Bao nhiêu diện tích văn phòng là cần thiết?

Hầu hết các doanh nghiệp thanh lý văn phòng do chưa nắm rõ tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc. Họ đánh giá quá cao nhu cầu của doanh nghiệp hoặc quá thấp khả năng mở rộng quy mô trong thời hạn thuê. Nên các câu hỏi hoặc yếu tố dưới đây là những câu hỏi sẽ giúp xác định chính xác diện tích văn phòng cần thiết mà bạn yêu cầu.

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc phụ thuộc vào các yếu tố:

1. Văn hóa doanh nghiệp

2. Giai đoạn kinh doanh

3. Sự phát triển nhân sự trong tương lai

4. Tính theo đầu người

5. Các không gian khác

Cụ thể sẽ được trình bày sau đây:

1. Diện tích thuê phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp

Nhân viên của bạn có làm việc thường xuyên tại văn phòng không? Nếu hầu hết phân nửa thời gian họ làm việc ở bên ngoài, thì không gian nhỏ có thể tiết kiệm chi phí. Nhưng nếu nhân viên làm việc tại văn phòng cả ngày thì một diện tích văn phòng lớn, rộng rãi sẽ gia tăng sự thoải mái hơn.

Ngoài ra, việc phân chia nhiều văn phòng nhỏ tốn khá nhiều diện tích nhưng mang lại sự tập trung và tính bảo mật cao. Thông thường sẽ phù hợp với doanh nghiệp trong các lĩnh vực luật, tài chính, kế toán cần sự tập trung để xử lý công việc. Hoặc công ty hoạt động theo mô hình có sự cạnh tranh giữa các đội nhóm cần bí mật thông tin với nhau.

Các công ty kinh doanh có hoạt động không nhạy cảm trong vấn đề bảo mật thông tin thì có thể lựa chọn cách thiết kế mở, để giúp tiết kiệm không gian và chi phí. 

2. Diện tích thuê phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh

Doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu khởi nghiệp. Thành viên có 1 hoặc 2 người, hay 3 đến 8 hoặc 15 người. Các mô hình văn phòng trọn gói là rất phù hợp với số lượng ít như trên. Họ cung cấp văn phòng trọn gói với đầy đủ bàn, ghế, điện, nước, internet và đội ngũ quản lý chuyên nghiệp giúp bạn quản lý các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, bạn có thể ký hợp đồng thuê 6 tháng – 1 năm thay vì các hợp đồng dài hạn 2 – 5 năm như các văn phòng cho thuê diện tích sàn truyền thống.

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có số lượng nhân viên lớn và ổn định hơn 20 người thì diện tích sàn truyền thống là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, khó khăn của văn phòng truyền thống là thời gian thuê quá dài trong hợp đồng. Làm sao bạn biết trong thời gian đó doanh nghiệp của mình sẽ phát triển như thế nào? 

3. Dự trù diện tích cho sự phát triển nhân sự trong tương lai

Hầu như đây là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp thanh lý văn phòng ngay sau khi dọn vào văn phòng mới. Trong thời gian ngắn, nhân viên của họ đã tăng lên quá nhanh và văn phòng hiện tại không còn đáp ứng đủ chỗ ngồi.

Giải pháp cho bạn là nếu bạn không biết số lượng nhân viên sắp tới sẽ thuê thêm, thì lựa chọn tốt nhất là tìm một nhà cung cấp linh hoạt, cho phép nâng cấp lên không gian lớn hơn một khi bạn cần. Đến lúc đó, khi cần thuê thêm nhân sự bạn có thể liên hệ với chủ nhà để xin mở rộng không gian và không mất tiền đặt cọc trước đó. 

Lời khuyên của Office Saigon là hãy tìm đến đơn vị môi giới chuyên nghiệp để có thêm thông tin về các nhà cung cấp văn phù hợp.

4. Ước tính diện tích theo đầu người

Thông thường một không gian văn phòng trung bình từ 5 – 6m2/người, để tiết kiệm diện tích văn phòng và chi phí thì 3 – 4m2/ người. Đặc biệt, một thành viên cấp cao hoặc giám đốc chắc chắn sẽ cần phòng riêng và nhiều không gian hơn, diện tích văn phòng này sẽ tùy thuộc vào tính chất của công việc hoặc cá nhân thành viên đó.

Theo tiêu chuẩn diện tích văn phòng lãnh đạo thông thường từ 10 – 18.5m2/người, không gian rộng rãi, thoải mái hơn và riêng tư. Hoặc bạn có thể tham khảo các cách tính diện tích văn phòng cho thuê? để biết được cách tính chi tiết.

5. Diện tích dành cho các không gian khác

Trong hầu hết các trường hợp, việc phân bổ các không gian phụ trợ khá là phức tạp vì không có một tiêu chuẩn xác định nào dành cho nó. Các không gian đó gồm: phòng họp, phòng họp hội đồng, khu vực chơi games, phòng ăn, phòng tiếp khách... loại không gian phụ trợ nào mà nhóm của bạn cần? Chúng ta sẽ dành bao nhiêu diện tích cho chúng?

Để tính toán đúng, con số này phụ thuộc vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bạn có cần thiết bạn phải thiết lập những điều trên trong văn phòng của mình không? Nhân viên có thường làm việc tại văn phòng hay không? Công ty của bạn có thường hay hội họp không? Có thường xảy ra các buổi huấn luyện lớn? Nếu thật sự không sử dụng quá nhiều những không gian này, bạn có thể lựa chọn việc sử dụng các dịch vụ bởi nhà cung cấp bên ngoài. Điều này sẽ có ý nghĩa hơn về mặt tài chính.

Vậy nên, việc bạn cần làm khi thuê văn phòng mới là vẽ một bức tranh rõ ràng về diện tích văn phòng thật sự cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Hãy làm theo những gợi ý trên mà chúng thôi đã hướng dẫn. Nhưng nếu bạn vẫn không biết bao nhiêu diện tích thực sự cần thiết cho văn phòng của bạn? Hãy liên hệ với bộ phận tư vấn chuyên nghiệp của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON 

Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP HCM 

Hotline 1: 0987 11 00 11 - Hotline 2: 0938 339 086 

Điện thoại: 028 6271 8379 – MST: 0313305546 

Email: info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn