Những điều cần biết về hạch toán chi phí cho thuê văn phòng

Những điều cần biết về hạch toán chi phí cho thuê văn phòng sẽ được làm rõ trong bài viết, bao gồm các nội dung:
- Những khoản chi phí thuê văn phòng cần kế toán
- Kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo những cách nào?

Trước khi đi chi tiết vào bài, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến việc tìm thuê văn phòng làm việc. Để có một văn phòng làm việc hoàn hảo, trước tiên quý doanh nghiệp cần có một bảng kế hoạch rõ ràng và cụ thể.

Trong 10 tiêu chí được trình bày trong bài viết "10 tiêu chí quan trọng cần phải biết trước khi tìm thuê văn phòng", có 4 tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần làm rõ:

✅ Vị trí, khu vực văn phòng văn phòng.
✅ Diện tích văn phòng làm việc cần thuê.
✅ Ngân sách dự trù cho việc tìm thuê văn phòng.
✅ Thời gian chuyển văn phòng.

Khi thuê văn phòng, ngân sách chắc chắn là vấn đề quan trọng đầu tiên bạn nên quan tâm và tìm hiểu kỹ. Ở tiêu chí ngân sách, chúng ta có thể chia làm hai loại là chi phí cố định và chi phí khác ngoài giá thuê.

Các bạn có thể đọc qua hai bài viết mà Office Saigon đã phân tích kỹ về tiêu chí ngân sách:

>> 5 loại chi phí khi thuê văn phòng cần phải biết.
>> 8 loại chi phí phát sinh ngoài giá thuê văn phòng.

Những khoản chi phí thuê văn phòng cần kế toán

Trước khi tiến hành kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng, quý doanh nghiệp cần cẩn thận kiểm kê lại tất cả chi phí.

✅ Chi phí cố định thuê văn phòng hàng tháng

Chi phí cố định là khoản chi phí cơ bản nhất mà mỗi doanh nghiệp phải chi trả khi thuê văn phòng. Trước khi tiến hành ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần xem xét hợp đồng cho thuê, bao gồm các chi phí:

-    Chi phí thuê văn phòng: chi phí này sẽ được tính theo giá thuê/m2 nhân với diện tích thuê của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ được công khai trong thông tin cho thuê văn phòng. Bạn có thể chọn một trong các cách thức thanh toán: theo năm, theo kỳ, theo tháng. Tất cả đều dựa trên thỏa thuận của hai bên và được ghi rõ trong hợp đồng.

- Chi phí quản lý: đây là các phí chi trả cho các dịch vụ tiện ích phục vụ cho quá trình sử dụng. Bao gồm phí đóng góp xây dựng, phí vận hành thang máy, phí chăm sóc cây xanh và diệt côn trùng, phí trả cho nhân viên làm việc tại tòa nhà,….

- Thuế thuê văn phòng: đây là một chi phí hết sức quan trọng mà bạn phải quan tâm khi đi thuê văn phòng. Vì là vấn đề có liên quan đến luật pháp, quá trình kê khai sẽ phải cực kì chính xác.

- Chi phí thuê nội thất (nếu có): một số tòa nhà văn phòng sẽ được trang bị sẵn nội thất do doanh nghiệp trước để lại. Các bạn có thể tận dụng lại nội thất để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời, bổ sung những điều khoản về trách nhiệm bảo quản nội thất trong suốt quá trình sử dụng. Trường hợp để xảy ra hỏng hóc, quý doanh nghiệp sẽ phải bồi thường chi phí khôi phục tình trạng nội thất ban đầu.

✅ Chi phí trả một lần duy nhất

- Chi phí hoàn trả nguyên trạng mặt bằng: Chi phí này sẽ được kế toán ngay tại thời điểm bàn giao mặt bằng. Do trong quá trình sử dụng, đơn vị có thể thay đổi một số chi tiết trong văn phòng. Khi kết thúc hợp đồng, bạn có trách nhiệm phải hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu. Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng chi trả 1 lần cần chính xác và nhanh chóng.

- Chi phí thi công nội thất: khi thuê sàn trống trong những tòa nhà văn phòng, doanh nghiệp bạn sẽ tự thiết kế và thi công nội thất văn phòng để vào làm việc. Chi phí này sẽ thanh toán một lần duy nhất trong suốt quá trình thuê. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế thi công nội thất văn phòng, có thể liên hệ với Office Saigon www.officesaigon.vn/du-an-thiet-ke-noi-that

Kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo những cách nào?

✅ Thanh toán trả trước

Đơn vị sẽ trả toàn bộ tiền thuê văn phòng trước theo quy định của hợp đồng. Theo đó, bạn sẽ phải tuân thủ đúng theo thời hạn thuê văn phòng đã thỏa thuận. Nếu muốn tiếp tục thuê sau đó, hai bên sẽ cùng làm hợp đồng thuê văn phòng mới. Khi triển khai kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng trả trước, bạn sẽ tuân thủ các điều khoản của Nợ TK 331, có 111,112.

Ngoài ra, nếu chưa có khả năng chi trả hết trong một lần, bạn có thể đặt cọc trước. Bên cho thuê sẽ giữ tiền đặt cọc để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng . Lưu ý việc nhận tiền đặt cọc phải xuất hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên. Sau thời gian thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí thuê văn phòng cho bên tòa nhà.

✅ Thanh toán trả sau

Cách thức này cho phép các Startup hoạch toán chi phí sau thời gian sử dụng Ví dụ với hợp đồng cho thuê văn phòng 6 tháng, thì tháng thứ 6 mới cần thanh toán. Lúc này, bên cho thuê văn phòng mới có thể xuất hóa đơn. Đây là lợi thế cho những đơn vị nhỏ để giảm bớt gánh nặng ban đầu về chi phí thuê. Tuy nhiên, các bạn cũng cần hết sức chú ý để tránh trễ hẹn hợp đồng.

Hoạch toán hàng tháng: Nợ TK 154, 627, 641,642,… Có 335 phát sinh chi phí nhưng chưa chi trả.

Khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn: Nợ TK 335, Có Tk 111,112 nếu là thanh toán. Nợ TK 331 nếu là khi nhận hóa đơn.

✅ Thanh toán tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ

Cách này này được minh họa cụ thể: Bên doanh nghiệp của bạn thuê văn phòng của tòa nhà, từ tháng 1 – 12, thanh toán 1 lần vào tháng 1 chưa nhận được hóa đơn. Hoặc nhận được hóa đơn sẽ hoạch toán như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133, có TK 331, 111, 112

Đối với việc định kỳ phân bổ khoản trả trước đó, tùy vào mục đích thuê nhà hoạch toán như sau:
- Đối với tài khoản Nợ: Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642,…
- Đối với tài khoản Có: Có TK 242

✅ Kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng theo tháng

Đa phần các đơn vị thuê văn phòng đều muốn lựa chọn cách thức này. Bởi khi chi trả theo tháng, số tiền sẽ được phân bổ, đơn vị sẽ không phải lo đóng một khoản quá lớn. Bên cạnh đó, việc kế toán cũng đơn giản hơn rất nhiều. Mỗi tháng đơn vị sẽ nhận được hóa đơn để thanh toán. Tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng, bạn sẽ tiến hành hoạch toán theo các điều khoản: Nợ TK 154, 627, 641, 642,…
 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Khi có nhu cầu tìm thuê văn phòng trọn gói tại Tp.HCM, vui lòng liên hệ https://www.officesaigon.vn/thue-van-phong-tron-goi.html