Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng

Cập nhật: 2022-07-07 15:13:29

4.9/5 - 3 Bình chọn - 313 xem

Có rất là nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng, đặc biệt là tại một thị trường rộng lớn, có nhiều cao ốc như văn phòng tại TPHCM. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần lên một kế hoạch tìm kiếm văn phòng và các tiêu chí lựa chọn cụ thể trước khi bắt đầu khảo sát.

 

Sau đây, Office Saigon xin mời bạn cùng điểm qua 10 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp ngay bên dưới.

 

Yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng:

 

1. Vị trí đặt thuê văn phòng

2. Loại hình văn phòng

3. Giá thuê văn phòng

4. Diện tích văn phòng

5. Trang thiết bị, tiện ích và dịch vụ văn phòng

6. An ninh và chất lượng quản lý

7. Tính pháp lý của tòa nhà

8. Các chi phí cộng thêm

9. Điều kiện làm việc

10. Những người thuê chung trong tòa nhà

 

1. Vị trí đặt thuê văn phòng

 

Cách chọn vị trí đặt văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp là sự thuận tiện và dễ dàng tiếp cận. Yếu tố này mang tính cạnh tranh và có thể ảnh hưởng không nhỏ đến công việc kinh doanh của công ty. Do đó, vị trí thuê văn phòng phải là một vị trí thuận tiện cho việc kinh doanh, giao dịch, cũng như quảng cáo thương hiệu và có phong thủy tốt.

 

Một vị trí văn phòng lý tưởng là một vị trí phù hợp với doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần nơi có hoạt động kinh doanh sôi nổi, hãy chọn các văn phòng có vị trí gần trung tâm. Nếu doanh nghiệp cần nơi yên tĩnh, hãy chọn khu vực ven trung tâm, ít dân cư.

 

Bên cạnh đó, tiêu chí quan trọng khi chọn vị trí văn phòng là các liên kết giao thông thuận tiện. Nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào lượng khách hàng tiếp cận văn phòng của mình, thì vị trí của bạn phải thuận tiện để khách hàng di chuyển đến. Nếu doanh nghiệp có hoạt động cần di chuyển nhiều đến nhà máy, thì vị trí phải tiếp cận dễ dàng đến đó. Ngoài ra, vị trí thuê văn phòng còn là yếu tố ảnh hương đến hình ảnh và mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp. Khách hàng và đối tác có thể đánh giá tiềm năng của một doanh nghiệp qua hình ảnh mà tòa nhà mà họ chọn thuê.

 

Điểm lưu ý cuối cuối cùng là  đừng quên nhân viên của bạn, một vị trí tốt cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tuyển dụng người cho doanh nghiệp. Một vị trí của quá bất tiện có thể khó thu hút và giữ chân nhân viên. Bên cạnh đó, người đi thuê cũng cần phải chú ý đến việc ngập lụt; môi trường, các dịch vụ ăn uống, giải trí quanh tòa nhà; và các yếu tố tác động đến phong thủy văn phòng. Nhiều người, đặc biệt là người Châu Á, tin rằng một vị trí văn phòng có phong thủy sẽ góp phần đem lại cho công ty điều kiện thuận lợi để phát triển.


 

>> Xem thêm: Quy tắc chọn vị trí văn phòng theo phong thủy

 

 

2. Loại hình văn phòng

 

Loại hình văn phòng lý tưởng là văn phòng phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty. Nếu như, doanh nghiệp đang trong giai đoạn khỏi nghiệp và không muốn ký kết với một cam kết dài hạn thì có thể chọn loại hình văn phòng linh hoạt, cho phép thuê ngắn hạn như: văn phòng trọn gói, co-working space, văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi làm việc... với thời hạn hợp đồng từ 3 tháng - 1 năm. Hoặc doanh nghiệp mong muốn phát triển ổn định, tìm kiếm giá trị bền vững thì có thể cam kết một hợp đồng lâu hơn với các văn phòng cho thuê dài hạn.

 

Bên cạnh đó, văn phòng thuộc hình thức kinh doanh trưng bày sản phảm, có nhiều lượt khách hàng ra vào giao dịch mỗi ngày thì nên chọn mặt bằng tầng trệt hoặc tòa nhà cho thuê nguyên căn để thuận tiện cho việc đi lại của khách hàng.

 

>> Tham khảo thêm về các loại hình văn phòng cho thuê tại TP HCM hiện nay:

- Văn phòng ảo
- Văn phòng truyền thống
- Văn phòng trọn gói
- Hot Desk và Dedicated Desk 
- Tòa nhà cho thuê

 

3. Giá thuê văn phòng

 

Giá thuê văn phòng cũng là yếu tố không kém phần quan trọng khi doanh nghiệp tìm kiếm văn phòng. Giá thuê văn phòng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: vị trí, diện tích, cơ sở vật chất, dịch vụ tiện ích... Ví dụ: hai tòa nhà có cùng diện tích và cơ sở vật chất ở trung tâm quận 1 sẽ mắc hơn so với văn phòng tại quận 2, quận 4, quận 7, quận Phú Nhuận, quận Tân Bình; Hay cùng một tòa nhà thì diện tích sàn 100m2 có giá thuê thấp hơn diện tích 200m2...

 

Vì thế mà, doanh nghiệp cần cân đối các tiêu chí khác để lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty. Ngoài ra, bên cạnh giá thuê, doanh nghiệp còn phải đóng phí quảng lý và chịu mức thuế 10% hàng tháng.

 

Tuy nhiên, để thuê đúng giá, đòi hỏi người đi thuê phải có kiến thức về thẩm định giá thuê văn phòng. Bạn có thể đọc thêm kiến thức đó tại đây: https://www.officesaigon.vn/tham-dinh-gia-van-phong.html

 

 

4. Diện tích văn phòng

 

Chọn một diện tích văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí, tránh việc lãng phí diện tích không dùng đến và thay đổi văn phòng trong thời gian ngắn.

 

Diện tích văn phòng sẽ được xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch, chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần xem xét là có bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc trong văn phòng và tần suất hiện diện của họ? Con số đó có thay đổi trong 3 đến 5 năm nữa không? Mặc dù con số dự đoán có thể không chính xác, những việc đưa ra một dự đoán rất quan trọng đối với việc xác định diện tích văn phòng mà doanh nghiệp cần.

 

>> Xem thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho doanh nghiệp

 

5. Trang thiết bị, tiện ích và dịch vụ văn phòng

 

Nhìn chung những trang thiết bị văn phòng cần thiết của tòa nhà là thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, hện thống chiếu sáng và phòng vệ sinh và. Mặc khác tòa nhà văn phòng cũng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kỹ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra đột ngột bởi nó có thể gây ra một số chi phí thất thoát lớn. Thêm vào đó, các công ty nên chọn những tòa nhà có đầy đủ chỗ để xe cho nhân viên và khách hàng đến giao dịch.

 

Tùy điều kiện và chất lượng mà giữa các tòa nhà sẽ có những tiện nghi khác nhau. Các văn phòng hạng A hoặc hạng B có thể có nhiều tiện nghi hơn văn phòng giá rẻ. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn biết mình cần gì và không gian đó có đáp ứng các yêu cầu hay không.

 

Văn phòng trọn gói Deutsches Haus
Hình ảnh văn phòng trọn gói tại tòa nhà Deutsches Haus Tower

 

Đối với văn phòng trọn gói, trang thiết bị, tiện tích và dịch vụ sẽ đa dạng hơn gồm: bàn ghế, phòng họp. pantry, lễ tân,... Thậm chí, một số nơi còn cũng cấp các phòng gaming, phòng youga cho nhân viên nghỉ ngơi, giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng.

 

6. An ninh và chất lượng quản lý

 

Khi lựa chọn văn phòng bạn cần phải chọn tòa nhà văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy, an ninh. Nếu xảy ra sự cố cháy nổ, hệ thống phòng cháy chữa cháy và lối thoát hiểm phải hoạt động tốt đển đảm bảo an toàn tính mạng của con người. Đồng thời, kết cấu tòa nhà phải kiên cố, vững chắc để đảm bảo an toàn của người làm việc bên trong.

 

Về an ninh, bạn nên xem xét khu vực xung quanh tòa nhà. Hãy chọn một nơi an toàn, không có trộm cướp hoành hành để đảm bảo tài sản, thậm chí là tính mạng của nhân viên công ty.

 

7. Tính pháp lý của tòa nhà

 

Hợp đồng thuê thường kéo dài nhiều năm, thế nên việc xem xét thủ tục pháp lý đi kèm để giảm thiểu rủi ro cũng là một tiêu chí doanh nghiệp nên lưu ý để chọn được văn phòng cho thuê chất lượng nhất.


Để thực hiện được việc này, người đi thuê nên lựa chọn một người cho thuê uy tín, có bằng chứng và giấy tờ chứng minh tính hợp pháp quyền cho thuê tòa nhà, và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện bên thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi bên cho thuê không thể thực hiện được trách nhiệm với bên thuê.


8. Các chi phí cộng thêm

 

Bên cạnh phí thuê, trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng, doanh nghiệp phải trả thêm một số chi phí cộng thêm như:


- Phí quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…

 

 

- Tiền điện: thông thường sẽ tính theo giá nhà nước. Tuy nhiên, tùy từng khu vực và mõi tòa nhà, chi phí này có thể khác nhau. Bạn nên hỏi bên cho thuê để biết thêm chi tiết.

 

- Tiền điện điều hòa: một số tòa nhà chi phí này sẽ bao gồm trong phí dịch vụ, nhưng một số tòa nhà thì không. Vì vậy bạn cần hỏi chủ đầu tư để biết cách lên chi phí cho hợp lý.


- Phí đỗ xe: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cấu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.

 

- Phí ngoài giờ: đối với những doanh nghiệp có xu hướng làm ngoài giờ lớn thì đây là chi phí quan trọng có tác động lớn đến tổng chi phí cần chi trả hàng tháng.

 

>> Xem thêm 8 loại chi phí phát sinh ngoài giá thuê văn phòng để tìm hiểu thêm về các chi phí khác và cách tính các loại chí phí này.

 

 

chi phí phát sinh ngoài giá thuê văn phòng

 

9. Điều kiện làm việc

 

Điều kiện làm việc tốt có nghĩa là tòa nhà phải đảm bảo các chức năng của văn phòng diễn ra suôn sẻ. Tòa nhà văn phòng phải thông thoáng, không có bụi, tiếng ồn và những mùi khó chịu. Đây cũng là một trong những tiêu chí quan trọng khi thuê văn phòng, vì một không gian có điều kiện làm việc tốt sẽ giúp nhận viên của bạn làm việc hiệu quả hơn và ngược lại.

 

>> Xem thêm 6 biểu hiện của một văn phòng có điều kiện làm việc kém để đặt ra thiêu chí thuê văn phòng và hạn chế cần khắc phục.

 

10. Những người thuê chung trong tòa nhà

 

Tiêu chí cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là "những người hàng xóm" - doanh nghiệp thuê văn phòng chung tòa nhà. Vì dẫu sao, các bạn đều làm việc chung trong một tòa nhà, nếu tòa nhà nhỏ thì khả năng chạm mặt nhau tường xuyên là rất cao.

 

Thế nên, bạn sẽ muốn có một mối quan hệ hài hòa với họ, hoặc thậm chí là xây dựng một mối quan hệ kinh doanh tiềm năng với họ. Vì vậy hãy tìm hiểu xem họ là ai và liệu họ có cản trở hoặc hỗ trợ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp không.

 

Tổng kết:

 

Chúng tôi hy vọng hướng dẫn về các tiêu chí lựa chọn không gian văn phòng này hữu ích trong việc giúp bạn bắt đầu hành trình lựa chọn văn phòng của mình. Nếu bạn cảm thấy rất khó để khảo sát đầy đủ các thông tin như trên, hãy tham khảo ý kiến ​​của đại lý tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn tìm đúng các văn phòng phù hợp với tiêu chí mà bạn đưa ra.

 

Tìm đọc các bài viết liên quan bên dưới:

✍ (Hỏi - đáp) Thuê hai địa chỉ khác tầng tại một toà nhà văn phòng cần bổ sung địa điểm kinh doanh không?
✍ (Hỏi - đáp) Cách tính diện tích văn phòng cho thuê?
✍ (Hỏi - đáp) Có nên khảo sát trực tiếp văn phòng không?
✍ (Hỏi - đáp) Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự.
✍ 10 loại dịch vụ và tiện ích cần phải quan tâm trước khi thuê văn phòng

 

Nếu quý khách có nhu cầu xem văn phòng bằng "công nghệ thực tế ảo VR360", hay tìm dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Quận Bình Thạnh, văn phòng Phú Nhuận nằm gần trung tâm, hoặc văn phòng giá rẻ tại quận Tân Bình,.... xin vui lòng liên hệ với hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn miễn phí.

 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Để xem văn phòng bằng công nghệ thực tế ảo truy cập https://www.officesaigon.vn/office-vr360.html