Thuật ngữ phổ biến ngành bất động sản văn phòng cho thuê

Thuật ngữ bất động sản văn phòng cho thuê vẫn đang là một vấn đề cần được để ý nhiều hơn. Trong quá trình tìm kiếm văn phòng làm việc, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn trước những thuật ngữ phức tạp trong lĩnh vực Bất động sản và văn phòng cho thuê, mà chủ sở hữu tòa nhà thường sử dụng trong quá trình thương thảo.

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và vượt qua rào cản của những từ viết tắt và thuật ngữ thường xuất hiện trong ngành nghề này, chúng tôi sẽ tổng hợp và giải thích những thuật ngữ Bất động sản và văn phòng cho thuê trong bài viết này.

I. Thuật ngữ về các loại hình bất động sản văn phòng

Trong lĩnh vực bất động sản văn phòng, có rất nhiều thuật ngữ và khái niệm quan trọng mà những người làm trong ngành cần phải nắm vững.

Dưới đây là những thuật ngữ về loại hình văn phòng cho thuê để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lĩnh vực này.

1. Văn phòng (Office): Gồm không gian dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp để thực hiện hoạt động kinh doanh và thương mại.

2. Nhà phố thương mại (Shophouse): Một loại bất động sản kết hợp giữa căn hộ và cửa hàng thương mại.

3. Officetel (Office + hotel): Là căn hộ có thể sử dụng cho mục đích văn phòng cũng như để lưu trú qua đêm.

4. Văn phòng ảo (Virtual Office): Dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh.

5. Văn phòng trọn gói (Serviced Office): Mô hình cho thuê phòng làm việc riêng biệt, đã được trang bị sẵn bàn ghế và thiết bị văn phòng.

6. Văn phòng chia sẻ (Shared Office): Dịch vụ cho thuê hoặc chia sẻ văn phòng với diện tích nhỏ và cung cấp chỗ ngồi chia sẻ.

7. Office for rent: – Văn phòng cho thuê ngắn hạn: Cho thuê văn phòng là dịch vụ ngắn hạn do các chủ đầu tư hoặc công ty quản lý bất động sản cung cấp, cho phép khách hàng thuê không gian làm việc, tầng hoặc toàn bộ tòa nhà văn phòng trong một khoảng thời gian cụ thể theo hợp đồng thuê.

8. Office for lease – Văn phòng cho thuê dài hạn: Thuê văn phòng cũng gọi là dịch vụ cho thuê văn phòng, tuy nhiên, khác biệt chính nằm ở thời hạn của hợp đồng thuê, thường là một khoảng thời gian dài hơn.

9. Co-working space: Không gian làm việc chia sẻ, thường được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các freelancer, doanh nhân tự do và các nhóm khởi nghiệp.

10. Fit out: Quy trình hoàn thiện và trang trí nội thất cho một không gian văn phòng.

15. Central Business District – Khu vực các quận trung tâm: Khu Trung tâm Kinh doanh, viết tắt là CBD, là khu vực trung tâm của một thành phố, thường là khu vực chuyên về kinh doanh và thương mại. Ở nhiều thành phố lớn, CBD thường tương đương với "quận tài chính" của thành phố.

16. Landlord – Chủ nhà: Chủ nhà là người hoặc tổ chức sở hữu tòa nhà và cho thuê.

17. Tenant – Người thuê văn phòng: Trong lĩnh vực bất động sản, thuật ngữ "người thuê văn phòng" thường được sử dụng để chỉ người hoặc tổ chức đã ký hợp đồng thuê nhà hoặc văn phòng với chủ sở hữu.

18. Sublease – Cho thuê lại: Cho thuê lại là quá trình cho thuê một phần hoặc toàn bộ không gian mà người đã thuê văn phòng đang sử dụng cho một bên thứ ba khác.

II. Thuật ngữ văn phòng cho thuê về cấu trúc tòa nhà

Thuê văn phòng dễ dàng hơn với kiến thức về cấu trúc tòa nhà. Dưới đây là một số thuật ngữ liên quan đến cấu trúc tòa nhà mà Office Saigon muốn giới thiệu:

19. Layout Floor: Bản thiết kế tầng của tòa nhà văn phòng bao gồm các yếu tố như diện tích, hình dạng, cấu trúc, bố trí đường đi, khu vực chức năng, vị trí cửa ra vào, cũng như sự sắp đặt các thiết bị và tiện ích.

20. Master Plan: Kế hoạch toàn diện cho một khu đất hoặc dự án bao gồm các phần tử như bố trí tổng thể, mô hình quy hoạch tổng quan.

21. Building core: Trong lĩnh vực bất động sản, thuật ngữ này ám chỉ trung tâm của một tòa nhà, bao gồm các yếu tố chính như thang máy, hành lang, khu vực chờ đợi, phòng vệ sinh, hệ thống điện, nước và thông gió.

22. Load factor: Chỉ số này đo lường diện tích thực tế mà người thuê văn phòng có thể sử dụng so với tổng diện tích cho thuê. Thường, để tính chỉ số này, chúng ta chia diện tích không sử dụng được cho tổng diện tích thuê của văn phòng.

23. Common areas – CAM: Các phần không gian được sử dụng chung trong tòa nhà, ví dụ như hành lang và khu vực đỗ xe, là những ví dụ điển hình.

24. HVAC (Heating, Ventilating, and Air Conditioning): Thường thì thuật ngữ này được dùng để đề cập đến các hệ thống máy móc và công nghệ đa dạng được áp dụng để duy trì nhiệt độ và điều hòa không khí trong tòa nhà.

25. Turnkey/move-in-ready: Khu vực làm việc đã được chuẩn bị sẵn sàng để khách hàng di chuyển và sử dụng.

III. Thuật ngữ bất động sản tiếng Anh

26. Property: Bất động sản.

27. Project: Nghĩa tiếng Việt là dự án, trong lĩnh vực bất động sản chính là để chỉ về các dự án nhà đất, địa ốc.

28. Investor: Có nghĩa là chủ đầu tư, những người bỏ một số vốn/chi phí cần thiết vào các dự án bất động sản với mục đích sẽ thu lợi nhuận từ những hoạt động đầu tư.

29. Developer: Nhà phát triển dự án. Đây là một bên thực hiện công việc xây dựng, phát triển dự án để tăng thêm lợi nhuận.

30. Constructor: Khi dự án được hình thành, các constructor sẽ đảm nhận trách nhiệm thi công cho dự án đến khi hoàn thành

31. Architect: Chỉ những kiến trúc sư tài ba, đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế dự án.

32. Supervisor: Giám sát, người kiểm tra, giám sát tiến độ thi công của dự án.

33. CBD ( Central Business District): Quận trung tâm.

34. GFA ( Gross Floor Area): Có nghĩa tiếng Việt là tổng diện tích sàn để xây dựng dự án.

35. Void: Thông tầng.

36. Location: Vị trí.

37. Advantage/ Amenities: Tiện ích tại tòa nhà văn phòng.

38. Layout Floor: Mặt bằng điển hình cho tầng.

39. For rent: Cho thuê ngắn hạn.

40. For lease: Cho thuê dài hạn.

41. Negotiate: Thương lượng.

42. Montage: Chỉ các khoản nợ và thế chấp.

IV. Thuật ngữ dùng trong điều khoản hợp đồng thuê văn phòng

Trong quá trình thuê không gian làm việc tại tòa nhà văn phòng, bước ký hợp đồng là một trong những bước quan trọng nhất. Tại đây, việc đọc kỹ và hiểu rõ từng mục và điều khoản trước khi ký hợp đồng là điều vô cùng quan trọng. 

Trong quá trình đàm phán, có những thuật ngữ mà doanh nghiệp có thể chưa rõ nghĩa, và đừng bao giờ xem thường việc này. Hãy tìm hiểu hoặc hỏi rõ để tránh hiểu lầm và đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp trong tương lai. Dưới đây là danh sách những thuật ngữ thường gặp trong hợp đồng văn phòng cho thuê mà doanh nghiệp nên tham khảo.

43. Mặt bằng (Premises): Địa chỉ tòa nhà và số phòng cụ thể đang cho thuê.

44. Sử dụng mặt bằng (Use of premises): Loại hình kinh doanh của người thuê và diện tích sử dụng cho phép.

45. Bên cho thuê (Lessor): Tên chủ nhà; người hoặc tổ chức cho thuê.

46. Bên thuê (Lessee): Tên người thuê; người hoặc tổ chức nhận hợp đồng thuê.

47. Thời hạn thuê (Lease term): Ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng.

48. Lựa chọn gia hạn (Renewal option): Người thuê có thể gia hạn hợp đồng thuê hay không, phải thông báo trước bao nhiêu và giá thuê gia hạn sẽ được xác định như thế nào.

49. Diện tích thuê (mét vuông): Số lượng không gian mà người thuê sẽ chịu phí.

50. Diện tích có thể sử dụng (mét vuông): Khoảng không gian mà người thuê thực sự có thể sử dụng.

51. Phí thuê cơ sở (Base rent): Số tiền thuê cố định tối thiểu, được biểu thị bằng phí trên một mét vuông hoặc dưới dạng phí cố định hàng tháng và hàng năm.

52. Phí thuê bổ sung (Additional rent): Các khoản phí bổ sung hoặc tiền thuê mà người thuê có thể phải chịu, bao gồm các tiện ích, khu vực chung (CAM), bảo trì hoặc bất kỳ khoản phí nào khác không được bao gồm trong giá thuê cơ sở.

53. Tiền đặt cọc (Security deposit): Thường bằng một tháng hoặc hơn tiền thuê cơ sở và do chủ nhà giữ. Hoàn lại tiền cho người thuê khi hợp đồng chấm dứt, với điều kiện đã đáp ứng tất cả các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thuê.

54. Điều chỉnh tiền thuê (Rent adjustment): Giá thuê cơ bản tăng khi nào và bao nhiêu, thường là hàng năm, được biểu thị bằng số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm cố định. Đôi khi được gọi là điều chỉnh chi phí sinh hoạt (COLA).

55. BOMA: (Building Owners and Managers Association - Hiệp hội Chủ sở hữu và Quản lý tòa nhà): Xuất bản các tiêu chuẩn về quản lý và phát triển tòa nhà văn phòng, bao gồm cách đo không gian văn phòng và các khu vực chung, mức tiêu thụ năng lượng, chi phí vận hành và quy chuẩn xây dựng.

56. Khu vực chung (Common areas - CAM): Các phần của tòa nhà - chẳng hạn như các yếu tố cốt lõi, hành lang và bãi đậu xe - được chia sẻ bởi tất cả người thuê và khách của họ.

57. Phần lõi của tòa nhà (Building core): Các phần của tòa nhà văn phòng - chẳng hạn như cầu thang, trục thang máy và phòng vệ sinh công cộng - thường nằm gần trung tâm của tòa nhà và không được thuê trực tiếp cho người thuê.

58. Hệ số tải (Load factor): Được sử dụng để tính toán tổng chi phí thuê hàng tháng của người thuê bằng cách kết hợp diện
tích vuông đã thuê với tỷ lệ phần diện tích chung của người thuê.

59. Hợp đồng thuê trọn gói dịch vụ (Full service gross lease): Người thuê trả một khoản phí cố định hàng tháng và chủ nhà trả tất cả các chi phí khác, bao gồm cả tiện ích và bảo trì.

60. Hợp đồng thuê gộp có sửa đổi (Modified gross lease): Người thuê trả một khoản phí cố định hàng tháng cộng với các khoản phụ phí, chẳng hạn như tiện ích hoặc dịch vụ chăm sóc nhà cửa.

61. Hợp đồng thuê ròng (Net lease): Có ba biến thể của hợp đồng thuê ròng:
a) Single net, trong đó tiền thuê cơ sở của quốc gia đối tượng thuê + thuế tài.
b) Double net, trong đó tiền thuê cơ sở tại quốc gia của người thuê + thuế tài sản + bảo hiểm tòa nhà.
c) Triple net - NNN, trong đó tiền thuê cơ sở tại quốc gia của người thuê + thuế tài sản + bảo hiểm tòa nhà + CAM

62. HVAC: Hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí, bao gồm cả ống dẫn và bộ lọc của hệ thống.

63. Bảo hiểm (Insurance): Người thuê nhà được yêu cầu phải có và thanh toán bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh của riêng họ, bao gồm bảo vệ cho thu nhập kinh doanh bị mất và chỉ định chủ nhà là người được bảo hiểm bổ sung.

64. Chìa khóa trao tay (Turnkey) hoặc sẵn sàng chuyển đến (move-in-ready): Không gian văn phòng sẵn sàng cho người thuê mà không cần sửa chữa thêm cho người thuê (TI).

65. TIs hoặc trợ cấp chuyển đến (move-in allowance): Các cải tiến của người thuê (TI) cần thiết cho mục đích sử dụng cụ thể của người thuê. Đôi khi được trả bởi chủ nhà, hoặc bởi người thuê nhà để đổi lấy một khoản tín dụng trợ cấp chuyển đến đối với tiền thuê nhà hàng tháng.

66. Cải tiến và thay đổi (Improvements and alterations): Thay đổi không gian cho người thuê sử dụng, chẳng hạn như cập nhật sàn và sơn hoặc di dời bức tường nội thất hiện có.

67. Bảo trì và sửa chữa (Maintenance and repairs): Quy định trách nhiệm của người thuê hoặc chủ nhà trong việc duy trì cơ sở và sửa chữa, đôi khi với chi phí chung, trong đó người thuê trả đến một số tiền cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm dựa trên thời hạn thuê còn lại.

68. Sự tiếp cận của chủ nhà (Landlord access): Số lượng thông báo mà chủ nhà phải đưa ra trước khi vào không gian đã cho người thuê thuê.

69. Cho thuê lại (Sublease): Cho phép người thuê thuê một phần hoặc toàn bộ không gian. Trong hợp đồng cho thuê lại, người thuê trở thành người cho thuê lại; pháp nhân mà người thuê đang cho thuê lại trở thành người đi thuê lại.

70. Chấm dứt hợp đồng (Termination): Cách thức và thời điểm kết thúc hợp đồng, bao gồm cả mức độ thông báo phải được đưa ra và bất kỳ hình phạt nào nếu không chi trả đúng.

71. Holdover rent (Holdover rent): Số tiền thuê tăng lên mà người thuê phải trả để không bỏ trống không gian khi hợp đồng thuê chấm dứt, thường ở mức cao hơn đáng kể so với giá thuê cơ bản ban đầu.

72. Leasehold Improvements: Phần leasehold improvements này của hợp đồng cho thuê nêu chi tiết những gì người thuê hoặc chủ nhà sẽ chi trả cho việc tu sửa lại tài sản. Điều này có thể bao gồm các cải tiến như gạch trần hoặc hệ thống an ninh. 

73. Mặc định (Default): Các điều kiện mà chủ nhà hoặc người thuê nhà đã vi phạm một hoặc nhiều điều khoản hoặc điều kiện của hợp đồng thuê, các biện pháp khắc phục có sẵn và quyền truy đòi mà một trong hai bên có nếu vi phạm không được khắc phục.

74. GBCI: Green Business Certification Inc., hay còn gọi là GBCI, là tổ chức độc lập hàng đầu công nhận sự xuất sắc trong hoạt động của ngành kinh doanh xanh trên toàn cầu. 

75. LEED: Leadership in Energy and Environmental Design, hay còn gọi là LEED, là một chương trình chứng nhận công trình kiến trúc xanh được sử dụng trên phạm vi toàn thế giới.

76. RELi: RELi ™ 2.0 là một hệ thống đánh giá tổng thể, dựa trên khả năng phục hồi, kết hợp các tiêu chí thiết kế sáng tạo với quy trình thiết kế tích hợp mới nhất cho các khu dân cư, tòa nhà, nhà ở và cơ sở hạ tầng thế hệ tiếp theo.

77. WELL: là một chứng nhận cho các tòa nhà và tổ chức mang lại không gian chu đáo và có chủ đích hơn nhằm nâng cao sức khỏe và hạnh phúc của con người. 

78. SITES: The Sustainable Sites Initiative, hay còn gọi là SITES, là một chương trình dựa trên sự hiểu biết rằng đất đai là một thành phần quan trọng của môi trường xây dựng và có thể được quy hoạch, thiết kế, phát triển và duy trì để tránh, giảm thiểu và thậm chí đảo ngược những tác động bất lợi này. 

79. IEQ: Indoor Environmental Quality (viết tắt là IEQ) là Chất lượng Môi trường Trong nhà, bao gồm các điều kiện bên trong một tòa nhà như: chất lượng không khí, ánh sáng, điều kiện nhiệt, công thái học - và ảnh hưởng của chúng đối với người ở hoặc cư dân. 

80. EDGE: Excellence in Design for Greater Efficiencies là hệ thống chứng chỉ công trình xanh tập trung vào việc làm cho các tòa nhà hiệu quả hơn về tài nguyên tại hơn 170 quốc gia. EDGE cho phép các nhà phát triển và nhà xây dựng nhanh chóng xác định các cách hiệu quả nhất về chi phí để giảm sử dụng năng lượng, sử dụng nước và năng lượng thể hiện trong vật liệu. 

81. ICP: The Investor Confidence Project đã phát triển chứng nhận Investor Ready Energy Efficiency™ (IREE) để tăng cường sự tin tưởng của chủ sở hữu tòa nhà, nhà đầu tư và các bên liên quan khác về kỹ thuật và dự đoán hiệu suất của các trang bị thêm hiệu quả năng lượng. Tìm hiểu về lợi ích của phương pháp ICP và những gì cần thiết để phát triển các dự án được chứng nhận IREE.

82. PEER: Performance Excellence in Power Renewal là hệ thống toàn diện quốc gia đầu tiên dùng dữ liệu ra quyết định, lấy người tiêu dùng làm trung tâm để đánh giá hiệu suất hệ thống điện; và nó cũng được mô phỏng theo LEED.

V. Sai lầm khi không hiểu rõ thuật ngữ và lời khuyên của chuyên gia bất động sản văn phòng

1. Những sai lầm phổ biến khi không hiểu rõ thuật ngữ

Có nhiều sai lầm mà doanh nghiệp thường gặp phải do thiếu hiểu biết về các thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng. Một số sai lầm phổ biến bao gồm:

• Nhầm lẫn về diện tích thuê: Không phân biệt được diện tích sử dụng và diện tích xây dựng dẫn đến chi phí thuê không tương xứng với diện tích thực tế.
• Không hiểu rõ về phí dịch vụ: Doanh nghiệp không rõ phạm vi của các dịch vụ được cung cấp trong phí dịch vụ, dẫn đến việc trả phí cho các dịch vụ mà họ không thực sự sử dụng hoặc ngược lại, không được hưởng đủ các tiện ích đã thỏa thuận.
• Thiếu kiểm tra về điều khoản gia hạn hợp đồng: Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc kiểm tra kỹ điều khoản gia hạn, dẫn đến tình trạng bị tăng giá thuê hoặc mất ưu đãi khi đến hạn gia hạn hợp đồng.

2. Lời khuyên từ chuyên gia trong ngành bất động sản văn phòng

Các chuyên gia của Office Saigon cho bạn một số lời khuyên để tránh rủi ro trong quá trình ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Điều đầu tiên là doanh nghiệp nên hiểu rõ từng thuật ngữ trong hợp đồng và cách chúng được áp dụng vào thực tế. Việc kiểm tra và đối chiếu các thuật ngữ không chỉ giúp làm rõ nghĩa mà còn đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng được thực hiện chính xác theo thỏa thuận.

Một bước quan trọng khác là doanh nghiệp nên so sánh các điều khoản hợp đồng với thực tiễn trên thị trường. Ví dụ, nếu trong hợp đồng có điều khoản về phí dịch vụ, bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp bảng liệt kê chi tiết các loại dịch vụ đi kèm để đảm bảo tính minh bạch. Nếu có sự không khớp giữa hợp đồng và thực tế cung cấp, bạn có quyền yêu cầu điều chỉnh trước khi ký kết.

Để tránh những sai lầm này, doanh nghiệp cần đọc kỹ từng điều khoản và yêu cầu giải thích rõ ràng từ phía đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê hoặc các đơn vị tư vấn trước khi ký kết hợp đồng.

VI. Office Saigon – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Tp.HCM

Office Saigon tin rằng thông qua bài viết này, quý doanh nghiệp sẽ có kiến thức sâu sắc về những thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực bất động sản và văn phòng cho thuê. Chúng tôi tự hào là một đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu tại Tp.HCM trong lĩnh vực cung cấp văn phòng cho thuê, là đối tác tin cậy của hàng trăm tòa nhà thuộc các phân khúc văn phòng hạng A, B, C khắp thành phố, Office Saigon cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng tại Tp.HCM, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. Office Saigon sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn và tiến hành khảo sát thực tế hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn