở đang dần trở thành xu thế trong lĩnh vực thiết kế không gian văn phòng. Mô hình văn phòng này có nguồn gốc từ Mỹ và ngày càng trở nên thông dụng ở nhiều nước khác.

Theo thống kê của The Washington Post - nhật báo lớn nhất tại Mỹ, thực tế có hơn 70% các công ty tại Mỹ đang sử dụng văn phòng mở với nhiều hướng thiết kế, bao gồm cả việc sử dụng các ngăn có vách ngăn lửng và vách kính.

Không những thế, theo Fortune, có khoảng 15 - 20% doanh nghiệp lựa chọn không gian văn phòng mở hoàn toàn, trong đó tất cả bàn làm việc và máy tính được sắp xếp chung trong một phòng đơn lớn một cách khoa học.

Có thể nhận thấy rằng, văn phòng mở mang lại nhiều cơ hội giao tiếp hiệu quả và tích cực, hạn chế các rào cản vật lý, từ đó cải thiện tốt hiệu suất công việc và khả năng làm việc nhóm hiệu quả. 

Cách thiết kế này cũng phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện đại và được CEO ưa chuộng để tạo ra sự tương tác giữa các nhân viên. Điều này giúp thúc đẩy sự hợp tác và truyền cảm hứng, cũng như mở ra cơ hội để nhân viên giao lưu và kết nối, đặc biệt là đối với những người cảm thấy cô đơn khi làm việc tại nhà hoặc phòng riêng.

5. Văn phòng mở phù hợp với công việc gì?

Văn phòng mở phù hợp với các công việc và hoạt động đòi hỏi sự giao tiếp và làm việc nhóm, cũng như các công việc yêu cầu sự sáng tạo và đổi mới, cập nhật liên tục xu hướng. Đặc biệt, các ngành công nghệ thông tin, marketing, quảng cáo, tài chính và dịch vụ khách hàng khi áp dụng mô hình văn phòng mở sẽ mang lại hiệu quả cao cho công việc.

Nhìn chung, văn phòng mở là mô hình thích hợp cho các doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến trung bình, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập và các startup. Không gian văn phòng giúp kết nối các thành viên, nâng cao khả năng phối hợp công việc và thúc đẩy sự phát triển của toàn doanh nghiệp.

6. Cách thiết kế văn phòng mở hợp lý, tối ưu

6.1 Phù hợp với tính chất công việc và văn hóa

Nét đặc biệt của mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp thể hiện qua văn hóa riêng. Để tạo ra một văn phòng làm việc độc đáo, phù hợp, các kiến trúc sư cần chú ý đến yếu tố văn hóa của doanh nghiệp. 

Bố trí văn phòng mở phải phản ánh đúng đặc trưng của doanh nghiệp, ví dụ như đối với các công ty sáng tạo, không gian mở là lựa chọn tốt nhất, trong khi với những công ty đòi hỏi sự tập trung tuyệt đối, văn phòng mở cần kết hợp với các không gian riêng tư, có vách ngăn để tạo môi trường làm việc phù hợp.

Đồng thời, với mỗi bộ phận trong công ty sẽ có tính chất công việc khác nhau. Vì vậy trong quá trình thiết kế, các kỹ sư cần chú trọng để tạo ra không gian làm việc thuận tiện và khoa học nhất, chẳng hạn như việc đặt phòng tài chính - kế toán gần nhau.

6.2 Đảm bảo sự liền mạch về mặt không gian

Trong quá trình thiết kế văn phòng, cần tạo ra không gian làm việc chung nhưng vẫn phải có các khu vực riêng tư để tổ chức cuộc họp, đưa ra các quyết định quan trọng và gặp gỡ đối tác, khách hàng quan trọng. 

Một số gợi ý để bạn bố trí được một không gian liền mạch là sử dụng các vách ngăn bằng kính hoặc vách ngăn lửng. Điều này giúp tạo ra sự riêng tư mà vẫn duy trì sự thông thoáng của không gian, nhờ đó không gây cảm giác bí bách hay làm mất đi tính chất của thiết kế văn phòng không gian mở.

6.3 Chú trọng vào các yếu tố tự nhiên

Trong thiết kế văn phòng hiện nay, việc tích hợp các yếu tố tự nhiên là vô cùng quan trọng, bất kể là loại hình văn phòng nào. Không gian xanh không chỉ kích thích thị giác mà còn tác động tích cực đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Đồng thời, yếu tố ánh sáng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế văn phòng mở. Việc tận dụng ánh sáng tự nhiên thông qua cửa sổ kính sát đất là một biện pháp hiệu quả, giúp tận dụng ánh sáng tự nhiên cho văn phòng.

6.4 Ưu tiên nội thất thông minh, linh hoạt

Thiết kế văn phòng mở giúp không gian trở nên rộng rãi và thoáng hơn, nhưng không đồng nghĩa với việc bạn có thể sắp xếp nội thất một cách lộn xộn, chiếm dụng diện tích văn phòng một cách không hợp lý.

Bạn có thể lựa chọn sử dụng nội thất đa năng, làm từ các vật liệu nhẹ, dễ di chuyển. Đồng thời, bạn có thể trang bị những đồ nội thất đa chức năng (ví dụ kệ sách kiêm vách ngăn các khu vực) để tối ưu hóa không gian, tạo nên sự thoải mái, tiện lợi.

7. Một số mô hình văn phòng mở thành công trên thế giới

Văn phòng mở đang dần trở thành xu hướng thiết kế được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới lựa chọn. Đây cũng là phong cách thiết kế được nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói sử dụng để mang lại cho khách hàng doanh nghiệp không gian văn phòng tối ưu nhất.

Ngoài ra, để thiết kế được không gian văn phòng mở vừa tối ưu hóa công năng khi sử dụng vừa mang lại sự thoải mái kèm theo đầy đủ tiện ích cho nhân sự, Office Saigon luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc lên ý tưởng thiết kế nội thất văn phòng và thi công. 

Với đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm chuyên môn, chúng tôi luôn hướng đến mục tiêu cung cấp đa dạng những dự án thiết kế nội thất đẹp, ấn tượng và mang lại trải nghiệm tốt nhất. Còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay cho Office Saigon theo số hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn