4 thao tác đơn giản giúp tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trên máy tính.

Là thế hệ sống trong thời đại số, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Ngoài thế giới thực, chúng ta còn đang sống trong thế giới số. Mỗi người sử dụng phần lớn thời gian thao tác trên máy tính để phục vụ cả cho công việc lẫn cuộc sống thường ngày. Tương tự, mỗi người sẽ lưu trữ trong thế giới số của mình vô số tài liệu từ cá nhân đến đại chúng và chất vào không gian số của mình. Sự sắp xếp thiếu khoa học này vô tình trở thành kẻ làm giảm chất lượng công việc.

Bạn có thể loại bỏ sự căng thẳng của việc tìm kiếm tài liệu trong máy tính và nâng cao năng suất làm việc chỉ với 4 thao tác Office Saigon gợi ý sau đây:
 

1. "Detox " cho máy tính
 

Bộ máy máy tính cũng như cơ thể con người, nếu tích trữ quá nhiều thì sẽ hoạt động ì ạch, chậm chạp gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Chỉ với vài phút, các thao tác đơn giản sau sẽ giúp bạn " detox " cho chiếc máy tính của mình:

- Giải phóng không gian lưu trữ bằng cách xóa tất cả tập tin không sử dụng đang để lộn xộn ngoài desktop, chỉ chia thành hai loại thư mục là “Tải về” và một thư mục riêng cho các tập tin còn giá trị, tất nhiên hãy cho chúng những cái tên dễ nhớ.

- Thư mục Tải về (downloads trong ổ C) sẽ chiếm dung lượng đáng kể và làm chậm hoạt động của máy nếu không thường xuyên được dọn dẹp. Vì vậy, hãy thường xuyên kiểm tra và xóa những tệp không còn sử dụng và chuyển những tệp còn lại sang một ổ đĩa khác.  

- Xóa ác ứng dụng, phần mềm mà bạn chưa từng sử dụng đến chúng trong 6 tháng gần đây. 

- Đối với tệp ảnh, hãy xếp chúng vào thư mục theo ngày hoặc gắn tên theo sự kiện rồi lưu trữ trên ổ đĩa đám mây (Dropbox hoặc Onedrive) sẽ giúp chiếc máy tính của bạn " giảm cân " đáng kể.

 

✍ Xem thêm: Top 5 laptop tốt nhất dành cho dân văn phòng

2. Tạo và đặt tên thư mục dễ nhớ

Dù bạn làm công việc gì thì chiếc máy tính luôn đóng vai trò như một bộ nhớ thứ hai. Máy tính sẽ thay bạn lưu trữ những tài liệu cần thiết cho công việc. Để tìm kiếm nhanh nhất các tài liệu đang cần, chúng ta cần biết cách tạo và đặt tên thư mục sao cho hợp lý, dễ hiểu để đến lúc cần thì tìm được ngay.

Hãy chia nhỏ thư mục, càng chi tiết càng tốt. Ví dụ, công việc của bạn là Sales Văn phòng, bạn cần lưu hình ảnh và bảng giá của sản phẩm. Bạn sẽ tạo các thư mục lớn đặt tên lần lượt là " Văn phòng cho thuê quận 1 ", " Văn phòng cho thuê quận 3 ",... Trong thư mục " Văn phòng cho thuê quận 1" bạn sẽ tạo các thư mục như " Văn phòng cho thuê Bitexco ", Văn phòng cho thuê Vietcombank",... và trong mỗi thư mục ấy, bạn tiếp tục chia nhỏ thành các chủ đề như " Hình ảnh văn phòng ", " Báo giá văn phòng",...   Đối với việc đặt tên thư mục hay tập tin/hình ảnh, bạn nên thống nhất đặt theo cùng một quy tắc. Như vậy, bạn không cần phải nhớ tên chính xác mà vẫn biết cách tìm ra.
 

3. Giữ cho hộp thư đến luôn ngăn nắp
 

Mạnh dạn xóa những email không cần thiết.

Nếu không muốn xóa, bạn có thể chọn lưu trữ. Chúng không xuất hiện trong hộp thư đến nhưng vẫn lưu trữ trong tài khoản email của bạn. 

Lưu trữ và dán nhãn. Dán nhãn (label) hoặc gắn thẻ (tag) vào thư để dễ dàng tìm kiếm, sau đó chọn lưu trữ.

Khi có thư mới, nếu có thể trả lời trong 5 phút, hãy làm điều đó ngay. Đừng trì hoãn. Sau đó lưu trữ, hoặc xóa, hoặc kéo nó vào dán nhãn để nó biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. 

Nếu thư mất nhiều thời gian trả lời, bạn hãy gắn dấu sao (đối với Gmail) hoặc gắn cờ (đối với Outlook) để nhớ xem lại sau khi có thời gian. Sau đó dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày, hoặc trong tuần để xem và trả lời các thư đã được đánh dấu.

4. Hạn chế mail quảng cáo
 

Chúng ta có thói quen nhấn nút “subscribe” ở website yêu thích và muốn theo dõi thông tin mới nhất. Từ đó website sẽ tự động gửi mail thông báo về hộp thư của bạn, chắc chắn rằng số lần bạn vào email và mở bản tin để đọc không vượt quá mười đầu ngón tay. Số lượng newsletter gửi về hòm thư mỗi ngày thì như vũ bão nhưng thật ra số lượt bạn nhấp vào đọc tin thì không bao nhiêu lần.
 

Để giảm thiểu những mail quảng cáo, hãy mở hộp thư và hủy đăng ký với bất kỳ bản tin nào bạn chưa từng đọc hoặc không còn quan tâm. Đặc biệt là những bản tin từ các website mua sắm trực tuyến. Bởi chúng được gửi đến liên tục, làm tắc nghẽn và hạn chế hiển thị với những mail quan trọng trong hộp thư của bạn.
 

Thực hiện tất cả những điều này có thể tốn thời gian, hãy làm nó trong ngày cuối tuần hoặc tranh thủ trong kỳ cách ly này. Vì việc sắp xếp lại không gian số hoàn toàn cần thiết, mang lại hiệu quả tích cực và bạn không còn cảm thấy ức chế khi tìm kiếm tài liệu nữa. Những lần sau, chỉ cần chưa đầy 5 phút, bạn lại có thể duy trì được sự gọn gàng trong không gian số và tiếp tục giữ vững năng suất làm việc.
 

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email: info@officesaigon.vn – Website: www.officesaigon.vn
Khi bạn có nhu cầu cần ký gửi văn phòng cho thuê, liên hệ tại http://www.officesaigon.vn/ky-gui.htm