Các bước thành lập Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

CÁC BƯỚC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI TP HỒ CHÍ MINH

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Để thuận lợi cho quá trình hoạt động, tiếp xúc khách hàng, các doanh nghiệp hiện nay có nhu cầu khá lớn về thành lập văn phòng đại diện. 

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty.

- Bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện Văn phòng đại diện.

- Quyết định, biên bản họp về việc mở văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn).

- Thông báo lập văn phòng đại diện.

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty.

- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.

- Bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Thủ tục hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập Văn phòng đại diện

Các bước thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

1.    Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty
- Quý công ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện nộp một bộ hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hồ Chí Minh. 

Bước 2: Xử lý hồ sơ
- Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Các bước nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh

2.    Nộp hồ sơ qua mạng:

Bước 1: Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Dangkykinhdoanh.gov.vn
- Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu).
- Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản.
- Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng PDF rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc.
- Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
- Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ đăng ký Văn phòng đại diện

Nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin Gov

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần lưu ý các nội dung liên quan đến:

1.    Tên Văn phòng đại diện công ty

- Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

- Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

2.    Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện

- Là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

- Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. 
Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

3.    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng

4.    Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam.

Những lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện

Để biết thêm thông tin về các dịch vụ cho thuê văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh, Quý khách có thể liên hệ với đơn vị Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 hoặc truy cập trực tiếp vào website www.officesaigon.vn. Hiện tại chúng tôi hỗ trợ các doanh nghiệp nhiều dịch vụ văn phòng đa dạng:

- Cho thuê văn phòng truyền thống nhiều diện tích linh hoạt.
- Cho thuê văn phòng trọn gói được set up đầy đủ nội thất văn phòng.
- Chỗ ngồi làm việc linh hoạt hỗ trợ thuê theo ngày.
- Đăng ký văn phòng ảo với nhiều tiện ích.
- Tư vấn, thiết kế, thi công nội thất các dự án tại Tp.HCM.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn