Cách thương lượng để kết thúc hợp đồng thuê trước hạn.

Trong quá trình sử dụng văn phòng cho thuê sẽ phát sinh nhiều nguyên nhân dẫn đến việc kết thúc hợp đồng trước thời hạn như: tăng số lượng nhân sự, áp lực về giá thuê, cần thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc tòa nhà không đáp ứng đủ chất lượng cơ sở vật chất,.. Để quá trình thương lượng kết thúc hợp đồng được diễn ra thuận lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê, Office Saigon gửi đến bạn bí quyết thương lượng để kết thúc hợp đồng trước thời hạn như sau:

1. Lí do các công ty muốn kết thúc hợp đồng trước hạn?
2. Lưu ý đối với doanh nghiệp khi thương lượng kết thúc hợp đồng thuê văn phòng.
3. Lưu ý đối với bên cho thuê có khách thuê muốn kết thúc hợp đồng sớm.

Lí do các công ty muốn kết thúc hợp đồng trước hạn?

Quá trình đàm phán kết thúc hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn gần giống như nghiên cứu chứng khoán. Nếu thị trường văn phòng tương đối sôi động, người cho thuê sẽ dễ dàng tìm được người thuê mới thay thế và việc kết thúc hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn có thể diễn ra rất tốt. 

Bí quyết thương lượng là tìm ra một người thay thế và khả năng tìm được người mới nhanh chóng chính là một yếu tố quyết định việc thúc đẩy một thỏa thuận tốt từ phía chủ cho thuê. Nhưng không phải người cho thuê nào cũng sẽ nói cho bạn biết thị trường cho thuê văn phòng đang diễn ra thuận lợi và trước khi trông chờ điều này thì bạn nên tự tìm hiểu. 

Tuy nhiên khi thị trường tạo động lực lớn và tỷ lệ trống đang thắt chặt thì lúc đó việc bạn ra đi sớm trở nên thuận lợi hơn đối với người cho thuê. Có thể họ chỉ nói cho bạn nghe vì điều đó có thể là đòn bẩy để giúp họ tính mức giá cao hơn cho người thuê văn phòng tiếp theo, họ sẽ đồng ý cho bạn ra đi sớm hơn và tìm người thuê khác trả tiền thuê cao hơn.

Theo thống kê từ những khách hàng của Office Saigon, hai lý do phổ biến nhất mà người đi thuê yêu cầu ra đi sớm là họ đã hết chỗ ngồi làm việc và cần nhiều không gian, nhiều phòng, nhiều diện tích hơn. Hoặc việc kinh doanh của họ đang suy giảm, cũng có thể họ sẽ bị phá sản. Tùy từng trường hợp người cho thuê sẽ trả lời khác nhau, trường hợp bạn đã hết chỗ ngồi và muốn mở rộng thì người cho thuê thường sẽ yêu cầu bạn đền bù vì bạn kiếm được tiền. Ngược lại, nếu bạn đang cạn kiệt vốn hoặc sắp phá sản thì người cho thuê có thể thông cảm hơn.

Đối với nhiều trường hợp đàm phán, cách tốt nhất bạn cần phải làm là luôn giữ thái độ tốt và nuôi dưỡng mối quan hệ kinh doanh lâu dài với người cho thuê. Việc này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho một cuộc đàm phán diễn ra dễ dàng hơn và bạn có thể không bị mất tiền hoặc mất quá nhiều tiền. 

Khoảng tiền bị mất đó có thể là tiền đặt cọc mà người đi thuê đã gửi cho người cho thuê khi ký hợp đồng để bảo đảm sẽ thanh toán đầy đủ các khoản tiền thuê còn lại. Hoặc là tiền đền bù hợp đồng thuê văn phòng tùy thuộc vào điều khoản ràng buộc giữa hai bên. 

Nếu quá trình thương lượng trở nên khó khăn hoặc thị trường không thuận lợi thì bí quyết để đàm phán thành công là "người cho thuê sẽ thân thiện hơn đối những người mang đến lợi ích cho họ". Bạn cần nhượng bộ và mềm mỏng để đạt được những thỏa thuận tốt nhất có thể. Đôi lúc bạn không nhất thiết phải thoát khỏi hợp đồng với người chủ thuê, bạn có thể chọn một không gian khác nhỏ hơn trong chính tòa nhà hoặc dọn đến một không gian ít tốn kém hơn hay rộng hơn trong một tòa nhà khác mà người cho thuê sở hữu. 

Nhưng đối với trường hợp bạn muốn kết thúc hợp đồng sớm vì người cho thuê không thực hiện theo các nghĩa vụ được nêu trong giới thiệu lúc bạn đầu. Ví dụ, việc người chủ đã sơ suất trong việc không sửa chữa máy lạnh, dẫn đến không gian làm việc nóng nực và không thể tập trung hiệu quả được. Những tình huống như vậy mà hai bên không đồng ý thỏa hiệp thì thường kết thúc tại tòa án. Tình huống này là tương đối hiếm vì không có người cho thuê và người đi thuê nào muốn phải thực hiện quy trình rắc rối khi ra tòa. 

Lưu ý đối với doanh nghiệp khi thương lượng kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Người đi thuê đang thương thảo hợp đồng cần chú ý, hợp đồng thuê ban đầu nên bao gồm điều khoản về các quy định kết thúc hợp đồng thuê văn phòng trước hạn. Bạn có thể đề nghị cho phép thanh lý trước hoặc bổ sung thêm các lựa chọn như cho thuê lại hoặc thay thế mặt bằng trong cùng một không gian nếu bạn cần mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô trong thời hạn hợp đồng.

Nhưng điều khoản thu hẹp diện tích không dễ thương thảo như mở rộng, các bên cho thuê hiếm khi đồng ý và khi họ làm như vậy, nó thường dành cho những người thuê diện tích lớn hoặc thuê nhiều tầng. Lúc đó, bạn có thể đề nghị bổ sung điều khoản thanh lý sớm với số tiền phạt ít hơn khi hoàn thành trên 50% hoặc 90% thời gian hợp đồng. Ví dụ, bạn có thể thanh lý sớm sau 3 năm làm việc đối với hợp đồng 5 năm.

Để quá trình thương lượng diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện đủ các bước:

Bước 1: Tiến hành thương lượng với bên cho thuê về việc chấm dứt hợp đồng.
Bước 2: Ra quyết định chấm dứt hợp đồng.
Bước 3: Gửi thông báo chấm dứt hợp đồng cho chủ tòa nhà.
Bước 4: Đối chiếu và xác nhận các khoản cần thanh toán khi hợp đồng đã chấm dứt.

Lưu ý đối với bên cho thuê có khách thuê muốn kết thúc hợp đồng sớm

Để giữ chân khách thuê, Ban quản lý tòa nhà có thể thỏa thuận cung cấp diện tích nhỏ hơn hoặc lớn hơn cho khách hàng khi có nhu cầu thay đổi quy mô công ty hoặc đề nghị giảm tiền thuê nhà.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.

Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086

Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn

Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại https://www.officesaigon.vn/ky-gui.html