Danh sách 12 vật dụng và trang thiết bị văn phòng thiết yếu

Các thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết phục vụ và hỗ trợ cho hoạt động hằng ngày trong văn phòng. Vậy các loại vật dụng và trang thiết bị cần thiết trong văn phòng bao gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê danh mục những món đồ đó!

Danh sách các loại vật dụng & thiết bị văn phòng cần thiết mà doanh nghiệp có thể sẽ cần trong văn phòng của mình:

1. Nội thất
2. Văn phòng phẩm
3. Điện thoại/ Hệ thống điện thoại
4. Máy chiếu
5. Máy tính để bàn/ Laptop
6. Thiết bị mạng
7. Bảng viết và bảng thông báo
8. Máy in
9. Máy scan
10. Máy photocopy
11. Máy lọc nước/ Máy nước nóng lạnh
12. Một số vật dụng và thiết bị văn phòng khác

1. Nội thất

Nội thất văn phòng chắc chắn là những vật dụng cần thiết trong mọi văn phòng, bao gồm: bàn, ghế, kệ tủ, đôi khi còn có sofa, quầy bar... Bên cạnh chức năng chính là hỗ trợ, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra suôn sẻ , thì còn được dùng để trang trí. Nên việc lựa chọn sản phẩm nội thất văn phòng phù hợp cũng sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên

Tuy nhiên, khi mua đồ nội thất văn phòng, bạn cần phải xem xét kiểu sáng, màu sắc phù hợp với không gian; đồng thời, hãy luôn cố gắng sắp xếp những đồ dùng văn này gọn gàng, thẩm mỹ tiện dụng và phù hợp chức năng. Hoặc, bạn thiết kế mới và không thể tự mình lựa chọn, sắp xếp; bạn có thể liên hệ một đơn vị thi công và thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp để họ thay bạn thực hiện công việc này.

2. Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là những vật dụng văn phòng cơ bản và thiết yếu mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Các văn phòng phẩm thông dụng nhất chính là bút, giấy, sổ ghi chép, phong bì, tem thư, kim bấm, băng dính... và các thiết bị văn phòng phẩm thiết yếu khác cần để hỗ trợ công việc của nhân viên được năng suất và hiệu quả hơn.

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của các bộ phận và tình hình kinh doanh mà số lượng các vật dụng sẽ khác nhau. Để mua chính xác đúng mục đích sử dụng, bạn hãy hỏi các nhân viên những gì họ cần để có thể cung cấp cho chính xác và phù hợp nhất.

>> Giới thiệu bạn Top 10 đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại TPHCM.

3. Điện thoại/ Hệ thống điện thoại

Một thiết bị văn phòng hữu ích khác là điện thoại, vì đây là một công cụ giao tiếp hiệu quả và cần thiết. Bạn có thể chọn điện thoại di động hoặc lắp đặt hệ thống điện thoại văn phòng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên các công ty nên đầu tư vào một hệ thống điện thoại cho văn phòng. Chúng có rất nhiều chức năng đa dạng, có thể chuyển cuộc gọi tự động và có thể nhận được nhiều cuộc gọi liên tục trong một lúc.

4. Máy chiếu

Máy chiếu cũng là thiết bị văn phòng bắt buộc phải có trong các công ty. Thiết bị này không chỉ đại diện cho một môi trường kinh doanh công nghệ cao, hiện đại và đổi mới. Mà với nó, các công ty có thể chia sẻ thông tin nhanh hơn, giao tiếp tốt hơn và cộng tác dễ dàng hơn.

Đồng thời, máy chiếu cũng là một công cụ văn phòng tốt để sử dụng cho mục đích đào tạo. Nhờ máy chiếu mà người tham dự có thể dễ dàng xem thông các tin hiển thị và ghi chú trên màn hình lớn.

5. Máy tính để bàn/ Laptop

Trừ khi các nhân viên sử dụng máy tính cá nhân, nếu không thì bạn cần trang bị máy tính cho nhân viên của mình. Bởi vì hầu hết mọi hoạt động tại văn phòng như: soạn thảo văn bản, tính toán số liệu, thiết lập phần mềm, sao lưu dữ liệu kinh doanh, khai thác công thông tin trên internet đều cần đến sự hỗ trợ của máy tính. Đặc biệt, trong hoạt động giao tiếp kinh doanh, máy tính được dùng để trao đổi email.

Tùy theo công năng và nhu cầu sử dụng, bạn có thể tùy chọn máy tính để bàn hoặc laptop. 

6. Thiết bị mạng

Nếu đã sử dụng máy tính thì bạn cần trang bị thâm các thiết bị mạng, vì đây là một trong những thiết bị văn phòng thiết yếu cần có để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Những thiết bị này là Router, Repeater, Hub, Switch, Router, Gateway... Chúng được dùng để hỗ trợ kết nối internet và để các máy tính sử dụng những đường truyền mạng khác nhau có thể kết nối dễ dàng với nhau.

7. Bảng viết và bảng thông báo

Không phải chỉ đi học bạn mới cần bảng viết, mà nó còn là dụng cụ văn phòng tuyệt vời giúp bạn trình bày các ý tưởng hoặc phác thảo bản đồ tư duy, chiến lược và những việc cần làm. Những tấm bảng này thường được dùng trong phòng họp, còn bảng thông báo được đặt tại nơi dễ trông thấy hơn. Bởi vì mục đích của bảng thông báo là để thông báo cho nhân viên các quyết định, sự kiện hoặc nhiệm vụ của họ.

8. Máy in

Trong văn phòng của mọi doanh nghiệp cần ít nhất có một chiết máy in để in các tài liệu, văn bản, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo và các văn bản khác ra giấy. Nhưng đây chỉ là những chức năng cơ bản của máy in. Nếu bạn đầu tư một chiếc máy in đa chức năng, thiết bị văn phòng này sẽ là thiết bị giúp bạn thực hiện nhiều thao tác và công năng hơn như: chức năng fax, scan và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

>> Xem thêm thông tin về 8 loại máy in văn phòng tốt nhất.

9. Máy scan

Tuy nhiên, nếu bạn đã có một chíc máy in không có chức năng scan. Bạ có thể mua thêm một chiếc máy scan riêng để chuyên dụng cho việc quyets các văn bản, tài liệu.

Máy scan có tính năng là chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu hay hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Công dụng chiếc máy này trong văn phòng là số hóa các các tài liệu, hình ảnh quan trọng trên giấy và chuyển thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nhờ đó mà công việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng hơn. Đồng thời, giúp tiết kiệm không gian hơn so với lưu trữ bằng tài liệu giấy.

10. Máy photocopy

Dùng máy photochopy là một trong những cách tốt nhất và nhanh nhất để sao chép tài liệu. Nếu không có chiếc máy tại văn phòng, mỗi lần cần sao chép các tài liệu, văn bản cho nhân viên thì bạn phải đi ra ngoài, đến các tiệm photo để nhờ họ thực hiện công việc này. Việc làm này sẽ tốn rất nhiều thời gian và kinh phí nếu số lượng và tầng suất sao chép tài liệu diễn ra thường xuyên với số lượng lớn. Vì vậy, máy photochopy thật sự là thiết bị văn phòng thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nên có.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có ngân sách thấp và đang đắn đo về chi phí, thì thuê máy photocopy có thể là lựa chọn tốt ưu. Hoặc lựa chọn những dòng máy photocopy có ngân sách thấp.

11. Máy lọc nước/ Máy nước nóng lạnh

Nước là yếu tố đóng vai trò quan trọng cho hoạt động duy trì sự sống, cải thiện chức năng não và tâm trạng. Nên một chiếc máy lọc nước hoặc máy nước nóng lạnh được coi là thiết bị văn phòng thiết yếu trong mọi doanh nghiệp. Nhờ có chiếc máy này, nhân viên của bạn sẽ hài lòng vì được cung cấp đủ nước và từ đó họ có động lực làm việc hiệu quả hơn.

12. Một số vật dụng và thiết bị văn phòng khác

Có rất nhiều vật dụng và thiết bị văn phòng cần thiết cho hoạt động kinh doanh mà chúng tôi đã lược bớt. Tùy vào ngân sách và hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, bạn có thể trang bị thêm các thiết bị khác như: máy hủy giấy, máy pha cà phê, tủ lạnh...để phục vụ cho mục đích kinh doanh và nhu cầu của nhân viên.

Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc lựa chọn mẫu mã, thiết kế và sắp xếp chúng phù hợp với không gian làm việc. Nếu bạn muốn được trợ giúp, có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn, thi công và thiết kế văn phòng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm văn phòng tại thị trường quận 1, thông tin bất động sản văn phòng tại quận 5, bất động sản cho thuê văn phòng tại quận Tân Bình...Hãy liên hệ đến Office Saigon qua Hotline: 0987 110011 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Một số bài viết cùng chuyên mục:

>> Môi trường làm việc chuyên nghiệp là như thế nào?

>> 6 giải pháp giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên giỏi sau dịch

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi có nhu cầu tìm thuê văn phòng trọn gói tại Tp.HCM, vui lòng liên hệ https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html